Visualizações, filtros e classificações

Há seis maneiras diferentes de visualizar um conteúdo dentro de uma base de dados. Aqui vai uma descrição rápida de cada um desses layouts:

• Tabela: tabelas permitem visualizar as página de bases de dados como linhas, com cada propriedade representada por uma coluna.

• quadro: essa visualização agrupa os itens por propriedade. Por exemplo, você pode usá-la como um Quadro Kanban para mover tarefas de um status para outro, à medida que avança nelas.

• Cronograma: use sua base de dados para registrar marcos do projeto em um cronograma. Assim, você pode acompanhar as realizações e entender o tempo necessário para a conclusão.

• Calendário: a visualização de calendário exibe os itens de acordo com sua propriedade de Data.

• Lista: listas proporcionam um layout mais clean e minimalista aos seus itens da base de dados.

• Galeria: essa visualização é útil para destacar imagens. Você também pode editar a galeria para mostrar imagens contidas na propriedade Arquivos e mídia. Do contrário, a galeria mostrará qualquer conteúdo contido na página da base de dados.

• Gráfico: essa visualização mostra os itens da base de dados em um gráfico de barra, linha ou rosca, para que você possa analisar e gerar relatórios sobre os dados com facilidade.

Ao criar uma base de dados, é necessário escolher o layout da visualização padrão. Depois disso, você pode criar uma nova visualização selecionando + ao lado das visualizações existentes. Dependendo do tamanho da tela, talvez seja necessário abrir a lista suspensa ao lado da exibição atual e selecionar Adicionar visualização.

Você também pode informar as outras pessoas, fornecendo uma descrição para a visualização. Confira o passo a passo:

1. Selecione uma visualização → Editar visualização.

2. Selecione ⓘ ao lado do nome da visualização e digite uma descrição.

3. Ao passar o mouse sobre uma visualização, você verá sua descrição.

Você pode reorganizar suas visualizações arrastando-as. Se você tiver muitas visualizações, pode selecionar mais {#}... ao lado de suas visualizações para fazer isso.

Na barra lateral, as visualizações aparecem como itens aninhados dentro de qualquer base de dados de página inteira. As visualizações podem ser identificadas por terem um • à esquerda. Clique em qualquer visualização na barra lateral para ativá-la.

Em uma determinada visualização, clique em seu nome para renomeá-la, duplicá-la, excluí-la, copiar seu link ou editar seus componentes. Você também pode editar os componentes da visualização clicando em ••• no canto superior direito do banco de dados.

Cada visualização da base de dados apresenta componentes diferentes que podem ser personalizados:

• Layout: escolha como deseja que seu banco de dados seja visualmente organizado.

• Propriedades: mostre ou oculte as propriedades da sua base de dados para cada visualização.

• Filtros: adicione critérios com base nos valores das propriedades para exibir ou ocultar dados.

• Classificações: classifique por uma propriedade para alterar a ordem em que as páginas são exibidas.

• Grupos: agrupe os dados pelos valores que constam de uma propriedade.

Você pode copiar um link âncora para essa visualização específica da sua base de dados e assim compartilhá-la em outros lugares.

1. Clique no ícone ••• no canto superior direito da tabela.

2. Clique em Copiar link para {visualização}. O URL será copiado para a área de transferência para que você possa colá-lo.

Dentro de cada visualização, é possível escolher como as páginas da base de dados serão abertas. Há três opções:

• Visualização lateral: abre as páginas à direita da base de dados. Ainda será possível interagir com o restante da visualização da base de dados à esquerda.

• Visualização central: abre as páginas no centro da tela, em modo de Foco.

• Página inteira: abre diretamente as páginas inteiras.

1. Para alterar a configuração por visualização, clique no menu ••• no canto superior direito da base de dados e abra o menu Layout.

2. Desça a barra de rolagem e altere a configuração Abrir páginas em.

Com o Notion, é bem simples filtrar uma base de dados para que ela exiba apenas aqueles itens que se encaixam nos critérios pré-selecionados. Ou seja: os itens que apresentam (ou não) algumas propriedades. Esses filtros podem ser simples ou complexos: você decide!

Siga as etapas abaixo para filtrar as entradas de uma visualização:

1. Na parte superior da base de dados, clique em Filtrar.

2. No menu suspenso, escolha a propriedade que você gostaria de usar para filtrar.

3. Esse filtro agora aparecerá na parte superior da base de dados. Clique no ícone de filtro para ver e editar todos os filtros que foram aplicados à base de dados.

4. Adicione outro filtro, clicando no ícone de filtro. Você pode adicionar quantos filtros quiser.

É possível criar visualizações mais específicas de uma base de dados e combinar operadores lógicos E e OU usando grupos de filtros. É possível aninhá-los em até três níveis. Veja como fazer isso:

1. Clique no ícone do filtro na parte superior da base de dados → Adicionar filtro avançado.

2. Um novo menu aparecerá. Nele, você poderá escolher as propriedades que servirão de filtro e personalizar os operadores lógicos E e OU do filtro avançado.

3. No exemplo abaixo, estamos filtrando a visualização em tabela do nosso Roteiro para que todas as entradas atendam aos critérios que incluem a lógica AND e OR.

É possível classificar uma base de dados para que os itens sejam exibidos de acordo com as propriedades em ordem crescente ou decrescente.

Por exemplo: é possível ordená-los de acordo com prioridade, data da última edição ou até mesmo em ordem alfabética.

1. Na parte superior da base de dados, clique em ⇅ .

2. No menu suspenso, escolha a propriedade que você gostaria de usar para classificar.

3. Essa classificação agora será exibida na parte superior da sua base de dados. Clique para editar.

4. Você pode adicionar quantas classificações forem necessárias. Para removê-las, basta clicar no X à direita.

5. Altere a ordem das várias classificações arrastando-as para cima ou para baixo usando o ícone ⋮⋮.

Você pode agrupar sua base de dados por diferentes propriedades na sua tabela para visualizá-las de diferentes maneiras.

1. Clique no menu ••• e encontre Agrupar. Você pode agrupar por praticamente qualquer tipo de propriedade.

2. A base de dados agora agrupará os valores dessa propriedade. Cada grupo inclui um 👁️ à esquerda, para que você possa ocultar rapidamente os grupos e se concentrar no que precisa.

3. Você pode classificar o seu grupo de base de dados selecionando Classificar e escolhendo classificar manualmente ou classificar pelas opções fornecidas (alfabética, ascendente e outras).

4. Os grupos vazios também podem ser ocultados da visualização, usando a opção Ocultar grupos vazios.

Você pode pesquisar um conteúdo específico na sua base de dados.

1. Clique em 🔎 no canto superior direito e digite uma ou mais palavras que você está procurando na página títulos ou propriedade.

2. Você verá a base de dados atualizar em tempo real para mostrar apenas os itens que se encaixam nesses critérios.

Se você tem uma base de dados grande, provavelmente é tedioso alternar entre as propriedades para comparar seus dados.

Em vez disso, você pode congelar uma coluna, o que fará com que ela permaneça visível no lado esquerdo, independentemente de onde você rolar na base de dados.

1. Para congelar uma coluna, clique no nome da coluna e clique em Congelar até a coluna.

2. Para descongelar uma coluna, clique no nome da coluna e clique em Descongelar coluna.