プロダクト開発チームを結びつけるプロジェクト管理システム

プロジェクト管理とロードマップを1つのシステムで使用することで、部門の枠を超えたチーム作りができます。すると、チームが”いま”行っていることに集中でき、次のアクションの計画も立てられます。

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Product Projects - screenshot (JA)
プロダクト開発チームのプロジェクトを、1か所にまとめられます。
コンテンツ
  • ここで学べる情報
  • プロダクト開発チームに必要なものは、優れたプロジェクト管理システム
  • プロダクト開発チームのプロジェクト管理とロードマップの設定方法
  • 1. プロジェクトのすべてを記録するボード
  • 2. データベースのカスタマイズ方法
  • 3. プロジェクト管理システムの中身を作る
  • 4. テンプレートを使って同じプロセスを歩みましょう
  • 5. カード内の関連するすべてのプロジェクト作業をリンクする
  • 6. Notionプロダクトチームおすすめの管理手法

プロジェクトマネージャーは、あらゆる情報を把握しないといけません。しかし、正確な情報を得ることは大変です。また、関係者、ユーザー調査情報、開発プロセス、プロトタイプ製品など、プロジェクトマネージャーが説明しなければならない情報は膨大にあります。そのため、プロダクト開発チームには、部門の枠を超えてあらゆる作業を一元管理できるシステムが必要です。また、多くのステークホルダーと繋がり、コミュニケーションを取ることも求められています。
ここでは、プロジェクトマネージャーに向けて、Notionを使ったプロジェクト管理およびロードマッピングを行うシステムを構築する方法を説明します。このシステムを活用することで、高品質のプロダクトをスピーディーに生み出せるでしょう。

データベースが改善されました!

このガイドで紹介しているコンセプトは変わらず有効ですが、ツール内の特定の操作に関しては少し情報が古い可能性があります。データベースは2022年3月にリニューアルしたため、ビデオ内の画像や説明は実際とやや異なる場合があります。データベースの新機能や変更点についてはこちらのガイドをご参照ください。

ここで学べる情報

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    すべてのチーム(開発・設計・営業・マーケティングなど)を結び付け、作業を”見える化”するプロジェクト管理とロードマップのデータベースを作成すること。

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    Notionで作ったデータベースを、チームのニーズに合わせて整理し、カスタマイズすることで、関連情報を表示すること。

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    Notionの開発チームが実際に行っている、おすすめのプロジェクト管理手法。

このようなイメージで、プロダクト開発チームのプロジェクトボードを作ることができます。

プロダクト開発チームに必要なものは、優れたプロジェクト管理システム

スケジュール調整や、各方面からのフィードバック収集とその対応など、プロジェクトマネージャーはプロジェクト管理に関して様々な課題に直面します。 そして、管理システムに不備があれば、基準を満たしていないプロダクトを世に放ってしまう可能性もあるんです。システム不備の一例は以下の通りです。

  • 分散し、アクセスできない情報
    複数の部門が動いていると、部門ごとにに異なるツールを使っていることがあります(デザイナーの場合はFigma、エンジニアの場合はJiraなど)。そんな状態では、全体への共有やフィードバックは困難です。

  • チーム(および組織全体)の透明性のなさ
    プロジェクトのオーナーや担当者などの情報は、1つのシステムにまとまっていることの方が稀です。 そうなると、チームのメンバーでない人が質問する場合、どこに問い合わせをすればよいか分からないことがあります。

  • 柔軟性に欠けるシステムがプロセスを阻害
    ソフトウェアでできる範囲が限られているために、自分のプロセスに制限がかけられることがあります。 しかし、ソフトウェアの限界に仕事を合わせるのではなく、自分のやりたいことに合わせてソフトウェアを作成すべきです。

Notionでは、プロジェクト管理およびロードマップをカスタマイズして作成し、チームの全メンバーのすべての情報をまとめられます。

  • 管理も作業もひとつに集約
    プロジェクトのステータスから、メモ、設計モックアップ、フィードバックまで、すべてが1か所にあるため、情報を見逃すことはありません。

  • 重要な情報を一目で確認
    プロジェクトの責任者、締め切り、スプリントなど、すべてのプロジェクトの情報をデータベースで表示できるため、どこに何があるかを即座に確認できます。

