Baue ein vernetztes Unternehmen auf, um Silos aufzubrechen und wieder Geschwindigkeit aufzunehmen

Ein Silo wird erst dann offensichtlich, wenn man drinsteckt.

Führungskräfte in großen Unternehmen bekommen dies konkret zu spüren, da rund um Teams, Tools und Projekte schnell Silos entstehen. Mitarbeitende können die von ihnen benötigten Dokumente nicht finden. Ihnen fehlt der Kontext zu wichtigen Entscheidungen. Sie wissen nicht, an wen sie sich wenden können, um Antworten zu erhalten.

Kern des Problems ist der Mangel an Informationen: Bleiben diese in unzusammenhängenden Tools und Dokumenten verborgen, ist es unmöglich, ein Unternehmen aufzubauen, in dem Menschen und Projekte sichtbar und Ziele klar und für alle umsetzbar sind.

Bei meiner Zusammenarbeit mit Führungskräften aus verschiedenen Branchen zeichnet sich ein Muster ab. Sie ermöglichen proaktiv und auf innovative Weise den Zugang zu Wissen. Und dabei bauen sie eine neue Art von Unternehmen auf, das unabhängig von der Unternehmenskategorie erfolgreich ist – das vernetzte Unternehmen (Connected Company).

Es zeichnet sich durch die folgenden Eigenschaften aus:

• Informationen, die zentral zugänglich und für alle transparent sind.

• Eine Ausrichtung, die allen das Gefühl vermittelt, einen unmittelbaren Bezug zur Führung und zum Zweck des Unternehmens zu haben.

• Systeme, die darauf ausgelegt sind, Teams zusammenzubringen und eine nahtlose Zusammenarbeit zu fördern.

In Kombination eröffnen diese Eigenschaften eine neue Dimension von Ausrichtung, Geschwindigkeit und Innovation.

Dies ist ein großer Schritt nach vorn, der durch besondere Tools ermöglicht wird. Ich habe sowohl in kleinen als auch in großen Unternehmen gearbeitet und bin mir entsprechend darüber im Klaren, wie sehr sich die Dinge verändern. Ich habe meine Karriere als Gründer eines Unternehmens begonnen, dessen Kundenbasis auf 20 Millionen Nutzende anwuchs, bevor es von LinkedIn übernommen wurde. Dort war ich als VP of Product tätig und half dabei, Tausende auf gemeinsame Ziele hinzuführen. Jetzt bin ich COO von Notion und erlebe zum ersten Mal, wie neue Systeme, die Menschen zusammenbringen, den Weg zu Geschwindigkeit, Handeln und schnellerem Wachstum ebnen.

In diesem Artikel berichte ich über meine Eindrücke von dieser neuen Generation vernetzter Unternehmen und gehe darauf ein, wie solche Unternehmen aufgebaut werden und wie sich damit Wettbewerbsvorteile erzielen lassen.

In einem umkämpften Marktumfeld schläft die Konkurrenz nicht. Die Unternehmen, die am schnellsten Innovationen entwickeln, setzen sich im Wettbewerb durch. Als Führungskraft liegt es folglich bei dir, die Menschen, Systeme und Technologien zu vernetzen, die es deinem Team ermöglichen, schnell zu handeln und Probleme zu lösen.

Das ist derzeit schwieriger denn je.

• Die massenweisen Kündigungen von Mitarbeitenden („Great Resignation“) halten an – und es ist kein Ende in Sicht. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Berichts haben seit April 2021 über 19 Millionen US-Arbeitnehmende ihre Arbeitsstelle gewechselt. Unternehmen müssen Spitzenkräften einen überzeugenden Grund bieten, zu bleiben.

