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Notionを使った社内コミュニケーションのベストプラクティス

チームが大きくなるにつれて、コミュニケーションとドキュメント作成の必要性が高まっています。ここではチームが共通の認識を持つための機能と戦略を紹介します。

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必読の情報を社員に伝えるのに最適な方法は、週次のニュースレターの作成です。これがあるおかげで、時系列で会社の歴史を知ることもできます。
コンテンツ
  • 情報共有のための全社的な仕組み
  • 読み手を意識したページ作り
  • チームに情報を届ける
  • 定着化させる

社内コミュニケーションは、チームのパフォーマンスを維持するために重要です。チームが成長すればするほど、より構造的で、より考えられたアップデートが必要となり、部門を超えた情報提供が求められます。そこでNotionは、定期的にすべてのチームメンバーが最新の重要なトピックスを得られるようサポート。

このガイドでは、Notionを使った社内コミュニケーションのベストプラクティスと、Notionエグゼクティブ・オペレーションチームからのお役立ち情報を紹介します。

情報共有のための全社的な仕組み

情報を構造化していないと、情報があちこちに分散。そしてチームメンバーが会社の最新情報を得ることが難しくなり、混乱やミスが起こりがちです。Notionは、すべての情報を1つの場所に集約させ、情報を探す時間を削減できます。

今回は、Notionでエグゼクティブ・オペレーションを担当するカイラー・ヒラタに、Notionを使った社内コミュニケーションのやり方を聞いてみました。ヒラタは、チームがはまりがちな落とし穴を次のように述べました。

チームが小規模であれば、どこに何があるかを常に把握できます。しかし組織が大きくなり、メンバーが増えるとドキュメントやページも増え、情報を見失うことが多々あると思われます。だからこそ早い段階で体制を整えることは、大きな意味を持つのです。

ここからは、情報にアクセスする場所を把握するためのヒントを紹介します。

  • 一貫性を保つ - 会社の成長に伴い、社内情報を発表する機会が増えてくるかもしれません。ドキュメントデータベースを使えば、発表の種類ごとにテンプレートを作成することができます。例えば、「全社的なアナウンス」のテンプレートには、「コンテキスト」と「次のステップ」のセクションを設け、あらゆる使用シーンを考慮。また、それぞれのテンプレートは、コミュニケーションのニーズに合わせてカスタマイズできます。

  • コミュニケーションのタイプに合わせた共有データベースの活用 - サイドバーに議事録やドキュメント用のトップページを作り、どこに行けば最新情報が得られるかを皆が把握できるようにします。そして セレクト プロパティを使って、ミーティングの種類(「営業」や「全社員向け」など)や、お知らせの種類(「プロセス変更」など)を割り振れます。

  • 社内Wikiで基本的なページを保存 - 各チームが独自のWikiを持つ一方で、会社はミッションやバリューなどを整理したトップページを持つことができます。Notionでは、この種のページに全社的オペレーティングシステム(OS)を使用。これにより、全社員が最新の企業理念を知ることができます。

  • プレイブックの作成 - Notionの新入社員は、当社のベストプラクティスをまとめたコミュニケーションプレイブックが配布されます。このプレイブックには、当社のベストプラクティスを全て掲載。コミュニケーション方法や、コミュニケーションにかかる時間などの情報を全社員に提供することで、組織全体の基準を確立できます。

チームや会社が成長するにつれ、これらのシステムは、プロジェクト管理、マーケティング、オンボーディングなどを簡素化します。

読み手を意識したページ作り

大人の注意持続時間の平均は7〜12秒と言われています。そこで、読み手の印象が残るよう画像や吹き出し、見出しを使い情報を構成する必要があります。

  • トグル - トグルは、全員に要点を伝え、必要な人には詳細を伝えたい時に役立ちます。背景説明や、工程のリスト作成に最適なトグルの使用方法は、 > の中に詳細な情報を入れるだけです。

  • カラム(列) - 列を分けたいブロックの左にある⋮⋮ をドラッグし、別ブロックの右にドロップするとカラム(列)が作成(ドロップする時、青い縦線が出てきます)。これで列が完成です。またテキストだけでなく画像も配置すると見やすくなります。

  • コールアウト - コールアウトを使えば、ドキュメント内で最も伝えたいことを強調できます。Notion社内では、セクションの概要を説明したり、ドキュメントの構造を整える際に使用しています。

