Zet 11 mensen op een grasveld en ze zullen geen idee hebben wat ze moeten doen. Heeft het grasveld lijnen, twee goals en hebben die 11 mensen een bal, dan snappen ze dat ze voetbal kunnen spelen. Maak vervolgens een boek met spelregels en ze kunnen serieus aan de bak. Voeg er nog een scheidsrechter aan toe die de regels mag interpreteren en je hebt een spel dat alleen in Nederland al 1.217.545 voetballende leden kent.
Duidelijkheid, of helderheid, is één van de belangrijkste zaken die een organisatie nodig heeft om goed te functioneren. De volgende vragen helpen die duidelijkheid te scheppen:
Hoe beter dit soort zaken op papier staan, hoe duidelijker de regels van het spel dus zijn, hoe eenvoudiger het is om dat spel zo goed mogelijk te spelen. Dat maakt helderheid één van de belangrijkste voorwaarden binnen een succesvolle organisatie.
Laten we eerst inzoomen op helderheid. Ik kan niet genoeg onderstrepen wat het belang van helderheid is. Een duidelijke visie (21. Visiebepaling en visieconversaties) en strategie (22. Strategiebepaling en het outlook proces) zijn daarbij cruciaal.
Let wel: helderheid is niet hetzelfde als transparantie.
Transparantie vertaalt zich in deze context wellicht het beste als "ik kan erbij". Helderheid bekent "ik snap het". Informatie zo overbrengen dat een ander het snapt is buitengewoon lastig. We hebben allemaal een hoofd dat op een andere manier werkt, nemen informatie anders tot ons en we hebben andere denkkaders en achtergronden. Pas je manier van overdracht dus ook aan. Gebruik je een townhall meeting? Een presentatie? Is de informatie verzameld in een document, of een video? Is het een persoonlijk gesprek? Of is het wellicht all of the above?
Let daarbij ook heel erg op complexe dingen - die moet je eenvoudig kunnen uitleggen. Dat geeft helderheid.
“Simple can be harder than complex: You have to work hard to get your thinking clean to make it simple. But it's worth it in the end because once you get there, you can move mountains.” ― Steve Jobs
Helderheid moet je vooral geven over grote zaken - visie en strategie - maar net zo goed over dingen die kleiner voelen zoals projecten of beslissingen die je neemt. Zeker als die beslissingen en projecten anderen raken. Stel je daarbij kwetsbaar op; je collega's moeten ook om opheldering durven te vragen. Als er voor één persoon iets niet helder is, is dit vaak voor meerdere mensen het geval. Het durven vragen stellen geeft daarmee een prachtig signaal.
Als helderheid de "wat" omvat, dan is Open Organiseren de "hoe". De CEO van RedHat, een zeer succesvolle open source organisatie, schreef een boek waaruit "The Open Organisation" community ontstond. Deze community noemt vijf zaken die kenmerkend zijn voor open organiseren: