Rendez vos tâches plus actionnables grâce aux sous-tâches et dépendances

Les sous-tâches et dépendances vous permettent de visualiser comment s’articulent tous les éléments de vos tâches. Vous pouvez ainsi définir l’ampleur des tâches, attribuer des étapes individuelles aux différents membres de votre équipe et identifier facilement tout élément susceptible de bloquer votre progression.

6 minutes de lecture
bannière dépendances de sous-tâche
Les sous-tâches et les dépendances offrent de nouvelles possibilités pour la gestion de projet dans Notion. Utilisez-les pour décomposer vos tâches les plus intimidantes en étapes claires et faciles à terminer.
Dans ce guide
  • Comment utiliser les sous-tâches dans votre base de données de tâches ?
  • Comment utiliser les dépendances en vue « chronologie » ?
  • Avantages des sous-tâches et dépendances pour le travail en équipe
  • Options d’affichage des sous-tâches et dépendances dans une page
  • Différentes façons d’utiliser les sous-éléments dans une base de données

Selon la charge de travail de votre équipe, votre base de données de tâches peut vite devenir chaotique. Certaines tâches sont rapides et faciles à accomplir, tandis que d’autres ont une portée beaucoup plus large et impliquent de nombreuses étapes. Toutes ces tâches qui s’additionnent dans le désordre peuvent devenir déroutantes, et il est difficile d’avancer efficacement quand on ne sait pas dans quel ordre les choses doivent se faire.

Si vous vous retrouvez avec plus de 50 lignes dans votre base de données de tâches, les sous-tâches et les dépendances peuvent vous aider à visualiser clairement ce qui doit être fait et à quel moment, en décomposant les grandes tâches en plus petites étapes.

Vous identifierez ainsi plus facilement les étapes qui composent chaque tâche et pourrez mieux répartir la charge de travail au sein de votre équipe en attribuant des étapes spécifiques à différents membres. De cette façon, tout le monde saura précisément quelles étapes doivent se produire pour que la tâche puisse être marquée comme « terminée ».

Vous repérerez rapidement les tâches susceptibles de bloquer votre progression, qui doivent être effectuées en priorité pour avancer.

Dans Notion, les sous-tâches et dépendances sont créées à l’aide de propriétés de relations. Dans ce guide, nous expliquons comment configurer les sous-tâches et dépendances pour gérer plus facilement vos tâches.

Qu’est-ce qu’une propriété de relation ?

Comment utiliser les sous-tâches dans votre base de données de tâches ?

La publication d’un article de blog peut sembler simple, mais comme le savent les équipes marketing, cela implique en réalité de nombreuses étapes, de la recherche initiale à la rédaction de plusieurs versions, en passant par les relectures. Cela nécessite généralement la contribution de plusieurs membres de l’équipe. Même après la publication de l’article, sa diffusion et sa promotion impliquent d’autres tâches.

Imaginons par exemple que vous ajoutiez la tâche « Publier article de blog sur les 10 façons d’utiliser l’IA pour le marketing » dans votre base de données. Vous pouvez en faire une tâche parent dans votre base de données, puis créer des sous-tâches couvrant les recherches sur le sujet, la description de l’article, sa rédaction, sa livraison pour relecture, sa révision et sa publication.

Certaines de ces tâches peuvent même avoir, à leur tour, leurs propres sous-tâches. Par exemple, la publication de votre article peut impliquer des étapes de révision finale et de vérification du SEO, vérification de la mise en forme, l’ajout d’images, la rédaction d’une méta-description et le chargement dans votre CMS.

Voici comment créer une propriété de sous-élément dans votre base de données de tâches :

  • Cliquez sur le menu en haut à droite de la base de données, puis sélectionnez Sous-éléments.

  • Dans la fenêtre Sous-éléments, vous allez créer une propriété de relation entre les éléments parents et enfants. Vous pouvez renommer vos propriétés en « Sous-tâches » et « Tâches parents », par exemple.

  • Sélectionnez Créer.

Deux nouvelles propriétés apparaissent maintenant dans la base de données, l’une pour l’« Élément parent » et l’autre pour les « Sous-éléments ».

N’importe quelle tâche de votre base de données peut être décomposée en sous-tâches, qui peuvent être à nouveau divisées en sous-tâches plus petites.

Pour ajouter des sous-tâches à un élément de la base de données, survolez l’élément, cliquez sur l’icône triangulaire de liste déroulante à sa gauche et ajoutez autant de sous-tâches que vous le souhaitez. Vous pouvez afficher les sous-tâches dans les vues tableau et chronologie.

