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共有と権限設定

Sharing & permissions
この記事の内容

Notionは共同作業がしやすいように作られており、あなたの作成したコンテンツを他のメンバーと共有する仕組みがいくつも用意されています。権限レベル も思いのままに設定できます 📣


共有の方法

Notionで作成したページやデータベースをあなたのワークスペースの内外へ共有する方法はいくつかあります。下記にすべての方法の概要を記載します。

共有のメニュー

まず、ページの右上にある共有をクリックすると表示されるメニューについてです。モバイルでは、•••の横にある共有のアイコンをクリックすると同じオプションが表示されます。

  • メニューの各行は、ページを共有できるメンバーやグループを表しています。上記イメージのメニューを例に説明します。

    • Webで公開 オフになっているので、ワークスペースのメンバー以外は閲覧できません。

    • Acme Incの全員 ワークスペースの全メンバーがコメントできます。

    • ada@lovelace.com ページに外部から招待されたゲストユーザーの例です。この人はこのページしか閲覧できません。

    • Fig このページにフルアクセス権限を持つチームメンバーの例です。この人はページを編集したり、他の人をこのページに招待したりできます。

  • 右側のドロップダウンメニューで、対象のアクセス権限を設定できます。

  • リンクをコピーで対象ページのURLがクリップボードへコピーされ、誰にでも共有できます。ただし、アクセスできるのはアクセス権をもったユーザーのみです。

  • ユーザーを追加するからメールアドレスを追加すると、ワークスペースの内部または外部のユーザーをそのページに招待できます。

    • 外部のユーザーはゲストとして追加されます。

    • ゲストやワークスペースのメンバーには、ドロップダウンメニューからアクセス権限を設定できます。

チームで共有する

職場の同僚や友人など、Notion上で共同作業したい人をワークスペースにメンバーとして追加するとことができます(チームプランおよびエンタープライズプランでのみ可)。下記の方法で、共同作業したい他のメンバーとNotionページを共有してください。

  • サイドバーのワークスペースセクションにあるすべてのページは、すべてのワークスペースのメンバーと共有されています。

  • サイドバーのシェアセクションもしくはプライベートセクションにあるページをワークスペースセクションにドラッグアンドドロップで移動することでも共有できます。

  • 共有メニューで [ワークスペース名]の全員をオンにすることで、ワークスペース内のすべてのメンバーに対してドロップダウンで設定したアクセス権限を付与することができます。

個別のチームメイトと共有する

マネージャーにだけ打ち合わせの資料を共有したり、プロジェクトメンバーにだけメモを共有するなど、ワークスペース内の限られたメンバーにだけページを共有したい場合はこの設定をしてください。

  • 特定のメンバーにだけ共有したいプライベートページの右上の共有をクリックします。

  • ユーザーを追加するをクリックし、メンバーのメールアドレスを入力します。対象者に付与するアクセス権限を招待画面右側のドロップダウンから設定します。

  • ワークスペースの全体ではなく、一部のメンバーに共有したページは、サイドバーのシェアセクションに表示されます。ワークスペースセクションにドラッグするとワークスペース全体へ共有されます。

  • シェアセクションに7つ以上のページがある場合、サイドバーで常時表示するページを選択することが可能になります。

ヒント:シェアセクションで「すべて表示」をクリックすると表示されるメニューでは、共有したページの検索ができます。検索結果は関連度や最終更新日の順に表示され、そこからページのリンクをコピーすることも可能です。

グループで共有する

よく使われるグループ(例:開発チーム、カスタマーサポートなど)への共有を簡単にするために、メンバーグループを作成してグループ単位でアクセス権限を設定することができます。

グループに対する共有の手順は以下の通りです。

  • 設定を開くと、すべてのメンバーとゲストの一覧が表示されます。一覧の上部にあるグループをクリックします。

  • グループを作成するをクリックし、名前を入力してメンバーを追加します。

  • 特定のグループとページを共有するには、ページ右上の共有からユーザーを追加するをクリックし、ポップアップ画面で対象のグループを選択します。

ヒント: [ワークスペース名]の全員では、ワークスペース全員に対して最低限のアクセス権限が設定されます。上位の権限を付与するには、読み取り権限またはコメント権限に設定できます。