• Warum kündigen so viele Menschen ihren Job? Zum Teil liegt dies an den Erwartungen an Fern- und Hybrid-Arbeit. Mehr als die Hälfte der Arbeitnehmenden weltweit gibt an, ihren Job kündigen zu wollen, wenn ihnen keine Flexibilität am Arbeitsplatz geboten wird. Und 59 % sind nur dann bereit, eine neue Stelle in Betracht zu ziehen, wenn diese Flexibilität am Arbeitsplatz bietet. Dies wirkt sich entsprechend auf dein Unternehmen aus, wenn es darum geht, Talente zu gewinnen und Mitarbeitende zu binden.

  

• Teams, die nicht örtlich zusammenarbeiten, brauchen neue Systeme für den Wissensaustausch – Nachforschungen von Workfront zufolge erwarten 95 % der befragten Mitarbeitenden,

  dass es genauso einfach sein sollte, Informationen bei der Arbeit zu finden, wie dies mit Google möglich ist.

• Aber Mitarbeitende haben keinen Zugriff auf das von ihnen benötigte Wissen – dieselbe Umfrage ergab, dass sich 71 % der Mitarbeitenden eine zentrale Anlaufstelle für Informationen wünschen, die es ihnen erleichtert, ihre Arbeit zu verstehen und zu verwalten. Dennoch verfügen 69 % von ihnen nicht über diese zentrale Informationsquelle.

• Möglicherweise nimmst auch du das Problem nicht als solches wahr – McKinsey zufolge geben 85 % der Führungskräfte und des oberen Managements an, ihre Arbeit als sinnhaft empfinden. Unter den Frontline-Manager/-innen und -Mitarbeitenden hingegen teilen lediglich 15 % diese Ansicht.

Vernetzte Unternehmen machen den Zugang zu Wissen zu ihrem Leitkonzept.

Sind Informationen zugänglich und transparent, dann ergeben sich klare Ziele und Umsetzungsmöglichkeiten. Teams und Einzelpersonen verfügen damit über umfassenden Kontext zu ihrer Arbeit und einen Überblick über die damit verbundenen Erwartungen. Mitarbeitende identifizieren sich so mit ihrer Arbeit und bringen ihr Unternehmen voran. Dabei schlagen sie, wenn nötig, neue Wege ein. Und die Identifikation mit ihrer Tätigkeit bindet die Mitarbeitenden langfristig, weil sie diese als erfüllend und effektiv empfinden.

Der Aufbau eines vernetzten Unternehmens versetzt Mitarbeitende in die Lage, Erfolge zu erzielen, und hilft ihnen, dabei die von ihnen angestrebten Karrieren zu verfolgen.

Mit Systemen, die Teams und Wissen miteinander verbinden, lassen sich am besten Silos überwinden und Mitarbeitende, Prozesse und Tools aufeinander abstimmen.

Hier erfährst du, wie Führungskräfte in vernetzten Unternehmen dies umsetzen.

Möglicherweise gehst du davon aus, dass dein Unternehmen längst dokumentengestützt arbeitet. Aber mit einem Sammelsurium von Google-Docs-Dokumenten ist das nicht gegeben. Diese Dokumente liegen isoliert vor – Es ist unmöglich, zu erkennen, wie sie miteinander in Beziehung stehen, oder den entsprechenden Kontext abzurufen, um nachzuvollziehen, zu welchen Teams oder Projekten sie gehören.

Du kannst deine Informationsarchitektur anders aufbauen:

• Richte eine zentrale Stelle für die Dokumentation ein und stelle sicher, dass alle im Unternehmen Zugriff darauf haben. Zu wissen, wo sich Informationen befinden – und wie sie schnell abgerufen werden können – schafft Einblicke in die von den einzelnen Teams geleistete Arbeit.

  

• Mache die Dokumentation navigierbar, indem du dafür sorgst, dass sie sich leicht durchsuchen lässt. Egal, ob Informationen nach Team, verantwortlicher Person oder Projekt durchsucht werden sollen: Die Möglichkeit, erforderliche Daten aufzufinden, macht diese nutzbar.

