Automatisations des bases de données

Les automatisations de bases de données sont des séquences d’actions exécutées chaque fois qu’une modification spécifique est réalisée sur une base de données. Les automatisations sont constituées à la fois de déclencheurs (les événements qui entraînent les automatisations) et d’actions (l’effet de l’automatisation). Les automatisations de bases de données permettent de gagner du temps et de simplifier votre travail. Elles peuvent être très simples ou plus complexes, en fonction de vos besoins.

Les automatisations de base de données peuvent être utilisées pour de nombreuses choses, notamment :

• Affectation d’une tâche à une personne spécifique lorsque son statut change.

• Envoi d’une notification Slack à un canal lorsqu’une page est ajoutée à une base de données.

• Les automatisations de bases de données sont disponibles pour les forfaits payants sur toutes les plateformes.

• Les automatisations de bases de données peuvent être créées, modifiées ou supprimées par les utilisateurs des forfaits payants qui ont un accès complet à la base de données.

• Cependant, les automatisations Slack ne peuvent être modifiées que par leur créateur.

• Les utilisateurs disposant d’un accès gratuit peuvent créer des automatisations pour les notifications Slack , mais pas d’autres types d’automatisations.

• Les utilisateurs disposant d’un accès gratuit peuvent utiliser les automatisations existantes dans les modèles, mais ils ne pourront pas les modifier.

Pour créer une automatisation de base de données :

1. Cliquez sur ⚡ en haut de la base de données → Nouvelle automatisation.

2. Si vous le souhaitez, vous pouvez donner un nom à l’automatisation de la base de données.

3. Sélectionnez Nouveau déclencheur pour créer un déclencheur. Ensuite, sélectionnez Ajouter un déclencheur pour créer d’autres déclencheurs. En savoir plus sur les types de déclencheurs ci-dessous →

4. Sélectionnez Nouvelle action pour créer un déclencheur. Sélectionnez ensuite Ajouter une action pour créer d’autres déclencheurs. En savoir plus sur les types d’actions ci-dessous →

5. Sélectionnez Créer.

Les automatisations peuvent comporter un ou plusieurs déclencheurs. Lorsque vous configurez une automatisation, vous pouvez décider si l’automatisation aura lieu lorsque l’un de ces éléments se produit ou lorsque tous ces éléments se produisent.

Vous pouvez choisir entre deux types de déclencheurs : Page ajoutée ou Propriété modifiée.

Si vous choisissez le déclencheur Propriété modifiée, vous pouvez indiquer quelles propriétés de votre base de données déclencheront l’automatisation.

Pour les propriétés nom, personnes, nombre, texte, sélection et relations, vous pouvez choisir les types de modifications apportées à cette propriété qui déclencheront une automatisation. Par exemple, vous pouvez avoir une liste de contacts dans une base de données Notion et configurer une automatisation pour laquelle le déclencheur est un numéro de téléphone commençant par les chiffres 732 et l’action est la définition de l’État de cette personne sur New Jersey.

Vous pouvez également avoir plus d’une action pour votre déclencheur, de sorte que deux éléments ou plus doivent être vrais pour que l’automatisation se produise.

Les automatisations peuvent comprendre une ou plusieurs actions. Vous pouvez choisir parmi une variété d’actions :

• Modifier la propriété permet de modifier les propriétés des pages de la base de données dans laquelle vous vous trouvez. Pour les propriétés sélection multiple, personnes et relations, vous pouvez ajouter ou supprimer des valeurs individuelles plutôt que d’ajouter ou de supprimer toutes les valeurs en même temps. Par exemple, vous pouvez avoir une base de données Tâches pour laquelle si le nom de la tâche comporte le mot « blog », votre nom est ajouté à la propriété personnes, même si d’autres personnes sont déjà affectées à cette tâche.

• Ajouter une page à permet d’ajouter une page à une base de données de votre choix et de modifier les propriétés de cette page.

• Modifier les pages dans modifiera les pages et les propriétés dans la base de données de votre choix.

