「あれ、どこにありますか？」が無くなった。"良いコミュニケーション"をNotionで
世界最大級のアクセラレーター・VCであるPlug and Play Japanは、ドキュメントをオンラインのドライブ上に混在させており、情報のインプットに苦戦。そこでNotionで情報整理をしたところ、情報が取りやすくなり、コミュニケーションの質まで上がりました。
藤本 あゆみ
執行役員CMO
全社員への説明をもっと効率的にしたい。そこで社内Wikiを作成
2020年4月、Plug and Play Japanはオフィスを移転しました。その時期は、新型コロナウイルスの流行により、社員の多くは在宅ワークを実施しているため、新オフィスに来るタイミングはバラバラに。一人一人にオフィスの使い方を説明することが不可能な中、開設したのがNotionで作った社内Wikiページでした。オフィスの利用方法やWiFiの設定方法、コロナに感染した時の対応など、全社員が知るべき情報を集約しました。また部門ごとのページも作成しています。定期的に行われるミーティング議事録をまとめ、Notion上に格納。部門の全メンバーがNotionの議事録を閲覧できるので、聞き逃した結果起こる「言った、言ってない」が減りました。
社内Wikiは会社情報の入口。分からないことがあれば、ここを見れば解決できるようにしています。
執行役員CMO
色分けしたカレンダーを見れば、メンバーの動きを俯瞰できる
Plug and Play Japanは、年に2回、採択スタートアップ向けにアクセラレータープログラムを実施。このプログラムに向け、全社一丸となって準備に取り掛かります。しかし、担当ごとに繁忙期がバラバラのため、多忙な時期にもかかわらずイベントを入れてしまったり、ダブルブッキングをしてしまったりと、スケジュールの衝突が起こっていました。しかも東京、京都、大阪の3拠点にわたりアクセラレータープログラムを運営するため、情報を統一しづらい、かつ認識齟齬が起きやすく、混乱を生み出していました。そんな時、Notionが作ったカレンダーが解決へと導きました。カレンダーには、各部門とテーマをカラーごとに識別し、各部門の大まかな動きが分かるようになっています。個人の1日の詳細スケジュールは、別のカレンダーツールにまとめていますが、Notionのカレンダーでは組織全体の動きを俯瞰で見れるようになっています。これにより、スケジュールの把握が楽になりました。
アナログからデジタルに移行したデータベースがタッチポイントを増やす
社内だけでなく社外向けの情報整理もNotionで行っています。そのひとつがスタートアップのデータベースです。ここには、支援を決めたスタートアップの一覧が並び、各企業をクリックすると、詳細が把握できます。この一覧は、企業パートナーやメディアが閲覧することを目的として作成。スタートアップの情報にアクセスしやすくなり、事業間での共有も容易になりました。実は以前までは、スタートアップの情報を冊子で作成。「冊子ならではの良さはありますが、冊子では全情報を共有しづらいと感じていました」と藤本さんが語るように、今は採択された全スタートアップを閲覧できるため、知り合うチャンスも増大。同時に、企業同士の連携の加速も起こります。
社員はみんな、情報を頭に入れてくるので、質問内容が「あれ、どこですか？」から「あれの詳細を聞きたい」へ変わりました。つまり、突っ込んだ質問をしてくれるんです。
執行役員CMO
気持ち良いコミュニケーションの肝は、情報のインプット
採択スタートアップとのコミュニケーションツールとしても、Notionを活用しています。アクセラレータープログラムを企画・運営するプログラムマネージャーは採択スタートアップと、アクセラレータープログラムについてディスカッションする際、プログラムのあらゆる情報を知ることができる「Program Portal」を開きます。Notionで作成した「Program Portal」は、情報に辿り着きやすいため、コミュニケーションがスムーズです。
社内・社外向けの情報整理を、Notionで行ったことで、コミュニケーションにある変化が起こりました。「『あれ、どこにありますか？』と聞かれる頻度が減りました。その質問は本業と関係のない雑務のため、相手の時間とモチベーションを奪い、関係を悪化させる要因に。仕事は一人でできません。事前に情報を頭に仕入れ、良いコミュニケーションを進めることが大切です」と藤本さんは語りました。良いコミュニケーションは、組織を飛躍させます。そのコミュニケーション作りを、Notionがサポートしています。