  • ニーズに合わせてシステムをカスタマイズ
    プロジェクトマネージャーが対応すべきプロセスを築き、ニーズに合わせてシステムを形成すれば、管理工数は減らし、より効率的な作業ができます。

プロジェクト管理およびロードマップは、プロダクト開発チームの成長の基盤となるでしょう。なぜならNotionは構造化できつつ柔軟であるため、メンバーを追加したり、作業方法を変更したりしても大丈夫。Notionはその時の状況に合わせて、システムを作り替えられます。

プロダクト開発チームのプロジェクト管理とロードマップの設定方法

これから、多忙なプロジェクトマネージャーにおすすめしたい設定方法を紹介します。

1. プロジェクトのすべてを記録するボード

Notionでは、リスト、テーブル、カレンダーなど、さまざまなデータベースを作ることができます。その中でも今回は、ボードの作成方法をお伝えします。なおボードは、プロジェクトの進み具合に合わせてアイテムを移動できるデータベースです。

  • / と入力すると、Notionのページに追加できるメニューが表示され、これを「スラッシュコマンド」と呼んでいます。これはNotionをはじめるにあたり、まず覚えておきたいアクションの1つです。

  • ボードを作成するために、/ボードと入力し、ボード:フルページを選択。すると、ボードだけの新しいページができあがります。

  • ボードの上部には複数の列があり、列の名前はプロダクト開発チームの管理プロセスに合わせて変更できます。デフォルトでは基本的な「未着手」「実施中」「完了」となっていますが、必要に応じてカスタマイズ可能です。

  • ボードにはいくつかのカードが表示されています。それぞれのカードがプロジェクトになり、それぞれのカードの中にはいくつかの異なるプロパティが表示されています。例えば、プロジェクトのスケジュールを把握するための「日付」のプロパティ。その他、ステークホルダーを把握するための「ユーザー」のプロパティなどがあります。またタグを追加すれば、どのチームがどんな種類のプロジェクトを担当しているかを把握することもできます。

    • ボードにプロパティを追加するには、+プロパティを追加をクリック。プロパティに名前を付け、プロパティの種類が選択できる一覧が表示されます。

    • ボードの右上にある新規ボタンの横の •••をクリックして グループ化 を選択すると、ボードを任意のプロパティでグループ化することができます。例えば、担当者のプロパティでグループ化すると、担当者ごとにプロジェクトが列に整理されたボードが表示されます。

  • カードはドラッグアンドドロップで列を移動できます。

このボードは、チームでプロジェクトを進めるための基盤となるものです。列はプロセス、カードはプロジェクト情報、プロパティは整理整頓と言うように、それぞれの構成要素が重要となります。

また、すべてのプロジェクトが1つの場所に集約されているので、誰でも情報を確認することができます。これにより、チームや組織全体で状況を把握することが可能です。

2. データベースのカスタマイズ方法

プロダクト開発チームの動きは、チームによって異なります。だからこそNotionを使えば、チームのワークフローに合ったプロジェクト管理やロードマップを構築可能です。そのヒントをいくつか紹介します。

  • ボードビューにプロパティを表示
    カードをクリックして全プロパティを見るのではなく、ボード上に最も関連性の高いプロパティを表示することができます。つまりプロジェクトの優先度や担当者など、すぐに確認したい情報を、カードを開かなくても確認できるということです。テーブルの右上にある•••をクリックし、プロパティをクリック。ボードビューに表示させたいプロパティを切り替えます。カード上での表示順序は、⋮⋮のアイコンを使って並べ替えて設定します。

  • 様々な観点で確認できる
    Notionでは、同じデータを様々な方法で抽出と表示ができます。例えば、今週リリース予定のプロジェクトだけを集めたデータや、デザインチームと取り組んでいるプロジェクトのデータをビューにして作成することが可能です。モバイルに関するプロジェクトだけを表示することもできます。何より素晴らしいのは、ビューをすぐに切り替えられる点です。

    • これを行うには、ボードのタイトルの近くにある + ビューの追加をクリックします。そして、必要なデータベースの種類を選択し、名前を付けて、作成をクリック。すると、ボードの情報を、表やカレンダーとして表示したりすることもできます。

