Guide de prise en main complet Notion Entreprise

Le forfait Enterprise vous donne accès à plus d’options de personnalisation et plus de contrôle sur l’administration, la sécurité et le provisionnement de votre espace, entre autres. Il y a de nombreuses fonctionnalités à découvrir dans l’espace de travail de votre entreprise, il est donc essentiel que vous puissiez en tirer le maximum.

20 minutes de lecture
Dans ce guide
  • Démarrer avec Notion Entreprise
  • Configuration des types d’utilisateurs
  • Utilisation des espaces d’équipe pour organiser l’information
  • Introduction aux paramètres d’espace de travail
  • Paramètres
  • Espaces d’équipe
  • Membres
  • Facturation
  • Sécurité
  • Autres paramètres pour les administrateurs d’espace de travail
  • Gestion des utilisateurs dans Notion
  • Authentification des utilisateurs par SSO SAML
  • Provisionnement des utilisateurs
  • Déprovisionnement des utilisateurs
  • Gestion de votre domaine dans Notion
  • Personnaliser les autorisations de création d’espaces de travail
  • Afficher les espaces de travail non gérés
  • Actions pour un espace de travail comptant un seul membre
  • Actions pour un espace de travail comptant plusieurs membres
  • Données, rapports et audits
  • Exportation de la liste des membres
  • Exportations depuis un espace de travail
  • Journal d’audit
  • Recherche de contenu
  • Gouvernance des données

Démarrer avec Notion Entreprise

Le forfait Enterprise vous donne accès à plus d’options de personnalisation et plus de contrôle sur l’administration, la sécurité et le provisionnement de votre espace, entre autres. Il y a de nombreuses fonctionnalités à découvrir dans l’espace de travail de votre entreprise, il est donc essentiel que vous puissiez en tirer le maximum.

Dans ce guide, découvrez les principales fonctionnalités Notion dédiées aux entreprises et nos précieux conseils pour créer un espace de travail Notion propre, productif et sécurisé, qui répond parfaitement à vos besoins.

Configuration des types d’utilisateurs

Il existe quatre types d’utilisateurs sur Notion Entreprise, qui correspondent à différents niveaux d’autorisation. Il est donc important de configurer vos utilisateurs en fonction de l’usage qu’ils feront de votre espace de travail :

  • Les propriétaires d’espace de travail ont un accès complet à tous les paramètres de l’espace de travail, et à des fonctionnalités qui leur sont réservées, comme la possibilité d’ajouter de nouveaux membres.Chaque espace de travail doit avoir au moins un administrateur.

  • Les administrateurs d’utilisateurs jouent un rôle administratif focalisé sur la gestion des utilisateurs de l’entreprise, ce qui permet aux propriétaires de l’espace de travail de déléguer ce type de responsabilités.Au sein des entreprises, ce sont souvent des membres de l’équipe informatique, de l’équipe produit ou d’autres responsables du personnel qui sont chargés de s’assurer que les membres ont accès au bon espace de travail et aux bons groupes.

  • Les membres sont des utilisateurs payants qui ont un accès complet à l’espace de travail, y compris une section personnelle.C’est le rôle par défaut assigné aux nouveaux membres qui rejoignent un espace de travail, et il sera suffisant pour la plupart des membres de votre entreprise.Tous les membres sont autorisés à voir, créer et partager des pages. Ils peuvent ainsi tirer le maximum de Notion, sans prérogatives administratives supplémentaires.

  • Les invités sont des utilisateurs gratuits, mais leur accès est limité aux seules pages pour lesquelles ils ont été invités. Ils ne disposent pas d’une section personnelle de l’espace de travail.Ce rôle est destiné aux collaborateurs externes : son attribution n’est pas prise en charge par le SSO et SCIM.

Notion offre une grande flexibilité dans le choix des types d’utilisateurs. À mesure que nos clients développent leur espace sur Notion, ils préfèrent généralement limiter le nombre d’administrateurs ayant un accès complet à tous les paramètres de leur espace de travail (comme le journal d’audit, la recherche de contenu et le provisionnement).