外部のユーザーと共有する

外部のメンバーをゲストとしてワークスペースへ招待できます。例えば、外部の委託先メンバーへNotionページを共有したいケースや、もしくはあなたが委託先の場合は雇い主のクライアントに対してページを共有するケースを想定してみましょう。

ゲストに対する共有の手順は以下の通りです。

  • 外部と共有したいNotionページの右上で共有をクリックします。

  • ユーザーを追加するボタンをクリックし、対象者のメールアドレスを入力します。ドロップダウンメニューからアクセス権限を設定します。

  • 招待された方のメールアドレスに対象ページのリンクが届き、設定された権限に応じて閲覧や編集ができるようになります。

  • ゲストと権限を付与したページの一覧は、設定メンバーにあるゲストタブで確認できます。

  • 同じ画面で、ワークスペースからのゲストの削除やアクセス権限の変更、ゲストからメンバーへの変更もできます。

ウェブ上に公開する

Webで公開をオンにすることで、NotionページをWeb上で閲覧可能なサイトとして公開し、Notionを使っていない方々へもコンテンツを共有することができます。リンクを知っていれば誰でも閲覧可能です。

ページをWebで公開する手順は以下の通りです。

  • Webで公開したいページの右上の共有をクリックします。

  • デフォルトでは、Webで公開の横の権限はアクセス不可になっています。

  • Web上にページを公開するには、アクセス権限を以下のいずれかに変更してください。

    • 読み取り権限:ページはWeb上で公開されますが、ほかのNotionユーザーによる編集やコメントは許可しません。

    • コメント権限:ページにアクセスしたNotionユーザーによるコメントを許可します。

    • 編集権限:ページにアクセスしたNotionユーザーによるコンテンツの編集を許可します。

  • Webで公開をオンにすると、ほかにも以下の設定が可能になります。

    • テンプレートとして複製を許可これはデフォルトではオンになっていますが、ページをほかのNotionユーザーが複製利用できないようにする場合、オフにしてください。

    • ネット検索を許可(有料プランのみ):これはデフォルトではオフになっていますが、Googleなどの検索エンジンの検索結果にページを表示させたい場合、オンにしてください。

  • リンクをコピーをクリックすると、そのページのURLがコピーできます。

  • ページのURLを知っている人だけが、そのページにアクセスできます。

権限レベル

Notionの共有オプションは詳細な設定が可能です。すべての個人やグループに対し、異なるアクセス権限を付与することができます。例えば、こんな場合に便利です。

  • 特定の人たちは編集を許可したいが、その他は参照のみとしたい場合

  • 特定のページを、特定のチームにのみ見えるようにしたい場合

  • 特定のページでコメントの収集だけをしたい場合

備考:ページへの権限を付与した場合、そのページの配下にあるすべてのサブページへのアクセス権も同様に付与されます。ただし、個別のサブページにおいてアクセス権を制限したり、逆に上位のアクセス権を付与したりすることも可能です。

権限の編集方法

ページへのユーザー招待時や共有をクリックした際、対象のユーザーやグループの右側のドロップダウンメニューからアクセス権限を確認できます。権限には、フルアクセス権限編集権限コメント権限読み取り権限があります。

  • フルアクセス権限:ページのすべてのコンテンツの編集ができ、このガイドに記載のすべての方法で誰とでもページの共有ができます。

  • 編集権限:ページの編集やページへのコメントは可能ですが、ページの共有はできません。

  • コメント権限:ページへのコメントは可能ですが、ページの編集や共有はできません。

  • 読み取り権限:ページの閲覧は可能ですが、編集やコメント、共有はできません。

サブページにおける権限の制限・拡張・復元方法

デフォルトでは、ページにネストされたページ(サブページ)は親ページの権限を継承します。ですが、サブページにおいては必要に応じて親から継承した権限より上位または下位の権限を設定することも可能です。

:以下のスクリーンショットでは、Acme Incの全員がエンジニアリングWikiとそのサブページに対するコメント権限を持っています。Figは編集や共有を行うことができる唯一のメンバーです。

  • 「エンジニアリングガイドライン」のようなサブページでは、追加のメンバーやゲスト、グループに対して上位の権限を付与したり、またはワークスペース全体に対してコメント権限より上位の権限を付与したりするケースが考えられます。この場合、コメント権限またはフルアクセス権限を付与します。

    • 「エンジニアリングガイドライン」のアクセス権はデフォルトでは「エンジニアリングWiki」で設定された権限を継承しますが、それを上書きすることが可能ということです。