• Verschachtele Dokumente in anderen Dokumenten, sodass eine klare Beziehung besteht. Wenn du beispielsweise über eine Projektseite verfügst, kannst du darin alle Spezifikationen, Recherchen, Entwürfe und andere Informationen deines Teams integrieren, sodass alle finden können, was sie brauchen.

Zentraler Zugriff und Kontext machen die Dokumentation nutzbar, sowohl für dein Team als auch für andere Teams, mit denen ihr zusammenarbeitet.

Natürlich hat jedes Team seine eigenen Vorgehensweisen. Aber die Arbeit, die teamübergreifend erledigt wird, sollte einem wiederholbaren, absehbaren und handlungsorientierten Prozess folgen.

• Verwende für jede Markteinführung eine Go-to-Market-Vorlage (GTM). Dies hilft den jeweils Verantwortlichen, zu erfassen, was benötigt wird, potenzielle Probleme zu antizipieren, Erkenntnisse aus früheren Markteinführungen anzuwenden und die richtigen Teams zusammenzustellen.

  

• Erstelle Spezifikationen, die von Design-, Entwicklungs- und Produktteams gemeinsam genutzt werden können. Dies erleichtert es ihnen, Probleme auf die gleiche Weise anzugehen. So wird funktionsübergreifendes Arbeiten methodisch gefördert.

• Erstelle ein System für Anfragen, mit dem alle im Unternehmen Bugs melden, Funktionsanfragen übermitteln oder Support anfordern können. Diese Anfragen sollten vorlagenbasiert sein, um zu viel Hin und Her zu vermeiden (z. B. „Immer einen Screenshot anfügen!“) und dazu beizutragen, die zahlreichen Anfragen zu bündeln, die wahrscheinlich überall im Unternehmen anfallen.

• Verwende ein Framework für die Entscheidungsfindung. Egal ob WRAP, RACI oder MAP – alle Teams sollten bei der Entscheidungsfindung den gleichen Ansatz verfolgen. Führe diesen an vorderster Stelle unter den von den Teams genutzten Vorlagen auf.

Durch das Festlegen standardisierter Prozesse lässt sich operatives Hickhack zwischen den Teams über die richtige Vorgehensweise vermeiden. Wenn dieser Aspekt schon im Vorfeld geklärt ist, können Teams schnell handeln.

Im Durchschnitt werden in Unternehmen 88 verschiedene Tools genutzt, allein um die tägliche Arbeit zu erledigen. Bei großen Teams ist die Situation noch drastischer: Sie verwenden 175 Tools. Seit 2019 hat zudem die Nutzung von Tools zur Zusammenarbeit um 44 % zugenommen. Informationen, die Teams für die Umsetzung ihrer Projekte benötigen, sind verstreuter denn je.

Du möchtest deine Teams in die Lage versetzen, die Tools zu nutzen, die sie benötigen. Doch wie sieht es mit der funktionsübergreifenden Arbeit aus? Wo wird sie erledigt?

Eine Plattform, die alle Tools verbindet, kann Arbeitsabläufe optimieren und eine konstruktive Kommunikation unterstützen. Wenn Teams über ein zentrales Tool verfügen, über das sie zusammenarbeiten, kann die Zeit, die bisher für die Suche nach Informationen gebraucht wurde, endlich für die eigentliche Arbeit genutzt werden.

Hier einige Beispiele:

• Designer/-innen können Prototypen in eine Seite einbetten, sodass Marketing- oder Technikteams umgehend Rückmeldungen geben können (anstatt auf ein anderes Tool zugreifen zu müssen). Dadurch wird außerdem sichergestellt, dass Feedback an einer zentralen Stelle erfasst wird und mehr Mitarbeitende eingebunden werden können.

• Es können Formulare zum Erfassen von Informationen eingebettet werden – von Umfragen innerhalb eines Teams bis hin zu unternehmensweitem Feedback. Da die Arbeit auf der übergeordneten Plattform stattfindet, müssen die Mitarbeitenden ihre Arbeitsumgebung nicht verlassen, um das jeweilige Formular auszufüllen.