Utilisation des espaces d’équipe pour organiser l’information

Les espaces d’équipe permettent de rationaliser l’accès aux informations en créant une zone dédiée à une équipe ou à un projet spécifique au sein de votre espace de travail.

La plupart des entreprises créent un espace d’équipe commun à tous les utilisateurs, ainsi que d’autres espaces d’équipe distincts pour chaque service (équipe produit, ingénierie, marketing, expérience client, etc.). Des utilisateurs peuvent être ajoutés individuellement à des espaces d’équipe spécifiques, limitant ainsi le volume d’informations accessibles à tous.

Créer des espaces d’équipe

Pour créer un espace d’équipe dans Notion, vous pouvez cliquer sur l’icône + à côté des espaces d’équipe dans la barre latérale, ou utiliser le bouton Nouvel espace d’équipe sous Paramètres et membres > Espaces d’équipe.

Structurer vos espaces d’équipe

Pour mieux structurer votre espace de travail, vous pouvez limiter la création d’espaces d’équipe aux seuls administrateurs de l’espace de travail en activant l’option correspondante dans Paramètres et membres > Espaces d’équipe.

Pour en savoir plus sur la manière dont les propriétaires d’espace de travail peuvent mettre en place des espaces d’équipe, lisez notre guide ici.

Ajout et gestion des membres d’un espace d’équipe

Par défaut, les membres de l’espace de travail ne voient pas les nouveaux espaces d’équipe, mais vous pouvez facilement ajouter des membres à différents espaces d’équipe. Dans Espace d’équipe > Membres, vous pouvez rechercher des membres ou des groupes existants dans votre espace de travail, ou les ajouter manuellement via une adresse e-mail.

Une fois un membre ajouté à un espace d’équipe, il peut en être désigné administrateur et accéder aux autorisations correspondantes.

Paramètres des espaces d’équipe

Chaque espace d’équipe a ses propres paramètres (distincts des paramètres de l’espace de travail) pour vous donner un maximum de contrôle sur la configuration de chaque espace que vous créez.

Les paramètres suivants vous permettent de personnaliser l’accès aux informations de votre espace de travail selon vos besoins pour plus de sécurité :

  • Désactiver le partage de pages publiques : détermine si une page peut être publiée sur le Web.

  • Désactiver les invités : limite le partage de l’espace d’équipe actuel aux seuls membres de l’espace de travail.

  • Désactiver l’exportation : désactive l’exportation des pages de cet espace d’équipe par les utilisateurs.

Introduction aux paramètres d’espace de travail

En tant qu’administrateur d’espace de travail, vous pouvez facilement développer l’instance Notion de votre entreprise en fonction de vos besoins.La section Paramètres et membres est idéale pour personnaliser tous les aspects de votre espace, comme les niveaux d’accès, l’ajout d’utilisateurs, les autorisations, votre forfait, vos informations de facturation ou encore la sécurité.

Avant de commencer à travailler dans Notion, il est important de vous familiariser avec les paramètres de votre espace de travail et leur fonction. Découvrons ensemble les paramètres de base, avant de nous pencher sur les sections plus spécifiques.

Paramètres (propriétaires d’espace de travail uniquement)

Pour de nombreuses entreprises, la configuration commencera dans cette section, puisqu’elle contient certains des paramètres de base les plus importants qui se reflètent en interne et en externe.

  • Nom : définissez le nom de l’espace de travail de votre entreprise.Il s’agit souvent simplement du nom de l’entreprise (nous utilisons Notion), mais il peut être personnalisé comme vous le souhaitez.

  • Icône : téléchargez une image (généralement le logo de votre entreprise) pour votre espace de travail.

  • Domaine de l’espace de travail : créez un domaine personnalisé pour votre espace de travail.Ce domaine a deux fonctions :

    • Les pages partagées sur le Web seront identifiées comme appartenant à ce domaine ([domaine].notion.site).

    • Toute personne disposant d’un domaine de messagerie autorisé pourra rejoindre l’espace de travail par ce biais (www.notion.so/[domain]).