  • サブページでは、ユーザーの権限を制限してコメントや閲覧を付加にすることができます。この場合、ドロップダウンメニューからコメント権限または削除を選択します。

  • Acme Incの全員のアクセス権限を削除すると、「バックエンド」のサブページを閲覧・編集できるのはBackend engineersグループおよびほかのフルアクセス権限を持つメンバーのみになります。一種の隠しページですね 🔮

  • サブページの権限を制限すると、共有メニューの上部に復元するボタンが表示されるようになります。親ページから継承した元の権限を復元したい場合に利用ください。

ヒント:サブページを隠しページにしたい場合は、開示対象の特定のユーザーやグループ以外の権限をアクセス不可に設定します。

共有をやめる

フルアクセス権限を持っているページでは、ほかのユーザーへのページの共有をいつでも取りやめることができます。

  • 一番早い方法は、対象ページをサイドバーのワークスペースセクションやシェアセクションからプライベートセクションへ移動することです。実行すると他のユーザーはアクセスできなくなりますので、問題ないかを確認の上、実行するようにしてください。

  • また、ページ右上の共有をクリックし、ワークスペースや個人、グループ、Web公開などのアクセス権限を削除する方法があります。対象の横のドロップダウンから削除を選択します。

  • ゲスト向の場合は共有をクリックし、対象者の横のドロップダウンから削除を選択します。もしくは設定で対象ゲストの名前の右側のドロップダウンをクリックし、削除ボタンをクリックすることでも可能です。

備考:サイドバーには、そのユーザーがアクセス権を持っているページ以外は表示されません。

ページにアクセスできる人を確認する

ページ上部のバーに表示されるアバター/プロフィール写真で、誰がそのページにアクセスできるのかを確認できます。

  • その人がページを見ていないときは、アバターは薄く表示されます。

  • その人がページ上にいるときは、アバターが濃く表示されます。

  • アバターの上にポインタを乗せると、名前、メールアドレス、最後にページを訪れたタイミングを見ることができます。

  • アバターをクリックすると、ページ内でそのユーザーがいる場所までジャンプします。

  • 複数人が同じページ上で同じ時に作業していると、他の人が確認もしくは編集しているブロックの横にリアルタイムでアバターが表示されます。

  • ページ右上の•••をクリックして表示されるメニューの最下部で、ページの最終編集者および最終編集日時を確認できます。

共有に関するセキュリティ設定

エンタープライズプランをご契約の場合、ワークスペースの管理者はセキュリティ設定によりコンテンツの共有を禁止することができます。エンタープライズプランについて詳しくはセールスにお問い合わせください。

  • サイドバー上部の設定を開きます。

  • ポップアップ画面でワークスペースの設定メニューを開きます。

  • セキュリティと認証で各種設定を行います。


よくあるご質問(FAQ)

ワークスペースにゲストを追加しようとしているのですが、自動的にメンバーになってしまいます。どうすればよいですか?

「許可されているメール」の設定がオンになっている可能性があります。この機能が有効になっていると、そのメールドメインを使用するユーザーはワークスペースに自動的にメンバーとして追加されます。左のサイドバーにある「設定」の設定タブでこれを無効にできます。

クライアントとページを共有したいのですが、そのクライアントはNotionを使用していません。

「共有」メニューの「ウェブで公開」を有効にして、URLを共有することができます。「ネット検索を許可」の設定を無効にしている限り(デフォルトでは常に無効)、正確なURLを知っているユーザーのみがそのページにアクセスできます。Notionアカウントを持っていないユーザーも、そのページを閲覧できます。ただし、編集やコメント、データベースの並べ替えやフィルターの利用はできません。

「エクスポート」ボタンがどのメニューにも表示されません。

左のサイドバーにある設定内のワークスペース設定タブのエクスポートを無効にするがオンになっている可能性があります。これを変更するには、ワークスペースの管理者である必要があります。また、変更はデスクトップ上で行う必要があります。

一部のユーザーには、ある特定のデータベースビューやプロパティを表示し、それ以外にはしないというように、データベースの各部分のアクセスを制限することはできますか?

残念ながら、データベースへのアクセス許可は、そこまで細かくは設定できません 😓 将来的にはサポートしたいと考えております。ご期待ください。

さらにご質問がある場合は、メッセージを送信してください。

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