デザイナー向けのプロジェクト管理システムで、すべての仕事をつなげる

便利で使いやすいプロジェクト管理システムがあれば、タスクの進捗確認や、期限、ToDo整理などの管理業務に時間を浪費するのではなく、デザイナーは大事な仕事に集中することができます。

ここでは、Notionでデザイナーに特化したプロジェクト管理システムを構築する方法をご紹介します。このページを活用することで、フィードバックを反映しつつ、部署を跨いだプロジェクトをうまく推進することができるようになります。つまり、ユーザーにとってより良いプロダクトを生み出すことができるシステムです。

以下のようなデザイン全般のプロジェクト管理システムを作成できるようになります。

プロジェクトマネジメントの観点から見ると、デザインの仕事には特有の課題があります。

• 利用するツールが多い

  デザイナーがファイルを見失ったり、作業をやり直したり、必要なものを見つけるために時間を使う事が多くあります。

• プロセスに一貫性がない

  問題点の確認から、アイデアだし、ドラフト作成に至るまでの定義がなかったり、細かなデザインが統一されていないと、デザインの価値が下がります。これは、チームが成長するにつれて特に顕著です。

• フィードバックの整理が大変

  デザインチームは部門を超えて仕事をすることが多いため、フィードバックを収集して対応しないと、他のチームは自分たちの意見が考慮されていないと感じフィードバックが失われます。

Notionでは、チームのニーズに合わせてプロジェクト管理システムを完全にカスタムすることができます。

• 全てのツール、作業内容、フィードバックを１つに集結
  Notionのページには、FigmaやFramerなどのプロトタイプ、Invisionのデザイン、画像、ビデオなどを埋め込むことができます。それに加え、ページ内にコメントすることもできます。これにより、プロジェクトのステータスを追跡するだけでなく、プロジェクトに関連する情報が集約されているので、すぐに情報にたどりつくことができます。

• プロセスを定義して、プロジェクトのステップを記録
  シンプルなロゴの開発からデザインシステム全体の修正まで、チームに合ったプロセスを作成し、すべてのプロジェクトを完全に可視化した状態で次の段階に移すことができます。

• 関連する情報のみを表示
  デザインのプロジェクトを管理する上では、多くのステップやニュアンスの異なるプロセスがあるため、情報にあふれかえってしまいます。しかし、Notionでは担当者別のプロジェクトや、今週の実施予定など、同じデータベースを自分の好きなように見ることができます。

では、Notionをつかうことによるメリットとは何でしょうか。

Notionは、一貫したプロセスを設定することで仕事の質を維持しながら、透明性の高い文化を醸成することで、デザインチームの成長を加速させます。

プロジェクト規模に関係なく、関連するすべてのチームを１つのシステムで管理することができます。以下では、デザイナーに特化したおすすめのポイントを踏まえた、プロジェクト管理システムの作り方をご説明します。

Notionでは、テーブル、カレンダー、リスト、ボードなど、さまざまなデータベースを作成することができます。ここでは、ボードを中心に説明します。ボードは、プロセスのステップを表現することのできる、複数のプロジェクトの集合体です。

• / を入力するとすべてのメニューが表示されます。これを "スラッシュコマンド" と呼んでおり、Notionのすべての起点となります。

• /board と入力して ボード：フルページ を選択し、新しいボードを作成します。

• 作成されたボードの上部には列が表示されています。この列はデザインプロセスのステータスを表します。好きなようにカスタマイズしてください。例えば、"未実施"、"次にやること"、"対応中"、"完了 " など。

• １つ１つのカードが、各デザインプロジェクトを表しています。表示されたカードをクリックすると上部にプロパティが表示されます。プロパティを追加するには、+プロパティを追加をクリックします。プロジェクトに応じて、リードデザイナー、モバイル or デスクトップ、リリース日などを追加します。これらのプロパティに基づいてボードを整理することができます。

• カードをドラッグアンドドロップして、カードを隣の列に移動させます。これでデザインのプロセスを表現することができます。

ボードの各部分は、デザインプロジェクト管理システムの中でそれぞれ目的に応じて使用されます。列はそれぞれのタスクの進捗が表示されます。カードは、やりたいと思っていたデザインのプロジェクト、例えばロゴの再デザインのような、デザインのプロジェクトになります。カードの中には、それぞれのプロジェクトに必要な情報がすべて入っています。

全てが１つにまとまっているので、デザイナーはアプリケーションを行き来することなく、目の前の仕事に集中することができます。

Notionを使えば、チームのワークフローに合わせたデータベースを作ることができます。デザイナー向けプロジェクト管理システムを設定する際のヒントをご紹介します。

• カードにプロパティを追加する

  ボードのカードの中には、プロパティが表示されています。これは、プロジェクトのタイプや担当デザイナーなど各カードに割り当てることができます。プロパティをクリックすると、プロパティのメニューが表示されます。ユーザープロパティを使用して、デザイナーやプロジェクトオーナーを割り当てます。セレクトを利用すると広告、ウェブ、モバイルなどのカテゴリを指定できます。日付のプロパティでリリース日を指定するなど、必要に応じてプロパティを調整してカスタマイズしましょう。

