律師倫理規範第38條第1項：「律師應就受任事件設置檔案，並於委任關係結束後二年內保存卷證。」
律師承辦的案件結束後，依法必須保存案件卷證至少二年。有些謹慎的律師，甚至從來不銷毀案件卷證，經年累月下來，卷宗越來越多、卷櫃越來越搖搖欲墜。如果事務所再也塞不下卷宗，有些律師會選擇另外租用倉庫存放。近年興起的個人倉庫就頗受歡迎，可以任選倉庫大小、恆溫控濕，甚至還可以24小時開倉。
但存放倉庫也有致命的缺點，就是很難隨時查找。過去的案件都是律師未來辦案的參考，臨時需要參考過往案件經驗時，若卷宗不在手邊，就頗令人頭痛。縱使卷宗就存放在事務所，卷宗如此之多，宛如是在沒有指引的圖書館中找書。甚至有時候只記得一些片段，但不確定是在哪個案件中，此時根本就是大海撈針。
而現在很多事務所都使用電腦設備撰狀，也有使用電子卷證的習慣 (相關文章：遠距事務所 part 2-電子卷證)，某種程度上解決了保存地跟隨時查找的兩難－紙本卷證可以另行存放，電子卷證可以隨時用電腦查找。但這就衍生出另外一個問題：如何保存案件的電子資料和電子卷證？
在〈遠距事務所 part 1-技能樹〉一文中有提到，目前台灣的律師事務所普遍規模偏小，不太可能在事務所的編制中加入MIS人員。因此想要自己架設「內網」、建立「資料中心」幾乎是不可能。
非常多事務所都是直接將電子資料存在個人電腦的硬碟上。遇到需要交換或取用資料的時候，就土法煉鋼地用隨身碟或通訊軟體來個乾坤大挪移。人數再多一點的事務所，可能會將某一台電腦充當中心，全部人都透過samba (俗稱網路芳鄰) 的方式去中心電腦取用資料。
但這些資料儲存方式有幾個嚴重的問題。
雖然一般機械式硬碟的壽命頗長，正常使用撐個五、六年不是問題，用到七、八年的也大有人在。但機械臂終究會有耗損，碟盤也會壞軌，品質再好的硬碟終究有壽終正寢的時候。因此如果沒有定期將資料備份出來，總有一天硬碟會罷工，此時就只有花大錢送資料救援一途。
即使有定期備份，代代相傳、逐年累積的資料會越來越肥大，使的每一次的備份越來越困難。
當資料只存在某一台電腦，其他人想要取用，非得透過該電腦使用者不可；即使是有一台中央電腦，也只能用在事務所內的電腦存取，更別提samba其實存有相當嚴重的資安漏洞，大家越方便存取，就越是將資料暴露在危險之中。
而資料只存在一台電腦可以統一資料的儲存點，但沒辦法統一資料的版本。當有多人同時將資料複製到自己的電腦上修改時，可能會發生回存時相互覆蓋的問題。
此外，Windows電腦對於權限的管控功能較不好操作，一但開放samba存取，就很難再細分各個帳號可以存取、唯讀、刪除檔案的權限。
使用一般電腦當中心電腦的缺點，就是中心電腦不能關機，一旦關機就無法讀取任何資料。但電腦不關機除了耗電以外，也會間接使硬碟壽命縮短。此外，中心電腦若是一般的Windows系統，其對於遠端存取的支援程度並不好，實在不適合作為長期的解決方案。
雖然近期公有雲大廠Google宣布將於2022年7月1日開始對企業使用的免費版G-Suite收費，但雲端硬碟仍然是許多人依賴的服務。除了Google外，Amazon、Microsoft、Dropbox、Apple等廠商也都有雲端儲存的服務，一般統稱為「公有雲」。