  • Domaines de messagerie autorisés : ajoutez les domaines de messagerie autorisés de votre espace de travail. Tous les utilisateurs dont l’adresse e-mail appartient au(x) domaine(s) de votre liste peuvent automatiquement rejoindre votre espace de travail. La plupart des entreprises utilisent le domaine de messagerie de l’entreprise (par exemple acmeinc.com). Pour commencer, il faut qu’au moins un membre confirmé utilise le domaine pour pouvoir l’ajouter.

Pour plus d’informations, passez à la section Domaines de messagerie autorisés ci-dessous.

Les domaines publics largement utilisés (comme gmail.com et outlook.com) ne peuvent pas être définis comme des domaines de messagerie autorisés.

Espaces d’équipe (propriétaires d’espace de travail uniquement)

Les paramètres généraux de l’espace d’équipe vous permettent de contrôler les paramètres qui s’appliquent à tout votre espace de travail.

  • Espaces d’équipe par défaut : choisissez les espaces d’équipe que tous les membres nouveaux et existants de l’espace de travail rejoindront automatiquement.

  • Limiter la création d’espaces d’équipe : activez ce paramètre pour que seuls les propriétaires de l’espace de travail puissent créer des espaces d’équipe.

  • Gérer tous les espaces d’équipe : cette section vous permet de gérer tous les espaces d’équipe et leurs paramètres respectifs. Vous pouvez y voir les membres, les paramètres de sécurité et les niveaux d’accès pour chaque espace d’équipe.

Membres (propriétaires d’espace de travail et administrateurs d’utilisateurs uniquement)

C’est ici que les administrateurs de l’espace de travail et les administrateurs d’utilisateurs peuvent voir et gérer les membres, les groupes et les invités de l’espace de travail.

  • Gérer les membres et les accès : cette section permet de vérifier que tous les membres de votre espace de travail ont le bon niveau d’accès et qu’ils se trouvent dans les bons espaces d’équipe.

  • Créer des groupes d’autorisation : ils vous permettent de gérer facilement les autorisations des pages et l’accès aux espaces d’équipe par groupes, plutôt qu’individuellement.

Gestion des groupes d’autorisation avec un fournisseur d’identité (IdP)

Si vous souhaitez utiliser SCIM, nous vous conseillons de créer et de gérer vos groupes à partir de votre IdP pour qu’ils se synchronisent correctement avec Notion. Certaines applications SCIM peuvent ne pas prendre en charge l’importation de groupes, auquel cas elles ne pourront pas extraire les groupes créés dans Notion.

  • Contrôler l’accès des invités : visualisez tous les invités qui ont actuellement accès à l’espace de travail de votre entreprise, et révoquez les accès si nécessaire.

Ajout d’invités dans Notion

Les invités ne peuvent être ajoutés qu’au niveau des pages via le menu « Partager ».

  • Afficher et gérer les utilisateurs qui ont récemment quitté l’espace de travail : affiche le journal des membres qui ont quitté l’espace de travail au cours des 30 derniers jours. Pour éviter toute perte de données, vous pouvez transférer la propriété des pages privées de ces utilisateurs à un autre membre (c’est-à-dire à leur responsable).

  • Gérer les demandes d’ajout : les membres peuvent demander l’ajout de nouvelles personnes dans votre espace de travail. Les propriétaires d’espace de travail et les administrateurs d’utilisateurs peuvent approuver ou refuser ces demandes.

Ajout de membres sans fournisseur d’identité (IdP)

Si vous n’utilisez pas d’IdP, c’est également dans ce menu que vous pourrez ajouter ou supprimer des membres manuellement.

Facturation (propriétaires d’espace de travail uniquement)

Toutes les informations relatives à votre forfait et à la facturation sont disponibles ici, pour vous aider à gérer le compte Notion de votre entreprise.

  • Pour les clients qui utilisent la facturation automatique, vous pouvez mettre à jour votre forfait et vos intervalles de facturation (mensuels ou annuels) ici.

  • Pour les clients dont les bilans trimestriels sont effectués par l’équipe commerciale Notion, vous pouvez contacter votre gestionnaire de compte pour toute question concernant votre licence Entreprise.

