Le wiki de Boxed accélère le développement de l’entreprise

Boxed est un spécialiste de « l’achat de gros » consommables en ligne. Ça parait simple, mais les efforts logistiques derrière cette activité sont considérables. Grâce à leur wiki sous Notion, les employés de Boxed ont accès à toutes les informations dont ils ont besoin, en un clic. Ils peuvent continuer à documenter tous les processus de l’entreprise, de façon collaborative.

Témoignage de

William Fong

Cofondateur et CTO

Cas d’usage

Wiki, Intégration des employés

Création en quelques minutes.
Modification intuitive pour tous.

William Fong (cofondateur et directeur technique de Boxed) savait très bien que si seule une poignée de personnes étaient à l’aise pour mettre à jour le wiki de l’entreprise, il deviendrait obsolète et passerait inévitablement à la trappe. Grâce à Notion, toute l’équipe peut facilement créer et partager des documents, prendre des notes ou encore codifier des processus. Notion a transformé la base de connaissances de l’entreprise en un espace de partage, une ressource unique que tous les employés peuvent consulter.

« J’ai tout de suite adoré la facilité et la flexibilité avec laquelle il est possible de créer du contenu. La plupart des autres outils sont figés. Avec Notion, tout le monde peut apporter sa pierre à l’édifice », déclare-t-il.

Ajoutez une nouvelle page en quelques clics. Glissez-déposez vos éléments pour les réorganiser.

Si vous ne connaissez pas très bien notre code, consulter le wiki de notre équipe technique est le meilleur moyen de comprendre notre approche, nos habitudes et les décisions passées.

William Fong — Si vous ne connaissez pas très bien notre code, consulter le wiki de notre équipe technique est le meilleur moyen de comprendre notre approche, nos habitudes et les décisions passées.

Plusieurs niveaux d’information.
Une navigation claire.

En imbriquant les pages dans des pages, l’équipe de Boxed peut facilement passer du wiki principal à celui de l’équipe technique, ou des personnes qui travaillent sur l’application mobile. Chaque contenu est à sa place, facile à trouver. Chaque équipe dispose de son propre espace pour organiser son travail comme elle le souhaite.

La barre latérale de Notion forme une arborescence flexible, qui s’adapte à la structure de l’entreprise. Elle donne à la fois une vue d’ensemble de tous les projets en cours, et un moyen simple d’entrer dans les détails. Les pages peuvent être réorganisées instantanément, par de simples glisser-déposer.

Barre latérale de Boxed — Les pages sont imbriquées dans la barre latérale pour créer une structure personnalisée.

Une documentation pour accompagner la croissance

Lorsqu’une entreprise se développe au rythme de Boxed, le fait de mettre en place un processus d’intégration bien rodé lui donne une longueur d’avance, surtout quand elle automatise les tâches tout en personnalisant l’expérience. C’est exactement ce que William Fong est parvenu à faire : il a créé une liste de contrôle détaillant chaque action d’intégration, que les responsables du recrutement peuvent copier et personnaliser en fonction des besoins des nouveaux employés. Résultat : le premier jour de travail semble taillé sur mesure, et les nouveaux collaborateurs sont rapidement plongés dans le bain.

« Le processus d’intégration est entièrement documenté dans Notion. Les nouveaux ont alors accès à tout ce qu’ils ont besoin de savoir, dans le bon ordre, et sur un rythme qui facilite leur intégration. », déclare-t-il.

Une liste de contrôle dans la page aide à intégrer les nouveaux employés du service informatique.

We now have everything in one place — our org structure, OKRs, everything you'd need to understand how the company is organized and works together. It makes a big difference.

Des outils de collaboration pour garder le contenu à jour

La plupart des wikis deviennent rapidement obsolètes et inutiles. Ils sont publiés par quelques personnes à destination du plus grand nombre, ce qui a tendance à rendre le contenu figé, peu consulté et vite oublié.

Les meilleurs wikis sont au contraire interactifs et dynamiques. Ils sont le produit de nombreux débats, prises de décisions et du processus actif de création de connaissances.

Notion libère ce potentiel à travers une suite complète d’outils de collaboration. Les employés de Boxed peuvent laisser des commentaires, ouvrir des discussions sur les projets, mentionner des coéquipiers pour les faire participer à tel ou tel projet, signaler des documents obsolètes, etc. Les pages évoluent en même temps que les tâches, de sorte que leur wiki reste une ressource vivante et fiable sur laquelle chacun peut s’appuyer.