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データベースの基本

この記事の内容

Notionのデータベースは、ページの集合体です。この記事では、データベースの基本的な構造と、メニューやオプション、データベースページの編集について解説します 🗃


Notionのデータベースには、従来のスプレッドシートや他のデータベースと異なる特徴が3つあります。

  1. データベース項目はページである
    データベースに入力した項目はすべて、独立したNotionページとして開くことができます。これにより、入り組んだ情報も好きなように追加することができます。詳細は以下で説明します。

  2. プロパティはカスタマイズ可能
    日付やユーザー、テキスト、リンクなどのプロパティを追加することで、データベースのアイテムを文脈に合わせてラベル付けし、より多くの情報を付加することができます。データベースプロパティの詳細はこちら→

  3. 複数のビューを切り替え可能
    データはテーブルに入れて終わりではありません。同一のデータをもとに、ボードやリスト、カレンダー、ギャラリー、タイムラインなど、情報の用途に合わせて自在にビューを作成できます。ビューや絞り込み・並べ替えについて詳しくはこちら→

データベースを作成する

Notionでデータベースを作成するにはいくつかの方法があります。

  • ワークスペースに新しいページを作成し、ページ本文にグレーの文字で表示されているメニューからお好みのデータベースを選択します。

  • 既存のページ内で/に続けてデータベースの種別(table、boardなど)を入力し、フルページのデータベースを選択します。

  • 既存のページ内で/に続けてデータベースの種別(table、boardなど)を入力し、インラインのデータベースを選択します。

フルページ vs. インライン

Notionのデータベースは2種類のフォーマットで作成することができます。1つはフルページデータベース、もう1つがページの一部として他のコンテンツと並べて表示できる(文章の途中で表を挿入するなど)インラインデータベースです。

フルページデータベース

  • フルページデータベースを作成するには、ワークスペースに新しいページを作成し、グレーの文字で表示されるメニューからデータベースを選択します。

  • または/+作成したいデータベースの種類(board、list、等)でフルページのタイプを選択することでも作成可能です。

  • フルページデータベースは、サイドバー内で他のページと同様に表示されます。

  • フルページデータベースの右上にある•••アイコンからデータベースをロックをオンに設定すれば、他のユーザが意図せずデータベースのプロパティやオプション設定を変更するのを防ぐことができます。

  • フルページデータベースをインラインに変更するには、まずサイドバーで他のページの配下にドラッグアンドドロップします。これにより、データベースが移動先でサブページに変換されます。

  • 次に移動先のページを開き、サブページになったデータベースの⋮⋮アイコンをクリックしてインラインに変換メニューをクリックすると、その場所でインラインデータベースに変換されます。

インラインデータベース

インラインデータベースは他のコンテンツと並列でページ内に表示させることができます。文章の途中で表を挿入したい場合などに便利です。

  • インラインデータベースを作成するには、作成したい場所で/+作成したいデータベースの種類(board、list、等)を入力し、インラインのタイプを選択します。

  • インラインデータベースのコントロールメニューは、ポインタをデータベースの上に合わせていない時は非表示になっています。

  • インラインデータベースは、右上のをクリックすればフルページで表示させることも可能です。

  • インラインデータベースをフルページに変換するには、左側の⋮⋮をつかんでサイドバーのトップレベルページと同じ階層に配置します。

  • プロパティフィルター並べ替えメニューはデータベース右上の ••• アイコンに集約されています。

  • インラインデータベースは、左側の⋮⋮をクリックすると表示されるメニューから削除複製、ほかのページへの移動や、データベースのリンクのコピーができます。

  • インラインデータベースは、サイドバーではサブページとして表示されます。

メニューとオプション

すべてのフルページデータベースには、共通のメニューとオプションが装備されています。以下に概要を記載します。

  • ビューメニュー: データベースの左上にあり、ビューの追加や切替、編集ができます。

  • プロパティメニュー:データベースの右上にあり、プロパティの追加、編集、表示・非表示の切替ができます。

    • ボードとギャラリーの場合は、このメニューからカードサイズ(大・中・小) とカードプレビュー(カードにどの画像を表示させたいか)の設定が可能です。

    • カードに画像を表示させる場合、画像を表示枠のサイズに合わせるをオンにすると画像全体をカードの枠内に収めることができます。オフの場合は、画像はカードサイズに応じて表示可能な範囲のみが表示されます。

    • カードがあるビューで名前の表示をオフにすると、カードのタイトルを非表示にして画像のみを表示させることができます。

    • カードプレビューでの画像表示方法の詳細はこちら

  • フィルター並べ替えメニュー:条件を設定してデータの表示を変えることができます。設定する条件の数に上限はありません。設定した条件は、これらのメニュー内で表示されている順番に応じて適用されます。

  • 検索:データベースのアイテム名や各プロパティの値などで検索すると、検索結果がデータベースに即時反映され、検索キーワードに合致するアイテムのみが表示されます。

  • •••:データベースの右上にあり、特定のビューのリンクをコピーしたり、データベースの最終更新日・最終更新者を確認したりできます。

    • 右端で折り返すをオンにすると、セル内のテキストを複数行で表示させることができます。

  • 新規ボタン:クリックするとデータベースに新しいアイテムが追加され、即座にそのアイテムがページとして開きます。右側の下向きの矢印をクリックすると、データベーステンプレートを選択するメニューが開きます。