Activation des domaines de messagerie autorisés et facturation

Pour tous les membres qui rejoignent l’espace de travail par le biais de vos domaines de messagerie autorisés, le coût correspondant sera ajouté à votre licence Entreprise.

Sécurité (propriétaires d’espace de travail uniquement)

  • Désactiver le partage des pages publiques : désactive l’option Partager sur le Web du menu « Partager » pour chaque page de cet espace de travail.

  • Désactiver les invités : bloque l’invitation de personnes extérieures à l’espace de travail, pour n’importe quelle page.

  • Désactiver le déplacement ou la copie des pages vers d’autres espaces de travail : empêche le déplacement ou la copie des pages vers d’autres espaces de travail via les actions Déplacer vers ou Dupliquer.

  • Désactiver l’exportation : empêche toute exportation en Markdown, CSV ou PDF.

Si vous souhaitez un verrouillage très strict de votre contenu, vous pouvez désactiver toutes ces options afin que les informations contenues dans votre espace de travail ne puissent être ni partagées, ni téléchargées, ni déplacées en dehors de l’espace de travail.

Sécurité de l’espace de travail et des espaces d’équipe

Les paramètres de vos espaces d’équipe refléteront les paramètres de sécurité de l’espace de travail. Pour modifier les paramètres d’un espace d’équipe, vous devez être à la fois propriétaire d’espace de travail et propriétaire d’espace d’équipe.

Autres paramètres pour les administrateurs d’espace de travail

Identité et provisionnement

Vérifiez votre domaine, gérez les espaces de travail qui lui appartiennent et configurez SSO SAML et SCIM dans l’onglet Identité et provisionnement. Pour plus d’informations, passez à la section Gestion des utilisateurs dans Notion ci-dessous.

Recherche de contenu

Filtrez et parcourez le contenu de l’espace de travail et gérez les autorisations sur vos différentes pages selon vos besoins. Pour plus d’informations, passez à la section Recherche de contenu ci-dessous.

Connexions

Grâce à l’API de Notion, vous pouvez connecter d’autres outils logiciels à votre espace de travail pour y intégrer encore plus de fonctionnalités. Des paramètres supplémentaires du forfait Entreprise permettent aux administrateurs d’espace de travail de définir qui peut ou non installer ces connexions :

  • Aucune restriction : tous les membres de l’espace de travail peuvent installer des connexions dans l’espace de travail.

  • Uniquement à partir de la liste autorisée : les membres de l’espace de travail peuvent uniquement installer les connexions préalablement autorisées par un propriétaire de l’espace de travail.

Journal d’audit

Liste un large éventail d’événements qui se sont produits dans l’espace de travail. Pour plus d’informations, passez à la section Journal d’audit ci-dessous.

Gestion des utilisateurs dans Notion

Il existe plusieurs façons de gérer les utilisateurs dans Notion, selon les préférences et les besoins de votre entreprise.

Authentification des utilisateurs par SSO SAML

L’authentification SSO SAML de Notion est basée sur la norme SAML 2.0, qui connecte votre fournisseur d’identité (IdP) et votre ou vos espace(s) de travail, pour une expérience de connexion plus simple et sécurisée. Notion prend en charge les configurations SSO SAML officielles pour : Azure, Google, Gusto, Okta, OneLogin et Rippling.

Pour commencer à utiliser le SSO SAML avec Notion, voici les étapes à suivre :

  • Vérifier le(s) domaine(s) : pour utiliser les fonctionnalités de sécurité avancées, vous devez vérifier la propriété de votre domaine de messagerie. Il s’agit d’un processus automatisé qui consiste à ajouter un enregistrement TXT au DNS de votre domaine, pour vérifier que vous en êtes l’administrateur.

  • Activer SSO SAML : dernière étape de configuration qui active la fonctionnalité. Pour plus d’informations sur la configuration de SSO SAML, référez-vous à nos guides des IdP.

  • Modifier la méthode de connexion par défaut : lors de la première activation du SSO SAML, la méthode de connexion par défaut sera définie sur Toutes les méthodes, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent se connecter via SAML ou utiliser leur méthode de connexion normale. En sélectionnant l’option Uniquement SSO SAML, vous appliquez SAML comme unique méthode de connexion pour votre espace de travail.

