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Notionを使ってマネージャーが全メンバーの動きを正確に把握する方法

マネージャーは多くの課題を抱えてますが、課題解決のためのツールを増やす必要はありません。1on1、ミーティング、ドキュメント、タスクなどをすべてを1つの場所で管理する方法を紹介します。

約 11分で読めます
Notion for Managers - Hero
マネージャーはシンプルなデータベースを使って部下との1on1を管理しましょう。
コンテンツ
  • マネジメント
  • 会社全体WikiとチームごとのWiki
  • 会社全体を網羅するデータベース
  • ロードマップ
  • ドキュメント
  • 議事録
  • マネジメント
  • 部下全員がページを共有
  • 賛成票
  • テンプレートでプロセスを固める
  • 点と点を線で繋げる
  • リレーショナルデータベース
  • 目標設定
  • コラボレーションとコミュニケーションのベスト・プラクティス

マネージャーは膨大な業務を抱えています。多岐に渡る仕事があり、それらを実際に動かす人たちのマネジメントをする必要があります。もし、チームメンバーの使用ツールが異なっていると、マネジメントはさらに大変なこととなるでしょう。

多くの場合、ツール間を移動しながら作業しています。しかしNotionでは、プロジェクト管理を仕事そのものとその仕事を担当するメンバーやチームと結びつけることができます。

Notionを使えば、情報を探すための時間は減り、より仕事に集中できるようなシステムを構築できるでしょう。そして、プロジェクトの進捗状況や各メンバーが抱えている仕事量などを完全に把握することができます。

マネジメント

本ガイドの最初のセクションでは、Notionを使ってチームの作業を調整する方法をいくつか紹介します。

会社全体WikiとチームごとのWiki

時間は貴重な資源ですので、チームがその時間を賢く使えるようにしましょう。情報に簡単にアクセスできるようにしておけば、チームメンバーが古いドキュメントを探すことも、同僚が質問するために作業を中断されることも無くなります。

具体的にはトップページに社内Wikiを作り、全社員が福利厚生、ミッション、ビジョン、バリュー、会社の目標などの共有情報にアクセスできるようにします。またヘッダーやカラムなどを使って、瞬時に情報にアクセスできるようにしましょう。

そしてサイドバーには、各部門やチームのトップページを作り、チームのハブにしましょう。

チームのハブを作っておくと、情報を見つけやすくなります。これにより、メンバーがマネージャーに聞かなくても必要な情報を自分で見つけます。さらに、チームのニーズに合わせてページをカスタマイズすることも可能です。

チームのサブページには、チームの構造や全プロジェクトのデータベースなどがあります。

マネージャーは、このページをチームの成長に合わせて作っていきます。進捗更新をしたり、新しいツールを追加したりする際には、これらの情報をチームのWikiに反映しましょう。

会社全体を網羅するデータベース

データベースには、複雑で多様な情報を格納することができます。ある情報にチーム全体でアクセスできるようにすると、仕事が一元化され、混乱が減ります。

ロードマップ、ドキュメント、議事録の3つの全社的なデータベースを作成してみましょう。

ロードマップ

全社的なロードマップは、すべてのチームメンバーが共有することで、何が計画されているか(そして何を計画するか)を確認できます。ここでは、プロジェクト管理に最適なボードのデータベースを使用します。

このデータベースを分類するには、プロパティを使用します。これらは、作業内容に応じてカスタマイズすることができます。

ここでは、便利なものをいくつか紹介します。

  • 締切 - 日付プロパティを追加し、"締切"とプロパティ名を変更することで、いつまでに完了しなければならないかを全員が把握できるようにします。

  • プロジェクトオーナー - ユーザープロパティを使用し@ の後ろに名前を入力することで、ワークスペース内の他の人をタグ付けすることができます。これを"プロジェクトオーナー"とすることで、プロジェクトの責任者をタグ付けすることができます。

  • ステータス - セレクトプロパティを使って、"進行中"、"レビュー"、"完了" などとラベルを作成することで、プロジェクトのステータスを把握できます。

ロードマップのすべての工程を、ページとして開きます。プロジェクトの作業が一箇所に集められ、参加メンバーはここで情報を得られるので、部門の垣根を超えたチームワークが可能です。

作業をボード方式で整理することで、マネージャーはチームの動きを俯瞰して把握することができます。

データベースに別のビューで表示すれば、同じ情報を異なるビジュアルで見ることができます。データベースに別のビューを作成するには、左側にあるビューをドロップダウンし、ビューの追加をクリック。ビューのタイプを選択し、名前を変更して作成をクリックします。