    • さまざまなフィルターを適用することで、必要な情報だけを表示できます。使い方は、フィルターメニューから+ フィルターを追加するをクリック。もし、デスクトップアプリに関連する優先度「高」のプロジェクトだけを見たい場合、そのようにフィルタリングすることができます。また、並べ替えメニューから+ 並べ替えを追加するをクリックすると、リリース予定日順に整理することも可能です。ビューには、適用したフィルターや並べ替えが保存されるので、毎回作成し直す必要はありません。

    • ビューを切り替えるには、同じビューメニューをクリックするだけ。作成したすべてのビューに、そこからアクセスできます。すべてのチームが、自分たちのタスクだけを集めたビューを作れば、より見やすくなります。もちろん、個人でも自分のタスクボードを作ることもできます。

👇この4分間のビデオを見ると、データベースのフィルターの設定方法を学ぶことができます。

Notionのカスタマイズ性により、プロジェクト管理やロードマップシステムの構築を簡単に作成することも可能です。つまり、営業ミーティングのスケジュール、デザイン、マーケティング・キャンペーン、今週のプロダクトアップデートのカレンダーなど、たった1つのデータベースで、目的に応じたビューをいくつでも作成できるということです。

プロダクト開発チームのためのプロパティとビュー

3. プロジェクト管理システムの中身を作る

プロジェクトを管理するシステムができたので、次はボード上のカードに取り組みましょう。ここには、プロジェクトに関連するすべての情報が格納されています。

エンジニアもデザイナーもマーケティング担当者も、それぞれが独自のツールを使用していますが、プロジェクトマネージャーは部門を超えて仕事をするため、各チームが使用しているツールを使用しないといけません。しかも、フィードバックも各ツールの中でしているため、後からフィードバックを確認し直したいとなった時、探し出すのに苦労します。

Notionでは、プロジェクトに関わる全チームのツールやコメントを1か所にまとめられるため、プロジェクトマネージャーが、ツール間を行き来して説明する必要はなくなり、効果的なコミュニケーションと合理的な作業が可能になります。

  • すべてのページをカスタマイズ
    プロジェクトごとに必要なドキュメントは異なりますが、それを使いやすく整理することは簡単です。Notionでは、プロジェクトマネージャーがタスクに合わせて情報を整理できます。例えば、/見出しと入力すると、見出し1見出し2見出し3のいずれかの見出しを選べます。そして⋮⋮のアイコンを使えば、見出しの下に画像やテキスト、サブページなどを配置できます。これにより、ページ内の情報を把握しやすくなります。

  • プロダクト開発チームに合った埋め込み機能
    チームのすべてのツールを1か所にまとめて、効率的な作業を行うことができます。エンジニアは/コードと入力すればコードスニペットを入力でき、デザイナーは /figma/invision と入力して試作を埋め込むことができます。また、/typeformと入力すれば、フォームを組み込むこともできます。プロジェクトマネージャーは、必要に応じてNotionに外部ツールを埋め込むことで、コラボレーションを加速させる作業環境をNotionだけで作ることができます。

  • ページの階層化
    プロジェクトページの中にサブページを無限に作ることができます。デザイナーが過去に作ったデザインでも、ユーザーインタビューのレポートでも、それぞれを1つのページにきれいにまとめられます。これにより、プロダクト開発チームは、着手した時からの現在まで、プロジェクトのすべての情報を、きれいに整理することが可能です。

  • リアルタイムで受け取れるフィードバック
    コメント欄で@の後にメンバーの名前を入れてメンションすると、コメント内でメンバーと共同作業ができます。デザイナーにメンションし新しいドロップダウンメニューを確認してもらったり、コピーライターにメンションして最終稿を承認してもらったりすることができます。プロジェクトマネージャーにとっては、フィードバックを1つの場所にまとめることで、確実に実行され、全員に情報共有されるようになります(リモートワーク時は特に有効です)。

この4分間のビデオを見ると、コメントとディスカッションついて学べます👇

  • 全過程を把握した上での意思決定
    昔のデザイン仕様書や会議のメモまで、プロジェクトのページでは過去の全ての意思決定の記録を追うことができます。これにより、プロジェクトの一部が保留になった理由や、このデザインが選ばれた理由、またテスト結果やユーザーからのフィードバックまで、全ての情報が確認できます。過去に起こったことを明確に把握すれば、次の道筋を描くことができます。

