ボタンをクリックするだけで、ブロックやページなどを自動的に生成

あなたはNotionで、ページの作成編集、テキストやリスト、データベース項目の追加、プロパティの編集などに多くの時間を費やしているかもしれません。もしかしたらフレームワークを構築して、その使い方を他の人たちに教えているかもしれません。

想像してみてください。これらの繰り返しタスクを自動化したり簡素化したりして、文字通りボタンをクリックするだけで、一度に複数のことを実行できるとしたらどうでしょう？

サードパーティの自動化ツールを苦労して設定する代わりに、Notionワークスペース内の任意の場所にボタンを配置して、コンテンツの生成やページの作成、データベース項目の編集、確認ダイアログの表示などを行うことができるのです。

リクエストシステムや複雑なプロセスにボタン機能を使うことでワークフローを効率化し、Notionの初心者からベテランのパワーユーザーまで全員の時間を節約できます。

このガイドでは、ボタンを作成して設定する方法と、具体的な使い方について説明します。

ボタンを作成するには、 / メニューから ボタン を選択します。すると設定ウィンドウが開き、ボタンで何をしたいかを選ぶよう求められます。

ページにブロックを挿入したい場合は、 ブロックを挿入する を選択し、ボックス内で/ コマンドを押して、テキスト、リスト、画像、埋め込み、データベースなどからコンテンツを選択します。

ブロックを追加し終えて 完了 をクリックすると、ボタンがページに表示されます。ボタンをクリックすると、必要なときにいつでもそのブロックを再現できます。

便利ですよね？ボタンでできることは他にもたくさんあり、複数のアクションの組み合わせも含めることができます。

ボタンアクションを変更したり、ステップを追加したりする場合は、ボタンの横にある ⚙️設定 アイコンをクリックし、現在のアクションの横にある ... 、または下の ＋別のステップを追加 のいずれかから選びます。

では、各機能の働きを詳しく見てみましょう。

ブロックを挿入する は、ボタンを作成したのと同じページにコンテンツを追加する時に使います。単純なトグルからページ全体のテンプレートまで、好きなだけブロックを追加できます。また、定期的なタスクに必要な情報をあらかじめ入力しておくこともで可能です。

次のような使い方ができます。

• チェックリストを作成する：常に同じで変わることのない項目の「ToDoリスト」を挿入します。機能仕様書の完了を確認したり、プロジェクトを引き渡したりするためのチェックリストに使えます。

• コンテンツの概要を簡単に作成する：記事の概要を説明するボタンを設定すると、指示やプロンプト、ヘッダー、メモ、文章のガイドライン、さらにはプレースホルダー画像まで生成できます。設定したら後は、使うたびに必要に応じてカスタマイズして、チームメンバーに作成を割り振るだけです。

• チームのWikiとワークスペースを構築する：「新規ページを作成」ボタンを配置すると、新しいページを手早く追加してナレッジベースを拡張できます。簡単に作成できるよう、ページの必要な部分を事前に埋めておくことができます。

ボタンを使って新しいデータベース項目を作成したり、既存のデータベース項目のプロパティを編集したりできます。これは、新しいNotionユーザーのためのプロセスを効率化して、ドキュメントにアクションステップを埋め込むのに役立ちます。

たとえば部門のトップページに新しいタスク追加ボタンを作成して、ページを退出せずにチームのタスクデータベースにアクションアイテムを追加できるようにしたいとしましょう。

まずボタンを作成し、エディターで ページを追加 を選択します。ページの作成先 の横で、追加先のデータベース（この場合は「タスク」）を選択します。

次に プロパティを編集 ドロップダウンに移動して、自動入力するプロパティを1つ以上選択します。これは新しいタスクなので、「ステータス」プロパティは自動的に「ToDo」または「未着手」に設定するといいでしょう。また、デフォルトでタスクを誰かに割り当てたり、「今日から1週間後」などの任意の期日を設定したりすることもできます。

このボタンを使って、議事録やドキュメントから、プロジェクトやクライアントデータベースまで、任意のデータベースに新規ページを作成できます。

以下に使い方の例をいくつか挙げます。

• エンジニアリングチームにバグを報告する：GTM（Go-to-Market）チームがエンジニアリングチームが確認できるよう、バグや問題を報告するボタンを作成すれば、バグ追跡データベースに移動する手間が省けます。

