共有と権限設定
Notionは共同作業がしやすいように作られており、あなたの作成したコンテンツを他のメンバーと共有する仕組みがいくつも用意されています。権限レベルも思いのままに設定できます 📣
Notionで作成したページやデータベースを、ワークスペース内外のユーザーと共有するにはいくつかの方法があります。すべての方法の概要を以下で紹介します。
共有メニュー
まず、ページの右上にある 共有 をクリックすると表示されるメニューについてです。モバイルでは、右上の矢印アイコンをクリックすると同じオプションが表示されます。
このメニューの各行は、ページを共有できるユーザーやグループを表示しています。このエンジニアリングWikiページのメニューの場合は以下のとおりです。
Webで公開： オフになっているので、ワークスペースのメンバー以外は閲覧できません。Acme Inc.の全員： ワークスペースの全メンバーがコメントできることを表します。ada@lovelace.com： ページに外部から招待されたゲストユーザーの例です。この人はこのページしか閲覧できません。Fig： このページにフルアクセス権限を持つチームメンバーの例です。この人はページを編集したり、他の人をこのページに招待したりできます。
右側のドロップダウンメニューで、アクセスレベルを設定できます。
リンクをコピーで対象ページのURLがクリップボードへコピーされ、誰にでも共有できます。ただし、アクセスできるのはアクセス権をもったユーザーのみです。招待からメールアドレスを追加すると、ワークスペース内外のユーザーをそのページに招待できます。外部のユーザーはゲストとして追加されます。
ゲストやワークスペースのメンバーには、ドロップダウンメニューからアクセス権限を設定できます。
ワークスペースの全員に共有する
職場の同僚や友人など、Notion上で共同作業したい人をワークスペースにメンバーとして追加することができます。共同作業のために、ワークスペースのすべてのメンバーにNotionページを共有する方法を紹介します。
共有メニューで[ワークスペース名]の全員のアクセスをオンにすることで、ワークスペース内のすべてのメンバーに対してドロップダウンで設定したアクセス権限を付与することができます。
また、デフォルトチームスペースを使ってワークスペースの全員に共有することもできます。デフォルトチームスペースは、ワークスペースのメンバー全員が自動的に参加するチームスペースです。チームスペースについての詳細はこちら →
サイドバーのデフォルトチームスペースにページを作成する： デフォルトチームスペースの名前にカーソルを合わせて、表示される
＋ボタンをクリックします。サイドバーのデフォルトチームスペースにページを移動させる： この方法でも、全員にページが自動で共有されます。
チームスペースに共有する
チームスペースは組織や会社内の各チームの専用エリアです。各チームスペースにはそれぞれ固有のメンバー、権限レベルがあり、チームスペースオーナーがカスタマイズできます。チームスペースへのメンバー追加やアクセス許可設定についての詳細はこちら →
参加しているどのチームスペースにも、Notionページを共有できます。
サイドバーのチームスペースにページを作成する： チームスペースの名前にカーソルを合わせて、表示される
＋ボタンをクリックします。サイドバーのチームスペースにページを移動させる： この方法でも、チームスペースのメンバーにページが自動で共有されます。
個別のチームメイトと共有する
マネージャーにだけ打ち合わせの資料を共有したり、プロジェクトメンバーにだけメモを共有するなど、ワークスペース内の限られたメンバーにだけページを共有したい場合はこの設定をします。
特定のメンバーにだけ共有したいプライベートページの右上の
共有をクリックします。ユーザー名などの入力欄をクリックし、メンバーのメールアドレスを入力してメンバーを追加します。対象者に付与するアクセスレベルを招待画面右側のドロップダウンから設定します。
ワークスペースの全体ではなく、一部のメンバーに共有したページは、サイドバーの
シェアセクションに表示されます。ワークスペースセクションにドラッグするとチーム全体へ共有されます。シェアセクションに7つを超えるページがある場合、サイドバーで常時表示するページを選択できます。
ヒント： シェア セクションのポップアップメニューでは、共有されたページを検索して関連度や最終更新日でソートすることもできます。ページリンクのコピーも簡単です。
グループに共有する
よく使われるグループ（開発チーム、カスタマーサポートなど）への共有を簡単にするために、メンバーグループを作成してグループ単位でアクセス権限を設定することができます。
グループに対して共有する手順は以下の通りです。
設定を開くと、すべてのメンバーとゲストの一覧が表示されます。一覧の上部にあるグループをクリックします。グループを作成するをクリックし、名前を入力してメンバーを追加します。ページを特定のグループと共有するには、ページ右上の
共有から招待をクリックし、ポップアップ画面で対象のグループを選択します。
ヒント： [ワークスペース名]の全員 では、チーム全員に対してページの最低限のアクセスレベルが設定されます。特定のユーザーやグループに上位のアクセスレベルを付与するには、 [ワークスペース名]の全員 のアクセスレベルを 読み取り権限 または コメント権限 に設定します。