• Schaffe Wege, auf denen deine Tools miteinander kommunizieren können, um das in ihnen vorhandene Wissen zu teilen. Du kannst beispielsweise eine API verwenden, um Updates von verschiedenen Tools zu erhalten (wie etwa bei einer Slack-Einbindung), oder ein System erstellen, in dem relevante Daten in einem gemeinsam genutzten Tool zusammengeführt werden.

Der Vorteil ist, dass dabei Kontext und Handeln nebeneinander stehen. Dadurch können Teammitglieder sofort handeln. Sie erhalten dazu einen vollständigen Überblick über ein Problem, die entsprechenden Ziele und die nächsten Schritte, anstatt zwischen verschiedenen Tools hin- und herzuwechseln, um an die benötigten Informationen zu kommen.

Vor der Pandemie wurde bei Notion hauptsächlich vor Ort gearbeitet. Mobile Arbeit war für uns neu und wir mussten Systeme entwickeln, die es unseren Teams ermöglichten, Informationen abzurufen und sie zu verwerten.

Wir sind in den letzten zwei Jahren erheblich gewachsen: Wir haben unsere Mitarbeiterzahl verdreifacht, zwei Finanzierungsrunden gesichert, zwei Unternehmen übernommen und das Wachstum unseres Produkts beschleunigt. Aber wir sind immer noch dabei, uns an die neuen Gegebenheiten anzupassen.

Ich habe Wachstum aus zwei verschiedenen Perspektiven erlebt: als COO von Notion in Form einer schnellen Skalierung und als VP of Product bei LinkedIn in einem börsennotierten Unternehmen. Beide waren bzw. sind mit speziellen Herausforderungen verbunden, sei es die Aufrechterhaltung der Konnektivität während des rasanten Ausbaus oder das Festlegen klarer Ziele für Tausende von Mitarbeitenden, die auf die Umsetzung der Unternehmensmission hinarbeiten.

Dieser Blickwinkel ermöglicht es mir, nachzuvollziehen, was es heißt, ein vernetztes Unternehmen aufzubauen – Methoden, die wir bei Notion gerade im Rahmen des Hyperwachstums implementieren. Die folgenden Taktiken sorgen dafür, dass unsere Teams aufeinander abgestimmt, schnell und innovativ arbeiten.

Es ist kaum überraschend, dass wir so gut wie unsere gesamte Arbeit in Notion erledigen. In unserem All-in-One-Workspace können wir Notizen, Dokumente, Projektmanagement und Wikis so kombinieren, dass sie perfekt auf unsere Bedürfnisse abgestimmt sind. Teams jeder Größe können Notion nutzen und damit wachsen, was insbesondere für hyperskalierende Unternehmen entscheidend ist.

Oben in unserer Notion-Seitenleiste befindet sich unsere OS-Seite (Betriebssystem). Hier sind unsere wichtigsten Unternehmensinformationen aufgeführt, auf die erfahrene und neue Mitarbeitende gleichermaßen zugreifen können. Sie ist auch in unseren Onboarding-Prozess eingebunden – von Anfang an transparent.

Doch es geht nicht nur um Unternehmensziele. Dort finden sich Informationen zu unserer Mission, unserer Strategie, unseren Werte und anderen Aspekten, also all die Makrodokumente, welche die Leitlinien für unser Verhalten und unsere Entscheidungen als Team enthalten. Wir verfügen sogar über ein Archiv mit allen Missionen und Strategien der vergangenen Jahre. Es vermittelt uns eine Perspektive für die Zukunft und hilft uns, die Gründe für viele unserer vorangegangenen Entscheidungen nachzuvollziehen.

