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社内Wikiの作り方

社内Wikiには会社の重要な情報がすべて詰まっています。Notionでは、その情報を一元化した上でカスタマイズ。そしてチームは簡単にアクセスして利用できます。

約 7分で読めます
HR Wiki
社内Wikiはこのような形式にできます。
コンテンツ
  • ここで学べる情報
  • なぜWikiが全ての企業にとって重要なのか?
  • 会社のWikiを設定する
  • 1. ワークスペースページの作成
  • 2. Wiki内にサブページを設置する
  • 3. 社内Wikiの構築
  • 4.適切な人と共有するための権限設定
  • 社内Wiki応用編
  • 具体例
  • 次のステップ

オフィスの鍵が1つしかないと想像してみてください。

福利厚生、オフィスのガイドラインやポリシーなど、会社の情報を一元管理する場所がない場合、基本的にはその1つの鍵を全員で回しながら使用することになります。

社員は、会社の基本情報にアクセスする必要があったり、どこに何があるのか知りたいと思うたびに、鍵を求めて時間を消費することになります。これでは、時間が取られ、生産性やスケールが損なわれてしまいます。

会社のWikiを作ることで、重要な情報は統合されます。また誰もがアクセスできるようになるため、組織全体に利益をもたらします。しかも最新の情報を提供できるのです。

ここでは、Notionを使用した独自の社内Wiki(ナレッジベースとも呼ばれます)の構築方法を説明し、それがどのように時間を節約し、チームの成長に役立つかを紹介します。

ここで学べる情報

  1. 1

    社内Wikiの作成方法。

  2. 2

    組織のニーズに合わせてWikiをカスタマイズする方法。

  3. 3

    全社的なWikiを構築したいと考えている方や人事部などにとって、有益な機能やインテグレーションの使い方。

以下の画像は、社内Wikiの一例です。

なぜWikiが全ての企業にとって重要なのか?

社員が会社のドキュメントを必要とした際に、どこにアクセスすべきか分からない理由は、情報の中心となるハブがないからでしょう。会社関連の資料は全て、同じ場所に格納されるべきであり、関連性がなく階層化されていないページになってはいけません。

あなたのチームには、以下のようなリソースが必要です。

  • 福利厚生、有給休暇、経費、オフィスガイドラインなど、すべてのポリシーを最新の情報に更新し、必要なときにいつでも閲覧ができる。

  • 新入社員が仕事を始めるために、必要な情報にアクセスしたり、参照したりできる。

  • 経営陣と社員の間の透明性を高めるために、会社発表、四半期または年次目標、ミッションと戦略のドキュメントにアクセスできる。

これらのリソースを統合することで、社員の時間を節約できます。また誰かに聞く必要はなくなり、チームメンバーはどこにアクセスすれば必要なドキュメントがあるかが分かっている状態にできます。

このような情報格納システムを持つと、他のメリットも生まれます。誰もが同じドキュメントを閲覧できるため、混乱や誤った情報の拡散を防ぐことができます。会社のドキュメントを更新する場合、1つの場所で行う必要があるため、簡単に更新できます。そして社員が会社の重要な情報を読んだり、再確認したりすることができるので、コラボレーションが促進されます。

Wikiは、在籍期間の長い社員や新入社員が情報共有する会社のデジタルキーになるでしょう。

会社のWikiを設定する

まずは基本的なことから始めて、徐々に進めていきましょう。

1. ワークスペースページの作成

多くの場合、会社の各チームはNotionにそれぞれのワークスペースページを持っています(エンジニアリング用、マーケティング用など)。会社で共有している情報もチームとして考えてみてください。

そのためには独自のページが必要です。そして、そのページの中には、会社のドキュメント、プラン、プロセスを整理するための他ページがあります。ページには、テキスト、動画、データベースなど、何でも入れることが可能です。

  • ページを作成するには、サイドバーの ワークスペース の横にある + をクリックします。既にページを作成している場合は、/ を打ち、次に ページ と入力してエンターキーを押してください。

  • / を押すと、ページに追加できるコンテンツの全メニューが表示され、これを「スラッシュコマンド」と呼びます。

会社の情報を1つの場所で管理できるようになったので、情報の発信もワンクリックでできるようになりました。ドキュメントを更新し、それらをすべて集め、何度も共有すれば、Notionのページを通して全社員が最新情報を手に入れることができます。