これをさらにカスタマイズすることもできます。ここからはロードマップに役立ちそうなビューをいくつかご紹介します。

  • ステータス別ボード - ボードビューでは、すべての工程をステータス別にグループ化することができます。これにより、プロジェクトステータスを確認したり、プロジェクトを前のステージから次のステージに簡単にドラッグ&ドロップしたりできます。ボードをステータス別にグループ化するには、グループ化ステータスを選択します。

  • 担当者別ボード - 担当者別にプロジェクトをグループ化することで、各チームのメンバーの動きを素早く確認することができます。グループ化をドロップダウンしプロジェクトオーナーを選択します。各担当者はボード内に自分のカラム(列)を持ち、その下にプロジェクトカードが表示されます。

  • カレンダー - カレンダー表示では、すべてのプロジェクトを期限ごとに見ることができます。

  • タイムライン - タイムラインでは、プロジェクトが時系列で整理され、すべてのプロジェクトを時間軸で見ることができます。なおタイムラインを使う際、日付プロパティにプロジェクト開始日と終了日を入れましょう。

ドキュメント

ドキュメントを格納する場所も必要です。

ドキュメントのデータベースがあれば、直近の動きや設計仕様書など、仕事を進める上で必要なドキュメントをチームで共有し管理できます。

ドキュメントのデータベースは、テーブルまたはリストで表示し、以下のプロパティ利用をすると便利です。

  • 最終更新日時 - ドキュメントの最新の更新日時が表示されるので、進捗状況を確認できます。

  • ドキュメントタイプ - セレクトプロパティを追加して、作成するドキュメントをタイプ別にタグ付けします(技術仕様書、アーキテクチャ概要など)。

  • ステータス - ドキュメントにステータスを割り当てるには、別のセレクトプロパティを使用します。そしてドキュメントに進行中レビューなどのタグを付けることができます。

  • レビュアー - ユーザープロパティを使って、ドキュメントをレビューする人をタグ付けします。

  • 優先順位 - セレクトプロパティで優先順位を表示します。これは後でドキュメントを優先度の高い順に並べる時に有効です。

またドキュメントのデータベースで使うと便利なビューがあります。

  • 進行状況 - "進行中"のタグが付いたドキュメントや進行中のプロジェクトに関連するドキュメントを表示するフィルタリングされたビューです。

  • ドキュメントの種類 - プロジェクトの提案書や研究資料など、さまざまな種類のドキュメントを表示することができます。

  • 担当者別 - チームの各メンバーのビューを作成し、その人がタグ付けされたドキュメントを見ることができます。

議事録

議事録をデータベースで管理すると、異なるタイムゾーンにいる従業員でも、非同期的に最新情報を提供したり、進捗状況を確認できたりでき、その場にいなくても会議で話し合われた内容を把握できます。

ここでは議事録のデータベース作成に便利なプロパティを紹介します。

  • 作成日時 - 作成日時プロパティを使用することで、会議がいつ行われたかを確認でき、最新のものをリストの一番上に表示できます。

  • 会議の種類 - セレクトのプロパティを追加して、定例会議や全社会議などミーティングの種類に合わせてタグを作成します。

  • 会議の出席者 - ユーザーのプロパティを追加すると、会議に参加したすべての出席者にタグ付けできます。

プロジェクトやドキュメントと同様に、データベースのプロパティに基づいたビューを作成できます。例えば、今週行われた会議のみを表示するようにフィルタリングすれば、今週の会議のデータベースビューを作成できます。新しいビューを追加したら、フィルターをクリックし、会議の日程1週間前以降を選択すれば完成です。

マネジメント

マネージャーの仕事の一つが、チームメンバーのマネジメントです。ここでは、チームのメンバーをマネジメントするために便利な方法をいくつか紹介します。

部下全員がページを共有

1on1のミーティングのために、あなたと部下全員との共有ページを作り、お互いにメモを取ったり準備をしたりする場所を作りましょう。このページはデータベースにすることもできます。

これらの1on1ミーティングを効率化するために、部下が最新情報やフィードバックを入れたくなるようなテンプレートを作成。このようにして、ミーティングを構造化。またミーティングのより良い進め方が分かれば、テンプレートを更新しましょう。

テンプレートの記載事項として、その部下の四半期ごとの目標を含めることもできます。チームの目標を入力したデータベースがあれば、議事録の一番上にそのデータベースのビューをリンクして、チームの進捗状況を毎週確認することができます。