• Envoyer une notification à permet d’envoyer une notification à des personnes spécifiques dans votre espace de travail Notion. Vous pouvez définir jusqu’à 20 destinataires dans votre espace de travail, ou des personnes associées à une certaine propriété « Personnes » dans votre base de données. Ajoutez le message que vous souhaitez associer à la notification.

• Envoyer un e-mail à enverra un e-mail à partir de votre compte Gmail à un ou plusieurs destinataires. En savoir plus ci-dessous.

• Envoyer un webhook enverra une requête HTTP POST à l’URL spécifiée. Pour en savoir plus, consultez cet article →

• Envoyer une notification Slack à… permet d’envoyer une notification au canal Slack de votre choix. Pour en savoir plus sur l’intégration Slack de Notion, c’est par ici →

• Définir des variables vous permettra de créer une variable personnalisée à l’aide de mentions et de formules. Vous pourrez ensuite utiliser cette variable dans d’autres actions d’automatisation de base de données. En savoir plus ci-dessous.

Lorsqu’un déclencheur s’activera, l’action Envoyer un e-mail à pour une automatisation de base de données enverra un e-mail à partir de votre compte Gmail à une ou plusieurs adresses e-mail. C’est utile si vous souhaitez envoyer un e-mail à quelqu’un pour lui rappeler de terminer sa tâche en retard ou pour informer votre équipe de l’état de tous vos projets ouverts.

Pour configurer une automatisation afin d’envoyer un e-mail :

1. Cliquez sur ⚡ en haut de la base de données, puis sélectionnez Nouvelle automatisation ou une automatisation existante.

2. Sélectionnez Nouvelle action ou Ajouter une action → Envoyer un e-mail à….

3. Si votre compte Notion est déjà associé à un compte Gmail, vous verrez votre adresse e-mail à côté de Envoyer un e-mail de. Si vous souhaitez utiliser un autre compte Gmail pour cette automatisation, cliquez sur votre adresse e-mail → Ajouter un compte Gmail.

4. Vous pouvez configurer différentes parties de votre e-mail :

   • À : il peut s’agir d’une propriété de personne (comme le déclencheur ou le créateur de la page), d’une personne de votre espace de travail ou d’une adresse e-mail spécifique. Cette adresse e-mail peut être externe : elle ne doit pas nécessairement appartenir à une personne de votre espace de travail ou de votre organisation.

     • Sélectionnez CC/BCC à côté du champ À pour éventuellement CC ou BCC d’autres personnes.

   • Objet : saisissez un objet pour votre e-mail. Sélectionnez @ dans le champ Objet pour que votre objet contienne une propriété de votre page de déclenchement, une heure ou une date, une personne ou un groupe dans votre espace de travail ou un lien vers une page de votre espace de travail. Sélectionnez ∑ dans le champ Objet afin de créer une formule pour votre objet.

   • Message : saisissez un message pour votre e-mail. Sélectionnez @ dans le champ Message pour que votre message contienne une propriété de votre page de déclenchement, une heure ou une date, une personne ou un groupe dans votre espace de travail ou un lien vers une page de votre espace de travail. Sélectionnez ∑ dans le champ Message afin de créer une formule pour votre message.

   • Envoyer avec le nom d’affichage : ce nom d’affichage facultatif apparaîtra à côté de votre e-mail lorsque votre destinataire le recevra. Sélectionnez @ dans le champ du nom d’affichage pour que votre nom d’affichage contienne une propriété de votre page de déclenchement, une heure ou une date, une personne ou un groupe dans votre espace de travail ou un lien vers une page de votre espace de travail. Sélectionnez ∑ dans le champ du nom d’affichage afin de créer une formule pour votre nom d’affichage.

     

   • Envoyer les réponses à : si vous souhaitez que les réponses à votre e-mail soient envoyées à une personne autre que celle de l’adresse e-mail que vous avez utilisée pour les envoyer, vous pouvez utiliser ce paramètre facultatif pour envoyer la réponse à une propriété de personne ou à une personne de votre espace de travail.

Vous pouvez définir une variable personnalisée avec des mentions et des formules. Vous pourrez ensuite utiliser cette variable dans d’autres actions d’automatisation de base de données. Pour définir une variable :

1. Cliquez sur ⚡ en haut de la base de données, puis sélectionnez Nouvelle automatisation ou une automatisation existante.