• カードにプロパティを表示

  チームが取り組んでいるプロジェクトの種類、担当者、ステータスなどをカードに表示するには、特定のプロパティをカードに表示します。これにより、特定のカードを毎度クリックする必要がなく、ボードビューで見たい情報を見ることができます。テーブルの右上にある ••• をクリックして プロパティ を選択します。それにより、ボードビューで見たいプロパティを切り替えることができます。また、⋮⋮のアイコンをクリックして、カードに表示されるプロパティの順序を変更することもできます。

• ボードのグループ化を変更

  プロジェクトをステータスで表示するのではなく、優先度で表示したり、各デザイナーが自分のボードに何件のプロジェクトを持っているかを確認することができます。ボードの右上のグループ化をクリックして、ボードのカラムのグループ化基準を選択,複数選択, 担当者のいずれかのプロパティに変更できます。

• 多様なビューの作成

  Notionでは、同じデータセットを様々な方法で表示することができます。例えば、ランディングページに関連するすべてのプロジェクトを表示したい場合や、リリース日のカレンダーを表示したい場合など。ビューを追加するには、テーブルのタイトルの横にある + ビューの追加 をクリックして、データベースの種類を選択し、名前を付けてから 作成 をクリックします。これで、さまざまなフィルタやソートを適用して、さらにカスタマイズすることができます。例えば、デザイナーが作業しているモバイルプロジェクトの一覧が欲しい場合は、リストビューを作成し、フィルターを選択してから、+ フィルタを追加するをクリックする。複数の種類を表すプロパティの場合は、「モバイル」を選択すると、モバイルプロジェクトだけがリストに表示されます。また、並べ替えを選択してから、+並べ替えを追加することもできます。ソートでは、優先度や期限などでカードを整理することができます。

高度なデータベースフィルタの使用方法について詳しく知りたい方は、この４分間のビデオをご覧ください。

このプロジェクト管理システムを使えば、デザインチームのニーズに合わせてカスタマイズできるマルチツールを作ることができます。ランディングページのデザインをすべて整理したリストから、リリース日が記載されているカレンダーまで、様々な目的に使用できるデータベースです。

プロジェクトを管理するための骨組みができたので、各ページがプロジェクトに関連するすべての作業を収集し、整理するのにどのように役立つかを深掘りしていきましょう。

デザイナーは仕事をこなすために多くのツールを組み合わせて使用します。Notion はそれらを１つにまとめます。１つの作業をこなすために、デザインツールとプロジェクト管理ソフトウェアを行き来する必要はありません。

• プロジェクトごとにカスタマイズされたページ

  Notionの各ページの本文は、プロジェクト管理システムの構造の中にありながらも、好きなように使うことができます。/headingと入力することで、情報をきれいに整理し、見やすく、理解しやすいようにヘッダーを作成することができます。画像、テキスト、ビデオなど、何でもドラッグアンドドロップで ⋮⋮ アイコンを使うことができます。ブロックを右端までドラッグして列を作ると、よりすっきりとした印象になります。

• デザイナー向けの埋め込み

  Notion では、動画、画像、PDF など、さまざまな種類のファイルをプロジェクトページに直接埋め込むことができます。また、Figma や Invision のプロジェクトを埋め込んで、Web サイトのモックアップをすぐに見ることもできます。Framer のプロトタイプを埋め込んで、アプリの再設計を UX チームと共同で行うことができたり、ロゴ変更の最終レビューでは、Whimsical や Miro のボードにデザイナーの思考プロセスを示すフローチャートを埋め込むことができます。これらにアクセスするには、/figmaや/miroのように、/と名前を入力するだけです。

• チームからのフィードバックを一元管理

  デザインの仕事は部門横断型のタスクが多く、エンジニアと協力したり、マーケティング部門のトップから承認が必要なこともあります。チームメイトの１人に確認を依頼する場合は@ 記号を使用して、フィードバックを促します。ページの上部にあるタイトルにカーソルを合わせて コメントを追加をクリックする、もしくは ⋮⋮ メニューからコメントをクリックすることで実現できます。さまざまなフィードバックを一元管理することは難しく、実装漏れを起こしかねません。Notionであれば、チーム間のすべての情報を１つの場所に整理することができます。

コメントやディスカッションについては、以下の４分間の動画をご覧ください。

• 決定に至るまでの文脈を記録
  プロジェクトの下書きとコメントが一か所に整理されているので、すべてのデザイン決定までに何があったのかを把握できます。モバイルのドロップダウンメニューを再構築したい場合や、ブランドカラーを紫から赤に変更した理由を把握したい場合など、すべてのプロジェクトの初まりから、終わりまでを確認することができます。

このプロジェクト管理システムは、すべてのプロジェクトに関連する作業の整理と集中管理の２つの役割を持っています。この仕組みにより、プロジェクトの情報を探すのに費やしていた時間を、自分の仕事を進めることに使えるようになるわけです。