リンクされたデータベースを作成するには、/コマンドを使い、リンクドデータベースを選択。そしてドロップダウンから、リンクしたいデータベースを選択します。ここでは、チームのすべての目標を入力したデータベースを呼び出します。次に、このデータベースが特定の部下の目標のみを表示するようにフィルターを適用します。

賛成票

賛成票のデータベースは、チームメンバーが意見を述べる機会を提供し、チームが考慮すべき事柄を入れられます。

このデータベースは、Q&Aセッションや全員参加のミーティングの前にフィードバックや提案を集めたり、どの製品の機能を次に開発すべきかをチームメンバーに投票させたり、と様々な場面で役立ちます。

Notionには、賛成票のデータベースの作成と使用に関するガイドがあります。これを使うことで、チームメンバーは自分の意見が会社の意思決定に反映されていると感じられるでしょう。

テンプレートでプロセスを固める

データベースのテンプレートを設定することで、全員が同じ概要を読み、すべてのプロジェクト、ミーティング、ドキュメント、を同じフォーマットで作成できます。これは幾度となく行われるプロジェクトやミーティングに特に役立つでしょう。

データベースのテンプレートを作成するには、データベースの新規の隣にある矢印をクリックし、新規テンプレートをクリックします。

テンプレートは繰り返される作業にも有効です。例えば、プロジェクトデータベースには、チームがよく取り組む作業(設計仕様書やバグレポートなど)のテンプレートを作成。またミーティングデータベースには、定期的に行われるミーティング(週の定例会議や事後検証など)のテンプレートを作成することもできます。

ドキュメントデータベースに、RFC用テンプレートを作成することができます。

RFCとは「Request for Comment」の略で、チームにディスカッションへの参加を呼びかける文書です。これを使えば、マネージャーは特定のアイデアについてチームのフィードバックを得られます。

テンプレートには、ヘッダーや箇条書き、質問、チェックリストなど、チームがすぐに作業できるようにまとめています。このテンプレートを使えば、チームがプロセスに沿って作業を進め、繰り返しの作業を減らせます。

点と点を線で繋げる

仕事と人を管理するシステムを構築した後、Notionはマネージャーがプロジェクトとそれに関わる人をリンクさせ、プロジェクト全体をひとつにします。

リレーショナルデータベース

Notionでは、データベースをリンクさせる機能があり、大きなプロジェクトと、それに必要な小さなタスクを結びつけることができます。

例えば、プロジェクトのデータベースと議事録を連携させることで、ミーティングとそれに関連するプロジェクトを連携させることができます。つまりプロジェクトを開くと、そのプロジェクトに関連する議事録にアクセスできるということです。

データベースのリンクについての詳細は、リレーションプロパティとロールアッププロパティの使用方法を参照してください。

目標設定

チームメンバーは日々の仕事に追われて、自分の仕事がチームや会社の大きな目標にどのように関連しているかを見失いがちです。

そこで私たちは、目標に向かって進み、誰もが自分の仕事の背景を理解できるようにするための目標設定システムを考案しました。

コラボレーションとコミュニケーションのベスト・プラクティス

Notionでは、チーム内だけでなく、組織や他部門との情報共有や共同作業が簡単に行えます。

ここでは、他のチームメンバーと協力するための最良の方法について考えてみましょう。

  • ユーザープロパティを使用する - ミーティングを進める人であれ、プロジェクトの責任者であれ、ユーザープロパティを使用することで、作業の責任者を明確にすることができます。これにより、その作業について質問がある場合、質問する相手が誰かが明白になります。

  • コメントの使い方 - コメントを効果的に使う方法を紹介します。細かな内容については、ページの本文にチームメイトをタグ付けしてコメント。包括的な内容の場合、ページ上部のコメントを使って、レビューの準備ができたことや、フィードバックが完了したことを伝えます。

  • グループの権限設定 - グループを作ると、部門間での作業の共有が簡単で、チームごとに設定を作れます。これにより、エンジニアリングチームやマーケティングチームとの共有が必要な場合、わざわざ各メンバーに共有しなくても、グループと共有するだけでOKになります。

マネージャー向けコンテンツ

  • チームの目標設定に関するガイドは、こちら

  • 製品開発チームのためのノートとドキュメントデータベースはこちら、エンジニアリングチームのためのデータベースは、こちら

  • Notionのブロックについてはこちらをご覧ください。

  • プロジェクトマネジメントのロードマップ作成についてはこちらをご覧ください。

マネージャー向けテンプレート

  • 製品開発チームのWikiは、こちら

  • 議事録のデータベースは、こちら

  • ドキュメントデータベースは、 こちら

  • ロードマップは、こちら

  • コーポレートサイトは、こちら

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