Autoévaluation – Où en êtes-vous ?

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Cette auto évaluation constitue la première étape pour identifier les priorités d'action. Les sections suivantes de ce guide vous fourniront les outils et méthodologies pour améliorer chacun des points évalués, quelle que soit votre situation actuelle.

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Cochez ☑pour chaque affirmation.

• [ ] Avez-vous une nomenclature de fichiers définie et appliquée ?
• [ ] Avez-vous une arborescence commune ?
• [ ] Disposez-vous d’une procédure de classement ?
• [ ] Chaque document a-t-il un référent ou responsable identifié ?
• [ ] Les documents sont-ils revus et mis à jour régulièrement ?
• [ ] Avez-vous un planning d'archivage / suppression des documents ?
• [ ] Les documents sont-ils accessibles uniquement aux personnes concernées ?
• [ ] Utilisez-vous des mots de passe sécurisés et changés régulièrement ?
• [ ] Une formation à l'arrivée est-elle prévue sur la gestion documentaire ?
• [ ] Vos documents (contrats, formulaires...) incluent-ils les mentions RGPD ?
• [ ] Un utilisateur peut-il demander la suppression ou modification de ses données ?
• [ ] La gestion documentaire figure-t-elle dans le plan d'amélioration continue ?

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Interprétation :

• 🔵 10–12 ☑ : gestion solide :

Votre système de gestion documentaire est robuste et bien structuré, continuez à maintenir ce niveau d'excellence.

• 🟠 6–9 ☑ : bonne base à renforcer :

Vous disposez d'une bonne fondation, mais certains aspects nécessitent d'être consolidés pour garantir une gestion documentaire optimale.

• 🔴 0–5 ☑ : besoin d’amélioration urgente :

Une refonte significative de votre système de gestion documentaire est nécessaire pour assurer la conformité et l'efficacité opérationnelle.

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