Disponibilité, blocage et fuseaux horaires

Dans l’application de bureau et la version Web, vous pouvez indiquer et partager rapidement vos disponibilités pour faciliter la planification de vos réunions.

Pour partager vos disponibilités :

1. Sélectionnez Partager des disponibilités dans le panneau contextuel de droite ou utilisez le raccourci clavier S.

2. Sélectionnez vos créneaux horaires favoris dans le calendrier.

3. Dans le panneau contextuel de droite, vérifiez que le lien à usage unique est désactivé pour maintenir vos disponibilités, et vérifiez que votre lien d’invitation est actif pour recevoir des réservations (tant qu’un ou plusieurs de vos créneaux restent ouverts). Cela signifie que plusieurs personnes peuvent utiliser le même lien d’invitation pour réserver des créneaux horaires avec vous.

4. Si vous avez plusieurs calendriers dans Notion Calendar, assurez-vous d’ajouter vos disponibilités pour le calendrier de votre choix. Vous pouvez modifier votre calendrier en cliquant sur son nom sous le lien à usage unique.

5. Par défaut, l’option Éviter les conflits est activée. Votre disponibilité est mise à jour pour qu’elle n’entre pas en confit avec des événements pour lesquels vous êtes occupé·e, comme une réunion ou un moment de concentration. Désactivez ce paramètre si vous ne souhaitez pas que votre calendrier prenne en compte les conflits.

6. Si vous avez activé l’option Éviter les conflits, vous pouvez sélectionner, en dessous du menu dépliant, les calendriers avec lesquels vous souhaitez que Notion Calendar évite les conflits. Par exemple, vous pouvez sélectionner votre calendrier de travail et votre calendrier personnel pour que vos disponibilités reflètent les événements de ces deux calendriers.

7. Si vous souhaitez que votre disponibilité soit récurrente, accédez à Créneau réservé dans le panneau contextuel de droite et ouvrez le menu déroulant à côté de Répéter. Sélectionnez une fréquence pour votre disponibilité récurrente. Cela transformera automatiquement votre lien en un lien multi-usage.

8. Donnez un nom à l’événement que vous souhaitez planifier sur l’un de ces créneaux, ainsi que sa durée, le fuseau horaire de la personne invitée et les informations de visioconférence.

9. En haut à droite, cliquez sur Créer. Les heures et dates de disponibilité seront bloquées sur votre calendrier pour que vous puissiez les conserver pour vos invités.

Il est possible de créer une disponibilité et de la configurer pour qu’elle se répète. Pour ce faire, assurez-vous de sélectionner une option dans le menu déroulant Répéter lorsque vous créez vos disponibilités en suivant les étapes ci-dessus. Voici quelques points à retenir sur la disponibilité récurrente :

• Les liens pour une disponibilité récurrente étant multi-usages par défaut, vous ne pouvez pas créer de lien à usage unique pour une disponibilité récurrente.

• Actuellement, les disponibilités récurrentes ne peuvent afficher que les créneaux horaires pour une période maximale d’un an à l’avance.

• Nous développons de nouvelles fonctionnalités pour améliorer la gestion de vos disponibilités, y compris la possibilité de choisir combien de temps à l’avance vos créneaux horaires sont visibles par les autres, définir combien de temps à l’avance ils peuvent réserver des réunions via votre lien d’invitation et configurer une date d’expiration pour vos disponibilités.

Pour ajouter des créneaux ouverts, supprimer des créneaux existants ou modifier vos informations de disponibilité, sélectionnez un créneau réservé existant dans votre calendrier pour cette disponibilité. Puis, dans le panneau de contexte sur la droite, sélectionnez ✏️.

Vous pouvez également cliquer sur un créneau de disponibilité existant dans votre calendrier et appuyer sur Supprimer pour le supprimer de vos disponibilités.

Le message en haut à droite s’adapte automatiquement aux créneaux que vous sélectionnez. Une fois que vous avez cliqué sur Créer à côté de votre disponibilité, vous pouvez sélectionner ••• → Copier l’invitation pour enregistrer ce message dans votre presse-papiers. Vous pouvez ensuite le coller dans un e-mail, un SMS ou n’importe quel autre canal de communication.

Une fois que vous avez cliqué sur Créer à côté de votre disponibilité, vous pouvez sélectionner ••• → Copier le lien d’invitation pour le partager rapidement. En cliquant sur ce lien, la personne à qui vous le partagez pourra voir vos disponibilités. Elle pourra alors choisir le créneau qui lui convient. Une fois cette opération effectuée, votre réunion apparaîtra automatiquement sur votre calendrier.

Si vous avez activé l’option Éviter les conflits, votre disponibilité sera mise à jour en fonction des conflits qui se présenteront dans votre emploi du temps. Tant que certains des créneaux réservés de votre calendrier restent disponibles, vous pouvez utiliser le même lien d’invitation pour plusieurs réservations.

