Adoptez une culture de la documentation avec un wiki d’équipe soigné, alimenté par une base de données

Une documentation claire et précise est un pilier incontournable des équipes performantes. Lorsque des informations fiables sont facilement accessibles, les membres de l'équipe peuvent se consacrer à leur travail au lieu de chercher des informations.

Il vous faut un processus de documentation dans lequel tout le monde peut trouver les informations dont il a besoin, quand il en a besoin. De plus, lorsque vos collaborateurs ouvrent un document, ils doivent être certains de son exactitude.

Mais avec des centaines de documents qui circulent, il peut être difficile de garder tous les contenus à jour et fiables. Les gens perdent du temps à se demander si le cadre du projet comprend tout ce qui a été discuté lors du dernier appel avec un client, ou si les lignes directrices de la marque et les processus d'intégration sont toujours d'actualité.

Pour ne rien arranger, rien n'indique clairement à qui s'adresser. Alors, les membres de l'équipe envoient des messages à la mauvaise personne ou posent simplement leurs questions dans un groupe Slack.

Dans ce guide, nous allons vous montrer pourquoi Notion est l'endroit idéal pour construire un puissant wiki d'équipe qui sera la seule source de vérité pour les informations pertinentes.

Un wiki est un excellent moyen d'organiser les informations relatives à l'entreprise ou à l'équipe. Tout est présenté en pages et en colonnes, ce qui facilite la navigation et rend le site agréable sur le plan esthétique.
Vous pouvez rapidement créer un wiki en utilisant des modèles tels que Wiki Produit, Wiki Ingénierie et d'autres encore depuis la Galerie de modèles. Vous pouvez également créer un wiki d'équipe à partir de zéro en ajoutant une page à la racine de votre espace d'équipe et en y intégrant des sous-pages pertinentes.

Un wiki d'équipe comprendra des éléments tels que vos procédures opérationnelles (intégration des nouveaux arrivants, planification de projet, etc.), des guides et des parcours de formation, les politiques RH (sur les congés par exemple), des lignes directrices sur la marque et bien plus encore, le tout en libre-service.

Pour améliorer votre wiki, cliquez sur le menu déroulant Options ... en haut à droite de la page et choisissez Transformer en wiki.

Vous conserverez la présentation soignée de votre wiki tout en débloquant quelques précieuses fonctionnalités, telles que la possibilité de classer et d'organiser les pages, ajouter des propriétés, vérifier les documents, créer différentes vues et dispositions, et bien plus encore.

Le wiki propose 4 propriétés par défaut : Propriétaire (propriété de personne), Date de dernière édition, Étiquettes (sélection multiple) et une propriété de vérification unique aux wikis. Vous pouvez ajouter à votre wiki d'équipe des propriétés supplémentaires qui seront utiles à votre équipe, telles que la Date de création ou le Statut.

La propriété de vérification permet de marquer les documents du wiki d'une date d'expiration. Lorsque la date d'expiration de la vérification se rapproche, vous recevez une notification vous indiquant qu'il est temps d'examiner le document. Vous pouvez alors le modifier ou le mettre à jour, et renouveler la vérification du document. Vous pouvez également marquer un document comme étant vérifié à l'infini afin qu'il n'expire jamais. Vous pouvez toujours ajuster ce paramètre plus tard si nécessaire.

Lorsque les membres de votre équipe consultent un document et voient que la propriété « Vérifié » est remplie, ils auront confiance dans son contenu. Seul le propriétaire d'une page du wiki peut la vérifier. Lorsque les membres de l'équipe voient l’icône de vérification, ils sauront que le contenu a été vérifié et n'auront pas besoin de se renseigner pour s'en assurer.

La propriété de vérification sera automatiquement ajoutée aux pages de votre wiki. Les membres de l'équipe peuvent ensuite choisir la date jusqu'à laquelle ils souhaitent que leur document soit vérifié, ou sélectionner « infinie ».