まずはテンプレートから始めてみましょう

2. Wiki内にサブページを設置する

Notionで会社のWikiを構築するメリットは、1 つのページの中に多くのページを作成できることです。これにより、重要なドキュメントを最適な方法で整理できます。

例えば、福利厚生、会社の方針、チーム一覧、お知らせなどのページをWiki内に設けることができます。これらのページはすべて、社員のためのリソースとなり、あなたとあなたのチームが行っている仕事と繋がっています。

  • 既存のページの中にサブページを作るには、/ページ と入力してエンターキーを押してください。すると、新しいページが表示されます。タイトルをつけて、好きなコンテンツを追加してください。Wikiに戻るには「戻る」をクリック。

  • 一度に複数のページを作りたい場合もあるかと思います。でしたら欲しいページをすべてリストアップ。そして、それらをすべて選択し、カーソルを置くと現れる ⋮⋮ をクリックし、ブロックタイプの変換をクリックし、ページを選択してください。

仕事とナレッジは常に相互関係にあります。福利厚生を変更した理由を書いたメモをWikiと同じワークスペースに置いておけば、いつでも簡単に参照できます。

これを作成することで、社員は必要なものを手に入れるために、どこに行けばいいのかを把握できます。つまり、社員は、あなたに質問する代わりに、自分で必要な情報が掲載されているページを見つけることができるのです。もし見つけられない時は、Notionの検索機能を使うことをおすすめします。サイドバーの左上にある 検索、またはctrl / cmd + pのショートカットで検索できます

Wikiの使い方がわかってきましたか? 次は、それらをどのように組み立てるかを紹介しましょう。

様々な情報源にリンクする

3. 社内Wikiの構築

整理されたWikiがあれば、情報を探すのが簡単になります。

各企業の特色はそれぞれ異なるため、Notionでは自社のワークフローやチームに合わせてWikiの設定をカスタマイズできます。

整理する上で見出しを使うのがおすすめです。見出しのサイズは見出し1(一番大きい)、見出し2見出し3(一番小さい)から選べ、社内Wikiには、これらの見出しの下に別のページをドラッグ&ドロップすることができます。

そして、カラム(列)を利用すると、ページをきれいに整理できます。

  • カラム(列)を作るには、再びドラッグ&ドロップを使います。ヘッダーの横にある ⋮⋮ を掴んで、右端に移動。青い縦線を目印にしてドロップすると別の列ができます。

  • もう一度 ⋮⋮ を使って、任意のページをつかみ、そのページが属するセクションにドラッグします。

  • 整頓させた形式にするには、3つのハイフンを連続して入力して、ヘッダーの下に区切り線を追加します。

「福利厚生」のようなカテゴリーには、「保険」「定期券購入」「給与」などのページがあります。「テック」のようなカテゴリーでは、「セキュリティー」や「ツール」などのページがあります。

チームに新入社員が加わった時、どうすれば彼らが簡単にはじめられるでしょうか。全ての情報は一か所に格納されています。彼らはどこに行けばどの情報が得られるのか簡単に認識でき、何度も人に聞く必要は無くなります。

すでに働いている社員でも、何か必要になったらいつでもWikiで情報を取得できます。またポリシーが変更されても、Wikiは生きた情報の保存場所として機能するので、疑問点を解消するための時間は短くなります。

ページにブランドや個性を加える

4.適切な人と共有するための権限設定

社内Wikiの情報を非公開にしたり、一部の人しかアクセスできないようにしたい場合があります。Notionでは、ワンクリックでドキュメントの共有や権限設定ができます。

社内Wikiをチーム全体で共有している場合、すべての社員がWiki内のすべてのページにアクセスできます。一方、一部の人だけに伝えたい情報がある場合は、別のページを作成することをおすすめします。そのページは、サイドバーのプライベート セクションに表示されますが、共有するとサイドバーのシェアセクションに入ります。

幾つかのチームのみがアクセス可能で、その他のチームはアクセスできないように設定することも可能です。例えば、エンジニアリングチームだけが編集できて、他のチームは閲覧しかできないようにすることだってできるのです。