テンプレートとは、プロジェクト管理システム内で簡単に作成できるページのフォーマットです。このテンプレート機能を用いることで、デザイナーの作業を簡略化することができます。

プロジェクトでテンプレートを使用することで、デザイナーは同じ視座で問題にアプローチすることができます。テンプレートを使うことで、参画したてのデザイナーがチームの働き方を理解するのに役立ちまます。

ボードの右側で、青い 新規 ボタンの横にある下向き矢印をクリックして、+新規テンプレートを選択します。何もないページが表示されます。ここで一度作成したテンプレートを何度も繰り返し使えるようにします。このテンプレートはデザインプロセスのアップデートに応じて更新可能です。

デザイナー向けには、以下のようなテンプレートのアイデアがあります。

• プロジェクトのキックオフ

  "概要" の H2 の見出しの下には、H3 での "目標" と "作業計画" の見出しあります。次に、”スコープ”の H2 の見出しの下には、H3 で”要件”、”タイムライン”、”将来の作業”のヘッダーがあります。このヘッダーの下に異なる色の説明文を含めることも可能です。”作業計画”の下には、「本プロジェクトを解決に向けての方法の根拠を記載する。」という文章を書くことができます。色を変更するには、⋮⋮ アイコンをクリックし、メニューから色を選択します。

• デザインの仕様
  テンプレートを使用することで、モックアップをデザインチームと共有する際、詳細なケースを考慮し、適切なフィードバックを得ることができます。テンプレートでは、セレクトプロパティを使用して作業の種類を指定することができます。また、着手日を示す 日付や、確認者にタグを付けるための 担当者など、他のプロパティを含めることもできます。テンプレートの本文では、H3 ヘッダーを作成して、チームがデザインを埋め込み、フィードバックを残し、次のステップの概要を説明できるようにします。

• クライアントへのプレゼンテーション
  Notionページをクライアントと共有することができます。これにより、デザイナーがメールやFigmaのコメントを参照する代わりに、フィードバックを一か所に集約することができます。H2ヘッダを含めることで、デザインの作業内容や必要なコンテキストを整理し、クライアントにフィードバックすることができます。また、テキストプロパティに”まとめ”というタイトルを付けて、プロジェクトの状態を一文でまとめたものをクライアントに提供することもできます。共有するにはページの右上から共有を選択してウェブで公開を有効化します。ドロップダウンメニューからコメントを許可を有効化し、リンクをコピーしてクライアントに送信することで共有できます。

Sam Baldwin は Notion のデザインチームに加わったばかりですが、すぐに活躍しています。”Notion のプロジェクト管理システムのおかげで、すべてのプロジェクト、優先順位、そして全員が何に取り組んでいるのかを素早く把握することができました。共有タスクボードはオープンで仕事をスムーズにしてくれます。誰でも現在のプロジェクトにコメントをしたり、フィードバックをしたりすることができ、より良い成果につながります。” と彼は言っていました。

ここでは、私たちが独自の設計プロジェクト管理システムから学んだヒントをいくつか紹介します。

• チーム間のプロジェクト管理システムの連携

  エンジニアリングチームがプロジェクトの整理にNotionを使用している場合、２つのシステムを連携させることで、情報連携を密にすることができます。

  • ボード内のテンプレートやページにリレーションプロパティを追加します。次に、エンジニアリングチームのプロジェクト管理データベースを検索します。例えば、ウェブサイトのホームページを再設計している場合、コードレビューやUXアップデートなど、そのプロジェクトに関連するすべてのエンジニアリングタスクをリンクすることができます。

  • リレーションプロパティを使って議事録をつなぐこともできます。他のタスクや議事録がNotionのどこにあっても、プロジェクトのすべてを１つの場所に集めて、チームがより効率的に作業できるようにします。

• デザイナー個人のタスクだけを閲覧

  多くのデザイナーは、自分の仕事を管理するために個別のページを使用しています。これらのページの中で、チーム全体で利用するプロジェクト管理ボードの特定のビューをリンクすることができます。デザイナーが個人ビューでタスクを更新すると、チーム全体のプロジェクト管理ボードに反映されます。逆もまた然りです。

  • /link と入力し、リンクドデータベースを選択します。あなたのプロジェクト管理システムを検索すると、そのデザイナーのページに表示されます。

  • そして、+ビューを追加をクリックして、フィルターを使って自分のタスクだけを表示します。これにより、全体的な目標に向かって作業を進めながらも、自分のタスクに集中することができます。この作業は、デザインWikiでも行うことができ、今週対応しているプロジェクトだけを表示するビューを作成できます。

• フィードバックを募る、プロジェクトタグ

  Notionでは、チーム間のコラボレーションを促進するため、チームメイトに意見を求めるためのタグを作成しました。

  • プロジェクト管理ボードで、"フィードバック" というセレクトプロパティを作成し、タグの１つを "RFC"（Request for Comment）にします。

  • プロジェクトの立ち上げ時や仕様書を作成した時に、RFCのタグを付けて、Slackでチーム全体に回覧することができます。そうすれば、クラウドソースでフィードバックを得て、デザインをより良いものにすることができます。