Notionは、プロダクト開発チームが対応するべきプロセスを作るだけでなく、プロジェクトごとに独自の方法で作業ができる柔軟性も備えています。

4. テンプレートを使って同じプロセスを歩みましょう

プロジェクト管理やロードマップシステムは、プロダクト開発チームが従うべきプロセスを高次元で設定します。そしてテンプレートを使うことで、より詳細な情報も設定できるのです。プロジェクトごとに特有の注意点をテンプレートにすれば、プロジェクトマネージャーが必要な情報を把握できるようになります。仕様書の作成や、ユーザーインタビューの実施には、同じフォーマットを繰り返し使用できるテンプレートを作成しましょう。

テンプレートを使うと同じルールに基づいて作業を行うことができるため、チームに一定の考え方を守ってもらうための道具となります。

テンプレートを作成したければ、ボードの右側にある青い新規ボタンの横にある下向きの矢印をクリック。+ 新規テンプレートを選択すると空白のページが表示されます。ここで一度作成したテンプレートは以後繰り返し使用でき、またいつでも更新できます。

プロダクト開発チームの場合、以下のようなテンプレートのアイデアがあります。

  • プロジェクト仕様書
    あらゆるプロジェクトの開始時に使用されるこのテンプレートは、プロジェクトマネージャーが全体を見渡すための助けになります。見出し2で表示した「概要」の下に、見出し3で表示した「課題」と「解決策」の見出しを作成。見出し2で「依存関係とリスク」と打ち、その下に見出し3で「ステークホルダー」と「リスク」を配置。また、プロダクト開発チームが目標を管理できるように、見出し2で打った「成功基準」の項目も作っておきましょう。

  • ユーザーインタビュー
    ユーザーとの強固な関係を維持することは重要です。このテンプレートは、プロジェクトマネージャーが、ユーザーインタビューから多くの気付きを得られるよう作られています。ユーザーの連絡先を忘れないために、メールまたは電話のプロパティを入れましょう。テンプレートの本文では、「ユーザーの声」「インタビューの見解」「やるべきこと」を見出し2で表示。標準的な質問のリストを入れることもおすすめします。

  • RFC
    "Request for Comment”の略で、コメントを依頼するためのページの一種です。Notionではチームのフィードバックを得るために使用しています。 "種類 "とタイトル付けたセレクトプロパティで、"RFC "のタグを作成します。また、”進捗”とタイトル付けしたセレクトプロパティには、「コメント可能」「進行中」「アーカイブ」、とタグを追加してください。”確認担当”というタイトルのユーザープロパティを使って、フィードバックをする担当者を割り当てます。その後、仕様書やコードを記録できるようにし、レビュー者がコメントを残せるようにできます。準備ができたら、Slackでリンク付けしチームに共有しましょう。

ワンクリックで更新でき、すぐに使えるテンプレートは、プロジェクトを進める上でチームに大いなる助けを与えます。また新任のプロジェクトマネージャーは、あなたのチームがどのように動いているかを簡単に把握できます。また、テンプレートは必要に応じてすぐに修正を加えることも可能です。

5. カード内の関連するすべてのプロジェクト作業をリンクする

Notionの最も有効な機能の1つは、データベース間で情報を紐付けさせることです。リレーションのプロパティを使用すると、あるプロジェクトに関連するすべての議事録やタスクを、そのプロジェクトのカード内で同期することができます。

会社全体でNotionを使用すると、バラバラだったプロジェクトを1つの場所にまとめることができ、必要なドキュメントを延々と探す必要はありません。すべてがまとめられ、簡単にアクセスできるようになりました。

設定方法は以下の通りです。

  • 会社全体または特定のチームのタスクを作成。なお、こちらのテンプレートを使用するといいかもしれません。このテンプレートを使えば、全員のタスクがリスト化され、関連するプロジェクトに割り当てることができます。

  • また、関連するすべての議事録をプロジェクトに入れ込んでおくのも良い方法です。このテンプレートを使って、会社(またはチーム)全体の議事録データベースを作ることができます。また、エンジニアデザイナーのために、おすすめの議事録とドキュメント作成方法を説明したコンテンツ記事も用意しました。

