Un système de gestion de projet pour votre équipe de design

Les bons systèmes de gestion de projet laissent aux designers le temps de se consacrer à leur cœur de métier. Ils éliminent les processus inutiles afin que l’équipe puisse pleinement se focaliser sur la conception.

Dans ce guide, nous vous expliquons comment créer un système de gestion de projet dans Notion, adapté aux besoins des designers. Ce système a fait ses preuves auprès de dizaines d’équipes de design, qui l’utilisent pour mener à bien des projets transversaux, accélérer les échanges et améliorer la qualité du produit final.

Pour tous vos projets de design, vous serez bientôt en mesure de créer un système de gestion de projet de ce style :

En matière de gestion de projet, les designers sont confrontés à différentes problématiques.

• Trop d’outils différents. Devoir jongler entre plusieurs outils pour trouver l’information recherchée est souvent synonyme de fichiers perdus, de travail dupliqué et perte de temps pour les designers.

• Incohérence des processus. Du problème à la conception en passant par les multiples maquettes, lorsque votre équipe est contrainte de brûler les étapes, c’est la qualité du travail qui diminue. Plus votre équipe s’agrandit, plus la cohérence des processus est déterminante.

• Suivi des nombreux commentaires. Les designers travaillant de façon transversale, ils ont besoin d’un outil pour recueillir les commentaires et y répondre. Sinon, certains commentaires se perdent et les avis intéressants des collègues passent entre les mailles du filet.

Notion vous permet de créer un système de gestion de projet adapté aux besoins de votre équipe.

• Tous les outils, projets et commentaires sont au même endroit. Dans les pages Notion, vous pouvez intégrer des prototypes (Figma, Framer, InVision…), des images, des vidéos, etc. Vous pouvez également y ajouter des commentaires et lancer des discussions. Notion vous permet de suivre l’état d’avancement de vos projets et d’accéder rapidement à toutes les informations le concernant.

• Créez un mode opératoire et suivez toutes les étapes d’un projet. De la simple création d’un logo à la refonte complète de votre système de design, Notion vous permet de créer un processus adapté aux besoins de votre équipe, et de passer d’une étape à l’autre avec une visibilité totale.

• N’affichez que les informations pertinentes. Gérer l’intégralité d’un projet de design peut être source de surinformation. Notion vous permet d’afficher une même base de données de différentes façons, selon vos besoins. Vous pouvez par exemple afficher les projets par date de lancement, par designer, ou tout autre critère qui vous intéresse.

Quels sont les avantages pour votre équipe ?
En apportant cohérence et transparence à votre processus de conception, Notion aide votre équipe de design à produire un travail de qualité tout en poursuivant sa croissance.

Quelle que soit la taille des chantiers et des équipes, ils doivent s’intégrer dans un système central de gestion de projet. Voici comment le mettre en place, avec des recommandations destinées aux designers.

Notion vous permet de créer des bases de données sous différentes formes : tables, calendriers, listes, tableaux kanban, etc. Nous aborderons ici les tableaux kanban : un ensemble de pages projet individuelles dont vous pouvez changer l’état en fonction de l’avancement du projet.

• Appuyez sur la touche / pour afficher tout ce que vous pouvez ajouter à votre page Notion. Très souvent, cette « slash-commande » est un point de départ idéal dans Notion.

• Pour créer un tableau kanban, tapez /kanban, puis sélectionnez Tableau kanban — Page entière. Vous créerez ainsi une nouvelle page qui ne contient que votre tableau kanban.

• Les colonnes en haut de votre tableau kanban représentent les différentes étapes de votre processus de design. Vous pouvez les renommer à votre guise, par exemple « Pas commencé », « À suivre », « En cours » et « Terminé ».

• Vous verrez aussi des cartes, qui représentent vos projets de design. Cliquez sur une carte, et ses propriétés s’afficheront en haut. Cliquez sur + Ajouter une propriété pour ajouter une propriété et choisir son type. Vous pouvez par exemple indiquer le nom du designer responsable du projet, s’il s’agit d’un projet sur mobile ou sur ordinateur, ou encore la date de lancement. Les propriétés sont importantes : c’est en fonction d’elles que vous pourrez filtrer, trier et organiser votre tableau.

