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メンバー・管理者・ゲスト・グループの追加

メンバー、管理者、ゲストの追加
この記事の内容

Notionでは他のユーザーと簡単に共同作業ができます。メンバーを追加して、ワークスペース内でページを共有すれば、一緒に編集などの作業ができます。チーム外の人と一緒に作業したい場合は、ゲストとして招待すれば、ワークスペース内の特定のページを閲覧・コメント・編集できるようになります。

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備考: 以下のガイドでは、あなたがチームプランかエンタープライズプランの管理者であることを前提に説明しています。そうでない場合は、これらのオプションは表示されません。パーソナルプランまたはパーソナルProプランをご利用の場合は、ゲストは追加できますが、メンバーは追加できません。

Notionのワークスペースではいくつかのユーザーの種類があります。

  • 管理者: チーム内で唯一、新規メンバーを追加でき、設定を編集できるユーザーです。チームプラン、またはエンタープライズプランをご利用の場合は、ワークスペースを作成した人が自動的に管理者になり、ほかの管理者やメンバー、ゲストなどのユーザーを追加できます。

  • メンバー: Notionのページを作成、編集できる一方で、ワークスペース設定の編集やメンバーの追加はできない、チーム内のユーザーです。このカテゴリーは、チームプランとエンタープライズプランのみに存在します。

  • ゲスト: 特定のページで一緒に作業するチーム外のユーザーです。ゲストは、個々のNotionのページに招待することはできますが、ワークスペース全体に招待することはできません。

メールでのメンバー追加

  • 左側サイドバーの上部にある 設定 にアクセスします。

  • メンバーを追加 をクリックし、追加したいユーザーのメールアドレスを入力します。

  • ドロップダウンから 管理者メンバー のどちらで追加するかを選択し、 招待 を押します。

    • 管理者は、設定を変更したり、新しいメンバーを招待できます。

    • メンバーは、設定の変更や新しいメンバーの招待はできません。

  • 招待された人には、サインインしてワークスペースに参加するためのリンクが記載されたメールが送られます。

招待リンクでのメンバー追加

  • 左側サイドバーの上部にある 設定 にアクセスします。

  • 青いコピーボタンをクリックして、シークレットリンクをクリップボードにコピーし、一緒に作業をしたいチームメンバーと共有します。Slack、メール、テキストメッセージなどお好きな方法を使用して共有できます。

  • チームメンバーのメールアドレスを手動で入力することなく、そのメンバーがシークレットリンクをクリックするだけで、有料メンバーとして自動的にワークスペースに参加できます。