  • これで、「タスク」と「議事録」の2つのデータベースができました。プロジェクト管理やロードマップシステムで、リレーションプロパティを追加し、タイトルを「タスク」とします。データベースを選択するメニューが表示されますので、タスクのデータベースを選択。議事録についても同じようにします。これで、データベースから任意のページをカードにリンクできるようになりました。

  • 例えば、モバイルアプリのコメントを改善するプロジェクトがあるとします。まず、タスク一覧を開き、そのプロジェクトに必要なタスクをすべて作成。そして、「モバイルのコメント改善」と名付けたプロジェクトのカードに、「コメントの提案」や「コピー&ペースト機能」など、そのプロジェクトに組み込まれているすべてのタスクをリンクさせます。また、担当しているプロジェクトに関するすべての議事録も同様にリンクさせられます。

  • タスク一覧や議事録のデータベースに、「プロジェクト」というタイトルのリレーションプロパティを作成することで、両方を同期。ミーティングの際には、議事録の中にプロジェクトのタグを付けます。タスク一覧や議事録のデータベースを更新したら、プロジェクト管理やロードマップシステムに反映。

  • もうひとつの便利なリレーションプロパティは何でしょうか? ユーザーインタビューをデータベース化したら、それをプロジェクトに結びつけることができます。特定のプロジェクトにとって有益なユーザーインタビューを行った際、そのプロジェクトのカードの中にリンクさせれば、情報の漏れを防げます。

プロジェクトのすべてのタスクとミーティングノートを1つのカードにまとめることができます。

6. Notionプロダクトチームおすすめの管理手法

プロダクトデザイナーのリョウ・ルーは、Notionのプロジェクト管理システムを使って、部門を超えたコラボレーションを行っています。彼は「チームは、プロジェクトに関連するタスクやドキュメント、議事録など、プロジェクトに関わる情報を1つの場所で手に入れられます。最も重要なのは、このシステムがチームやアプリの壁を取っ払い、全メンバーがいま起こっていることを把握できることです」と述べています。

ここでは、プロダクト開発チームがNotionでプロジェクト管理をするためのヒントを紹介します。

  • プロダクト開発チームのWikiにプロジェクトボードのビューを追加 は、情報のハブのような存在です。なぜなら、チームが仕事をする上で必要なドキュメントや情報がすべて入っているからです。このページの一番上にプロジェクトボードが表示され、週ごとのリリース予定がまとめられています。これにより、会社全体を見渡せ、プロダクトチームが目標に向かって一致団結するのに役立っています。

    • この種のビューをWikiに追加するには、/リンクと入力して、リンクドデータベースを選択。そしてプロジェクトボードを検索します。そしてリンクドデータベースを作成できたら、+ ビューの追加をクリックして、"今週 "というタイトルのテーブルビューを作成。次に、リリース予定を示すプロパティを選択し、期間の条件に日付を指定した上で、絞り込み条件にと一致より後を選択することでフィルタリングできます(毎週月曜日に調整します)。

  • フィードバックタグによるプロジェクトの優先順位付け
    Notionのプロダクト開発チームは、カスタマーサポートチームと連携し、ユーザーが抱える問題を把握しています。カスタマーサポートチームが管理するデータベースでは、ユーザーからの機能リクエストや問題に、それぞれ機能、ニーズ、トピックなどのタグ付けをしているます。これにより、どの機能が最も必要とされているかが瞬時に理解できます。また、これらの情報は リレーション プロパティを通してロードマップに反映されるため、お客様から直接得られる意見を基に、次に何をすべきかを判断できます。

  • 各サブチームのビュー
    私たちのプロダクト開発チームは、複数のサブチームから成り立っています。それぞれが "モバイル"、"エンタープライズ"、"インフラ"、などを担当。各チームはエンジニアWikiの中に独自ページを持っており、そのページ内には共有プロジェクトボードへのリンクドデータベースがあり、そのチームが担当している案件だけが抽出されています。これにより全員が、何が行われているのか、次に何を取り組むのか、を知ることができます。

製品チームのプロジェクト管理システムを構築するためのリソース

  • データベースについて知っておくべきことはこちら

  • コメント、メンション、ディスカッションに関する情報 こちら

  • リレーションプロパティの詳細は こちら

  • オンラインでフォームがつくれるTypeformのプロダクト開発チームのプロジェクト管理手法は こちら

プロダクト開発チームのプロジェクト管理システムを開始するためのテンプレート

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