外部のユーザーと共有する
外部のメンバーをゲストとしてワークスペースへ招待できます。たとえば、外部の委託先メンバーへNotionページを共有したいケースや、もしくはあなたが委託先の場合は雇い主のクライアントに対してページを共有するケースを想定してみてください。そういった場合、これが理想的なソリューションといえるでしょう。
ゲストに共有する手順は以下の通りです。
外部と共有したいNotionページの右上で
共有をクリックします。ユーザー名などの入力欄をクリックし、対象者のメールアドレスを入力してユーザーを追加します。ドロップダウンメニューからアクセスレベルを設定します。招待された方のメールアドレスに対象ページのリンクが届き、設定された権限に応じて閲覧や編集ができるようになります。
ワークスペースのゲストの一覧と権限を付与したページの一覧は、
設定のメンバーセクションにあるゲストタブで確認できます。同じ画面で、ワークスペースからのゲストの削除やアクセスレベルの変更、ゲストからメンバーへの変更もできます。
Web上に公開する
Webで公開 をオンにすることで、NotionページをWeb上で閲覧可能なサイトとして公開し、Notionを使っていない方々へもコンテンツを共有することができます。リンクを知っていれば誰でも閲覧可能です。
ページをWebで公開する手順は以下の通りです。
Webで公開したいページの右上の
共有をクリックします。デフォルトでは、
Webで公開の横の権限はアクセス不可になっています。Web上にページを公開するには、アクセスレベルを以下のいずれかに変更してください。
閲覧権限： ページはWeb上で公開されますが、ほかのNotionユーザーによる編集やコメントは許可しません。コメント権限： あなたが共有したリンクからページにアクセスしたNotionユーザーによるコメントを許可します。編集権限： あなたが共有したリンクからページにアクセスしたNotionユーザーによるコンテンツの編集を許可します。
Webで公開をオンにすると、ほかにも以下の設定が表示されます。テンプレートとして複製を許可： ページをほかのNotionユーザーが自分のワークスペースに複製して編集することを禁止する場合、オフにしてください。これはデフォルトではオンになっています。ネット検索を許可（有料プランのみ）： Googleなどの検索エンジンの検索結果にページを表示させたい場合、オンにしてください。これはデフォルトではオフになっています。
ウェブ公開用リンクをコピーをクリックすると、そのページのURLをコピーして共有できます。ページのURLを知っている人だけが、そのページにアクセスできます。
Notionの共有オプションは詳細な設定が可能です。すべての個人やグループに対し、異なるアクセス権限を付与することができます。例えば、こんな場合に便利です。
特定の人たちには編集を許可したいが、その他は参照のみとしたい場合
特定のページを、特定のチームにのみ見えるようにしたい場合
特定のページでコメントの収集だけをしたい場合
備考： ページに招待されたユーザーは、デフォルトで、その子ページにも自動的にアクセスできるようになります。ただし、子ページへのアクセスを制限したり拡大したりすることもできます。
権限の編集方法
ページにユーザーを招待した時や 共有 をクリックしたときに、対象のユーザーやグループの右側のドロップダウンメニューからアクセス権限を選択できます。権限には、 フルアクセス権限 、 編集権限 、 コメント権限 、 読み取り権限 があります。
フルアクセス権限： ページのすべてのコンテンツの編集ができ、このガイドに記載のすべての方法で誰とでもページの共有ができます。編集権限： ページの編集は可能ですが、ページの共有はできません。コンテンツ編集権限： この権限レベルはデータベースページだけにあります。データベース内でのページ作成および編集、ページのプロパティ値の編集が可能です。ただし、データベースの構造やプロパティの設定、ビュー、ソート、フィルターは変更できません。データベースについての詳細はこちら →コメント権限： ページへのコメントは可能ですが、ページの編集はできません。ページを共有することもできません。読み取り権限： ページの閲覧は可能ですが、コメントや編集はできません。ページを共有することもできません。
子ページにおける権限の制限・拡張・復元方法
デフォルトでは、ページにネストされたページ（子ページ）はそのページをネストしているページ（親ページ）の権限を継承します。ですが、子ページにおいては必要に応じて親から継承した権限より上位または下位の権限を設定することも可能です。
例： 以下のスクリーンショットでは、Acme Inc.という会社の全員がエンジニアリングWikiとその子ページに対するコメント権限を持っています。Fig は編集や共有を行うことができる唯一のメンバーです。
「エンジニアリングガイドライン」のような子ページでは権限を拡張して、メンバーやゲスト、権限グループ、ワークスペース全体に対して
コメント権限より上位の権限を付与するケースが考えられます。この例では、権限レベルのドロップダウンでコメント権限またはフルアクセス権限を付与します。「エンジニアリングガイドライン」のアクセス権はデフォルトでは「エンジニアリングWiki」で設定された権限を継承しますが、それを上書きすることが可能ということです。