  • Lier des espaces de travail supplémentaires (facultatif) : si vous avez plusieurs espaces pour lesquels vous souhaitez configurer le SSO, vous pouvez en faire la demande à l’adresse team@makenotion.com.

Une fois l’authentification correctement configurée, tout membre se connectant à votre ou vos espace(s) de travail devra utiliser le domaine vérifié et devra être authentifié par votre fournisseur d’identité. Les administrateurs d’espace de travail au forfait Entreprise peuvent contourner le problème en utilisant une méthode de connexion alternative en cas d’échec du protocole IdP/SSO SAML.

Les invités ne sont pas pris en charge par le SSO SAML ou SCIM.

Provisionnement des utilisateurs

Si la plupart de nos entreprises clientes font appel à un fournisseur d’identité (IdP) pour provisionner de nouveaux utilisateurs, il existe de nombreuses autres façons d’ajouter un nouveau compte utilisateur à votre espace de travail :

Manuellement par e-mail

Les propriétaires de l’espace de travail et les administrateurs d’utilisateurs peuvent ajouter un nouveau membre à l’espace de travail par e-mail sous Paramètres et membres >  Membres.

Domaines de messagerie autorisés

Tous les utilisateurs qui se connectent à Notion avec votre/vos domaine(s) listé(s) dans la section « Domaines de messagerie autorisés » pourront rejoindre l’espace de travail en tant que membre, et le coût supplémentaire correspondant sera ajouté à votre licence d’entreprise.

Domaines de messagerie autorisés et IdP

Si vous souhaitez gérer l’ajout de membres à votre espace de travail strictement par l’intermédiaire de votre IdP, nous vous conseillons de supprimer tous les domaines figurant dans le paramètre « Domaines de messagerie autorisés » dans Paramètres et membres > Paramètres.

Provisionnement juste-à-temps (JIT)

Notion prend en charge le provisionnement juste-à-temps (aussi appelé Just-in-Time ou JIT) lorsque vous utilisez le SSO SAML. Lorsque le paramètre Création automatique de compte est activé dans Paramètres et membres → Identité et provisionnement, un nouveau compte membre sera généré pour tout utilisateur se connectant à Notion pour la première fois via votre connexion SSO SAML. Ce compte utilisera le nom et l’adresse e-mail figurant sur la réponse SAML.

Utilisation de JIT et de SCIM

Nous ne recommandons pas d'activer le provisionnement juste-à-temps si vous utilisez le protocole SCIM. Une inadéquation pourrait apparaître entre les règles du fournisseur d’identité et les autorisations dans Notion.

Lien d’invitation

Dans Paramètres et membres > Membres, vous trouverez une option permettant d’activer un lien d’invitation. Une fois activé, vous pourrez le partager et toute personne utilisant ce lien pourra rejoindre votre espace de travail automatiquement, sans que vous ayez à saisir son adresse e-mail manuellement.

API SCIM

Notion propose une API SCIM qui peut être utilisée pour provisionner, gérer et déprovisionner les membres et les groupes. Les propriétaires d’espace de travail pourront trouver la clef API nécessaire dans Paramètres et membres > Sécurité et identité > Configuration SCIM. Il suffit ensuite de cliquer pour afficher le jeton.

Pour connaître les toutes dernières informations sur vos possibilités d’interaction avec l’API SCIM de Notion, consultez notre documentation SCIM. Notion prend en charge les applications SCIM officielles avec Google, Gusto, Okta, OneLogin et Rippling.

Démarrer avec SCIM

Configurez et activez le provisionnement SCIM avant d’affecter des membres à l’application, pour que les identifiants des utilisateurs provisionnés soient correctement capturés.

Informations sur les applications SCIM

L’application Google SCIM ne prend pas en charge le provisionnement et le déprovisionnement des groupes. Pour Azure et les autres IdP sans application officielle, vous pouvez consulter notre documentation API SCIM pour savoir comment configurer une intégration SCIM personnalisée.

