開発もマネジメントもNotionで

現場で働く社員と、組織全体を把握するマネージャーではNotionの使い方は異なります。デジタル技術を活用した商品・サービスの企画を行うSOMPO Light Vortexは、開発現場の動きをNotionに集約。これによりスピード感のある開発とマネジメントができるようになりました。

体験談

上原高志

執行役員エグゼクティブVP

澤田一樹

シニア・エンジニア

用途

Wiki、タスク管理、ドキュメント管理

職種の枠を飛び越えて開発現場で使えるNotion

SOMPOホールディングスがデジタル事業を進めるため、2021年7月にSOMPO Light Vortexを設立。会社が動き出した同時期、社内システムとして導入したのがNotionでした。 Notionを選んだ理由を社内インフラを整える澤田さんに聞いたところ、「全員が使いやすいWYSIWYG的なUIでありつつ、エンジニアフレンドリな機能がある点に引かれました。つまりエンジニアが書き慣れているマークダウン式でも書けますし、一般的な書式スタイルでも書けるんです」と回答。そして、社内WikiをNotionに集約しました。分からないことがあれば、キーワード検索をし、各自が自分で解決。澤田さんへの問い合わせは減り、業務に時間を割くことができています。

不明点があれば検索し、自己解決できるよう社内情報は全てNotionに集約しています。

特定の職種の人だけが使えるツールですと、情報が閉じてしまいます。Notionはみんなが使えるので、情報をオープンにできます。

澤田一樹 — 特定の職種の人だけが使えるツールですと、情報が閉じてしまいます。Notionはみんなが使えるので、情報をオープンにできます。

社員同士が互いをフォローできる体制を形成

タスク管理もNotionで行っています。カンバン方式でタスクを管理し、ビューを切り替えることで、各タスクにアサインされた社員の進捗具合を把握できるよう設定。ぱっと見ただけ進捗が分かるので、タスクが溜まっている社員のフォローをするなど協力体制を整えています。この”助け合いの精神”は、業務のナレッジをまとめたページにも表れています。エンジニアチームでは、運用方法をまとめたページを作成。もし社員が休んだ場合、プロジェクトそのものがストップしてしまいます。しかし、事前に業務内容をまとめているので、他社員が休んだ社員の業務を引き継ぎます。このようにお互いの業務をフォローできる体制をNotionで形成しました。

業務のナレッジをNotionでまとめたことで、SOMPO Light Vortexの開発現場にある変化が起きました。一般的な開発現場では、開発チームと運用チームが分かれ、開発チームが運用チームにタスクを依頼するのが慣例です。しかし、SOMPO Light Vortexの運用チームは「このタスクは開発チームが進めた方がスムーズなので、開発チームが担当しませんか？」と提案。最適なチームが担当したことで、開発スピードは上昇したのです。

Somp2 — 社員全員のタスクを"見える化"したことで、仕事の溜まり具合も把握できます。

情報を守れる。そしてハイブリッドワークに最適

マネジメント側がNotionを採用する理由の1つが、”セキュリティ”です。情報を守るため、社内の特定のメンバーだけが「閲覧できる・できない」といった細かい設定ができます。また、リモートワークの導入により働き方が変わったことも、Notionを採用する理由です。「ハイブリッドワークが進んでいる今、みんなで同じ時間・同じ場所に集まって情報を共有するのは難しくなりました。そこでNotionなんです。情報を残しやすいので、各自のタイミングで情報を取得できます」と執行役員エグゼクティブVP上原さんが語るように、社員が働きやすい環境を整えるためにもNotionは最適なツールでした。

採用のような機密情報はメンバーごとにアクセス権を細かく設定。

みんなで集まって話し合う時間を作る時代は終わりました。社内情報をいつでも見れるNotionは、次世代の働き方に合ったツールです。

上原高志 — みんなで集まって話し合う時間を作る時代は終わりました。社内情報をいつでも見れるNotionは、次世代の働き方に合ったツールです。

Notionを使って現場で"本当に"起きていることを把握

マネジメント側は社員たちが現場でどう動いているかを把握し、現場の動きを顧みて判断を下さなければなりません。SOMPO Light VortexのNotionページが更新されると、連携先のチャットツールに誰がどんな変更を加えたかが一覧でテキスト化されます。上原さんは1日1回、チャットツールを開いては内容を確認し、現場で起きていることを把握。気になる動きがあればNotionのページを閲覧し、チーム会議でヒアリング。Notionを使ってマネジメントすることで、話し合いの仕方が変わりました。以前は、現状報告のための資料を作成させていましたが、今はNotionを見れば分かります。現状報告の時間をスキップでき、最初から現場対応を話し合うようになりました。

上原さんは、組織をよりよくするために情報はオープンにすべきと考えています。「Notionによって他チームの動きが見れたことで、チーム同士のコラボレーションが活発化し、積極的に動く社員が生まれました」と語るように、情報をオープンにしたことで、働く意識を変えることができました。現場で働く社員も、その社員を管理するマネージャーもNotionを使い、働く姿勢に変化を与えましょう。