ここでは、権限を細かく設定する方法を紹介します。

  • 権限グループを設定するには、サイドバーの上部にある 設定 セクションに移動して、 グループを選択。ここで、グループを作成する をクリックすると、そのグループにメンバーを追加できます。通常、グループは、マーケティング、エンジニアリング、エグゼクティブなど、職種に基づいて作成されます。

  • ページを共有する時は、右上の共有をクリックします。その際、これまでに作成した既存のグループも表示されます。また、ワークスペースのすべてのメンバーと共有したい場合のための Workspace accessも表示されます。

  • 共有するページではグループに与えるアクセスレベルとして、フルアクセス権限編集権限コメント権限読み取り権限削除のいずれかを選択できます。アクセスレベルを選択したら、そのページをグループと共有します。

  • 上記を参考にして、例えば、マーケティングチームだけがワークスペースでページを編集できるようにするとします。この場合、ワークスペースのアクセス権を読み取り権限に変更し、マーケティングチームのグループを作成。そしてページの共有メニューでは、マーケティングチームにだけ編集権限を付与します。

  • 特定の人とページを共有したい場合は、 共有 メニューにある ユーザーメールグループインテグレーションで検索したり、外部の人をメールで招待したりすることができます。

もしページを公開したら、誰でも見ることができます。

逆にページをロックすることもできます。右上の ••• メニューをクリックして、 ページをロックトグルを切り替えてください。これにより、誰かが間違って編集してしまうことを防ぐことができます。

社内ドキュメントを作成する上で、誰がどのページを閲覧できる・できないを決められる機能は、必要不可欠です。

この柔軟性により、社員が必要なドキュメントにアクセスできる一方で、一部の情報を非公開にできます。

社内Wiki応用編

Wikiの最も重要な部分は機能性です。ここでは、チームのニーズに合わせてカスタマイズし、使いやすくするためのヒントをいくつか紹介します。

まずはオフィスマニュアルのページから始めましょう。そのページには、会社の方針、必読書、オフィスの場所などの情報を入れられます。このページに地図を埋め込むには、/Googleマップと入力し、オフィスのGoogleマップの位置情報を示したURLを貼り付けます。

重要な情報を集めた「福利厚生」ページ - Webブックマークを使って、チームの重要な情報のリンクを集約しましょう。これらのリンクの横にPDFを埋め込むこともできます。PDFをダウンロードするには、ファイルの上にカーソルを置き、右にある ••• を押し、 ダウンロードを選択。

メールやDropboxから探す必要はありません。いつでもNotionから入手できるようになりました。

また、「社員一覧」のページを使えば、全社員の情報を共有し、社員が増えれば簡単にリストを追加できます。社員の所属部署、入社時期、写真を追加。これで、全員が同僚の名前と顔を頭に入れられます。

「社員一覧」のページには、ギャラリーを使うことをお勧めします。新しいページを作成し、データベースオプションのメニューから ギャラリー を選択。各社員の職種、勤務地、チーム、好きなデザートなど、表示する情報をカスタマイズできます。また、各社員のページのコンテンツに、職歴やレジュメなどのコンテンツの追加もできます。ギャラリーについての詳細はこちら→

また、社員が休暇を申請するためのページを作成しておくと、簡単に申請できます。例えばTypeformの埋め込みすると、社員はNotionの中で申請できるようになります。なお、Typeformの埋め込みをするには、 /Typeform とクリックし エンターキーを押すだけです。

具体例

基本的なWikiの作り方を紹介する7分のビデオです。

次のステップ

社内Wikiは、チームにとってハブのような役割を果たします。会社の情報やプロセスについて質問があれば、ここを起点に解決できます。

これは強力なツールです。情報を他の人と共有することで、社員自身が必要な情報を見つけることができます。これにより、何度も情報共有することはなくなり、時間の節約が可能になりました。

社内Wikiは、あなたのチームを成功に導くための投資です。Notionを礎にして、チームが前進できれば幸いです。

Wiki作成の参考情報

  • 入力と編集の基本は、こちら

  • カラムや見出し、区切り線の情報は、こちら

  • コードブロック埋め込みの基本は、こちら

  • オンライン通販のBoxedが行ったエンジニアリングWikiの構築方法は、こちら(英語)

社内Wikiの各種テンプレート

  • シンプルな社内Wikiは、こちら

  • 新入社員のオンボーディング管理は、こちら

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