メンバー・管理者・ゲスト・グループの追加

Notionでは他のユーザーと簡単に共同作業ができます。メンバーを追加して、ワークスペース内でページを共有すれば、一緒に編集などの作業ができます。チーム外の人と一緒に作業したい場合は、ゲストとして招待すれば、ワークスペース内の特定のページを閲覧・コメント・編集できるようになります。
備考: 以下のガイドでは、あなたがチームプランかエンタープライズプランの管理者であることを前提に説明しています。そうでない場合は、これらのオプションは表示されません。パーソナルプランまたはパーソナルProプランをご利用の場合は、ゲストは追加できますが、メンバーは追加できません。
Notionのワークスペースではいくつかのユーザーの種類があります。
管理者: チーム内で唯一、新規メンバーを追加でき、設定を編集できるユーザーです。チームプラン、またはエンタープライズプランをご利用の場合は、ワークスペースを作成した人が自動的に管理者になり、ほかの管理者やメンバー、ゲストなどのユーザーを追加できます。
メンバー: Notionのページを作成、編集できる一方で、ワークスペース設定の編集やメンバーの追加はできない、チーム内のユーザーです。このカテゴリーは、チームプランとエンタープライズプランのみに存在します。
ゲスト: 特定のページで一緒に作業するチーム外のユーザーです。ゲストは、個々のNotionのページに招待することはできますが、ワークスペース全体に招待することはできません。
メールでのメンバー追加
左側サイドバーの上部にある
設定
にアクセスします。メンバーを追加
をクリックし、追加したいユーザーのメールアドレスを入力します。ドロップダウンから
管理者
かメンバー
のどちらで追加するかを選択し、招待
を押します。管理者は、設定を変更したり、新しいメンバーを招待できます。
メンバーは、設定の変更や新しいメンバーの招待はできません。
招待された人には、サインインしてワークスペースに参加するためのリンクが記載されたメールが送られます。
招待リンクでのメンバー追加
左側サイドバーの上部にある
設定
にアクセスします。青い
コピー
ボタンをクリックして、シークレットリンクをクリップボードにコピーし、一緒に作業をしたいチームメンバーと共有します。Slack、メール、テキストメッセージなどお好きな方法を使用して共有できます。チームメンバーのメールアドレスを手動で入力することなく、そのメンバーがシークレットリンクをクリックするだけで、有料メンバーとして自動的にワークスペースに参加できます。
この機能を無効にするには
招待リンク
の右にあるトグルをクリックします。
備考: チームプランまたはエンタープライズプランをご利用の場合、ワークスペース内のメンバーごとに請求が発生します。料金について詳しくはこちら →
許可されたドメインと自動参加
会社でNotionを使用している場合は、勤務先のメールアドレスで誰かがサインインすると、メンバーとしてワークスペースに自動的に参加できるように設定できます。
設定
に移動します。ポップアップ表示されたウィンドウのサイドバーにある
設定
をクリックします。許可されたメールドメイン
というセクションまで下にスクロールします。自動的にアクセス権を付与したいメールドメインを入力し(例:会社のメールドメイン)、
Enter
キーを押します。このフィールドには、許可されているメールドメインを複数追加できますが、そのワークスペースの既存メンバーのアカウントが属しているドメインしか追加できません。
これで、このドメインを持つメールアドレスでNotionにサインインした人には、オンボーディング中にワークスペースに参加するオプションが表示されるようになります。
備考: チームプランまたはエンタープライズプランをご利用の場合、ワークスペース内のメンバーごとに請求が発生します。料金について詳しくはこちら →
メンバーの管理者への変更
設定
に移動します。
メンバーの右の
アクセスレベル
の下にあるドロップダウンをクリックして、管理者
を選択します。そうすると、設定を変更したり、新しいメンバーを追加したりできる管理者の権限がすぐに付与されます。
管理者をメンバーに変える場合も、同じ手順で行ってください。
メンバーの削除
設定
に移動し、メンバー
タブをクリックします。ユーザーの名前の右にあるドロップダウンをクリックし、
チームから削除
を選択します。削除されたユーザーはすぐにワークスペースにアクセスできなくなり、サイドバーの
