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データベースの基本

Intro to databases
この記事の内容

Notionのデータベースは、ページの集合体です。この記事では、データベースの基本的な構造と、メニューやオプション、データベースページの編集について解説します🗃


Notionのデータベースは、他のソフトウェアで作成できるスプレッドシートやデータベースとは以下の3つの点で異なっています。

  1. すべてのアイテムが独自の編集可能なページ: データベースに入力されたアイテムはすべて、独自のNotionページとして開くことができ、好きなだけ情報を階層化できます。詳しくは後ほど解説します。

  2. カスタマイズ可能なプロパティ: プロパティを追加して、日付、ユーザー、テキスト、リンクなどの情報でデータベースアイテムを説明、ラベル付け、拡張することができます。データベースプロパティについて詳しくはこちら→

  3. 切り替え可能な複数のレイアウト: データの形はテーブルだけに留まりません。まったく同じデータベースをもとに、ボード、リスト、カレンダー、ギャラリー、タイムラインなど、最も適した方法で情報を表示できます。ビュー、フィルター、ソートについて詳しくはこちら→

フルページのデータベースには、どれも同じメニューとオプションが用意されています。以下に簡単に説明します。

  1. ビュー: データベースの様々なビューを編集し、切り替えます。

  2. +ビューを追加ボタン: 独自のレイアウト、フィルター、ソートを持つ新しいビューをデータベースに追加します。

  3. フィルターメニュー: プロパティ値に基づいてフィルターを適用します。フィルターはデフォルトでは自分だけに表示されますが、必要に応じて共有チーム全体のビューとして保存できます。

  4. 並べ替えメニュー: プロパティ値でデータを並べ替えます。フィルターと同様にデフォルトでは自分だけに表示されますが、チーム全体にも適用できます。

  5. データベース検索: データベースアイテムの名前やプロパティなどのキーワードを入力すると、データベースが、それに適合するアイテムのみを表示します。

  6. •••メニュー: データベースの右上にあり、ビューのレイアウト、グループ化、プロパティなどを編集できます。

  7. 新規ボタン: これをクリックすると、データベースに新規アイテムが追加され、直ちにページとして開きます。このボタンの右にある下矢印をクリックすると、設定済みのデータベーステンプレートにアクセスできます。

Notionでデータベースを作成する方法はいくつかあります。

  • ワークスペースで新しいページを作成し、その後、その空のページにグレーで表示されているメニューから、お好きなデータベースレイアウトを選びます。

  • 既存のページ内にデータベースページを作成するには、/とその後に希望するデータベースレイアウトを入力します(テーブル、ボードなど)。フルページバージョンを選択してください。

  • ページのインラインにデータベースを作成するには、/とその後に希望するデータベースレイアウトを入力します。インラインバージョンを選択してください。

テーブル内の行でも、ボードやカレンダー上のカードでも、データベース内のすべてのアイテムは独自のNotionページであるため、その他のページと同様に作成、編集、コンテンツのネストが可能です。

ページとしてデータベースアイテムを開く方法は以下の通りです。

  • テーブルでは最初の列にカーソルを当て、表示される⤢ 開くボタンをクリックします。

  • リストではアイテムのタイトルをクリックするだけです。

  • ボード、カレンダー、ギャラリーではカード上の任意の場所をクリックします。

  • ページは常にプレビューモードで開きます。フルページモードで表示するには、左上の⤢ ページとして開くをクリックします。

  • このページではすべてのデータベースプロパティが上部に表示されます。各行が名前、種類、値を持つ1つのプロパティです。値をクリックすると編集できます。

    • カーソルを当てると各プロパティの左に表示される⋮⋮をクリックすると、上下にドラッグしたり、プロパティの種類の変更やプロパティ名の変更、複製削除ができます。

  • プロパティの下には自由なぺージスペースがあり、サブページやインラインデータベースなど、あらゆる種類のコンテンツブロックを追加できます。

  • データベースアイテムはページのため、データベースにドラッグした他の種類のコンテンツ(箇条書きやToDoアイテムなど)も、自動的にページに変わります。

データベースページのカスタマイズ

Notionデータベースのページの上部セクションには、以下を含めることができます。

  1. プロパティは、プロジェクトオーナー、期限、タグなど、閲覧しているページに関するデータを提供します。

  2. コメントは、自分とチームメイトとのやり取りを記録します。これを使用して、お互いに@メンションでタグ付けしたり、ページの内容について質問したり、フィードバックを提供したりできます。

  3. バックリンクは、現在のページにリンクしているすべてのページを表示するので、それらのページ間を簡単に移動できます。

Notionのその他すべての要素と同様に、これらの表示もカスタマイズできます。各オプションへのアクセス方法は次の通りです。

  • Notionのデータベースページの右上にある•••をクリックし、ページをカスタマイズを選択します。

  • 以下のウィンドウがポップアップ表示されます。

プロパティについては、このメニューを使用して、ページの上部に表示させたい項目と表示方法を以下から選択します。

  • 常に表示する: 何も変わりません。引き続きプロパティフィールドが表示されます。

  • 未入力時は非表示にする: 値が入力されていない場合は、ページ上部にプロパティフィールドが表示されません。

  • 常に非表示にする: プロパティフィールドは、ページ上部に表示されません。

データベースページ上部の各プロパティの左にある⋮⋮アイコンをクリックすると、ページをカスタマイズメニューにアクセスできます。この⋮⋮アイコンは、クリックして上下にドラッグすることで、ページ内のプロパティの表示順を変更できます。