  • この機能を無効にするには招待リンクの右にあるトグルをクリックします。

備考: チームプランまたはエンタープライズプランをご利用の場合、ワークスペース内のメンバーごとに請求が発生します。料金について詳しくはこちら →

許可されたドメインと自動参加

会社でNotionを使用している場合は、勤務先のメールアドレスで誰かがサインインすると、メンバーとしてワークスペースに自動的に参加できるように設定できます。

  • 設定 に移動します。

  • ポップアップ表示されたウィンドウのサイドバーにある 設定 をクリックします。

  • 許可されたメールドメイン というセクションまで下にスクロールします。

  • 自動的にアクセス権を付与したいメールドメインを入力し(例:会社のメールドメイン)、 Enter キーを押します。

  • このフィールドには、許可されているメールドメインを複数追加できますが、そのワークスペースの既存メンバーのアカウントが属しているドメインしか追加できません。

メンバーを追加する: 許可されているメールドメイン

これで、このドメインを持つメールアドレスでNotionにサインインした人には、オンボーディング中にワークスペースに参加するオプションが表示されるようになります。

備考: チームプランまたはエンタープライズプランをご利用の場合、ワークスペース内のメンバーごとに請求が発生します。料金について詳しくはこちら →

メンバーの管理者への変更

設定 に移動します。

  • メンバーの右の アクセスレベル の下にあるドロップダウンをクリックして、 管理者 を選択します。

  • そうすると、設定を変更したり、新しいメンバーを追加したりできる管理者の権限がすぐに付与されます。

  • 管理者をメンバーに変える場合も、同じ手順で行ってください。

メンバーの削除

  • 設定 に移動し、 メンバー タブをクリックします。

  • ユーザーの名前の右にあるドロップダウンをクリックし、 チームから削除 を選択します。

  • 削除されたユーザーはすぐにワークスペースにアクセスできなくなり、サイドバーの プライベート セクションのページは非表示になります。

備考: 削除したメンバーを再びワークスペースに招待すると、プライベートページが表示されるようになります。

ゲストとメンバー

ゲストは、ページ単位でワークスペースに招待されたチーム外の個人です。役に立つゲストの使い方の例として、以下があります。

  • 一時的に一緒に作業する業務委託者やインターン。

  • 自分が業務委託者の場合は、クライアントをゲストとして招待してページ上で共同作業することもできます。

  • 自分の作業に協力してもらったり、レビュー作業をしてもらう、友人、家族、メンターなど。

ゲストの場合、Notionの体験が以下のように異なります。

  • ワークスペース全体にはアクセスできません。ページとその子ページを閲覧するためには、個々のページに招待してもらう必要があります。

  • アクセスできるページ外に、新しいページを作成することはできません。

  • ゲストを、メンバーのグループに追加することはできません。

  • ワークスペースの設定や請求情報は変更できません。

  • ワークスペースに新しいメンバーを追加できません。

それ以外では、他のメンバーと同様の機能を使えます。

備考: Notionの有料プランをご利用の場合は、メンバーのみに追加請求が発生し、ゲストに対しては請求されません。

ゲストの追加

ゲストと共有したいページ上で、以下の操作を行います。

  • 右上の 共有 にアクセスし、 招待 をクリックします。

  • 招待したいゲストのメールアドレスを入力します。

  • ドロップダウンからそのゲストに対するアクセスレベルを選択し、 招待 を押します。

  • ページへのリンクが記載されたメールが送られます。

  • そのゲストが一度もNotionを利用したことがない場合は、ページにアクセスするためにNotionにサインアップする必要があります。

備考: ページに招待されたユーザーは、デフォルトで、その子ページにも自動的にアクセスできるようになります。ただし、子ページへのアクセスを制限したり拡大したりすることもできます。

ゲストのアクセスレベル変更

ゲストをページに追加した後はいつでも、そのアクセスレベルを変更できます。

  • 右上の 共有 にアクセスします。ドロップダウンメニューにページのゲストがリスト表示されます。

  • ゲストの名前の右にあるメニューをクリックします。以下のオプションから、ゲストに付与したいアクセスレベルを選択します。

    • フルアクセス権限: ページを編集、共有できます(無料のパーソナルプランのゲストは利用できません)。

    • 編集権限: ページのコンテンツの編集はできますが、ぺージを共有することはできません。

    • コンテンツ編集権限: この権限レベルはデータベースページのみにあります。データベース内のページを作成、編集できますが、データベースの構造やプロパティ、ビュー、ソート、フィルターは変更できません。データベースについて詳しくはこちら →

    • コメント権限: 閲覧とコメントはできますが、編集や共有はできません。

    • 読み取り権限: コンテンツを閲覧できますが、共有はできません。

    • 削除: ページへのアクセス権限が取り消されます。

ゲストとアクセス許可の確認

ワークスペース内のすべてのゲストと各ゲストがアクセスできるページをリスト表示するには、左手のサイドバーの上部にある 設定 をクリックして、 メンバー オプションをクリックします。上部にある ゲスト タブを選択します。

  • ワークスペースメンバーのリストから、ゲストのリストを探します。

  • 右側に、各ゲストが招待されたページの数が表示されます。クリックすると、ゲストがアクセスできるページを表示したり、そのページに移動したりできます。

  • これらのページ上で、アクセスレベルを変更したり、アクセス権を削除できます。

ゲストのメンバーへの変更

ゲストをメンバーにすると、ワークスペース全体が閲覧できるようになります。チームプランとエンタープライズプランをご利用の場合は、メンバーが追加されるたびに請求が発生します。

  • 設定 に移動します。

  • ゲスト タブをクリックし、リストを下にスクロールして該当するゲストを探します。

  • メンバーに変換したいゲストの右にあるドロップダウンをクリックし、 メンバーにする を選択します。メンバーリストの一番下に表示されます。

  • メンバーリストで、 管理者 にしたり、チームから外すこともできます。

    • 管理者のみが、ワークスペースの設定を変更したり、新しいメンバーを招待できます。

ゲストの削除

ある特定のページからゲストを削除するには、以下の手順で操作します。(他のページへのアクセス権は保持されます。)