Dies unterstützt uns dabei, uns übergreifend als Team abzustimmen. Und mit einer entsprechenden Ausrichtung als Team können wir schneller Entscheidungen treffen. Hilft uns dies, unserer aktuellen Jahresziele zu erreichen? Wie passt das zu unserer Mission? Diese Art der Ausrichtung dient als Leitlinie für Teams und Einzelpersonen, um uns, bei allem, was wir tun, voranzubringen.

Wir halten sämtliche Dokumente zu Prozessen, Richtlinien und Vorschlägen in einer zentralen Notion-Datenbank vor, die für das gesamte Team zugänglich ist. Dort findet sich alles – von Produktspezifikationen bis hin zu Auditprotokollen. Sie enthält über 2.000 Einträge.

Kernstück dieses Systems ist das „Request for Comments“-Format (RFC), das es Mitarbeitenden im gesamten Unternehmen erleichtert, Ideen zu präsentieren und Feedback von allen im Unternehmen einzuholen. Wird der Status zu „RFC“ geändert, können alle auf dieser Seite kommentieren. Das Vertriebsteam kann ein Projekt des Entwicklungsteams kommentieren. Das Produktteam kann Kommentare zu HR-Prozessen hinterlassen. Teams entwickeln gemeinsam Innovationen, wenn gute Ideen aus allen Bereichen einfließen.

Egal ob Marketing-, Produkt-, Entwicklungs- oder HR-Team – sie alle haben bei Notion ihre eigenen Wikis. Und diese sind jeweils als Hauptseiten mit verschachtelter Dokumentation in unserer Seitenleiste aufgeführt. Auf diesen Seiten findet sich alles – von teamspezifischen Tools bis hin zu speziellen Prozessen für die Rollen und Verantwortlichkeiten von Einzelpersonen.

Oben in diesen Wikis befindet sich eine Datenbank mit dem Status der Projekte des jeweiligen Teams. Teams können ganz einfach zu Wikis anderer Teams wechseln, um zu erfahren, woran diese gerade arbeiten und wie sie deren Initiativen aufgreifen können. Dadurch sind Informationen, die sonst über Slack oder bei Meetings weitergeben werden müssten, für alle jederzeit umgehend verfügbar.

Ähnlich verhält es sich bei großen funktionsübergreifenden Initiativen. Sie finden sich auf einer zentralen Seite mit allen notwendigen Informationen – von Benachrichtigungen über Zeitpläne bis hin zu Angaben über die beteiligten Teams. Sie sind für alle zugänglich, bieten Kontext und ermöglichen die Umsetzung von Projekten. Diese umfassende Anpassungsmöglichkeit ist für diese Art von abgestimmtem, funktionsübergreifendem Projektmanagement unverzichtbar.

Die teamübergreifende Zusammenarbeit erfolgt sowohl auf Unternehmens- bzw. Teamebene als auch für einzelne Projekte. Teams können schnell handeln, weil sie genau wissen, wo sie die für ihre Arbeit benötigten Informationen finden.

Informationen, Systeme, Tools. Wenn sie gezielt kombiniert werden, wissen die Mitarbeitenden im Unternehmen, was sie tun müssen, um erfolgreich zu arbeiten, schnell zu handeln und innovativ zu sein. Die Unternehmensführung gibt den Ton an.

Ein vernetztes Unternehmen ist ein Unternehmen, das mit Weitblick arbeitet und proaktiv effektive Kommunikationskanäle einrichtet. Um dieses Ziel zu erreichen, haben Führungskräfte Vertrauen in ihre Mitarbeitenden gesetzt und in sie investiert, indem sie ihnen den breiten Zugang zu Informationen erleichtern und insbesondere den Zugriff auf die Informationen beschleunigen, die sie benötigen, um ihre Arbeit erfolgreich zu erledigen.

Der Aufbau eines vernetzten Unternehmens ist ein Prozess, der nie abgeschlossen ist. Aber jetzt damit zu beginnen, ist die beste und nachhaltigste Maßnahme, um wettbewerbsfähig zu bleiben und ein Umfeld zu schaffen, mit dem sich Spitzenkräfte binden lassen.