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사일로를 없애고 속도를 낼 수 있도록 연결된 기업 구축하기

작성자 Akshay Kothari

Notion COO

소요 시간: 9

'사일로'는 경험하기 전엔 알아채기 어렵습니다.

대기업의 리더들은 팀과 툴, 프로젝트에 사일로가 발생하는 즉시 현상을 예민하게 알아챕니다. 사람들이 필요한 문서를 찾지 못하고, 주요 의사결정에 대한 컨텍스트가 공유되지 않고, 누구에게 질문해야 답을 얻을 수 있을지 모르는 상황, 바로 이런 것을 사일로라 부릅니다.

사일로의 핵심은 정보 부족입니다. 서로 다른 툴과 문서에 정보가 숨어 있다면 관련 담당자, 프로젝트, 목표를 명확하게 액션 가능한 형태로 공유하기가 불가능합니다.

여러 업계의 리더들과 협력하면서 저는 패턴을 발견했습니다. 그것은 바로 새로운 정보 접근 방식을 개발하기 위해 리더들이 적극적으로 나선다는 점입니다. 그리고 그 과정에서 분야를 막론하고 승자로 부상하는 새로운 유형의 기업, 즉 연결된 기업(Connected Company)을 만들어 갑니다.

연결된 기업에는 아래와 같은 특징이 있습니다.

  • 정보에 대한 액세스가 중앙화되어 있고 모두에게 투명하게 공개되어 있습니다.

  • 모두가 조직의 리더십과 목표에 직접적으로 연결되어 있다는 느낌을 받도록 조율합니다.

  • 팀이 단결하여 원활히 협업할 수 있도록 시스템이 설계되어 있습니다.

이런 특징이 모여 새로운 차원의 합의와 속도, 혁신이 이루어집니다.

레고 블록

다양한 툴과 아이디어의 조합으로 이러한 변화가 이루어져 온 것인데요. 규모가 아주 작은 기업과 아주 큰 기업에서 모두 일한 경험이 있는 저에게는 트렌드의 변화가 명확하게 보입니다. 저는 한 회사의 창립자로 커리어를 시작했습니다. 직원 수가 20명이 되었을 때 그 회사가 LinkedIn에 인수되었고, LinkedIn에서는 프로덕트 VP로서 수천 명이 같은 목표를 향해 일하도록 이끌었습니다. 하지만 Notion의 COO가 된 지금에서야 저는 사람들을 한데 모으는 새로운 시스템이 어떻게 속도를 높이고, 행동을 유도하고, 더 빠른 성장을 가져오는지 비로소 알게 되었습니다.

오늘은 연결된 기업이라는 새로운 형태의 기업이 어떤 일을 하는지, 어떻게 하면 연결된 기업을 구축할 수 있는지, 어떻게 하면 연결된 기업을 경쟁 우위로 삼을 수 있는지에 대해 이야기를 나누고자 이 글을 씁니다.

주목해야 할 현상 — 유연 근무에 대한 기대와 대량 퇴직

포화된 시장에서는 경쟁자들이 그냥 기다려주지 않습니다. 가장 빠르게 혁신하는 회사가 승자입니다. 따라서 팀이 빠르게 움직여 문제를 해결하는 데 도움이 되는 사람과 시스템, 기술을 연결하는 것이 리더의 중요한 책무입니다.

그 어느 때보다도 어려워지고 있기도 하고요.

  • 대량 퇴직 현상은 계속되고 있으며수그러들 기미가 보이지 않습니다. 이 보고서가 게시된 시점에는 2021년 이후로 미국에서 1,900만 명이 넘는 근로자가 직장을 떠났습니다. 기업들은 인재를 회사에 남겨 두기 위한 메리트를 제시해야 하죠.