  • データベースをロック:このオプションはNotion画面の右上の•••メニューに含まれており、オンに設定するとデータベースのプロパティやビューの設定を意図しない変更から保護することができます。データベースをロックしても値の編集は可能です。🔒

  • グループ化:ボードのみにあるメニューで、カードをどのプロパティの値に応じてグルーピングするかを指定できます。

  • 表示基準日:タイムラインのみにあるメニューです。データベースに2つ以上の日付プロパティがある場合、どれを基準にタイムラインを表示するかを指定できます。

  • カレンダーメニュー:データベースに日付形式のプロパティが複数ある場合、カレンダーの上部に

    表示基準日[プロパティ名]というメニューが表示されます。どのプロパティの日付を基準にアイテムをカレンダーに表示するかを、このメニューから切り替えることができます。

    • 日付形式のプロパティに値が入っていないアイテムがある場合、データベース上部に日付なし(件数)という表示が出ます。

データベースの説明

フルページデータベースの場合、タイトルの下に説明文を追加することができます。データベースの解説や使い方の説明などに活用できます。

  • データベースのタイトルににポインタを合わせて説明を追加をクリックすると、カーソルが表示されて説明文を追加できるようになります。

  • 説明文を追加した後で非表示にしたい場合、タイトルにポインタを合わせて説明を非表示をクリックします。そうするとタイトルの右側に丸いiのマークが表示されます。

  • 非表示にした説明文を再度表示させる場合、丸いiのマークをクリックするか、またはタイトルにポインタを合わせて説明を表示をクリックします。

ページとして開く・編集する

データベース内のすべてのアイテムは、テーブルの行であれボードやカレンダーのカードであれ、それぞれが1つのNotionページであり、他のページと同様にコンテンツを持たせたりページをネストさせたりすることができます。

データベースアイテムをページとして開く方法は以下の通りです。

  • テーブルの場合は、開きたいアイテムの行でタイトル列のセルにポインタを合わせ、⤢ 開くボタンをクリックします。

  • リストの場合は、アイテムのタイトル部分をクリックします。

  • ボード・カレンダー・ギャラリーの場合は、カードをクリックします。

  • アイテムをページとして開くと、常にプレビューモードで開きます。全画面表示させたい場合は、プレビュー左上の⤢ ページとして開くをクリックします。

  • ページとして開いたアイテムには、データベースの全プロパティがページ上部に表示されるようになっています。ここでプロパティの値を編集することも可能です。

    • 各プロパティの左側の⋮⋮をつかんでドラッグして表示順を変更したり、プロパティの種類の変更、プロパティ名の変更や、プロパティを複製削除することができます。

  • プロパティの下の部分が通常のページと同様のスペースになっており、コンテンツブロックやサブページ、インラインデータベースなどお好きなコンテンツを追加いただけます。

  • データベースアイテムはそれぞれがページであるため、箇条書きやチェックボックスなど他の種類のコンテンツをデータベース上にドラッグすると、すべて自動的に新しいデータベースアイテム、つまりページに変換されます。

データベースページのカスタマイズ

データベースアイテムを開いたページの上部には、以下の項目が表示されます。

  1. プロパティ:閲覧中のデータベースアイテムに関する情報を提供します。(例:プロジェクトオーナー、対応期限、タグ、など)

  2. コメント:チームメイトとコミュニケーションできます。ユーザーのメンションや質疑応答、フィードバックなどにお使いください。

  3. バックリンク:現在開いているページへのリンクが張られているページの一覧です。バックリンクからリンク元ページを開くこともできます。

ほかのNotionページと同様に、表示内容をカスタマイズすることも可能です。設定方法は以下の通りです。

  • Notionデータベースページの右上にある•••をクリックし、ページをカスタマイズを選択します。

  • すると、このウィンドウがポップアップします。

プロパティは上下に並べ替えることで、データベースページ上部での表示順を変更することができます。また、表示方法を以下のいずれかから選択できます。

  • 常に表示する:特に何も変わりません。そのプロパティは常に表示されたままとなります。

  • 未入力時は非表示にする:プロパティに値が入っていない場合、ページ上部にはそのプロパティが表示されなくなります。

  • 常に非表示にする:そのプロパティはページ上部には表示されなくなります。

  • ページをカスタマイズメニューには、データベースページ上部のプロパティ横に表示される⋮⋮アイコンからもアクセスできます。

  • ページをカスタマイズメニューで各プロパティの左に表示される⋮⋮アイコンは、ドラッグアンドドロップすることでページ上でのプロパティの表示順序を変更することができます。

ヒント:プロパティが多いデータベースの場合は、データベースページを開いた際にコンテンツ本体まで行くために大幅にスクロールしなくても済むよう、必要なプロパティのみを画面上部に表示するのがおすすめです。

備考:非表示にしたプロパティは一覧の最下部に集約され、クリックすると全件表示させることができます。

バックリンクについては、以下のいずれかを選択できます。

  • 常に表示:閲覧中のページへのリンクを張っているページの一覧が常に表示されます。

  • 非表示:バックリンクは一切表示されません。

  • クリックして展開:リンク元ページの数だけが常に表示され、クリックすることでリンク元ページの一覧が表示されます。

ページコメントについては、以下のいずれかを選択できます。

  • 常に表示:ページ上部に全コメントが常に表示されます。

  • 非表示:ページコメントが最低限の表示のみになります。


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Database properties

Add properties to your database items to give them all kinds of context — due dates, task owners, relevant URLs, last edited timestamps, etc. Then use these properties to filter, sort, and search your data 🧩