タイムラインビューでチームのために生産性の高い計画を立てる

スケジュール管理を行うときは、タイムラインビューを活用して、タスクとプロジェクトを時系列で表現してみましょう。タイムラインビューでは、スコープと期限を一目で確認出来るだけでなく、途中で問題が発生した際にタスクやプロジェクトを調整できる機能も備わっています。

タイムラインは、同じ情報をさまざまな視点で見ることが出来るデータベースのビューです。従来型のガントチャートをベースにしていますが、タイムラインはそれよりもカスタマイズ性に優れています。例えば、全ての開発プロジェクトの開始時期・実施期間を示したビューを作ったり、それぞれのプロジェクトページをタイムライン上に作成することもできます。

多くのプロジェクト管理ソフトは、最初に定義した計画に沿って管理する手法にしか対応しておらず、急に変更が入る実際のプロジェクトに活用しにくいです。変更の修正をすることもあれば、プロジェクトマネージャーが変更内容を関係者に伝達し、変更による影響を予測する必要があります。

では、タイムラインビューは従来のガントチャートとどう違うのかご紹介します。

• プロジェクトを見やすく視覚化しつ、柔軟性を持つ
  1か月のプロジェクトでも、2時間で対応するタスクでも、ビュー画面一つで様々な情報を確認出来ます。画面上のオブジェクトを動かすことで切替やスコープ変更も簡単に出来ます。

• 並行するタスクの優先順位付け

  ワークストリームを並べかえることで、理想的な活動サイクルを維持することが出来ます。ガントチャートのように、タイムラインビューではプロジェクトやタスクの重複を表示してくれるため、真っ先に片付けるべきタスクに焦点を当てることが出来ます。

• スケジュールやプロジェクト要素に基づいてカスタマイズ

  年単位での大枠から日にち単位で細かく調整など自由にカスタマイズしましょう。週レベルでも月レベルでも、必要な情報を得られる形に表示してみて下さい。

また、表示を変えたい場合は、テーブル、ボード、リスト、カレンダーと切り替え可能です。便利だと思う方法で、プロジェクトを切り出してみてください。プロジェクトマネージャーはタイムラインビューのガントチャート形式の表示を見たがるかもしれません。デザイナーは自分のアウトプットをボード形式でレビューしたがるかもしれません。

• タイムラインのページは、さまざまなプロジェクトに対応できるキャンバス

  タイムラインのすべてのページは、画像、動画、ToDoリスト、ドキュメントなど、そのプロジェクトに関連するあらゆる情報を保存するために、自在にカスタマイズすることができます。

タイムラインビューは、データベースビューの一種であるため、すでに説明済みの箇所もありますが、他のデータベースビューと同じように、以下のことができます。

• タイムラインでプロパティを表示するには、••• を押して、Propertiesを選択し、見たいものをトグルします。プロパティの追加や削除は、この同じメニューで行います。

• 今週取り組んでいるプロジェクトだけを表示するなど、必要に応じてフィルタリングやソートを行うことができます。

そして、タイムラインビューの要素の中には、ガントチャートをよく使う人でも使いたくなるような、独自の新機能がありますので、その使い方をご紹介します。

• 日付を設定する

  タイムライン上で見るためには、ページにはDateプロパティが必要です。タイムラインビューでデータベースに追加されたページには、自動的にデフォルトでDateプロパティが追加され、削除することはできません。

• 終了日時を利用する

  プロジェクトの期間が延びたりしたら、DateプロパティにEnd dateの情報を追加します。さらに、Include timeを選択すると、時間単位まで情報を付与することができます

• ドラッグ＆ドロップでプロジェクト期間を変更する

  タスクを明日に延期したり、オブジェクトの端をドラッグして完了までの期間を延長するなど、必要に応じてタイムライン上のすべてのページを移動できます。プロジェクトの優先順位を変更したいときは、オブジェクトを上下にシフトすることもできます。

• 表とタイムラインを組み合わせる

  Propertiesで、Show tableを押下することで切り替えることができます。これにより、タイムラインビューの左側にテーブルが表示され、選択したプロパティに基づいてページにある特定の属性を確認することができます。誰がアサインされていて、誰がプロジェクトオーナーかといった情報をテーブルに表示し、タイムラインの方に、プロジェクトの日付がパッ見で分かるようにするといった使い方ができます。

• 時間単位で選択

  ガントチャートだとタイムラインが固定されていますが、仕事を俯瞰するために異なる単位で時間を見る必要があるかもしれません（1日のタスクチェックをする、月間のプロジェクト進捗を見る、など）。< Today >の左側には、タイムラインの表示を変更できる場所があります。時間、日、週、四半期、年など、自由に選んでください。

• 必要な日付でタイムラインを整理する

  ••• メニューで、Timeline by を選択すると、タイムラインを整理するために利用可能な Date プロパティが表示されます。2週間のスプリント開発のためにEnd dateを設定したビューを作ったり、リリース日だけを設定したビューを作ったりすることが出来ます。

タイムラインでは、プロジェクトやタスクの日付が前面に表示されるので、メンバーがいつ何をすべきかを把握し、チーム全体でリリース日に間に合うように意識することができます。

Notionユーザーがどんな風にタイムラインビューを活用しているのか、テンプレートを用意しています。まずはこれらを利用して自身のワークスペースで使い始めるのもおすすめです。各ページ右上の Duplicate をクリックして、追加するワークスペースを選択して下さい。

ブログの投稿を計画し、そのステータスを一元化することができるブログ管理用のページです。テンプレートはこちらから入手できます。

プロジェクトの大枠を計画する際に使用できるテンプレートです。

数ヶ月に及ぶ複雑なプロジェクトでは、ここスケジュール表を使って各ステージ別に計画します。テンプレートには、プロジェクトの各ステップの期限と期間を定義するプロパティが含まれています。こちらから、自身のワークスペースで試してみてください。

タイムラインを使って、細かいステップやサブタスクを組み合わせてプロジェクトステージごとの計画を立ててみましょう。色々なプロジェクトに使えますので、是非こちらからお試しください。

これまで紹介したもの以外に、notion.so/templates にはまだまだ他にもテンプレートをご用意してます。また、こちらのヘルプセンター ではタイムラインを使用する際の細かい注意点を紹介しています。あなたのチームと協力しているチームが、順調に軌道に乗るサポートとなれることを願っています！