Leuk dat we nu projecten hebben en metrics, maar wat doen we ermee? Deze vraag kreeg ik recent bij een presentatie. “Je moet ze bespreken”, was mijn antwoord. Dat brengt ons bij een heikel punt in menig organisatie: de vergadering. Die kan vaak een heel stuk slimmer.

Waarom zouden we vergaderen?

Laten we beginnen met de vraag: moet je wel vergaderen? Het antwoord daarop is verrassend vaak “nee”. Het gaat ook nog steeds verrassend vaak fout!

Een vergadering was van oorsprong bedoeld om een aantal zaken te regelen:

  1. Het doorgeven van informatie (mededelingen);
  2. Het verzamelen van informatie (rondvraag);
  3. Het geven van instructies (mededelingen, toelichten van besluiten);
  4. Het nemen van beslissingen (probleemoplossende agendapunten);
  5. Het geaccepteerd krijgen van beslissingen;
  6. Het onderling afstemmen van inzichten en ervaringen (meningvormende agendapunten);
  7. Het maken van plannen (besluiten nemen en taken verdelen).

Zo to-the-point zijn meetings vaker niet dan wel. Je (her)kent vast meer dit soort type vergaderingen:

Stop hier meteen mee!

Het is 2021. Voor het doorgeven en verzamelen van informatie hebben we slimmere middelen. Intranet, Teams, Slack, open documenten die iedereen in kan zien (Google Drive of Office 365), Business Intelligence zaken & Dashboarding, ga zo maar door. Via die middelen kun je ook mededelingen doen en uitleg bij besluiten geven.

Voor het nemen van beslissingen wil je alleen de relevante mensen bij elkaar hebben. Maar moet dat live of via video? Of kan dat beter asynchroon, zodat iedereen kan nadenken en relevante links en data kan delen, waar ieder voor zich vervolgens rustig naar kan kijken voordat het besluit wordt genomen? Juist, dat werkt beter.