ヘルプセンターをご利用いただき、ありがとうございます。現在英語のページが混在しております。ご不便をおかけしますが、翻訳完了まで今しばらくお待ちください。

ページのアクセス許可や制限を設定する権限グループ

共有されたチームやグループのメンバーが、ページの中を閲覧できるよう設定できます。

約 6分で読めます
社内のチームごとに権限グループを設定できるので、ページの共有が簡単にできます。
コンテンツ
  • ここで学べる情報
  • Notion上での権限管理
  • Notionで権限グループを作成・使用する方法
  • 部門ごとにグループを設定する
  • 権限グループの利用方法
  • コラボレーションと組織の結束を促す権限グループ

企業には様々な情報があり、従業員は役割、チーム、割り当てなどに応じて、ツールの権限は異なります。

つまり、エンジニアは仕様書を編集できる権限が必要ですが、マーケティング担当者はそのページを閲覧してコメントするだけで問題ありません。また、福利厚生の情報は全社員が閲覧できるようにしますが、編集してほしい人は一部の人に限られているでしょう。

会社の規模が大きくなると情報の構造が複雑になっていきますが、Notionの権限設定は規模に合わせて柔軟に変化します。

共有メニューでは、そのページで誰がどんなことをできるかの詳細が分かります。また、社内外問わず各メンバーやチーム全体に素早く、そして簡単に権限を割り当てることができるので、誰が何を見る必要があるかを考える時間は減り、より効率的なコラボレーションができるようになります。

ここで学べる情報

  1. 1

    Notionの権限設定

  2. 2

    ワークスペースに権限グループを作成する方法

  3. 3

    権限設定の変更方法と、権限グループを作るメリット

Notion上での権限管理

Notionで権限を付与されると、ワークスペース内の特定のページにアクセスできるようになります。どのページでも、誰がそのページを閲覧、編集、コメント、または他の人と共有できるかを決めることが可能です。

Notion では、以下のいずれかの権限を付与することができます。

  • フルアクセス権限 - 権限を変更することができ、ページも編集可能です。

  • 編集権限 - ページの編集はできますが、誰かに共有することができません。

  • コメント権限 - 閲覧しコメントを残すことができますが、ページの編集ができません。

  • 読み取り権限 - ページを閲覧することはできますが、コメントをすることも編集することもできません。

  • アクセス不可 - そのページは閲覧できず、検索しても表示されません。

共有と権限について詳しくはこちらの動画をご覧ください。(9分間、英語版のみ)

通常、サブページは、親ページと同じ権限設定を持っていますが、その設定を変更することができます。

グループに権限を与えることで、アクセス権を一括で付与できるようになります。例えば、社内の部署ごとにグループを作成すれば、特定のアクセス権を複数の人に、簡単に設定することが可能です。

Notionで権限グループを作成・使用する方法

チームでドキュメントを共有しているときに、メンバーへの共有漏れが発生することがよくあります。その場合、共有されなかった人はメールでアクセス権を要求しなければならず、もしあなたがしばらくメールを見られなかったらその人の作業に遅延が発生します。

しかし、Notionで権限グループを作り、そのグループに権限を設定すればそのような問題は起きません。

部門ごとにグループを設定する

グループの作成方法としては、人事、マーケティング、エンジニアなど、会社の各チームごとに作成することをお勧めします。もしくは、プロジェクトのグループごとに作成してみるのも良いでしょう。なお、グループを作成するには、ワークスペースの管理者である必要があります。

また、特定のページに 1 人または 2 人のユーザーを追加する必要がある場合は、いつでも個別の権限を使用できます。

一度、グループ設定をすれば、同じ作業をする必要がないため時間の節約になります。また、チームのメンバーが権限を付与されているかどうか、再確認する必要もありません。

グループを作成するには下記の通りです

  • まずサイドバーの設定にアクセスします。

  • メンバーグループの2つのタブが表示されます。グループタブに移動します。

  • グループを作成するを選択し、メンバーを追加するをクリック。

  • プルダウンから選ぶか、名前を検索します。

  • その後、追加をクリックして、グループに追加します。

すべてのメンバーを追加したら、グループに名前を付けましょう。ここで絵文字を付けると、グループを認識しやすくなります。

グループから誰かを外すには、その人の名前の横にある削除をクリックするだけです。

権限グループの利用方法

もちろん、ワークスペース内のページにはさまざまな権限が必要です。

例えば、社内Wiki は誰でも閲覧可能な設定ですが、編集できるのは人事チームのメンバーだけとします。

  • 人事部のWikiページで、右上の共有をクリック。チームメンバーを個別に追加するには、検索ボックスをクリックして名前やメールアドレスを入力し、追加します。追加されたら、名前の横にあるプルダウンを使って権限のレベルを選べば完了です。

  • この方法でも問題はありませんが、全員を一人ずつ追加して、それぞれに適切な権限レベルを選択すると、時間がかかってしまいます。もし、何百人もの従業員がいる会社だと想像してみてください。各メンバーに権限を付与する作業をしたら、膨大な時間がかかってしまいます。

  • 最適な方法は、まず人事部のグループを作成することです。するとグループにはアクセスレベルが割り当てられます。ここでは、人事部のグループ(動画ではHRと命名したグループ)にフルアクセス権限を設定します。なお、ワークスペース内の他メンバーの権限を、「フルアクセス以外にする」ことをお忘れなく。なぜなら、全員がフルアクセス権限を持っている場合、人事部のグループにフルアクセス権限を与える意味がないからです。

  • 最後に、他グループのアクセスレベルをそれぞれ割り当てるか、ワークスペース内にいる、(人事グループ以外の)全員のアクセスレベルを変更しましょう。具体的なやり方としては、グループ [ワークスペース名]の全員をクリックして、読み取り権限に変更します。

これで、会社の全員が人事部のWikiページを見ることができつつ、編集は人事部メンバーだけ、という設定ができました。

コラボレーションと組織の結束を促す権限グループ

権限グループは、コラボレーションを容易にし、部門同士を連携を強化します。自分が集中すべきことや、誰と一緒に仕事をしているのかを把握できることは、会社に透明性を与えます。

プロダクトマネジャーを例に、話をしましょう。デザイナーやエンジニアと仕事をすることが多いプロダクトマネージャーが、デザイナーと作業をする際、共有ボタンをクリックするだけ。これで、デザインチームをNotionのページに招待し、共同作業ができるようになります。

また、エンジニアから開発仕様に対するフィードバックが必要な場合は、エンジニアチームに読み取りとコメントの権限を付与しましょう。開発仕様のドキュメントは、プロジェクトが完了するまで、他メンバーは閲覧できないようにできます。

さらに、全社的な方針などのドキュメントは、全メンバーが閲覧できるものの、編集は限られたメンバーだけができるようにしましょう。そのような設定にすることで、不注意で中身を変更されるリスクにさらされません。

権限グループの作成に関するリソース

このガイドを共有する

ご不明な点はありますか?