プライベート
セクションのページは非表示になります。
備考: 削除したメンバーを再びワークスペースに招待すると、プライベートページが表示されるようになります。
ゲストとメンバー
ゲストは、ページ単位でワークスペースに招待されたチーム外の個人です。役に立つゲストの使い方の例として、以下があります。
一時的に一緒に作業する業務委託者やインターン。
自分が業務委託者の場合は、クライアントをゲストとして招待してページ上で共同作業することもできます。
自分の作業に協力してもらったり、レビュー作業をしてもらう、友人、家族、メンターなど。
ゲストの場合、Notionの体験が以下のように異なります。
ワークスペース全体にはアクセスできません。ページとその子ページを閲覧するためには、個々のページに招待してもらう必要があります。
アクセスできるページ外に、新しいページを作成することはできません。
ゲストを、メンバーのグループに追加することはできません。
ワークスペースの設定や請求情報は変更できません。
ワークスペースに新しいメンバーを追加できません。
それ以外では、他のメンバーと同様の機能を使えます。
備考: Notionの有料プランをご利用の場合は、メンバーのみに追加請求が発生し、ゲストに対しては請求されません。
ゲストの追加
ゲストと共有したいページ上で、以下の操作を行います。
右上の
共有
にアクセスし、招待
をクリックします。招待したいゲストのメールアドレスを入力します。
ドロップダウンからそのゲストに対するアクセスレベルを選択し、
招待
を押します。ページへのリンクが記載されたメールが送られます。
そのゲストが一度もNotionを利用したことがない場合は、ページにアクセスするためにNotionにサインアップする必要があります。
備考: ページに招待されたユーザーは、デフォルトで、その子ページにも自動的にアクセスできるようになります。ただし、子ページへのアクセスを制限したり拡大したりすることもできます。
ゲストのアクセスレベル変更
ゲストをページに追加した後はいつでも、そのアクセスレベルを変更できます。
右上の
共有
にアクセスします。ドロップダウンメニューにページのゲストがリスト表示されます。ゲストの名前の右にあるメニューをクリックします。以下のオプションから、ゲストに付与したいアクセスレベルを選択します。
フルアクセス権限: ページを編集、共有できます(無料のパーソナルプランのゲストは利用できません)。
編集権限: ページのコンテンツの編集はできますが、ぺージを共有することはできません。
コンテンツ編集権限: この権限レベルはデータベースページのみにあります。データベース内のページを作成、編集できますが、データベースの構造やプロパティ、ビュー、ソート、フィルターは変更できません。データベースについて詳しくはこちら →
コメント権限: 閲覧とコメントはできますが、編集や共有はできません。
読み取り権限: コンテンツを閲覧できますが、共有はできません。
削除: ページへのアクセス権限が取り消されます。
ゲストとアクセス許可の確認
ワークスペース内のすべてのゲストと各ゲストがアクセスできるページをリスト表示するには、左手のサイドバーの上部にある 設定
をクリックして、 メンバー
オプションをクリックします。上部にある ゲスト
タブを選択します。
ワークスペースメンバーのリストから、ゲストのリストを探します。
右側に、各ゲストが招待されたページの数が表示されます。クリックすると、ゲストがアクセスできるページを表示したり、そのページに移動したりできます。
これらのページ上で、アクセスレベルを変更したり、アクセス権を削除できます。
ゲストのメンバーへの変更
ゲストをメンバーにすると、ワークスペース全体が閲覧できるようになります。チームプランとエンタープライズプランをご利用の場合は、メンバーが追加されるたびに請求が発生します。
設定
に移動します。ゲスト
タブをクリックし、リストを下にスクロールして該当するゲストを探します。メンバーに変換したいゲストの右にあるドロップダウンをクリックし、
メンバーにする
を選択します。メンバーリストの一番下に表示されます。メンバーリストで、
管理者
にしたり、チームから外すこともできます。管理者のみが、ワークスペースの設定を変更したり、新しいメンバーを招待できます。
ゲストの削除
ある特定のページからゲストを削除するには、以下の手順で操作します。(他のページへのアクセス権は保持されます。)
共有