• Cliquez sur une carte et déplacez-la d’une colonne à l’autre. Quoi de mieux que le sentiment d’avancer dans ses projets ?

Dans ce système de gestion de projet, chaque élément du tableau kanban a une fonction bien précise. Les colonnes permettent de créer le processus que les utilisateurs suivront. Les cartes représentent votre projet de design (par exemple, un changement typographique), et contiennent toutes les données du projet en question.

Grâce à ce système tout-en-un, les designers peuvent se concentrer sur le travail en cours sans avoir à jongler entre différentes applications.

Avec Notion, vous pouvez créer une base de données qui s’adapte à la façon de travailler de votre équipe. Voici quelques astuces qui aideront les designers à configurer leur système de gestion de projet.

• Ajoutez des propriétés à vos cartes. Chaque carte du tableau kanban contient des propriétés. Ce sont des attributs associés à chaque carte, comme le type de projet ou le designer qui en est responsable. En cliquant sur une propriété, vous accéderez au menu TYPE DE PROPRIÉTÉ. Utilisez la propriété Personne pour associer un designer (ou un chef de projet) au projet. Utilisez la propriété Sélection et renommez-là en « Type » pour indiquer le type de projet (Web, mobile, publicité…). Utilisez la propriété Date pour fixer une date d’échéance. Vous pouvez ajouter ou supprimer un nombre illimité de propriétés. Notion s’adapte à votre évolution.

• Affichez les propriétés sur vos cartes. Pour avoir une vue d’ensemble des différents projets sur lesquels votre équipe travaille, de leur état et des personnes responsables, affichez certaines propriétés directement sur vos cartes. Vous pourrez ainsi les consulter depuis la vue du tableau, sans avoir à cliquer sur la carte en question. En haut à droite de votre tableau, cliquez sur ••• et sélectionnez Propriétés. Vous pourrez activer les propriétés que vous souhaitez afficher dans la vue d’ensemble du tableau. Vous pouvez aussi utiliser l’icône ⋮⋮ pour réordonner leur affichage sur la carte.

• Modifiez l’affichage de vos projets. Si vous souhaitez afficher vos projets en fonction de leur priorité plutôt que leur état d’avancement, ou afficher le nombre de projets assignés à tel designer, cliquez sur le bouton Grouper par (en haut à droite du tableau kanban). Vous pourrez ainsi modifier ses colonnes en propriétés de type Sélection,  Sélection multiple ou Personne.

• Créez différentes vues.Notion vous permet d’afficher les mêmes données de multiples façons. Pour cela, cliquez sur + Ajouter une vue près du titre de la table, sélectionnez le type de base de données souhaité, nommez la vue et cliquez sur Créer. Vous pouvez ensuite appliquer des filtres et des tris pour la personnaliser davantage. Par exemple, si vous souhaitez afficher la liste de tous les projets sur mobile sur lesquels vos designers travaillent, créez une vue « liste », puis sélectionnez Filtrer et + Ajouter un filtre. Si vous avez configuré une propriété distinguant les projets sur mobile des projets sur ordinateur, sélectionnez « Mobile », et votre liste affichera uniquement les projets sur mobile. Vous pouvez aussi sélectionner Trier, puis + Ajouter un tri pour organiser vos cartes par priorité, date d’échéance, etc.

Pour en savoir plus sur les filtres avancés de base de données, regardez cette vidéo de 4 minutes.

Avec ce système de gestion de projet, vous avez à votre disposition une sorte de couteau suisse que vous pouvez personnaliser en fonction des besoins de votre équipe. Une même base de données peut se présenter sous différentes formes et servir à différentes fins : une liste qui regroupe tous les projets de design, un calendrier qui indique la date de lancement des projets, etc.

Maintenant que vous avez une bonne structure pour gérer vos projets, voyons comment chaque page peut vous aider à recueillir et organiser les informations importantes.

À l’image des artistes, les designers utilisent différents outils pour travailler. Notion est là pour les consolider. Plus besoin de jongler entre plusieurs outils pour effectuer une tâche.