  • 共有 にアクセスして該当するゲストの名前を探し、その名前の右にあるドロップダウンをクリックして 削除 を選択します。

一度にワークスペース内のすべてのページからゲストを削除するには、

  • 設定 にアクセスして ゲスト タブをクリックし、下にスクロールして該当するゲストを探し、名前の右にあるドロップダウンをクリックします。

  • 削除 を選択します。これで、そのゲストはページにアクセスできなくなります。

ユーザーをさまざまなワークスペースに分けなくても、グループやチームごとに、異なるアクセス許可を詳細に設定できます。ワークスペース内にグループを作成して、ページごとに異なるアクセスレベルを付与する方法をご紹介します。

備考: ワークスペース内のゲストをグループに追加することはできません。この機能は、メンバーのみに使用できます。

グループの作成

ワークスペースの管理者のみがグループを作成、変更できることをご留意ください。それを踏まえて、以下に手順を解説します。

  • 左側サイドバーの上部にある 設定 にアクセスします。

  • 表示されたウィンドウのサイドバーにある メンバー を選択します。

  • メンバーのリストが表示されます。 メンバー の見出しの右にある グループ をクリックします。

  • グループを作成する をクリックします。グループに名前を付けて、アイコンを選択します ✨

  • 新しいグループの下で +メンバーを追加する をクリックします。

  • どのグループにも必要なだけメンバーを追加できます。

  • グループメンバーの右にある 削除 をクリックすることもできます。

  • これらのグループはドラッグ&ドロップで並べ替えることができます。カーソルを当てると表示される ⋮⋮ アイコンをクリックして、上下にドラッグします。

  • グループの名前を変更したり、グループを削除するには、名前の右にある ••• をクリックします。

  • ユーザーの名前かメールアドレスを検索して、どのグループに所属しているかを確認できます。

グループとの共有

どのページに対しても、グループごとに閲覧、コメント、編集、フルアクセスのどの権限を付与するを選択できます。

  • 共有 をクリックし、次に 招待 をクリックします。ポップアップ表示の一番下にすべてのグループが表示されます。

  • グループを選び、ドロップダウンから以下のどの種類のアクセスをそのグループに付与するかを選択します。

    • フルアクセス権限: ページを編集、共有できます。

    • 編集権限: ページのコンテンツの編集はできますが、ぺージを共有することはできません(有料プランでのみご利用いただけます)。

    • コメント権限: 閲覧とコメントはできますが、編集や共有はできません。

    • 読み取り権限: コンテンツを閲覧できますが、共有はできません。

    • 削除: ページへのアクセス権限が取り消されます。

  • グループを追加すると、 共有 メニューに表示されるようになり、ドロップダウンでアクセスレベルを変更できます。

    • 同じページに対して、様々なアクセスレベルを複数のグループに付与することができます。

    • ページへの権限は、その子ページにも適用されます。


よくあるご質問(FAQ)

ワークスペースにゲストを追加しようとすると、自動的にメンバーになってしまいました。メンバーにならないようにするにはどうすればよいですか?

「許可されたメールドメイン」の設定がオンになっている可能性があります。この機能が有効になっていると、そのメールドメインを使用するユーザーはワークスペースに自動的にメンバーとして追加されます。左のサイドバーにある「設定」の設定タブでこれを無効にできます。

追加できるゲスト数に制限はありますか?

無料のパーソナルプランの場合、ワークスペースごとに5名までとなります。有料のプランの場合は、ワークスペース全体でゲストを無制限に招待できます。ただし、ページごとのゲスト数上限は1,000名までですので、ご注意ください。

メンバーをゲストに変えるにはどうすればよいですか?

  • 設定 にアクセスし、下にスクロールして該当するメンバーを探し、名前の右にあるドロップダウンをクリックします。

  • 削除 を選択します。この操作を行うと、削除されたメンバーは、このワークスペース内のプライベートページすべてにアクセスできなくなるため、これを実行する前に、プライベートページのバックアップコピーを取っておくことをお勧めします。

     

  • メンバーから削除されたユーザーは、ページ上部の 共有 メニューでゲストとしていつでも再び追加できます。

「ワークスペースへの参加・新規作成」ボタンをクリックしても、ワークスペースを作成することしかできません。ワークスペースに参加するにはどうすればよいですか?

