Crea una empresa conectada para acabar con los silos y aumentar la agilidad

Los silos organizacionales son invisibles hasta que estás dentro de uno.

Los líderes de las grandes empresas lo saben bien, ya que estos silos se forman rápidamente alrededor de los equipos, herramientas y proyectos. La gente no encuentra los documentos que necesita, le falta contexto sobre las decisiones clave y no sabe a quién acudir para resolver dudas.

La clave de este problema es la falta de información. Cuando esta se encuentra oculta en distintas herramientas y documentos, es imposible crear una empresa en la que personal, proyectos y objetivos sean claros, visibles y prácticos para todo el mundo.

Cuando trabajo con los líderes de distintos sectores, veo un patrón que se repite. Todos buscan de forma proactiva nuevas vías para dar acceso al conocimiento, y en este proceso consiguen crear un nuevo tipo de empresa que se perfila como ganadora, independientemente de su sector: esta es la empresa conectada.

Este tipo de empresa se define por tener:

• Información accesible de forma centralizada y transparente para todos.

• Coordinación con la que consigue que todos se sientan alineados con la dirección y el propósito de la organización.

• Sistemas diseñados para unir a los equipos y fomentar una colaboración fluida.

Juntos, estos atributos son la puerta de entrada a un nivel superior de coordinación, agilidad e innovación.

Existen distintas herramientas que facilitan este gran salto adelante. Al haber trabajado en empresas de todos los tamaños, soy capaz de identificar cuánto están cambiando las cosas. Comencé mi carrera fundando una empresa que llegó a los 20 millones de usuarios y después fue adquirida por LinkedIn. Allí me convertí en vicepresidente de Producto y trabajé en la consecución de objetivos comunes. Ahora soy el COO de Notion y, por primera vez, veo cómo los nuevos sistemas que unen a la gente les ayudan a obtener más agilidad, acción y un crecimiento aún más rápido.

Hoy quiero compartir contigo lo que he visto en estas nuevas empresas conectadas, cómo puedes crear una y cómo hacer de ello tu ventaja competitiva.

En un mercado lleno de opciones, la competencia no espera. La empresa más rápida en innovar es la que gana. Así pues, como líder, tu trabajo es conectar a las personas, sistemas y tecnologías que permiten a tu equipo actuar y resolver los problemas con agilidad.

Y hoy en día eso es más difícil que nunca.

• La «gran renuncia» sigue adelante y no da signos de ralentización. En el momento de publicar este informe, más de 19 millones de trabajadores de EE. UU. han dejado sus empleos desde abril de 2021. Las empresas deben esforzarse en retener a los mejores talentos.

• ¿Por qué está dimitiendo tanta gente? En parte, por las expectativas de trabajo híbrido y remoto. Más de la mitad de los empleados de todo el mundo afirma que dejaría su trabajo si no tuviera flexibilidad, y el 59 % solo tendría en cuenta aquellos empleos que ofrecieran modalidades híbrida o remota, por lo que este aspecto afecta mucho a tu capacidad de atraer y retener talento.

  

• Los equipos que no trabajan en el mismo lugar físico necesitan nuevos sistemas para compartir el conocimiento. Según Workfront, el

  95 % de los empleados encuestados afirma que encontrar información en el trabajo debería ser igual de fácil que encontrarla en Google.

• Además, los empleados no tienen acceso al nivel de conocimientos que necesitan. Según datos de la misma encuesta, el 71 % de los empleados quiere poder gestionar su trabajo e información el mismo sitio. Y el 69 % no puede.

• A lo mejor tú tampoco ves el problema. Según McKinsey, el 85 % del personal directivo y de gerencia dice sentir que su trabajo tiene un propósito, pero solo el 15 % de los encargados y empleados está de acuerdo con esta afirmación.

El conocimiento es la estrella polar de las empresas conectadas.

Cuando la información es accesible y transparente, los objetivos y las rutas de ejecución son claros, y los equipos tienen un contexto completo de su trabajo y sus expectativas acerca del mismo. Así, el personal toma verdadera responsabilidad sobre sus tareas, impulsando el crecimiento y abriendo nuevos caminos si es necesario. Cuando los empleados pueden responsabilizarse de su trabajo, se quedan, porque se sienten realizados y eficaces.

Al crear una empresa conectada, tu personal dispone de todo lo que necesita para alcanzar el éxito y desarrollarse profesionalmente.

La mejor forma de demoler los silos es crear sistemas que conecten equipos y conocimiento. De esta forma, el personal, los procesos y las herramientas empiezan a trabajar al unísono.

Así es como lo hacen los líderes de las empresas conectadas.