• Des pages personnalisées pour chaque projet. Les designers de votre équipe ont probablement tous des façons de travailler différentes. Aucun problème ! Le corps de chaque page Notion s’adapte aux besoins de l’utilisateur, tout en s’intégrant parfaitement à la structure de votre système de gestion de projet. En tapant /titre, vous pouvez créer des titres pour organiser vos informations et les retrouver facilement. L’icône de glisser-déposer ⋮⋮ vous permet de déplacer chaque élément de la page (images, texte, vidéos, etc.). Pour davantage de clarté, vous pouvez créer des colonnes en faisant glisser des blocs vers la droite.

• Des intégrations pensées pour les designers. Notion permet d'intégrer de nombreux types de fichiers directement dans les pages des projets. Outre les images, vidéos ou PDF, vous pouvez aussi intégrer des projets Figma ou InVision pour visualiser des maquettes de sites Web. Collaborez à la refonte d’applications en intégrant des prototypes Framer. Lors de l’examen final d’une modification de logo, vous pouvez intégrer un tableau Whimsical ou Miro avec un organigramme qui montre le processus de réflexion du designer. Pour accéder à ces options, tapez simplement / suivi du nom correspondant, par exemple /figma ou /miro.

• Les commentaires de toutes les équipes, regroupés au même endroit. Le design est une activité transversale : de nombreuses fonctions (ingénierie, marketing, etc.) sont mises à contribution. Utilisez le symbole @ pour mentionner un membre de votre équipe et fluidifier les échanges, les retours d’expérience. Cliquez sur Ajouter une discussion en survolant le titre en haut de chaque page. Vous pouvez également survoler un bloc pour faire apparaître l’icône ⋮⋮, et cliquer sur Commenter dans ce menu. Avec les autres logiciels, recueillir des avis est toujours compliqué. Certains retours sont sous-exploités, et d’excellences idées peuvent passer à la trappe. Notion décloisonne les équipes en regroupant tous les commentaires au bon endroit, pour les rendre facilement exploitables.

Pour en savoir plus sur les commentaires et les discussions, regardez cette vidéo de 4 minutes. 👇

• Les itérations contextualisent la prise de décision. Les brouillons et commentaires sur un projet étant regroupés au même endroit, vous pouvez retrouver l’historique de toutes les décisions. Besoin d’accéder à l’ancienne version du menu déroulant sur mobile ? Ou de comprendre pourquoi la couleur de la marque est passée du violet au bleu pervenche ? Aucun problème. Vous avez une vision d’ensemble de l’évolution de chaque projet.

Ce système vous permet d’organiser vos projets, tout en centralisant les données liées à chacun. En évitant de perdre de temps à retrouver les bonnes informations, vous pouvez vous concentrer sur le travail en lui-même.

Pour permettre à vos designers de démarrer du bon pied, utilisez nos modèles. Ce sont des pages préremplies que vous pouvez dupliquer en un clic dans votre système de gestion de projet.

Qu’il s’agisse d’un lancement de projet ou d’une rétrospective, les modèles permettent aux designers d’aborder les problèmes à partir des mêmes critères. Ils peuvent aussi favoriser l’intégration des designers dans l’équipe, et permettre aux anciens comme aux nouveaux de connaître l‘ensemble du processus décisionnel.

Sur la droite de votre tableau kanban, cliquez sur la flèche vers le bas près du bouton bleu Nouvelle page, et sélectionnez + Nouveau modèle. Une page blanche s’affichera. C’est dans cette page que vous pouvez créer votre modèle et le dupliquer à l’infini, ou le modifier au besoin.

Voici quelques idées de modèles conçus pour les designers :

• Lancement de projet. Sous un titre H2 « Vue d’ensemble », vous pouvez inclure des sous-titres H3 « Problème » et « Solution proposée ». Puis, sous un titre H2 « Périmètre », vous pouvez ajouter des sous-titres H3 « Exigences », « Délais » et « Travaux futurs ». Nous aimons bien insérer des petits messages d’aide, d’une couleur différente de celle des titres. Par exemple, sous « Solution proposée », vous pouvez indiquer « Une vue d’ensemble de ce que nous voulons construire, et pourquoi cela résoudra le problème. » Pour modifier la couleur du texte, cliquez sur l’icone ⋮⋮, et sélectionnez Couleur dans le menu.