Voici quelques exemples de l'utilité de la propriété de vérification :

• Signaler que les documents sont complets et à jour. Lorsque les membres de l'équipe voient la propriété « Vérifié », ils peuvent être certains que le document qu'ils consultent a été vérifié et marqué comme authentique et complet jusqu'à nouvel ordre.

• Recevoir un rappel lorsqu'il est temps de vérifier ou mettre à jour le contenu du wiki. Bien souvent, on se rend compte qu'un document n'est plus à jour uniquement lorsqu’un problème est remonté. La propriété de vérification vous aide à avoir une approche proactive : vous savez qu'il vous sera rappelé de mettre à jour les informations le moment venu.

• Suivre et renouveler périodiquement les objectifs de votre équipe. Vous pouvez créer une page dans votre wiki pour les objectifs trimestriels et mettre un rappel de vérification à la fin de chaque trimestre. Au moment de revoir le document, vous analyserez votre avancement et pourrez établir de nouveaux objectifs pour le prochain trimestre.

• Créer des documents durables qui ne changeront pas. Les documents décrivant les valeurs de votre entreprise, ou sa mission, ne vont pas changer régulièrement. Vous pouvez les marquer comme étant vérifiés à l'infini afin de ne jamais recevoir de notification pour les modifier (vous pourrez toujours changer ce statut si nécessaire).

Lorsque vous vérifiez le contenu d'un wiki, vous souhaitez peut-être consulter un sous-ensemble particulier d'informations, par exemple, tout ce qui a trait à l'accueil des nouveaux arrivants ou à la documentation relative à la formation.

Vous pouvez filtrer les informations en fonction de certaines propriétés, trier les informations de manière unique et créer plusieurs vues à l'aide de différentes dispositions.

Voici quelques façons de filtrer, de trier et d'organiser le contenu de votre wiki :

• Examiner les documents vérifiés dont la date d'expiration est proche. Triez votre wiki par date d'expiration des vérifications afin de commencer à vérifier les documents dont la date d'expiration est proche.

• Vérifier tous les documents non vérifiés dans une vue liste. Créez une vue filtrée de tous les documents dont la propriété de vérification est expirée ou vide. Vous pouvez ensuite passer en revue ces documents et remplir les informations nécessaires.

• Mettre à jour tout ce qui a trait à un sujet particulier. Si votre entreprise vient d'annoncer une modification des directives de marque, par exemple, vous pouvez filtrer votre wiki pour afficher uniquement les pages avec l’étiquette « marque ». Ensuite, passez en revue tous les documents filtrés pour les mettre à jour.

• Vérifier la pertinence des vieux contenus de votre wiki. Vous pouvez trier votre base de données par Date de création (ascendante) ou par Date de dernière modification (ascendante) et vérifier les documents anciens ou peu modifiés pour voir ce qui doit être mis à jour.

Il existe de nombreuses façons d'utiliser la fonctionnalité wiki, et sur le fond vous pouvez transformer n'importe quelle page avec des sous-pages en une base de données, ce qui vous permet d'ajouter des propriétés à ces pages.

Outre le wiki de votre équipe, vous pouvez :

• Créer un wiki pour toute l'entreprise. Le wiki de votre entreprise peut contenir des informations sur les politiques RH, les congés, les organigrammes, les objectifs de l'entreprise, etc.

• Créer un centre d'aide public pour vos clients. Vous pouvez créer un centre d'aide destiné au public où les clients peuvent trouver des guides, des tutoriels, des pages de tarification et une FAQ. Cela peut réduire la charge de travail de votre équipe support et aider les utilisateurs dans leur utilisation de votre produit ou service. Découvrez comment publier des pages sur le web

  ici.

• Concevoir un wiki pour les processus interne de l’équipe ingénierie. Dans le wiki de votre équipe d'ingénierie, documentez chacun de vos processus interne, tels que votre processus de priorisation des bugs ou des tâches, votre design system, etc. La propriété de vérification encouragera votre équipe à être plus proactive dans la mise à jour de tous ces processus.

• Transformer votre portail client en wiki. Si vous donnez à vos clients l'accès à un portail dans Notion, vous pouvez en faire un wiki où il est plus facile de filtrer et de trier les différentes informations.