Pleo adopte la collaboration asynchrone pour un travail plus réfléchi

Pleo aide les entreprises européennes à simplifier leurs dépenses grâce à des cartes d’entreprise intelligentes. L’équipe Pleo utilise Notion pour s’affranchir des aléas de l’organisation traditionnelle du travail, notamment pour en finir avec les réunions de synchronisation et la prise de décision irréfléchie. Son nouveau mode de travail asynchrone favorise une collaboration plus réfléchie et efficace.

Témoignage de

Luke Richardson

Directeur de la communication

Ruta Thottakara

Responsable marketing

Cas d’usage

Gestion de projet, Wiki, Notes

Des vues personnalisées pour chaque type de rôle

Pleo s’appuie sur un réseau diversifié d’employés, d’indépendants et de sous-traitants pour concevoir ses merveilleux produits et développer son activité. Mais un responsable d’équipe n’a pas besoin des mêmes informations qu’un indépendant qui travaille 10 heures par mois.

Pour aider ses employés et collaborateurs à se concentrer sur l’essentiel, Pleo a créé différentes vues du même tableau kanban pour chaque rôle. Par défaut, les employés ne voient que les tâches, les projets et les informations qui correspondent à leur rôle.

Les managers de Pleo peuvent visualiser l’ensemble des projets en cours, tandis que les sous-traitants ne voient que les tâches qui leur sont confiées.

Notion nous permet d’atteindre un niveau de nuance que nous n’aurions jamais pu atteindre auparavant. Chaque personne voit exactement ce dont elle a besoin à son niveau, selon son rôle.

Luke Richardson — Notion nous permet d’atteindre un niveau de nuance que nous n’aurions jamais pu atteindre auparavant. Chaque personne voit exactement ce dont elle a besoin à son niveau, selon son rôle.

Des modèles standardisés pour hiérarchiser les demandes

Le studio de marque interne de Pleo reçoit des demandes émanant de tous les autres services. Du marketing à l’expérience client, en passant par la facilitation des ventes, la liste est longue.

Toutes les demandes sont envoyées à l’aide d’un modèle Notion et regroupées dans un même tableau kanban de projets. Chaque semaine, le studio de marque passe en revue toutes les demandes pour établir les priorités, affecter les tâches aux designers et fixer les échéances. Tout se passe dans le tableau partagé, ce qui permet aux différents intervenants et collègues de vérifier l’état d’avancement de leurs tâches respectives.

Comme chaque demande contient les mêmes informations, les designers ont tout le contexte dont ils ont besoin sous la main. « Toutes les informations — et tous les types d’informations — sont stockées dans Notion », explique Ruta. « C’est le rêve de tout designer. »

Pleo2 — Un tableau kanban assure une parfaite visibilité et réduit la charge de travail liée au suivi des projets et à la communication.

Des pages d’accueil personnalisées pour chaque équipe

Pour centraliser le travail, chaque service dispose de son propre wiki sur Notion. Certaines équipes y stockent un annuaire des employés filtré selon leurs besoins, tandis que d’autres y déposent leurs notes de réunion et leur documentation sur les processus. Chacun y va de sa petite touche, en utilisant des émojis et des thèmes colorés pour décorer son bureau numérique. Les pages Notion sont entièrement personnalisables, et les équipes peuvent y stocker les informations précises dont elles ont besoin pour atteindre leurs objectifs.

Ajoutez des sous-pages, du texte, des images et bien plus encore pour créer un accueil qui ressemble à votre équipe.

Notre bureau de recherche a personnalisé sa palette de couleurs pour créer un wiki épuré et facile à consulter. Chaque page d’accueil est unique et personnalisée.

Ruta Thottakara — Notre bureau de recherche a personnalisé sa palette de couleurs pour créer un wiki épuré et facile à consulter. Chaque page d’accueil est unique et personnalisée.

Le travail asynchrone remplace les réunions, un document à la fois

Il fut un temps où les cadres de Pleo passaient 80 % de leur temps en réunion, pour se synchroniser avec les équipes nationales, les groupes fonctionnels et les partenaires. Les échanges en direct sur les projets favorisaient une prise de décision ponctuelle et partielle, sans grande réflexion ni préparation.

Grâce à Notion, l’équipe a pu adopter un mode de travail asynchrone, permettant à tous les membres de travailler à partir de documents de projet vivants. L’équipe « go-to-market » de Pleo a créé une page pour centraliser l’ensemble des objectifs en les reliant aux initiatives individuelles.

Toutes les informations sur les projets sont désormais accessibles et les membres peuvent visualiser à tout moment comment leur travail contribue aux grands objectifs de l’entreprise.

« Vous pouvez voir l’entreprise se construire sous vos yeux », dit Luke. « Quel que soit votre rôle, vous savez comment tout s’imbrique. C’est très stimulant. »