• Cahier des charges. Lorsque vous partagez une maquette avec votre équipe de design, l’utilisation d’un modèle permet de ne pas oublier les cas particuliers et d’agréger les discussion intéressantes. Dans le modèle, vous pouvez utiliser une propriété Sélection pour préciser le type de travail effectué : « Cahier des charges ». Vous pouvez même ajouter d’autres propriétés, par exemple Date pour indiquer la date de lancement proposée, ou Personne pour mentionner des contributeurs. Dans le corps du modèle, créez des titres H3 pour que votre équipe puisse intégrer le travail réalisé, laisser des commentaires et indiquer les prochaines étapes.

• Présentation client. Si vous travaillez au sein d’une agence, vous pouvez partager des pages Notion avec vos clients. Cela permet de centraliser les discussions, plutôt que de devoir parcourir les échanges d’e-mails ou les commentaires Figma. Ajoutez des titres H2 pour organiser votre travail, préciser le contexte et permettre à vos clients de laisser des commentaires. Vous pouvez même ajouter une propriété Texte, la renommer « Synthèse » et décrire brièvement l’état du projet. Pour partager la page, cliquez sur Partager en haut à droite et activez Partager sur le Web. Dans le menu déroulant, activez Autoriser les commentaires, ce qui permettra à vos clients de commenter le travail réalisé. Cliquez ensuite sur Copier le lien, et envoyez-le à vos clients.

Ayant récemment intégré l’équipe de design de Notion, Sam Baldwin apporte sa pierre à l’édifice depuis son premier jour. « Grâce au système de gestion de projet de Notion, j’ai pu rapidement me familiariser avec tous les projets, les priorités et les tâches de chacun. Partager le tableau kanban des tâches permet une collaboration ouverte et transparente. Chacun peut donner son avis sur les projets en cours, ce qui contribue à la qualité du travail ».

Voici quelques astuces tirées de notre propre système de gestion de projet :

• Des systèmes de gestion de projet interconnectés entre les équipes. Si votre équipe d’ingénierie utilise Notion pour organiser ses projets, vous pouvez lier vos deux systèmes afin que personne ne rate quoi que ce soit.

  • Ajoutez une propriété Relation aux modèles ou pages de votre tableau kanban. Recherchez ensuite la base de données de gestion de projet de votre équipe d’ingénierie. Si vous travaillez sur une refonte de votre site Web, vous pouvez lier toutes les tâches d’ingénierie associées à ce projet, telles que les modifications de code et les mises à jour d’interface utilisateur.

  • La propriété Relation peut également servir à lier les notes de réunion. Quel que soit l’emplacement des tâches et notes de réunion dans Notion, vous pouvez les regrouper au même endroit pour aider votre équipe à travailler plus efficacement.

• Des pages où les designers voient uniquement leurs tâches. De nombreux designers gèrent leurs tâches au moyen de pages individuelles. À l’intérieur de ces pages, vous pouvez faire un lien vers une vue spécifique du tableau kanban de la gestion de projet de toute l’équipe. De cette façon, lorsqu’un designer met à jour une tâche dans sa vue personnelle, la modification est aussi visible dans le tableau de gestion de projet de toute l’équipe (et inversement).

  • Tapez /bdd et sélectionnez Créer une base de données liée. Recherchez votre système de gestion de projet, et il apparaîtra dans la page du designer concerné.

  • Cliquez ensuite sur + Ajouter une vue puis utilisez la fonction Filtrer pour n’afficher que vos tâches. Cela vous permettra de vous concentrer sur vos tâches tout en avançant vers l’objectif commun. Vous pouvez faire la même chose dans votre wiki de design, en créant une vue qui n’affiche que les projets de la semaine.

• Des étiquettes (ou vues spécifiques) pour les projets ouverts aux commentaires. Notion favorise la transparence et la collaboration entre les équipes. Nous avons donc créé une étiquette qui permet aux coéquipiers de savoir sur quels projets nous aimerions bien avoir leurs avis.

  • Dans le tableau kanban de gestion de projet, créez une propriété Sélection intitulée « Commentaires », et nommez l’une des étiquettes « RFC » (request for comment).

  • Lors du lancement d’un projet ou de la présentation d’une maquette, vous pouvez étiqueter la page RFC et la partager sur Slack. Vous pourrez ainsi solliciter des commentaires et perfectionner vos propositions.