2. Sélectionnez Nouvelle action ou Ajouter une action → Définir des variables.

3. Cliquez sur Variable 1 pour donner un nom à la variable, modifier la formule ou la dupliquer. Vous pouvez également sélectionner Ajouter une variable.

4. Sélectionnez @ ou ∑ dans le champ de la variable pour définir vos variables.

5. Vous pouvez utiliser ces variables dans des actions d’automatisation supplémentaires.

Voyons un exemple du moment et de la manière dont vous pouvez créer une variable personnalisée. Supposons que vous souhaitiez définir une automatisation dans laquelle, lorsqu’une tâche parente est marquée comme terminée, toutes ses sous-tâches sont automatiquement marquées comme terminées.

1. Cliquez sur ⚡ en haut de la base de données, puis sélectionnez Nouvelle automatisation ou une automatisation existante.

2. Sélectionnez le déclencheur comme État défini sur Terminé.

3. Sélectionnez Nouvelle action ou Ajouter une action → Définir des variables.

4. Sélectionnez ∑ dans le champ sous la Variable 1.

5. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez Page de déclenchement dans la liste des propriétés à gauche.

6. Mettez un point juste après Page de déclenchement dans votre formule, de sorte que votre formule affiche Page de déclenchement.. Une fois que vous aurez terminé, vous verrez les propriétés de la page de déclenchement dans la liste des propriétés à gauche.

7. Sélectionnez Sous-élément. Votre formule doit maintenant se lire Page de déclenchement.Sous-élément.

8. Sauvegardez votre formule. Maintenant, votre variable personnalisée est définie comme les sous-éléments de la page qui déclenche votre automatisation, ou en d’autres termes, la page qui est marquée comme terminée.

9. Maintenant, dans les paramètres d’automatisation de votre base de données, cliquez sur Ajouter une action.

10. Sélectionnez Modifier des pages dans….

11. Ouvrez la liste déroulante Sélectionner une base de données et sélectionnez Variable 1. Cela signifie que l’automatisation modifiera les pages associées à la variable 1, ou en d’autres termes, les sous-éléments associés à la page qui est marquée comme terminée.

12. Ouvrez la liste déroulante Modifier une propriété et sélectionnez État.

13. Ouvrez la liste déroulante Sélectionner et sélectionnez Terminer.

14. Cliquez sur Enregistrer.

La prochaine fois que vous marquez un élément parent qui a des sous-éléments comme terminés, vous devriez voir tous les statuts des sous-éléments changer pour se terminer aussi !

Vous pouvez utiliser des mentions et des formules dans vos actions d’automatisation de base de données pour améliorer le fonctionnement de vos automatisations. Par exemple :

• Vous pourriez vouloir mentionner la date dans le nom d’une nouvelle page créée dans votre base de données.

• Vous pourriez vouloir configurer une automatisation de base de données pour envoyer une notification à une personne qui mentionne une page spécifique.

• Vous pourriez vouloir envoyer automatiquement un message à quelqu’un lorsqu’un ticket a été résolu et utiliser une formule dans ce message qui calcule le temps qu’il a fallu pour terminer le ticket.

Pour inclure une mention ou une formule dans une action d’automatisation de base de données :

1. Cliquez sur ⚡ en haut de la base de données, puis sélectionnez Nouvelle automatisation ou une automatisation existante.

2. Sélectionnez Nouvelle action ou Ajouter une action. Trouvez l’action souhaitée et sélectionnez-la.

3. Lorsque vous configurez l’action d’automatisation, sélectionnez @ dans le champ pour mentionner une date, une personne, une page ou une propriété à partir de la page de déclenchement de votre base de données. Sélectionnez ∑ dans le champ pour créer une formule.

4. Sélectionnez Enregistrer quand vous avez fini.

Pour afficher et gérer toutes les automatisations existantes d’une base de données :

1. Cliquez sur ⚡ en haut d’une base de données.

2. Passez la souris sur l'automatisation et cliquez sur •••.

3. Sélectionnez Modifier, Mettre en pause ou Supprimer.