Utiliser les autorisations par groupe pour gérer facilement les accès aux pages

Votre entreprise a probablement plusieurs couches d'informations, et vos employés ont besoin de différents types d'accès à ces informations en fonction de leur rôle, de leur équipe, de leurs missions, etc.

Par exemple, les ingénieurs peuvent avoir besoin de modifier les spécifications d’une fonctionnalité, tandis que l’équipe marketing n’aura besoin que de consulter ou de commenter une page donnée. Vous souhaiterez probablement réserver la modification à un petit groupe de personnes pour certains contenus (par exemple pour votre politique d’avantages salariaux), tout en permettant à tout le monde de les consulter.

La structure de l'information se complique à mesure que la taille de votre entreprise augmente, mais les autorisations de Notion s'adaptent à l'évolution des besoins.

Le menu Partager détaille qui peut faire quoi sur une page. Ce menu vous permet d’attribuer rapidement des autorisations à des personnes (internes ou externes à votre entreprise) ou à des équipes entières. Vous ne perdrez plus de temps à démêler qui doit voir quoi, et vous collaborerez plus efficacement.

Les autorisations permettent de définir un niveau d’accès à une page dans l’espace de travail. Sur chaque page, vous pouvez décider qui peut la voir, la modifier, ajouter des commentaires ou la partager avec d’autres personnes.

Vous pouvez choisir parmi les options suivantes dans Notion :

• Accès complet : peut modifier la page et la partager avec d’autres personnes.

• Peut modifier : peut consulter, commenter et modifier la page, mais pas la partager.

• Peut commenter : peut consulter et commenter la page, mais pas la modifier ni la partager.

• Peut afficher : peut consulter la page, mais pas la commenter ni la modifier ni la partager.

• Pas d’accès : la page est masquée et n’apparaîtra pas dans les résultats de recherche de la personne concernée.

Voici une vidéo de 9 minutes qui présente les options de partage et les autorisations :

Les groupes d’autorisations vous permettent de regrouper ces niveaux d'accès pour des groupes de personnes. Par exemple, vous pouvez créer des groupes pour les différents services de votre entreprise. Cela vous permet ensuite de donner un niveau d’accès à un groupe, qui se propagera à tous les membres du groupe.

On oublie souvent quelqu’un lorsqu’on partage un document à une équipe entière. Cette personne doit alors demander un accès par e‑mail, que vous ne verrez peut-être pas pendant un certain temps, ce qui ralentit tout le monde.

Mais si vous avez créé des groupes dans Notion, vous pouvez partager des pages et définir le bon niveau d'accès en un clin d'œil.

Nous vous recommandons de créer des groupes distincts pour chaque équipe de votre entreprise. Par exemple : RH, marketing ou ingénierie. Vous pouvez également créer d'autres groupes en fonction des projets partagés. Vous devez être administrateur de votre espace de travail pour créer des groupes.

Cela signifie que vous pouvez rapidement attribuer différentes autorisations de groupe dans tout l'espace de travail, et que vous pouvez utiliser des autorisations individuelles chaque fois que vous avez besoin d'ajouter une ou deux personnes supplémentaires à une certaine page.

Ces groupes vous font gagner du temps car ils ne doivent être configurés qu'une seule fois, et vous n'aurez plus à vous soucier de vérifier que vous n'avez oublié personne lorsque vous partagez une page.

Pour créer un groupe :

• En haut de la barre latérale, cliquez sur Paramètres et membres.

• Vous verrez deux onglets : Membres et Groupes. Cliquez sur Groupes.

• Cliquez sur Créer un groupe, puis cliquez sur Ajouter des membres.

• Choisissez une personne dans la liste déroulante ou tapez son nom pour la rechercher.

• Puis cliquez sur Ajouter pour les ajouter au groupe.

Une fois que vous avez ajouté tous les membres de l'équipe, vous pouvez donner un nom à votre groupe (et choisir un émoji pour le rendre inoubliable).

Si vous souhaitez retirer une personne d’un groupe, cliquez sur Supprimer à côté de son nom.

Cela étant dit, il est probable que plusieurs pages de votre espace nécessitent différents niveaux d’autorisations. Aucun problème.

Imaginons que vous vouliez un wiki d’entreprise visible par tous, mais modifiable uniquement par les membres de l'équipe RH.

• En haut à droite de la page du wiki RH, cliquez sur Partager. Vous pouvez ajouter des membres d'équipe individuellement en cliquant dans la case, puis en tapant leur nom ou leur adresse électronique, et en utilisant le menu déroulant à côté de leur nom pour leur attribuer un niveau d’autorisation.

• Cette approche fonctionne. Mais cela prend du temps (que personne n’a) pour ajouter chaque personne une par une, et sélectionner le niveau d'autorisation approprié pour chacune d'entre elles. Maintenant, imaginez-vous faire la même chose avec une équipe de 300 personnes.

• Vous pouvez accélérer tout cela, en créant un groupe « RH ». Les groupes apparaissent dans les options de partage comme les utilisateurs, et vous pouvez utiliser la liste déroulante à côté du nom du groupe pour définir son niveau d'accès. Dans notre exemple, nous voulons que le groupe RH ait un accès complet. Pensez également à modifier les autorisations de partage pour les autres membres de l’espace de travail : si tout le monde a déjà un accès complet, inutile de le donner en plus à un groupe.

• Modifiez les niveaux d’accès de chaque groupe individuellement, ou bien pour tous les autres membres de l’espace de travail. Cliquez sur le groupe Tous les membres de [votre entreprise] et choisissez le niveau d’accès « Peut afficher ».

Désormais, tout le monde dans l'entreprise peut consulter le wiki RH, mais seuls les membres de l'équipe RH peuvent le modifier.

Les groupes d’autorisations fluidifient les échanges entre les différentes équipes. Elles permettent également plus de transparence : les membres d’une équipe ont enfin accès aux mêmes informations.

C’est particulièrement utile pour les responsables produit, qui travaillent souvent avec les équipes design et ingénierie, et qui peuvent ainsi donner les droits d’édition à toute une équipe en un seul clic.

Ou bien, s’il y a besoin d’un avis de l’équipe ingénierie sur une spécification de produit, leur donner accès en lecture et commentaires. Le document peut rester caché pour tous les autres utilisateurs jusqu'à ce que le projet soit prêt à être diffusé.

De plus, l'espace de travail restera bien rangé car les documents statiques, comme la déclaration de mission de votre entreprise, peuvent être modifiés par un petit nombre de personnes mais consultés par tout le monde sans risque de modification.