  • 이렇게나 많은 사람들이 퇴사하는 이유는 무엇일까요? 하이브리드 근무와 원격 근무에 대한 기대치에 어느 정도 원인이 있습니다. 전 세계 근로자 중 절반 이상이 근무 유연성이 주어지지 않으면 퇴사하겠다고 말합니다. 그리고 59%는 근무 유연성을 제공하는 직장만 지원을 고려할 것이라고 합니다. 근무 유연성이 인재를 유치와 유지 모두에 영향을 미치는 셈이죠.

    X로 이어지는 점선이 그려진 지도
  • 분산된 팀에는 정보 공유를 위해 새로운 시스템이 필요합니다. Workfront에서 진행한 설문조사에 따르면

    응답한 직원 중 95%는 회사에서 업무 관련 정보를 찾는 것이 구글링만큼 쉬워야 한다고 응답했습니다.

  • 그러나 현실에서는 직원들이 필요한 만큼 정보에 접근하지 못합니다. 동일한 설문조사에 따르면 근로자의 71%는 한 곳에서 업무를 파악하고 관리하길 원하지만, 69%는 그러지 못하고 있습니다.

  • 여러분은 문제를 알아채지 못하고 있을 수도 있습니다. 맥킨지의 설문조사에 따르면 경영진과 고위 관리자의 85%가 직장에서 목적의식을 느낀다고 답한 반면 일선 관리자와 직원 중 동의한 비율은 15%에 불과했습니다.

연결된 기업은 정보의 접근성을 최우선 과제로 삼습니다.

정보가 접근 가능하고 투명할 때 목표와 실행 경로가 명확해지며, 팀과 개인이 업무의 전체 맥락과 기대치를 파악한 상태로 일할 수 있습니다. 직원들이 진정으로 주인 의식을 갖고 업무를 추진하게 되며, 필요하다면 새로운 길을 만들기도 합니다. 직원이 업무에 주인 의식을 느끼게 되면 업무에 대한 만족감과 성취감이 높아져 회사에 남아있을 확률도 높아지죠.

회사를 하나의 연결된 기업으로 만들어 나가는 것은 직원들이 제 위치에서 성공하고, 원하는 방향으로 커리어를 이루어 나가는 데도 도움이 됩니다.

연결된 기업을 만들기 위한 3단계 액션 플랜

팀과 정보를 연결하는 시스템을 구축하는 것은 사일로를 없애고 사람과 프로세스, 툴이 발을 맞추어 서로 보완하며 협력하도록 하는 데 가장 좋은 방법입니다.

연결된 기업의 리더들은 다음과 같은 방법으로 이러한 시스템을 구축하고 있습니다.

배경 정보가 풍부한 문서의 중앙화된 관리로 투명성 확보하기

이미 문서를 중심으로 회사를 운영하고 있다고 생각할 수도 있지만, 여기에서 문서란 복잡한 Google Docs 파일들을 말하는 것이 아닙니다. Google Docs에서 문서들은 서로 단절되어 있습니다. 문서들이 서로 어떻게 연관되어 있는지 파악하거나 어떤 팀이나 프로젝트에 속하는 문서인지 등의 적절한 맥락을 이해할 수가 없죠.

정보 아키텍처를 다르게 구성해보세요.

  • 문서를 위한 장소를 하나 마련하고 회사의 모든 사람들이 그 장소에 접근할 수 있도록 하세요. 정보가 어디에 있는지, 정보를 어떻게 빨리 확인할 수 있는지 알 수 있다면 모든 팀이 진행한 업무를 쉽게 찾을 수 있습니다.

    길 위의 표지판
  • 검색을 용이하게 만들어 문서를 탐색할 수 있도록 하세요. 팀이나 소유자, 프로젝트 등을 기준으로 필요한 정보를 검색할 수 있게 하면 유용성이 높아집니다.

  • 관계가 명확해지도록 문서 속에 문서를 중첩하세요. 예를 들어, 프로젝트 페이지가 있다면 모두가 필요한 정보를 찾을 수 있도록 그 안에 모든 사양과 조사 자료, 초안 등을 포함하면 됩니다.

