Automatisations des bases de données

Les automatisations de bases de données sont des séquences d’actions exécutées chaque fois qu’une modification spécifique est réalisée sur une base de données. Les automatisations sont constituées à la fois de déclencheurs (les événements qui entraînent les automatisations) et d’actions (l’effet de l’automatisation). Les automatisations de bases de données permettent de gagner du temps et de simplifier votre travail. Elles peuvent être très simples ou plus complexes, en fonction de vos besoins.

Les automatisations de base de données peuvent être utilisées pour de nombreuses choses, notamment :

• Affectation d’une tâche à une personne spécifique lorsque son statut change.

• Envoi d’une notification Slack à un canal lorsqu’une page est ajoutée à une base de données.

Pour créer une automatisation de base de données :

1. Cliquez sur ⚡ en haut de la base de données → Nouvelle automatisation.

2. Si vous le souhaitez, vous pouvez donner un nom à l’automatisation de la base de données.

3. Ajoutez des déclencheurs. En savoir plus sur les types de déclencheurs ci-dessous →

4. Ajoutez des actions. En savoir plus sur les types d’actions ci-dessous →

5. Cliquez sur Enregistrer.

Les automatisations peuvent comporter un ou plusieurs déclencheurs. Lorsque vous configurez une automatisation, vous pouvez décider si l’automatisation aura lieu lorsque l’un de ces éléments se produit ou lorsque tous ces éléments se produisent.

Vous pouvez choisir entre deux types de déclencheurs : Page ajoutée ou Propriété modifiée.

Si vous choisissez le déclencheur Propriété modifiée, vous pouvez indiquer quelles propriétés de votre base de données déclencheront l’automatisation.

Pour les propriétés nom, personnes, nombre, texte, sélection et relations, vous pouvez choisir les types de modifications apportées à cette propriété qui déclencheront une automatisation. Par exemple, vous pouvez avoir une liste de contacts dans une base de données Notion et configurer une automatisation pour laquelle le déclencheur est un numéro de téléphone commençant par les chiffres 732 et l’action est la définition de l’État de cette personne sur New Jersey.

Vous pouvez également avoir plus d’une action pour votre déclencheur, de sorte que deux éléments ou plus doivent être vrais pour que l’automatisation se produise.

Les automatisations peuvent comprendre une ou plusieurs actions. Vous pouvez choisir parmi une variété d’actions :

• Modifier la propriété permet de modifier les propriétés des pages de la base de données dans laquelle vous vous trouvez.

• Ajouter une page à permet d’ajouter une page à une base de données de votre choix et de modifier les propriétés de cette page.

• Modifier les pages dans modifiera les pages et les propriétés dans la base de données de votre choix.

• Envoyer une notification à permet d’envoyer une notification à des personnes spécifiques dans votre espace de travail Notion. Vous pouvez définir jusqu’à 20 destinataires dans votre espace de travail, ou des personnes associées à une certaine propriété « Personnes » dans votre base de données. Ajoutez le message que vous souhaitez associer à la notification.

• Envoyer une notification Slack à… permet d’envoyer une notification au canal Slack de votre choix.

Si vous choisissez un déclencheur Modifier la propriété, vous pouvez indiquer la manière dont vous souhaitez que vos propriétés soient mises à jour.

Pour les propriétés sélection multiple, personnes et relations, vous pouvez ajouter ou supprimer des valeurs individuelles plutôt que d’ajouter ou de supprimer toutes les valeurs en même temps. Par exemple, vous pouvez avoir une base de données Tâches pour laquelle si le nom de la tâche comporte le mot « blog », votre nom est ajouté à la propriété personnes, même si d’autres personnes sont déjà affectées à cette tâche.

Pour afficher et gérer toutes les automatisations d’une base de données :

1. Cliquez sur ⚡ en haut d’une base de données.

   • Le symbole ⚡ n’apparaîtra que si vous disposez d’automatisations actives.

2. Passez la souris sur l'automatisation et cliquez sur •••.

3. Sélectionnez Modifier, Mettre en pause ou Supprimer.