Si crees que los documentos ya son el centro de tu empresa por tener un caos de carpetas en Google Docs, te equivocas. Estos documentos están aislados. Es imposible saber cómo se relacionan unos con otros y tampoco dispones de contexto para saber a qué equipos o proyectos pertenecen.

El hogar de tu información necesita una arquitectura diferente:

• Crea un lugar para almacenar la documentación y asegúrate de que toda la empresa tiene acceso a él. Saber dónde está la información (y cómo llegar a ella rápidamente) aporta visibilidad al trabajo de todos los equipos.

  

• Facilita la búsqueda para que sea sencillo navegar entre documentos. La información de equipos, propietarios y proyectos solo es útil cuando puede encontrarse.

• Anida unos documentos dentro de otros para definir una relación clara. Puedes, por ejemplo, anidar las especificaciones, investigación, borradores y más en la página de un proyecto para que todo el mundo encuentre lo que necesita.

El acceso centralizado y el contexto consiguen que la información sea útil de verdad, tanto para tu equipo como para el resto de equipos con los que trabajas.

Aunque cada equipo tiene su manera de hacer las cosas, como es normal, el trabajo entre equipos debe estar formado por procesos reproducibles, esperables y orientados a la acción.

• Usa una plantilla de GTM (salida al mercado) para cada lanzamiento. Esta plantilla facilita que el responsable del lanzamiento compruebe qué queda por hacer, aplique lo aprendido en anteriores lanzamientos y reúna a los equipos adecuados.

  

• Crea especificaciones comunes que puedan usar los diseñadores, los desarrolladores y los equipos de producto. De esta forma, todos pueden abordar los problemas de la misma manera, lo cual fomenta el trabajo multidisciplinar y metódico.

• Crea un sistema de solicitudes en el que cualquier persona de la empresa pueda señalar un error, pedir una función o solicitar ayuda. Este sistema, que debe incluir plantillas para evitar los hilos de correo interminables (cuando, por ejemplo, se piden capturas de pantalla), te ayudará a agilizar las numerosas solicitudes de la empresa.

• Emplea un marco de toma de decisiones. Ya sea WRAP, RACI o MAP, los equipos deben tomar sus decisiones basándose en un mismo enfoque. Inclúyelo en sus plantillas para que lo tengan siempre a mano.

Al establecer procesos estandarizados entre los equipos, se reducen las dudas operativas y todos conocen la forma correcta de hacer las cosas. Si cuentas con procesos definidos, los equipos pueden avanzar con mucha rapidez.

De media, las empresas usan 88 herramientas distintas para llevar a cabo su trabajo cotidiano. En los equipos grandes es aún peor: usan 175. También se ha producido un aumento del 44 % en el uso de herramientas de colaboración desde 2019. La información que necesitan los equipos para trabajar está más dispersa que nunca.

Te interesa que los equipos puedan usar las herramientas que necesitan, claro, pero ¿qué ocurre con el trabajo multidisciplinar? ¿Dónde se lleva a cabo?

Una plataforma que conecte todas tus herramientas puede agilizar los flujos de trabajo y mejorar la comunicación. Cuando los equipos tienen una herramienta centralizada en la que hacer las cosas en conjunto, encuentran enseguida lo que necesitan y pueden dedicar más tiempo a trabajar de verdad.

Aquí tienes algunos ejemplos:

• El equipo de diseño puede insertar prototipos en una página. Así, los equipos de marketing y desarrollo pueden dar su opinión de inmediato (en lugar de tener que acceder a otra herramienta). Este método permite participar a más gente y reunir los comentarios en un único lugar.

• Inserta formularios para recopilar información, desde una encuesta de equipo hasta recoger feedback de toda la organización. Ya que todo esto se lleva a cabo en esa plataforma, nadie tiene que salir de ella para rellenar el formulario.

• Haz que tus herramientas se conecten entre sí para que el conocimiento pueda fluir entre ellas. Puedes, por ejemplo, usar una API para recibir actualizaciones de distintas herramientas (como una integración de Slack) o crear un sistema que recopile los datos relevantes en una herramienta compartida.

La mayor ventaja de este sistema es que el contexto y la acción coexisten. Al estar reunidos en un solo lugar, los compañeros de equipo pueden visualizar un problema, sus objetivos y los siguientes pasos y actuar de inmediato en lugar de tener que saltar de una herramienta a otra para ver la información.

Antes de la pandemia, en Notion trabajábamos de forma presencial. Cuando nos vimos obligados a trabajar en remoto, tuvimos que crear sistemas que permitieran a los equipos acceder a la información y usarla.

En los dos últimos años, hemos crecido mucho. Nuestra plantilla se ha triplicado, hemos cerrado dos rondas de financiación, hemos adquirido dos empresas y hemos acelerado el crecimiento de nuestro producto. Sin embargo, seguimos aprendiendo para adaptarnos a estas nuevas realidades.

