Ce plan s’adresse au référent documentaire (ou à l’équipe qualité) pour structurer, nettoyer, sécuriser et pérenniser la gestion documentaire dans un organisme de formation.

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🎯 Objectif : mettre en place une base solide, partagée, conforme au RGPD et aux exigences qualité (Qualiopi, OPCO), sans surcharger les équipes.

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✅ Recommandations avant de démarrer

🔹 Planifie ce projet dans l’agenda d’équipe (réunions incluses)

🔹 Prévoyez un point hebdomadaire rapide pour suivre l’avancée

🔹 Documentez chaque étape dans Notion, Drive ou tout autre espace partagé

🔹 Nomme un·e référent·e de pilotage même temporairement

🔹 Accompagne le changement en impliquant l’équipe sans tout imposer

🗓️ Semaine 1 – État des lieux & sensibilisation

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🧭 Objectifs :

• Identifier les pratiques actuelles (éparpillement, doublons, sécurité…)
• Évaluer les risques et mobiliser l’équipe </aside>

📋 Actions :

• Réaliser le quiz d’autoévaluation (cf. début du guide)
• Lister tous les espaces utilisés : Drive, GED, clés USB, PC perso, boîtes mail…
• Identifier les zones à risques (pas d’arborescence, dossiers non partagés, fichiers non nommés)
• Organiser un point d'équipe : expliquer les enjeux (efficacité, RGPD, audits, travail d’équipe)

🔍 Questions à se poser :

• Où sont stockés les documents ? Qui y accède ?
• Combien de temps met-on à retrouver un document ?
• A-t-on une nomenclature ? Est-elle respectée ?