にアクセスして該当するゲストの名前を探し、その名前の右にあるドロップダウンをクリックして削除
を選択します。
一度にワークスペース内のすべてのページからゲストを削除するには、
設定
にアクセスしてゲスト
タブをクリックし、下にスクロールして該当するゲストを探し、名前の右にあるドロップダウンをクリックします。削除
を選択します。これで、そのゲストはページにアクセスできなくなります。
ユーザーをさまざまなワークスペースに分けなくても、グループやチームごとに、異なるアクセス許可を詳細に設定できます。ワークスペース内にグループを作成して、ページごとに異なるアクセスレベルを付与する方法をご紹介します。
備考: ワークスペース内のゲストをグループに追加することはできません。この機能は、メンバーのみに使用できます。
グループの作成
ワークスペースの管理者のみがグループを作成、変更できることをご留意ください。それを踏まえて、以下に手順を解説します。
左側サイドバーの上部にある
設定
にアクセスします。表示されたウィンドウのサイドバーにある
メンバー
を選択します。メンバーのリストが表示されます。
メンバー
の見出しの右にあるグループ
をクリックします。グループを作成する
をクリックします。グループに名前を付けて、アイコンを選択します ✨新しいグループの下で
+メンバーを追加する
をクリックします。どのグループにも必要なだけメンバーを追加できます。
グループメンバーの右にある
削除
をクリックすることもできます。
これらのグループはドラッグ&ドロップで並べ替えることができます。カーソルを当てると表示される
⋮⋮
アイコンをクリックして、上下にドラッグします。グループの名前を変更したり、グループを削除するには、名前の右にある
•••
をクリックします。ユーザーの名前かメールアドレスを検索して、どのグループに所属しているかを確認できます。
グループとの共有
どのページに対しても、グループごとに閲覧、コメント、編集、フルアクセスのどの権限を付与するを選択できます。
共有
をクリックし、次に招待
をクリックします。ポップアップ表示の一番下にすべてのグループが表示されます。グループを選び、ドロップダウンから以下のどの種類のアクセスをそのグループに付与するかを選択します。
フルアクセス権限: ページを編集、共有できます。
編集権限: ページのコンテンツの編集はできますが、ぺージを共有することはできません(有料プランでのみご利用いただけます)。
コメント権限: 閲覧とコメントはできますが、編集や共有はできません。
読み取り権限: コンテンツを閲覧できますが、共有はできません。
削除: ページへのアクセス権限が取り消されます。
グループを追加すると、
共有
メニューに表示されるようになり、ドロップダウンでアクセスレベルを変更できます。同じページに対して、様々なアクセスレベルを複数のグループに付与することができます。
ページへの権限は、その子ページにも適用されます。
よくあるご質問(FAQ)
- ワークスペースにゲストを追加しようとすると、自動的にメンバーになってしまいました。メンバーにならないようにするにはどうすればよいですか?
「許可されたメールドメイン」の設定がオンになっている可能性があります。この機能が有効になっていると、そのメールドメインを使用するユーザーはワークスペースに自動的にメンバーとして追加されます。左のサイドバーにある「設定」の設定タブでこれを無効にできます。
- 追加できるゲスト数に制限はありますか?
無料のパーソナルプランの場合、ワークスペースごとに5名までとなります。有料のプランの場合は、ワークスペース全体でゲストを無制限に招待できます。ただし、ページごとのゲスト数上限は1,000名までですので、ご注意ください。
- メンバーをゲストに変えるにはどうすればよいですか?
設定
にアクセスし、下にスクロールして該当するメンバーを探し、名前の右にあるドロップダウンをクリックします。削除
を選択します。この操作を行うと、削除されたメンバーは、このワークスペース内のプライベートページすべてにアクセスできなくなるため、これを実行する前に、プライベートページのバックアップコピーを取っておくことをお勧めします。メンバーから削除されたユーザーは、ページ上部の
共有
メニューでゲストとしていつでも再び追加できます。
- 「ワークスペースへの参加・新規作成」ボタンをクリックしても、ワークスペースを作成することしかできません。ワークスペースに参加するにはどうすればよいですか?