Personalmente, he trabajado en ambos lados del crecimiento: como COO en una empresa de rápida expansión como Notion y como vicepresidente de producto en una empresa cotizada como LinkedIn. Cada experiencia trae consigo retos únicos. Por ejemplo, mantener la conectividad en los sprints o establecer objetivos claros y alineados con la misión de la empresa para miles de empleados.

Esta posición privilegiada me ayuda a entender la creación de una empresa conectada y las técnicas que estamos implementando ahora mismo en Notion a través del hipercrecimiento. Las siguientes tácticas mantienen la coordinación, agilidad e innovación de nuestros equipos.

Como es de esperar, hacemos casi todo nuestro trabajo en Notion. Es un espacio de trabajo todo en uno e infinitamente personalizable que combina notas, documentos, gestión de proyectos y wikis. Cualquier equipo, sea cual sea su tamaño, puede usar Notion y crecer con él, lo cual es fundamental para una empresa en fase de hipercrecimiento.

En la parte superior de nuestra barra lateral de Notion tenemos la página de nuestro SO (sistema operativo). Esta página, a la que pueden acceder todos los empleados, contiene la información más importante de la empresa y también forma parte de nuestro proceso de incorporación. Somos transparentes desde el primer día.

Y no contiene solo nuestros objetivos de empresa, sino que en ella también se encuentra nuestra misión, estrategia, valores y mucho más; son los macrodocumentos que guían nuestros actos y decisiones como equipo. Tenemos incluso un archivo de nuestra misión y estrategia de años anteriores. Este archivo nos ayuda a mantener nuestra perspectiva a medida que avanzamos y nos ayuda a comprender el porqué de muchas de nuestras decisiones pasadas.

Todo esto nos ayuda, como equipo, a coordinarnos al más alto nivel, y un equipo coordinado puede tomar decisiones más rápido. ¿Esto se alinea con nuestros objetivos para este año? ¿Cómo encaja en nuestra misión? Este tipo de coordinación es una guía vital para equipos y personas que impulsa todo nuestro trabajo.

Mantenemos todos los documentos de procesos, políticas y propuestas en una única base de datos de Notion accesible por todo el equipo: desde especificaciones de producto hasta registros de auditoría. Contiene más de 2000 entradas.

La clave de este sistema es el RFC (solicitud de comentarios): un formato que ayuda a recopilar comentarios y valoraciones y presentar las ideas de todos los miembros de la organización. Cuando cambiamos el estado a RFC, cualquiera puede comentar en la página. El personal de ventas puede comentar un proyecto de desarrollo. y el equipo de producto puede comentar un proceso de RR. HH. Cuando reúnes ideas de todas las personas involucradas, los equipos innovan juntos.

Marketing, producto, desarrollo, RR. HH.: todos los equipos de Notion tienen su propia wiki y todas son visibles como páginas de nivel superior, con su documentación anidada en la barra lateral. En estas páginas, los empleados pueden encontrarlo todo: desde herramientas específicas de cada equipo hasta procesos especializados de cada puesto y responsabilidad.

En la parte superior de cada wiki se incluye una base de datos con el estado de los proyectos del equipo correspondiente. Los equipos pueden consultar rápidamente otras wikis para ver en qué están trabajando los demás y, lo que es más importante, para colaborar en sus iniciativas. Así, la información que normalmente solicitarían en Slack o en las reuniones se encuentra disponible y accesible en todo momento.

Del mismo modo, cada gran iniciativa multidisciplinar cuenta con su propia wiki. Una página con toda la información necesaria, desde mensajes hasta plazos y equipos involucrados. Cualquiera puede consultar esta página para encontrar el contexto que le hace falta para ponerse manos a la obra. Sin este grado de personalización, la gestión de proyectos multidisciplinares a medida sería imposible.

Los equipos colaboran tanto a nivel de empresa/equipo como en proyectos individuales, de forma que pueden avanzar rápidamente porque saben dónde encontrar la información fundamental para llevar a cabo sus tareas.

Información, sistemas, herramientas. Cuando los usas en conjunto y con un propósito, los profesionales de tu empresa saben lo que tienen que hacer para llegar al éxito, agilizar procesos e innovar. Son los líderes los que marcan el rumbo.

Una empresa conectada es la que trabaja con una visión y establece proactivamente canales de comunicación eficaces. Para ello, los líderes confían e invierten en los trabajadores, asegurándose de que tengan más acceso a la información y de que puedan encontrar rápidamente lo que necesitan para hacer su trabajo de la mejor manera posible.

Crear una empresa conectada es un proceso que no termina nunca. También es una de las decisiones más útiles y significativas que puedes tomar para ofrecer más que la competencia y crear una experiencia que atraiga al mejor talento del mundo.