子ページでは、メンバーやゲスト、権限グループ、ワークスペース全体の権限を 制限 してコメントや閲覧を不可にすることができます。この例では、権限レベルドロップダウンメニューから
コメント権限またはアクセス不可を選択します。Acme Inc. の全員のアクセスを削除すると、「バックエンド」の子ページを閲覧・編集できるのはFigとLaurenのみになります。一種の隠しページですね 🔮
子ページの権限を制限すると、
共有メニューの上部に復元ボタンが表示されるようになります。親ページから継承したデフォルトの権限に復元したい場合に利用ください。
ヒント： 子ページを隠しページにしたい場合は、そのページを見せたくないユーザーやグループの権限レベルを アクセス不可 に設定します。
共有を取り消す
フルアクセス権限を持っているページでは、ほかのユーザーへのページの共有をいつでも取りやめることができます。
一番早い方法は、対象ページをサイドバーの
ワークスペースセクションやシェアセクションからプライベートセクションへ移動することです。そうすると他のユーザーはアクセスできなくなりますので、問題ないかを確認の上、実行するようにしてください。また、ページ右上の
共有をクリックし、ワークスペースや個人、グループ、Web公開などのアクセス権限を削除する方法があります。対象の横のドロップダウンから削除を選択します。ゲストに対して共有を停止する場合は、対象ページ右上の
共有をクリックし、対象者の横のドロップダウンから削除を選択します。または設定メニューのゲスト一覧を下にスクロールして対象ゲストを見つけ、名前の右側のドロップダウンをクリックして削除をクリックすることでも可能です。
備考： ページへのアクセス権限を持っていないユーザーのワークスペースには、そのページは表示されません。あなたのサイドバーには表示されていても、その人たちのサイドバーには表示されていません。
ページ上部のバーに表示されるアバター/プロフィール写真で、誰がそのページにアクセスできるのかを確認できます。
その人がページを見ていないときは、アバターは薄く表示されます。
その人がページ上にいるときは、アバターが濃く表示されます。
アバターにカーソルを合わせると、そのユーザーの名前、メールアドレス、最後にページを訪れたタイミングを見ることができます。
濃く表示されているアバターをクリックすると、ページ内でそのユーザーが閲覧したり入力したりしている場所までジャンプします。
複数人が同じページ上で同じ時に作業していると、他の人が確認もしくは編集しているブロックの横にリアルタイムでアバターが表示されます。
ページ右上の
•••をクリックして表示されるメニューの最下部で、ページの最終編集者と最終編集日時を確認できます。
ページへのアクセス権限がない場合は、ページ名ではなく アクセス不可 と表示されます。
クリックすると、メッセージを残してページへのアクセスをリクエストできるメニューが表示されます。
リクエストすると、ページへのフルアクセス権限レベルを持つユーザーに通知が届きます。そのユーザーはアクセスリクエストを承認または却下できます。
エンタープライズプランのサブスクリプションをご契約の場合、ワークスペースオーナーはセキュリティ設定によりコンテンツの共有を禁止することができます。エンタープライズプランの詳細については、セールスにお問い合わせください。
左側サイドバーの上部にある
設定を開きます。ポップアップ画面のサイドバーにある
設定をクリックします。セキュリティと認証セクションまで下にスクロールすると、次の切り替えスイッチがあります。
よくあるご質問（FAQ）
ワークスペースにゲストを追加しようとすると、自動的にメンバーになってしまいました。メンバーにならないようにするにはどうすればよいですか？
「許可されたメールドメイン」の設定がオンになっている可能性があります。この機能が有効になっていると、そのメールドメインを使用するユーザーはワークスペースに自動的にメンバーとして追加されます。左のサイドバーにある「設定」の設定タブでこれを無効にできます。
クライアントとページを共有したいのですが、そのクライアントはNotionを使用していません。
「共有」メニューの「Webで公開」を有効にして、URLを共有することができます。「ネット検索を許可」の設定を無効にしている限り（デフォルトでは常に無効）、正確なURLを知っているユーザーのみがそのページにアクセスできます。Notionアカウントを持っていないユーザーも、そのページの閲覧は可能です。ただし、編集やコメント、データベースの並べ替えやフィルターの利用はできません。
「エクスポート」ボタンがどのメニューにも表示されません。
左のサイドバーにある 設定 内の 設定 タブで エクスポートを無効にする がオンになっている可能性があります。これを変更するには、ワークスペースの管理者である必要があります。また、変更はデスクトップ上で行う必要があります。
一部のユーザーには特定のデータベースビューやプロパティのみを表示するといったように、データベースの各部分のアクセスを制限することはできますか？
残念ながら、データベースへのアクセス許可は、そこまで細かくは設定できません😓 将来的にはサポートしたいと考えております。ご期待ください。
