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Notionの共有設定を学ぶ

Notionのページを共有する際、その設定はチームによって異なります。会社全体でページ共有をする場合でも、外部パートナーと共有する場合でも、Notionがあれば便利です。

約 6分で読めます
Sharing pages hero(JP)
数回クリックするだけでNotionのページを共有できます。
コンテンツ
  • ワークスペースにいる人の基礎知識
  • Notionでページを共有する方法
  • ページの権限設定
  • 共有設定をしチームのコラボレーションを実現

ページを共有することで、円滑なコミュニケーションや部門を超えたチームワークが可能となります。

しかし、ページを共有する方法は、あなた自身やチームのニーズに応じて変化します。また、チームや組織全体でページを共有することも可能です。さらには、外部企業ともページを共有できます。これらは、コラボレーションをする上での基盤となるでしょう。

ここでは、アクセス権限をレベル別に与える方法を説明します。

ワークスペースにいる人の基礎知識

Notionのワークスペースには、3種類の人が存在します。

  1. 管理者 - メンバーの追加、許可グループの作成、高度なセキュリティ設定など、ワークスペースを管理している人です。

  2. メンバー - 管理者でない他の人は、ワークスペースのメンバーとなります。Notionページの作成、共有、編集はできますが、ワークスペースの設定を変更したり、新しいメンバーを追加したりすることはできません(メンバーの追加方法についてはこちら)。

  3. ゲスト - クライアントやベンダーなど、共同作業を行いたい外部の組織の人たちです。ページの閲覧権や編集権を付与されますが、ワークスペース全体にアクセスすることはできません。

権限を管理するには、サイドバーの設定とメンバー メニューを使用します。

管理者は、メンバー タブ内にあるメンバーを追加する をクリックして、名前の検索、またはメールアドレスを入力するかで招待します。または、招待リンク のURLを送信すれば、ワークスペースに新しいメンバーを追加することができます。メンバーを追加したら、名前の横にあるトグルを使って、その人をメンバーにするか管理者にするかを決めましょう。

管理者、メンバー、ゲストについてもっと詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。

Notionでチーム作業を始める簡単な方法の1つは、仕事用のメールアドレスを持っている人がワークスペースに自動的に参加できるようにすることです。

設定 のタブをクリックし、許可されたメールドメイン までスクロールダウンしてください。ここに、メールドメイン(@yourcompany.comなど)を入力すると、このドメインのメールアドレスを持つ人は自動的にアクセスできます。

このドメインを持つ人がNotionにサインインすると、その人はワークスペースに参加できるようになります。ドメイン のセクションでは、ワークスペースのURLをカスタムで作成できます。このURLを、特定のメールドメインを持つ人に共有すれば、ワークスペースに参加してもらえます。

ワークスペース内にグループを作成し、簡単に共有する。

Notionでページを共有する方法

ページの共有は状況に応じて行うことができます。例えば、プロダクトの仕様書をデザイナーに送り、すぐに確認してもらいたい場合。または、新しい手順書へのフィードバックを会社全体にお願いしたい場合に便利です。

いずれにしても、これらのページを共有する方法を知っていれば、適切な人が適切なページを見ることができます。共有メニューを開くと、誰がそのページにアクセスできるのか、どのレベルの権限を持っているのかを確認(そして編集)することができます。

Notionでは、以下のような方法でページを共有することができます。

  • 会社全体で共有する — あるページを、閲覧やコメントしかできない状態にして会社の全員と共有したければ、共有 のドロップダウンから、全員コメント権限 をクリックすれば完了です。または、サイドバーのワークスペース セクションにページをドラッグしても共有できます。

  • ワークスペースのメンバーと共有する - ユーザーを追加する ボックスに人の名前を選択または入力すると、ワークスペースのメンバーとページ共有できます。迅速なコラボレーションや、マネージャーと直属の部下との1対1のミーティングなどに有効です。

  • ゲストとページを共有する - ユーザーを追加する ボックスに、ページを共有したい人のメールアドレスを入力します。この場合の共有相手は、外部パートナーである可能性が高く、1つのページ(または数ページ)にコメントをもらうだけで問題ありません。

  • ページをWeb上に公開する - 誰でもページを閲覧できるようにしたい場合は、Webで公開 に切り替えることでに公開できます。また、ネット検索を許可 をオンにすることで、検索エンジンにページを表示することができます。ページを編集できないように設定しておくことで、Notionを使ってWebサイトを公開することができます。詳しくはこちらのビデオをご覧ください。

  • リンクで送信 - アクセスレベルを設定した上で、内部または外部の人にSlackまたはメールでリンクを送れば、その人はすぐにページに入れいます。

ページの権限設定

ページを共有するだけでなく、ワークスペースのメンバーやゲストなど、人やグループの権限を変更することができます。これにより、ページを共有する際に、ページにアクセスできる人が適切なレベルのアクセス権を持つようになります。

続いて権限の種類について説明します。共有メニューで、名前やグループの横にあるドロップダウンをクリック。そして、完全な編集権限に加えてページ共有ができるフルアクセス権限編集権限コメント権限読み取り権限 の4つから選択できます。

もし、削除 をクリックすれば、その人はページにアクセスできなくなります。

ページをWebに公開する際には、リンクオプションを表示 のドロップダウンをクリックすれば、編集、コメントや読み取り、とレベル設定できます。先述したFAQのページは、Webで公開しつつ誰からも編集できないように設定しましょう。

あなたがエンタープライズのアカウント管理者であれば、コンテンツの共有方法を制限することができます。設定 にあるセキュリティと認証のタブには、メンバーが外部へウェブ公開をできないゲストを追加できないページを他のワークスペースに移動できないコンテンツをエクスポートできないと設定にするためのオン・オフの切り替えが可能です。

ページをサブページと共有する際、以下の点にご注意ください。

共有設定をしチームのコラボレーションを実現

企業は、さまざまな設定をした上で情報を共有しています。ここでは、Notionの共有設定を利用して、チームがより良いコラボレーションを行うための例を紹介します。

  • 福利厚生またはミッション - 会社の全員が閲覧する必要のあるドキュメントについては、全員で共有 できます。そして、人事部長など特定のチームメンバーにだけフルアクセス権限 を与え、それ以外の人には読み取り権限 に設定できます。

  • デザインのドラフトやプロジェクトの仕様書 - デザインチームやエンジニアチーム全体が何かを閲覧したり、コラボレーションする必要がある場合、グループ設定を使って全員と共有できます。これは、エンジニアと開発のような2つのチームが一緒に作業する必要がある場合に便利です。チームごとにグループ設定すれば、一度で共有できます。

  • 少人数で作業するドキュメント - マネージャーとチームメンバーの1対1のデータベースなど、誰か1人とだけ共同作業をする場合、その人と個別にページを共有できます。まずはサイドバーの「プライベート」のセクション上でページを作成。その後、ユーザーを追加する に個人の名前を入力すれば、共有できます。

  • クライアントにフィードバックを依頼 - クライアントと仕事をする代理店は、試作品や提案書を共有し、フィードバックをクライアントに依頼する場合があります。その際は、メールアドレスを入力してゲストとしてページに招待し、コメント権限を与えましょう。

  • 自社のFAQやヘルプ - FAQやヘルプなど、大勢の人に向けて発信したい情報は、Web公開できます。Webで公開 のトグルを切り替え、ページの編集、コメント、テンプレートとして複製、を許可するかどうかに応じて、トグルを切り替えます。

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