Lorsque vous configurez SCIM pour plusieurs espaces de travail, vous pouvez avoir une seule instance IdP pour la configuration du SSO, mais vous aurez besoin d’une application distincte pour chaque espace de travail, car les clefs API pour SCIM ne fonctionnent qu’au niveau de l’espace de travail.

Déprovisionnement des utilisateurs

Pour déprovisionner un membre, il faut le supprimer de l’espace de travail et transférer son contenu à un membre existant.

Manuellement dans l’onglet « Membres »

Propriétaires d’espaces de travail et administrateurs d’utilisateurs peuvent supprimer un utilisateur de l’espace de travail depuis Paramètres et membres > Membres. Les sessions de ces utilisateurs seront immédiatement interrompues et ils ne pourront pas réintégrer l’espace de travail. Au besoin, ils devront être réintégrés manuellement ou via SCIM.

Automatiquement via SCIM

Le protocole SSO SAML ne gère pas automatiquement le déprovisionnement des utilisateurs. Pour ce cas d’usage, vous devez utiliser notre API SCIM avec votre fournisseur d’identité pour envoyer des demandes de déprovisionnement.

Consultez notre documentation SCIM pour obtenir les toutes dernières informations sur les possibilités d’interaction avec l’API SCIM de Notion.

Transfert de contenu utilisateur

Lorsqu’un membre quitte un espace de travail, il apparaît dans Paramètres et membres > Membres, dans l’onglet Récemment supprimés. À partir de cet onglet, vous pouvez transférer leurs pages privées à un autre utilisateur.

Ces pages seront regroupées en un seul document qui apparaîtra dans la section Pages privées du nouveau membre sélectionné, dans la barre latérale de gauche.

Gestion de votre domaine dans Notion

Au-delà de la configuration du SSO SAML sur Notion, la principale utilité d’un domaine vérifié est de vous permettre de contrôler et gérer les espaces de travail qui appartiennent à vos domaines vérifiés. Pour ce faire, cliquez sur Parcourir les espaces de travail sous Paramètres et membres > Identité et provisionnement > Gestion de domaine.

Pour mieux guider les futurs utilisateurs, à chaque nouvel espace de travail créé avec un domaine vérifié, une notification par e-mail sera envoyée à l’administrateur de l’espace de travail concerné, pour l’avertir qu’il peut gérer son nouvel espace de travail.

Vérification initiale de votre domaine

Lorsque vous vérifiez un domaine pour la première fois, il y a une période de notification de 14 jours pour informer tous les utilisateurs appartenant à ce domaine que les administrateurs des espaces de travail Entreprise concernés gèrent désormais ce domaine. Pendant cette période, aucune action sur les espaces de travail n’est possible dans la vue de gestion de domaine.

Personnaliser les autorisations de création d’espaces de travail

Pour mieux contrôler les espaces de travail créés à l’aide de votre domaine vérifié, vous pouvez personnaliser les autorisations sous Identité et provisionnement > Gestion de domaine > Création d’espace de travail en sélectionnant « Uniquement les propriétaires d’espace de travail ».

Ce paramètre ne s’applique qu’aux administrateurs de l’espace de travail principal du domaine vérifié.

Afficher les espaces de travail non gérés

Cliquez sur le bouton Parcourir les espaces de travail pour afficher tous les espaces de travail Notion qui appartiennent à votre domaine vérifié. Vous aurez un onglet pour les espaces de travail à un seul membre et un autre pour les espaces à plusieurs membres. Les informations suivantes seront fournies dans la vue pour chaque espace de travail :

  • Nom de l’espace de travail

  • Type de forfait

  • Nombre de membres

  • Propriétaires d’espace de travail

  • Date de création

  • Créé par

Les actions disponibles s’affichent tout à droite.

Actions pour un espace de travail comptant un seul membre

Dans l’onglet « Membres » de la vue des espaces de travail, vous verrez tous les espaces de travail personnels qui ont été créés à l’aide de votre domaine vérifié.