Si vous avez autorisé plusieurs réservations lors du partage de vos disponibilités, les personnes qui ont planifié du temps avec vous en utilisant votre lien d’invitation peuvent accéder à la description de l’événement dans leur calendrier et cliquer sur un lien pour reprogrammer ou annuler cet événement. Elles peuvent choisir de reprogrammer la réunion à une heure différente ou bien de l’annuler. Elles peuvent également indiquer un motif de reprogrammation ou d’annulation. Toute modification apportée à l’événement sera inscrite dans le calendrier des participants.

Pour des raisons de sécurité, chaque fois qu’un lien est utilisé pour reprogrammer ou annuler une réunion, un nouveau lien est généré dans la description de l’événement.

Vous avez un rendez-vous médical et voulez éviter qu’on ne vous programme une réunion au même moment ? Notion Calendar vous permet de bloquer des événements très facilement sur l’ensemble de vos calendriers. Par exemple, vous pouvez bloquer du temps sur votre calendrier professionnel pour un événement enregistré dans votre calendrier personnel. Ainsi, vos collègues sauront que vous êtes occupé·e, sans pour autant voir vos engagements personnels. Vous pouvez mettre en place un blocage pour un seul événement ou bloquer automatiquement des calendriers entiers.

Dans l’application de bureau ou la version Web :

1. Faites un clic droit et sélectionnez Bloquer sur le calendrier.

2. Sélectionnez le calendrier dans lequel créer le blocage.

3. Pour créer un blocage pour un seul événement, sélectionnez Cet événement. Vous pouvez également sélectionner Tous les événements de « {nom du calendrier} » pour configurer un blocage automatique. Par exemple, si vous créez un blocage sur votre calendrier professionnel pour un événement enregistré dans votre calendrier personnel, vous pouvez synchroniser les deux calendriers de sorte que tous les événements à venir de votre calendrier personnel soient bloqués sur votre calendrier professionnel.

4. Déterminez si vous souhaitez inclure les détails du calendrier d’origine dans le blocage ou simplement apparaître comme occupé·e. Ce choix s’appliquera aux blocages futurs si vous choisissez le blocage automatique.

Vous pouvez supprimer des blocages en procédant comme pour leur création. Faites un clic droit sur un événement bloqué et désélectionnez le calendrier où se trouve le blocage. Vous pouvez débloquer un seul événement ou désactiver le blocage automatique en débloquant tous les événements.

Il est recommandé de désactiver le blocage automatique pour un calendrier auquel vous n’avez plus accès. Nous travaillons encore sur l’optimisation de cette fonctionnalité, et serions enchantés de lire votre avis si vous nous écrivez à team@makenotion.com.

Notion Calendar donne une place toute particulière aux fuseaux horaires. Vous pouvez ajouter plusieurs fuseaux horaires à votre calendrier, leur attribuer des étiquettes personnalisées et même vous projeter temporairement dans d’autres fuseaux.

Les horaires des événements enregistrés dans votre calendrier sont affichés dans votre fuseau horaire principal. Ce fuseau est indiqué immédiatement à gauche du calendrier.

Tout fuseau horaire ajouté à votre calendrier est considéré comme secondaire. Pour ajouter un fuseau horaire, cliquez sur + à côté de votre fuseau horaire principal. Sélectionnez le fuseau horaire dans la liste. Il sera ajouté à côté de vos autres fuseaux horaires.

Dans l’application mobile, sélectionnez le fuseau horaire tout à gauche de votre calendrier, puis cliquez sur Ajouter un fuseau horaire.

Pour afficher plus de quatre fuseaux horaires dans votre calendrier, suivez ces instructions →

Faites un clic droit sur le fuseau horaire concerné, puis :

1. Sélectionnez Modifier pour le remplacer par un nouveau fuseau horaire.

2. Sélectionnez Renommer pour lui donner un autre nom.

3. Sélectionnez Définir comme fuseau horaire principal. Ce fuseau sera alors déplacé au plus près de votre calendrier, et les autres seront décalés vers la gauche.

4. Sélectionnez Supprimer ce fuseau horaire.

Dans l’application de bureau, vous pouvez réorganiser les fuseaux horaires par glisser-déposer. Le fuseau que vous placez le plus à droite deviendra votre fuseau horaire principal.

Utilisez le raccourci clavier Z pour vous projeter dans un nouveau fuseau horaire. Ce fuseau horaire deviendra temporairement votre fuseau horaire principal. Vous pouvez l’ajouter de manière définitive à votre calendrier en faisant un clic droit dessus, puis en sélectionnant Ajouter comme fuseau horaire principal ou Ajouter le fuseau horaire.

Pour modifier les fuseaux horaires dans Notion Calendar sur mobile, sélectionnez-en un, puis sélectionnez Ne plus définir comme fuseau horaire principal, Définir comme fuseau horaire principal, Ajouter un fuseau horaire ou Supprimer le fuseau horaire.