한 곳에서 문서에 접근할 수 있고, 문서에 배경 맥락이 있어야만 담당 팀은 물론 협력하는 팀에서도 문서를 유용하게 활용할 수 있습니다.

빠른 업무 진행을 위해 팀 간 협업 프로세스 표준화하기

물론 팀마다 업무 방식은 다릅니다. 하지만 여러 팀이 함께 업무를 진행하는 경우에는 실행에 집중할 수 있도록 반복 가능하고 예측되는 프로세스가 있어야 합니다.

  • 출시 때마다 고투마켓(GTM) 템플릿을 사용해 보세요. 템플릿을 사용하면 책임자가 누구이든 무엇이 필요한지 파악하고, 숨겨진 인사이트를 발견하며, 과거의 출시에서 얻은 교훈을 반영하고, 적절한 팀을 참여시킬 수 있습니다.

    날고 있는 종이비행기
  • 디자이너와 엔지니어, 프로덕트팀이 모두 사용할 수 있는 공통의 사양을 만드세요. 이렇게 하면 모두가 같은 방식으로 문제에 접근하여 여러 팀이 체계적으로 업무를 진행할 수 있습니다.

  • 요청을 위한 시스템을 구축하세요. 회사의 누구나 버그를 신고하거나 기능을 요청하거나 디자인에 지원을 받을 수 있도록 하는 것입니다. 이때 추가 정보를 요청하기 위한 반복 소통 없이 수많은 요청을 간소화할 수 있도록 시스템을 템플릿화해야 합니다. "스크린샷 꼭 넣으시라니까요!"하고 반복하다 지치기 일쑤니까요.

  • 의사결정 프레임워크를 사용하세요. WRAP, RACI, MAP 등의 프레임워크를 사용하여 모든 팀이 같은 방법으로 의사결정을 내리는 것이 좋습니다. 프레임워크가 명확하게 보이도록 팀이 사용하는 템플릿에 포함하세요.

서로 다른 팀의 프로세스를 표준화하면 막힘 없이 순조롭게 업무를 진행할 수 있습니다. 올바른 방식이 이미 정립되어 있으므로 팀들이 빠르게 움직일 수 있는 것이죠.

툴이 업무에 방해가 되는 함정 피하기

기업들은 일상 업무에만 평균적으로 88가지 툴을 사용합니다. 대규모 팀의 경우 상황은 더 심각합니다. 175가지 툴을 사용한다고 하니까요. 2019년 이후로 협업 툴 사용이 44% 늘었습니다. 팀에서 사용해야 하는 정보가 지금처럼 분산된 때도 없었습니다.

체인 일러스트

팀들이 필요한 툴을 사용할 수 있도록 하고 싶지만 팀 간 협업의 경우에는 어떨까요? 그런 경우에는 어느 툴에서 업무가 이루어져야 할까요?

모든 툴을 연결하는 단일 플랫폼은 워크플로를 간소화하고 탄탄한 커뮤니케이션을 지원할 수 있습니다. 여러 팀이 협업할 수 있는 중앙화된 툴이 있다면 정보를 검색하는 데 소모하는 시간을 실제 업무에 활용할 수 있을 것입니다.

예를 들어볼까요?

  • 디자이너는 페이지에 프로토타입을 임베드해서 마케팅이나 엔지니어링팀이 다른 툴을 이용할 필요 없이 곧바로 피드백을 제공하도록 할 수 있습니다. 이렇게 하면 피드백 역시 같은 페이지에 남아 있어서 더 많은 사람들이 읽어보고 참여할 수 있겠죠.

  • 팀 설문조사나 전사적 피드백에서 정보를 수집하기 위해 양식을 임베드해도 좋습니다. 이 플랫폼 안에서 업무가 이루어지기 때문에 양식을 작성하기 위해 플랫폼 밖으로 나갈 필요가 없어요.