Comment utiliser les dépendances en vue « chronologie » ?

Les dépendances permettent de lier l’issue d’une tâche à une autre.

Par exemple, imaginez que vous travailliez sur le lancement d’une nouvelle fonctionnalité. L’ordre dans lequel vous effectuez les tâches est important, car vous ne pouvez pas commencer à publier vos guides et à diffuser par e-mail avant d’avoir finalisé l’interface utilisateur.

En créant des dépendances dans votre vue chronologie, vous visualisez facilement quelles tâches doivent être terminées avant de passer à la suivante. Le fonctionnement est le même que pour les sous-éléments, c’est simplement une autre façon de visualiser l’organisation du travail.

Pour ajouter des dépendances dans la vue chronologie :

  • Allez dans le menu et cliquez sur Dépendances.

  • Si aucune relation n’existe dans la base de données, nous vous inviterons à en créer une. Par défaut, il s’agira d’une relation liée à la base de données active, appelée Blocage.

  • Vous pouvez ensuite choisir d’afficher les dépendances par « parent » ou « sous-tâche ».

  • Cliquez sur Créer une relation.

Lorsque vous survolez un élément de base de données dans votre chronologie, une flèche apparaît à droite. Cliquez dessus et faites-la glisser pour la relier à d’autres tâches et créer des dépendances qui n’apparaîtront que dans votre vue chronologie.

Avantages des sous-tâches et dépendances pour le travail en équipe

Lorsque votre équipe travaille à une cadence soutenue, prioriser et suivre le travail de chaque membre peut s’avérer fastidieux. Les sous-tâches et les dépendances vous permettent de gérer facilement les tâches quotidiennes et individuelles tout en visualisant clairement votre progression vers vos grands objectifs d’équipe.

En créant des sous-tâches et dépendances, vous pouvez :

  • Diviser les tâches en sous-tâches : les tâches de votre base de données sont souvent trop volumineuses pour être exécutées en une seule étape et nécessitent plusieurs actions de plusieurs membres de l’équipe. Vous pouvez décomposer ces grandes tâches en étapes individuelles pour en simplifier la gestion et l’exécution.

  • Faciliter le travail en équipe : une fois que vous aurez créé des tâches individuelles plus petites à partir des grandes, vous pourrez facilement les déléguer ou les attribuer à différents membres de votre équipe. Cette approche facilite le travail en équipe et permet à tout le monde de contribuer efficacement aux objectifs communs.

  • Identifier les obstacles qui bloquent votre progression : parfois, la progression de tout un projet est bloquée parce que vous ne pouvez pas avancer tant qu’une tâche donnée n’est pas terminée. Les dépendances permettent d’identifier facilement ce cas de figure. Vous pourrez ainsi prioriser la tâche qui vous bloque et avancer.

Options d’affichage des sous-tâches et dépendances dans une page

Lorsque vous ouvrez une page dans une base de données, vous pouvez afficher les sous-éléments et les dépendances comme une liste de relations en haut de la page.

Vous pouvez également choisir d’afficher les sous-éléments en tant que section de page, de façon à visualiser immédiatement les sous-tâches à l’ouverture d’une tâche. Dans la section des sous-éléments, vous pouvez cliquer sur le menu des options et sélectionner les propriétés que vous souhaitez afficher (statut, personne responsable, date d’échéance, etc.) L’affichage des sous-tâches dans une section de page distincte facilite également l’ajout de nouvelles tâches à la page.

Différentes façons d’utiliser les sous-éléments dans une base de données

Sub-tasks and dependencies are primarily designed with task and project management in mind.

Vous pouvez néanmoins les utiliser comme bon vous semble.

Par exemple :

  • Diviser vos OKR en mini-objectifs : créez une propriété de sous-élément dans la base de données des objectifs (OKR) de votre entreprise et renommez-la « Sous-objectifs » ou « Mini-objectifs ». Vous pourrez y ajouter les différents objectifs plus modestes qui, bout à bout, contribuent aux grands objectifs mensuels, trimestriels ou annuels de votre entreprise.

  • Créer des équipes « parent » et des équipes « enfant » sous forme d’organigramme : vous pouvez utiliser une propriété de sous-élément pour créer une base de données sous forme d’organigramme, qui vous permettra de visualiser les petites équipes qui composent chaque grand service de votre entreprise.

  • Enregistrer des mises à jour mensuelles et hebdomadaires dans votre base de données documentaire : les documents de mise à jour mensuelle peuvent être définis comme documents parents, tandis que chaque mise à jour hebdomadaire deviendra un sous-élément du mois concerné.

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