ワークスペースへの参加・新規作成 ボタンを介してワークスペースに参加できるのは、ワークスペースの 許可されたメールドメイン の設定で、ご使用のメールドメインのユーザーが自動的に参加できるようになっている場合のみです。

そうでない場合は、ワークスペースの管理者に招待してもらう必要があります。

グループ全体にではなく、個人に共有するにはどうすればよいですか?

ワークスペース内の個々のメンバーとプライベートページを共有するには、右上の 共有 から、 ユーザーを招待する をクリックします。ユーザー名を検索し、アクセスレベルを設定して、 招待 をクリックします。

同じ手順を使用して、ゲストとプライベートページを共有することもできますが、その場合は名前を検索する代わりにメールアドレスを入力して 招待 を押します。

なぜワークスペースレベルのアクセスを無効にする必要があるのですか?

必ずしも必要なわけではありませんが、 [ワークスペース]の全員 にアクセス権限を付与すると、その権限がワークスペース内の全メンバーに対して設定される点にご留意ください。あるページを特定のユーザーに閲覧されたくない場合は、ワークスペースレベルのアクセス権限付与を無効にすることをお勧めします。グループや個人に対する上位のアクセス権限の付与はいつでもできます。

左手のサイドバーの「シェア」セクションにあるページは何ですか?

特定のグループや個人とのみ共有されているページです。ワークスペース内の他のユーザーには表示されません。グループと共有しているページをサイドバーのこの部分に表示するには、 [ワークスペース]の全員 を無効にする必要があります。そうしない場合は、ワークスペースの全員に表示されます。

簡単におさらいすると、サイドバーの ワークスペース セクションのページは、何らかの形でワークスペース内の全員が目にすることができます。サイドバーの プライベート セクションのページは、自分のみに表示されます。

サイドバーで「シェア」から「ワークスペース」にページを移動した場合、アクセス許可はどのように変わりますか?

まず、ワークスペースのメンバー全員がページを閲覧でき、編集と共有のフルアクセス権限を得ることになります。そのため、必要に応じて右上の 共有 から [ワークスペース]の全員 の隣にあるドロップダウンでアクセス権を変更してください。

ページを以前共有したグループやユーザーは、そのページに対するアクセス権限をそのまま保持しますが、 [ワークスペース]の全員 の設定でより高いレベルを設定すると、以前の権限が新しい権限で上書きされます。たとえば、 [ワークスペース]の全員フルアクセス権限 に設定されると、読み取り権限が付与されていたグループでも編集と共有ができるようになります。[ワークスペース]の全員のアクセス権限を無効にすると、そのグループの権限は元々設定されていた読み取り権限に戻ります。

複数の個別のワークスペースの代わりに、グループを使うにはどうすればよいですか?

より細かい設定をするために、グループの代わりに複数のワークスペースを作成するユーザーもいます。たとえば、デザイン、マーケティング、エグゼクティブチームなどのために別々のワークスペースを作成して、お互いの作業に対してアクセス、編集、邪魔できないようにする場合などです。しかし、必ずしもそのようにする必要はありません。代わりに、以下が可能です。

  • ワークスペースアクセス を無効にします。こうすることで、アクセスを許可されていないユーザーやグループには、ページが表示されません。

  • すべてのページに対して、グループごとに異なるアクセスレベルを付与できます。そのページの配下の子ぺージには、同じアクセスレベルが適用されます。

  • たとえば、ワークスペース内に、エンジニアリングチーム専門のセクションを持つことができます。エンジニア全員を登録したグループを作成し、チームの最上位ページで、そのグループに対してのみ フルアクセス権限 をオンにします。そのページの中にネストされたページも、エンジニアリングチームだけがアクセスできます。

グループを使用して共有のプライベートページを作ることはできますか?

はい。サイドバーの プライベート セクションでページを作成したら、 共有 メニューから、ワークスペース内の特定のグループのアクセス権限を設定することができます。他のページと同様にアクセス権限を設定すると、サイドバーの シェア セクションにそのページが自動的に移動します。自分とグループのメンバーだけが閲覧できます。

ワークスペース全体や「@開発部」などのグループを@メンションできますか?

残念ながら、現時点ではできません。将来的には実現したいと考えております。ご期待ください。

さらにご質問がある場合は、メッセージを送信してください。

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ワークスペース内でのコラボレーション

同じページまたはデータベースを同時に表示および編集できる人数に制限はありません。チームは、どこにいても、何時でも、どのデバイスを使用していても、共有コンテンツで共同作業を行うことができます🎳