  • 툴 사이에서도 정보가 흘러가도록 툴이 소통하는 방법을 마련하세요. 예를 들어, API를 사용하여 서로 다른 툴에서 업데이트를 받을 수 있습니다. Slack API 통합처럼 말이죠. 아니면 관련 데이터가 하나의 공유 툴에 수집되는 시스템을 만들어 보세요.

이렇게 하면 정보와 액션을 한데 담을 수 있어 팀원들이 문제와 목표, 다음 해야 할 일을 완전히 파악하고 즉시 조치를 취할 수 있습니다. 정보를 얻기 위해 이리저리 서로 다른 툴을 옮겨 다닐 필요가 없죠.

고도성장이 주는 교훈: 아는 것이 힘이다

팬데믹 이전에 Notion에서는 업무는 주로 대면으로 이루어졌습니다. 원격 근무는 처음이라 팀들이 정보에 접근해서 활용할 수 있는 시스템을 구축해야 했습니다.

지난 2년간 Notion은 엄청나게 성장했습니다. 직원이 세 배로 늘었고, 두 번의 라운드에 걸쳐 펀딩을 받았고, 두 개의 회사를 인수하고, 프로덕트 성장 속도를 높였습니다. 하지만 이런 현실에 적응하는 방법은 여전히 배우는 중입니다.

저는 빠르게 성장하는 Notion의 COO로서, 그리고 과거 LinkedIn과 같은 상장 기업의 프로덕트 VP로서 성공의 여러 측면을 보아왔습니다. 스프린트를 하면서 커뮤니케이션을 유지하거나 수천 명의 직원들에게 미션과 관련된 목표의식을 심어줘야 하는 등, 성공에는 저마다 어려움이 따르더군요.

이런 입장에 있는 덕분에 저는 Notion에서 고도성장을 거치며 현재 구현하고 있는 연결된 기업을 만든다는 것이 진정으로 어떤 의미인지 이해하게 되었습니다. Notion의 팀들이 의견의 조율하고 빠르게 액션하며 혁신을 이끌 수 있는 방법을 몇 가지 알려드릴게요.

첫째, 가장 중요한 정보가 담긴 모두가 접근할 수 있는 페이지

우리가 거의 대부분의 일을 Notion에서 하고 있다는 건 놀랄 일이 아닙니다. Notion은 원하는대로 무제한 커스텀이 가능하며 노트와 문서, 프로젝트 관리, 위키를 결합할 수 있는 올인원 워크스페이스이기 때문입니다. 규모를 막론하고 모든 팀이 Notion을 사용하며 Notion과 함께 성장할 수 있습니다. 이것은 고도로 성장하는 기업에 아주 중요한 점이기도 하죠.

Notion 사이드바의 상단에는 OS(운영 체제) 페이지가 있습니다. 이곳에는 가장 중요한 기업 정보가 담겨 있고, 신규 직원이든 오래 함께한 직원이든 누구나 확인할 수 있습니다. 온보딩 과정에서도 이 페이지를 다루죠. 첫날부터 투명하게 정보를 공유하는 것입니다.

여기에는 회사의 목표뿐만 아니라 회사의 미션, 전략, 가치관 등이 담겨 있습니다. 팀으로서 우리의 행동과 결정의 가이드라인이 되는 거시적인 문서인 셈이죠. 과거 미션과 전략을 보관한 아카이브도 있어서 앞으로 나아갈 때 관점을 얻고 새로운 의사결정의 맥락을 이해할 수 있습니다.

결과적으로 이 페이지는 하나의 팀으로서 우리가 궁극적인 합의를 볼 수 있도록 해줍니다. 팀의 의견이 일치하면 더 빠르게 결정을 내릴 수 있죠. 이 결정이 올해 목표를 뒷받침하는지, 이 결정이 미션 실행에 기여하는지 등에서 의견 일치를 본다면 팀과 개인이 모든 업무를 빠르게 진행하는 데 길잡이가 됩니다.