Demander un changement d’administrateur de compte

En fonction de leurs exigences de conformité, certains clients ne souhaitent pas que des projets de travail puissent être stockés dans des espaces de travail individuels (un seul membre). Dans la vue de l’espace de travail, vous verrez une option Demander un changement de compte à côté des espaces de travail qui n’ont qu’un seul membre. Une fois cette option sélectionnée, le propriétaire de l’espace de travail concerné devra fournir une adresse e-mail non professionnelle pour ce compte utilisateur avant de pouvoir accéder à nouveau à l’espace de travail. C’est une excellente option pour les employés qui ont créé un espace de travail pour un seul membre avec leur messagerie d’entreprise, mais qui ont surtout des projets non professionnels qu’ils souhaitent conserver pour un usage personnel. En concertation avec les propriétaires des espaces de travail concernés, nous vous conseillons de déplacer les pages professionnelles éventuelles qu’ils contiennent vers un espace de travail Entreprise, avant de demander un changement de propriétaire du compte.

Supprimer un espace de travail

Pour faciliter le nettoyage des espaces de travail à un seul membre, obsolètes et qui appartenaient à un ancien employé, vous pouvez les supprimer à partir de la vue de l’espace de travail concerné dans Gestion de domaine.

Lorsque vous supprimez un espace de travail, une notification par e-mail est envoyée au propriétaire de l’espace concerné, pour l’en informer et lui indiquer votre adresse e-mail de contact pour toute question. Les utilisateurs pourront demander une prolongation de la période de suppression de 30 jours. Une seule prolongation peut être demandée.

Aide à la gestion de domaines

Le service client de Notion ne peut pas annuler les actions de gestion de domaine effectuées par les administrateurs d’espace de travail au forfait Entreprise. Si un utilisateur contacte Notion à ce sujet, nous lui fournirons l’adresse e-mail de l’administrateur de l’espace de travail au forfait Entreprise afin qu’il puisse le contacter directement.

Restaurer les espaces de travail supprimés

Si nécessaire, dans les 30 jours suivant la suppression, l’administrateur de l’espace de travail au forfait Entreprise peut le restaurer depuis la vue de gestion de domaine.

Les types de contenus suivants ne sont pas récupérables :

  • les favoris ;

  • les accès invités ;

  • les intégrations configurées (robots) ;

  • les domaines (domaines Notion personnalisés).

Si l’espace de travail à un seul membre est associé à un employé actuel, plutôt que de le supprimer d’emblée, il peut être préférable de Demander un changement de compte pour que l’employé utilise une adresse e-mail non professionnelle tout en conservant les paramètres de son espace de travail.

Actions pour un espace de travail comptant plusieurs membres

Dans l’onglet « Membres » de la vue des espaces de travail, vous verrez tous les espaces de travail aux forfaits Plus et Business qui peuvent être revendiqués :

  • L’espace de travail doit avoir été créé avec votre domaine vérifié.

  • Au moins un administrateur de l’espace de travail (il peut s’agir du créateur ou d’un autre administrateur) doit être actif dans l’espace de travail qui appartient à votre domaine vérifié.

  • L’espace de travail ne doit pas être au forfait Entreprise.

Revendiquer un espace de travail

Pour gérer la gouvernance des espaces de travail autorisés, vous pouvez revendiquer les espaces de travail éligibles et les passer au forfait Entreprise. Une fois votre demande validée :

  • La facture correspondante sera envoyée au contact de facturation fourni pour le passage au forfait Entreprise.

  • Le propriétaire qui a revendiqué l’espace de travail devient son unique propriétaire.

  • Les propriétaires précédents de l’espace de travail sont rétrogradés au statut de membres (les propriétaires peuvent ensuite réattribuer des rôles et des autorisations si nécessaire).

En dehors du nouvel administrateur principal de l’espace de travail, il n’y aura pas de changements pour les membres existants.

N’oubliez pas d’assigner des administrateurs d’utilisateurs aux espaces de travail revendiqués pour la gestion des membres et des groupes.

Données, rapports et audits

Les propriétaires d’espace de travail au forfait Entreprise ont accès à des données et à des rapports spécialisés, qui permettent de mieux comprendre le contenu et l’utilisation globale des espaces de travail. Qu’il s’agisse d’exporter des informations, d’assurer le suivi et l’audit d’événements ou d’effectuer des recherches dans le contenu existant, toutes ces options s’offrent à vous.