ワークスペースへの参加・新規作成
ボタンを介してワークスペースに参加できるのは、ワークスペースの許可されたメールドメイン
の設定で、ご使用のメールドメインのユーザーが自動的に参加できるようになっている場合のみです。そうでない場合は、ワークスペースの管理者に招待してもらう必要があります。
- グループ全体にではなく、個人に共有するにはどうすればよいですか?
ワークスペース内の個々のメンバーとプライベートページを共有するには、右上の
共有
から、ユーザーを招待する
をクリックします。ユーザー名を検索し、アクセスレベルを設定して、招待
をクリックします。同じ手順を使用して、ゲストとプライベートページを共有することもできますが、その場合は名前を検索する代わりにメールアドレスを入力して
招待
を押します。
- なぜワークスペースレベルのアクセスを無効にする必要があるのですか?
必ずしも必要なわけではありませんが、
[ワークスペース]の全員
にアクセス権限を付与すると、その権限がワークスペース内の全メンバーに対して設定される点にご留意ください。あるページを特定のユーザーに閲覧されたくない場合は、ワークスペースレベルのアクセス権限付与を無効にすることをお勧めします。グループや個人に対する上位のアクセス権限の付与はいつでもできます。
- 左手のサイドバーの「シェア」セクションにあるページは何ですか?
特定のグループや個人とのみ共有されているページです。ワークスペース内の他のユーザーには表示されません。グループと共有しているページをサイドバーのこの部分に表示するには、
[ワークスペース]の全員
を無効にする必要があります。そうしない場合は、ワークスペースの全員に表示されます。簡単におさらいすると、サイドバーの
ワークスペース
セクションのページは、何らかの形でワークスペース内の全員が目にすることができます。サイドバーのプライベート
セクションのページは、自分のみに表示されます。
- サイドバーで「シェア」から「ワークスペース」にページを移動した場合、アクセス許可はどのように変わりますか?
まず、ワークスペースのメンバー全員がページを閲覧でき、編集と共有のフルアクセス権限を得ることになります。そのため、必要に応じて右上の
共有
から[ワークスペース]の全員
の隣にあるドロップダウンでアクセス権を変更してください。ページを以前共有したグループやユーザーは、そのページに対するアクセス権限をそのまま保持しますが、
[ワークスペース]の全員
の設定でより高いレベルを設定すると、以前の権限が新しい権限で上書きされます。たとえば、[ワークスペース]の全員
がフルアクセス権限
に設定されると、読み取り権限が付与されていたグループでも編集と共有ができるようになります。[ワークスペース]の全員
のアクセス権限を無効にすると、そのグループの権限は元々設定されていた読み取り権限に戻ります。
- 複数の個別のワークスペースの代わりに、グループを使うにはどうすればよいですか?
より細かい設定をするために、グループの代わりに複数のワークスペースを作成するユーザーもいます。たとえば、デザイン、マーケティング、エグゼクティブチームなどのために別々のワークスペースを作成して、お互いの作業に対してアクセス、編集、邪魔できないようにする場合などです。しかし、必ずしもそのようにする必要はありません。代わりに、以下が可能です。
ワークスペースアクセス
を無効にします。こうすることで、アクセスを許可されていないユーザーやグループには、ページが表示されません。すべてのページに対して、グループごとに異なるアクセスレベルを付与できます。そのページの配下の子ぺージには、同じアクセスレベルが適用されます。
たとえば、ワークスペース内に、エンジニアリングチーム専門のセクションを持つことができます。エンジニア全員を登録したグループを作成し、チームの最上位ページで、そのグループに対してのみ
フルアクセス権限
をオンにします。そのページの中にネストされたページも、エンジニアリングチームだけがアクセスできます。
- グループを使用して共有のプライベートページを作ることはできますか?
はい。サイドバーの
プライベート
セクションでページを作成したら、共有
メニューから、ワークスペース内の特定のグループのアクセス権限を設定することができます。他のページと同様にアクセス権限を設定すると、サイドバーのシェア
セクションにそのページが自動的に移動します。自分とグループのメンバーだけが閲覧できます。
- ワークスペース全体や「@開発部」などのグループを@メンションできますか?
残念ながら、現時点ではできません。将来的には実現したいと考えております。ご期待ください。