전사적 피드백을 위한 시스템

우리는 프로덕트 사양부터 감사 로그까지 모든 프로세스와 정책, 제안 문서를 전체 팀이 접근 가능한 하나의 Notion 데이터베이스에 보관합니다. 항목이 2,000개가 넘습니다.

이 시스템의 핵심은 RFC(댓글 요청)입니다. 조직 곳곳에 있는 사람들이 아이디어를 제시하고 사내의 모든 사람들로부터 피드백을 수집하는 형식이죠. 상태를 'RFC'로 전환하면 누구나 이 페이지에 댓글을 남길 수 있습니다. 영업팀에서 엔지니어링 프로젝트에 댓글을 남길 수 있고, 프로덕트팀에서 HR 프로세스에 댓글을 남길 수 있습니다. 도처에서 훌륭한 아이디어를 얻으며 팀들은 함께 혁신을 이루어 나갑니다.

팀 간 협업을 위한 홈으로 빠른 업무 진행

마케팅, 프로덕트, 엔지니어링, HR 등 Notion의 모든 팀에는 저마다 위키가 있습니다. 그리고 각 팀의 위키는 사이드바에 최상위 수준의 페이지와 하위 문서로 표시됩니다. 이 페이지에서 팀별 툴스택부터 개인의 역할과 책임에 따른 특별 프로세스까지 모든 정보를 찾을 수 있습니다.

또, 이런 위키의 상단에는 해당 팀의 프로젝트 현황을 알 수 있는 데이터베이스가 있습니다. 팀들은 서로의 위키를 열어 다른 팀이 어떤 일을 하고 있는지, 그리고 더 중요하게는 이런 이니셔티브에 어떻게 참여할지를 알 수 있습니다. 이런 방법을 사용하지 않았다면 Slack이나 대면 회의를 통해 정보를 공유해야 했겠죠. 하지만 시스템 덕에 각자가 필요한 정보를 직접 찾아서 확인하고 시간을 절약할 수 있는 것입니다.

마찬가지로, 여러 팀이 참여하는 대규모 이니셔티브가 있을 경우에도 홈이 마련됩니다. 메시징부터 타임라인은 물론 참여하는 팀까지, 필요한 정보가 모두 담긴 한 페이지가 만들어지는 것입니다. 이곳에서 모두가 참여하고 맥락을 파악하며 업무를 진행합니다. 유연한 커스텀 기능이 아니었다면 이렇게 맞춤화된 팀 간 협업 프로젝트 관리는 불가능했을 거예요.

팀 간 협업은 회사와 팀 레벨뿐 아니라 개별 프로젝트에서도 일어납니다. 팀들은 업무에 핵심적인 적절한 정보를 어디에서 얻어야 할지 정확히 알기 때문에 빠르게 프로젝트를 진행할 수 있습니다.

연결된 기업을 만드는 연결된 리더십

정보, 시스템, 툴. 이 세 가지를 염두에 두고 함께 사용하면 회사의 구성원들이 빠른 액션과 혁신, 성공을 위해 무엇을 해야 할지 알게될 거예요. 리더들은 그 방향을 잡아줘야 하고요.

화분에서 자라는 식물

연결된 기업은 비전을 가지고 효과적인 커뮤니케이션 채널을 적극적으로 설정하여 운영하는 기업입니다. 그런 기업을 만들기 위해 리더들은 정보에 대한 직원들의 접근성을 높이고, 특히 업무를 성공적으로 수행하는 데 필요한 정보에 빠르게 접근할 수 있도록 함으로써 직원들에게 남다른 신뢰를 보입니다.

연결된 기업을 만드는 일은 끝이 없는 과정입니다. 하지만 그 일을 지금 시작한다면 세계 최고의 인재를 유지하는 경험을 만들고, 경쟁력을 높이는 데 큰 영향력을 발휘하고, 그 영향력을 오래 지속할 수 있을 것입니다.

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