Vous trouverez ci-dessous les fonctions de gestion de données et de rapports les plus couramment utilisées dans Notion :

Exportation de la liste des membres

Les propriétaires d’espace de travail au forfait Enterprise peuvent exporter une liste de tous les membres dans Paramètres et membres > Paramètres > Exporter les membres au format CSV. Cette exportation CSV contiendra une liste de tous les membres de l’espace de travail, y compris leur nom, leur adresse e-mail, leur rôle, les groupes auxquels ils appartiennent et leur identifiant utilisateur Notion.

Exportations depuis un espace de travail

Pour mieux répondre aux exigences de sauvegarde légales et de conformité, les propriétaires d’espace de travail au forfait Entreprise peuvent exporter l’espace de travail dans plusieurs formats de fichiers, notamment CSV, Markdown et PDF. Sélectionnez Paramètres et membres > Paramètres > Exporter tout le contenu de l’espace de travail. Un e-mail Notion vous sera envoyé avec un lien pour télécharger le(s) fichier(s). Ce lien expirera au bout de 7 jours.

Journal d’audit

Les propriétaires d’espace de travail au forfait Entreprise ont accès à un journal d’audit (dans Paramètres et membres) qui liste un large éventail d’événements qui se sont produits dans l’espace de travail. Cela peut être particulièrement utile pour identifier les problèmes de sécurité potentiels, enquêter sur les comportements suspects, et résoudre les problèmes d’accès.

Types d’événements du journal d’audit

Vous trouverez la liste complète de tous les types d’événements enregistrés ici.

Vous pouvez affiner vos analyses à l’aide des options de filtre et exporter tous les événements du journal d’audit sous forme de fichier CSV, pour procéder à des analyses supplémentaires sur une plage de dates spécifique.

Recherche de contenu

La recherche de contenu permet aux propriétaires d’espace de travail au forfait Entreprise de visualiser facilement les contenus de l’espace de travail afin d’en améliorer la gouvernance et de résoudre les problèmes d’accès aux pages. Ils peuvent notamment :

  • voir qui a accès à une page ;

  • modifier les autorisations d’une page ;

  • repérer et réaffecter les pages abandonnées par d’anciens employés (y compris les pages privées).

Détails du journal d’audit

Toutes les actions de Recherche de contenu sont enregistrées dans le Journal d’audit.

Dans la section Recherche de contenu vous pouvez rechercher une page par son titre ou son identifiant. Si vous ne connaissez pas le titre ou l’identifiant d’une page, vous pouvez utiliser les filtres intégrés pour affiner vos résultats. En plus des paramètres de partage (Privé, Partagé en interne, Partagé en externe, Partagé sur le Web), vous pouvez également voir :

  • le créateur de la page et la date de création ;

  • qui a effectué la dernière modification et à quelle date ;

  • avec qui la page a été partagée ;

  • l’emplacement de la page (espace d’équipe).

Pour nos clients qui appliquent des règles plus strictes concernant le contenu partagé en externe : vous pouvez appliquer un filtre pour voir toutes les pages partagées en externe (avec accès invité) ainsi que les pages partagées sur le Web. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble de toutes les pages, et de faciliter ainsi la gestion des espaces de travail par les administrateurs.

Limiter les autorisations de recherche de contenu

Le rôle d’administrateur d’espace de travail ne doit être attribué qu’aux personnes dont la fonction l’exige, car elles disposent d’autorisations élevées et d’une visibilité complète sur le contenu de l’espace de travail.

En tant que propriétaire d’espace de travail, vous pouvez être amené·e à intervenir sur les autorisations d’une page restreinte ou d’une page qui a été partagée de manière inappropriée. Pour ce faire, dans la vue de page sous Recherche de contenu, sélectionnez « Modifier les autorisations » dans le menu ••• à droite.

Gouvernance des données

Tout le contenu d’un espace de travail Notion Enterprise est la propriété de votre entreprise. Vous pouvez partager cet article avec vos employés s’ils ont des questions sur les données accessibles aux propriétaires d’espace de travail Enterprise utilisant un domaine vérifié sur Notion.

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