  • ビジュアル - 画像、動画、埋め込みは、読み手が注意を向けやすいです。 / と入力して、どんなものを埋め込めるかを確認してみましょう。これらを使って、要点や評価基準を強調したり、重要な発表や注目点にスポットライトを当てたりしましょう。

  • 区切り線 - を3回連続で入力すると、ヘッダーの下に区切り線ができます。これにより、ページ内の情報を分けることができます。

  • - テキストの色でも背景色でも、ページの中で特に注目させたい部分にはポップな色を使いましょう。ブロックやテキストの色を変えたい場合は、⋮⋮をクリックしプルダウンの中からカラー を選択。

  • Typeform の埋め込み - アンケートを取ったり、フィードバックが欲しい時はありますか? /Typeform と打つかアンケートのリンクを貼り付けるかで、Notionの中にアンケートを埋め込むことができます。

ページを視覚的に作ることで、情報を効果的に伝えることができます。これらのページはカスタマイズ可能なので、どんなことを伝えたいかで作り変えられます。チャートを更新すればいい場合もあれば、テキストで説明すべき場合もあります。あなたのニーズに合わせてカスタマイズしましょう!

チームに情報を届ける

さて、Notionを整理して、伝達性が高まった後は、何をしますか? 次にすべきことは、情報をチームに届けることです。

Notionは開かれ、誰もがアクセスできるため、ちょっとしたガイダンスと方向性を示す必要があります。そのため、Notionは、隔週でニュースレターを発信しています。ニュースレターには、過去2、3週間に起こった主な出来事を掲載しています。

議事録やお知らせだけでなく、Notionを使って全社的なアップデートを行うこともできます(Blinkistのニュースレターを参照してみてください)。これにより、メンバーが知りたい情報をすべて一か所に集めることができます。

このようなコミュニケーションには、次のようなやり方があります。

  • 月次ニュースレター - チーム内やチーム周辺の重要な情報を紹介する機会を設けます。これは新入社員のオンボーディングにも最適です。ギャラリーデータベースを作成し、新入社員の画像を載せ、チーム全体に伝することもできます。

  • どこでも共有できる週次アップデート - プロジェクトに取り組んでいる時や、プロセス変更の状況をチームにアップデートする必要があるときは、 共有 メニューの リンクをコピー を押し、Slack、メール、またはチームが選択したプラットフォームに送信します。

  • ページを公開して、外部の人が最新情報を得られるようにする - 投資家から会社の友人まで、 共有 メニューのオプションを切り替えることで、ページを公開することができます。これは、会社の出来事を知る必要のある社外のパートナーと一緒に仕事をする際に有効です。

  • Slackチャンネルへのリンク - Slackチャンネルへの接続機能を使って、Notionの全アップデートをSlackチャンネルに連携できます。また、automate.ioを使えば他ツールとNotionを連携できるので、どんなことができるかをチェックしてみてください。

シンプルなアップデートのフォーマットが必要ですか?

定着化させる

コミュニケーションをシンプルにすると、読み手は情報を見つけやすくなり、管理もしやすくなります。そのためには、テンプレートを見つけ、作成し、一貫して使用することをお勧めします。Notionにはいくつかのテンプレートがあり、それぞれ異なる使用方法があります。

  • データベーステンプレート - スムーズなコミュニケーションを進めるために、最適なツールです。Notionの「ミーティングノート」データベースには、エンジニアリングの同期、ユーザーリサーチ、ロードマップなどのためにあらかじめ作成されたものがあります。データベーステンプレートについてはこちらをご覧ください。

  • Notion テンプレートギャラリー - やりたいことを実現するためのテンプレートをここから見つけることができます。チームWiki、社内報、旅行の荷物リストなど、Notionが提供するテンプレートギャラリーから探し始めることをお勧めします。

  • テンプレートボタン - これは繰り返しの作業管理に活躍します。例えば、あらかじめ週のTo Doリストのテンプレートを作成していれば、毎週新しいページを作る必要はありません。

  • 同期ブロック - 会社のミッションステートメントのように、さまざまな場所に配置したい情報がある時に便利なブロックです。以前は、ミッションステートメントが更新されるたびに、ミッションステートメントが書かれているすべての場所を探し出し、それぞれを更新していました。しかし、同期ブロックを使えば、会社のミッションステートメントを更新すれば、すべての場所が同時更新されます。

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