• 新しいプロダクト要求仕様書（PRD）を追加する：プロダクトチームはボタンを使って新しいPRDにすぐに着手できます。担当者や内容、目的を記入するプロダクト概要を作成し、プロダクトチームを自動的にタグ付けします。

• デザインリクエストを提出する：コンテンツチームでブログ投稿に使う新しいグラフィックが必要になった時に、デザインチームのプロジェクトデータベースに直接リクエストを送信できます。

• 会社の更新情報を作成する：人事チームが全社に向けて送らなければならない更新情報を、ボタンを使って作成できます。

データベース内の全ページ、あるいは特定の条件を満たすすべてのページのプロパティを一括更新する時も、ボタンが役立ちます。この場合は、 ページを編集 機能から編集するデータベースを選択します。

次に、フィルターを使用して編集する項目の種類を選択し、それらを割り当てるプロパティを選択できます。

たとえば、次のようなことができます。

• 期限が切れたタスクをすべて割り当てるボタンを作成する：データベースをフィルタリングして、期日が今日以前のすべてのタスクを表示します。次に「割り当て」プロパティを選択し、「ボタンをクリックした人」に置き換えます。エンジニアが、最近報告されたバグの切り分けを引き継ぐ場合などにも使えます。

• チームメンバーがドキュメントを「完了」とマークできるようにする：読んでもらう必要があるナレッジベースの記事に、「完了」というユーザープロパティを追加します。ユーザーが自分自身をタグ付けできるボタンを末尾に追加すると、それをクリックすることでユーザープロパティに自身の名前を入力できる仕組みです。

• タスクのステータスを変更する：ボタンではタスクの「ステータス」プロパティも編集できます。1つのタスク、または条件に合致する複数のタスクを、「次に実施」から「進行中」に簡単に移動できます。

アクションステップとして「ページを開く」を追加すると、ボタンをクリックした時に別のページが開くようになります。これは、前の手順で作成したページでも、自分で選んだ別のページでもかまいません。

たとえば、前述の「新しいタスクの追加」ボタンを作成した場合は、＋別のステップを追加 して「ページを開く」を選択することができます。次に、追加されたページ を選択すると、作成した新しいタスクに直接移動できます。

「新規ページを追加」ボタンには、作成したばかりのページを開くための2番目のステップも用意されており、すぐに編集を開始できます。

フルページ、サイドピーク、センターピークのいずれで開くかを選択できます。

ボタンを使ってポップアップボックスを生成し、ワークフローを続行するか破棄するか、2つの選択肢を提供できます。

これは、チームのプロセスを強化したり、チームメンバーが意図的にコンテンツを作成していることを確認したりする際に便利です。

たとえば、誰かが自分自身にタスクを割り当てようとしたときに、「すべての未処理のタスクをあなたに割り当ててもよろしいですか？」というポップアップを表示させることができます。

ボタンは強力な自動化ツールであり、その使い方に制限はありません。

テンプレートに基づいて新規コンテンツを作成したり、クリックひとつで類似のデータベース項目をまとめて編集したりするのに役立ちます。

チームのプロセスをより効率化することで、ワークフローとシステムを容易に拡張できます。

ワークスペースのボタンの使い方のヒントとして、アイデアをいくつか紹介します。

• 会議のアジェンダと議事録を作成する ：チームメンバーとの1-on-1の共有ページがある場合は、そのページ内に「新規ミーティング」ボタンを作成し、会議で使う質問やプロンプト、箇条書きなどを、「ブロックの挿入」モジュールに配置します。会議の時間になったら、ボタンをクリックするだけでメモを取る準備が整います。

• ドキュメントを完了としてマークする：データベースプロパティの編集アクションを使用して、データベース内のドキュメントのステータスを完了とマークできます。このボタンをドキュメント本体に追加すると、チームメンバーが一度に複数のプロパティを簡単に更新することも可能になります。たとえば、ステータスのマーキング(「完了」）と、日付の入力(「今日」）が同時にできるように設定することができます。さらにボタンに別のステップを追加して、ドキュメントをレビューするマネージャーのための新しいアイテムを、タスクデータベースに作成することもできます。

• 1つのボタンで複数のアイテムをリクエストする ：プロジェクトのローンチ後に、複数のアクションをリクエストするボタンを作成できます。たとえば、「ローンチ」ボタンをクリックすることで、SNSカレンダーに投稿を追加したり、コンテンツカレンダーにリクエストを送信したり、プロジェクトステータスを「進行中」に変更したりできるよう設定できます。