ヒント: 数多くのプロパティを持つデータベースを使用している場合、この方法ならページ構成を最適に保つことができ、目的のコンテンツにたどり着くために何度もスクロールする必要がなくなります。

備考: プロパティを非表示にすると、リスト下部の1つのメニューアイテムに集約されます。これをクリックすることで、非表示のプロパティを簡単に表示できます。

バックリンクの表示については、以下から選択できます。

  • 常に表示: 現在のページにリンクしているすべてのページを一覧で表示します。

  • クリックして展開: すべてのページを表示したくない場合は、バックリンクの数だけを表示できます。クリックすると、すべてのページを表示するポップアップが開きます。

  • 非表示: すべてのバックリンクを完全に非表示にします。

コメントの表示については、以下から選択できます。

  • 常に表示: ページ上部に全コメントを表示します。

  • 非表示: ページ上部のコメントを隠して、ミニマルに表示します。

Notionのデータベースには、2種類の形式があります。フルページ形式と、非構造化データを含む別のページ上でのインライン形式(文章が書かれたドキュメント内のテーブルなど)です。

フルページデータベース

  • フルページデータベースを作成するには、ワークスペースで新規ページを作成し、グレーで表示されているメニューからデータベースレイアウトを選びます。

  • または/の後に希望するデータベースの種類(ボード、リストなど)、そしてフルと入力します。

  • フルページデータベースは、通常のページと同じようにサイドバーに表示されます。

  • 他のユーザーがプロパティや値のオプションを変更できないように、フルページデータベースをロックできます。•••アイコンのデータベースをロックをオンにしてください。

  • フルページデータベースをインラインデータベースに変えるには、データベースをサイドバーの別のページ内にドラッグすると、まずはサブページに変換されます。

  • その後、対象のページに移動してサブページ化されたデータベースの左側の⋮⋮アイコンをクリックし、ドロップダウンメニューのインラインに変換を選択すると、インラインデータベースに変わります。

インラインデータベース

インラインデータベースは、他の種類のコンテンツと共存できます。最も人気のある使い方はドキュメント内に組み込む方法です。

  • インラインデータベースを作成するには、/の後に希望するデータベースの種類、そしてインラインと入力します。

  • カーソルを当てるまで、データベースの操作メニューは非表示になっています。

  • 右上にあるをクリックすると、インラインデータベースをフルページ表示にできます。

  • ⋮⋮をクリックしたまま、最上位ページとしてサイドバーにドラッグすると、インラインデータベースをフルページデータベースに変換できます。

  • プロパティフィルター並べ替えのメニューは、データベース右上の•••アイコン内にしまい込まれています。

  • カーソルを当てると左に表示される⋮⋮アイコンをクリックすると、インラインデータベースを削除複製、移動のほか、そのデータベースへのリンクをコピーできます。

  • インラインデータベースは、サイドバー内のページのサブページとして表示されます。

共有ワークスペースでデータベースを使用している時に、誤って編集して他のチームメイトに影響を与えることを防ぐ機能がNotionには備わっています。

「コンテンツ編集権限」レベル

データベース右上の共有メニューをクリックすると、ユーザー全員が表示され、そのアクセス権限を編集することができます。共有と権限管理について詳しくはこちら→

コンテンツ編集権限レベルはデータベースページのみにあり、この権限を設定したユーザーには以下の操作が許可されます。

  • データベース内のページの作成、編集、削除

  • それらのページのプロパティ値の編集

データベース内でコンテンツ編集権限を持つユーザーは、以下の操作はできません

  • データベースプロパティの追加、編集、削除

  • ビューの追加、編集、削除

  • フィルターや並べ替えの条件変更

  • データベースのロックやロック解除

備考:コンテンツ編集権限を持つユーザーは、リンクドデータベースの作成に加え、そのリンクドデータベースでのビューの編集、並べ替え、フィルターの設定ができます。リンクドデータベースについて詳しくはこちら→

データベースのロック

Notionの画面右上にある•••メニューにこのオプションがあります。オンにすると、データベースのプロパティとビューを変更できなくなります。そのデータベース内のデータは、引き続き編集できます。

編集権限を持つユーザーは、データベースのロックのオンとオフをいつでも切り替えることができます。これは、多くのユーザーが変更できるデータベースが誤って編集されないようにする簡単な予防措置として役立ちます。


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データベースのプロパティ

データベースアイテムにプロパティを追加して、期限やタスクの担当者、関連URL、最終更新日時など、あらゆる種類のコンテキストを与えることができます。追加したプロパティを使用したデータの絞り込み、並べ替え、検索も可能です 🧩