Comment Upflow actionne l'information avec Notion
Upflow révolutionne les paiements entre entreprises en améliorant le suivi des factures et la gestion financière. Implantée en Europe et aux États-Unis, Upflow utilise Notion depuis ses débuts afin de travailler en harmonie grâce à sa culture de l’écrit.
Côme Chevallier
Head of Operations
Partager… avec un P comme Permission
Avec une équipe répartie sur trois continents, il était indispensable de centraliser l'information. Notion simplifie la collaboration en rassemblant tous les documents sur des espaces partagés, accessibles selon les autorisations accordées. Les administrateurs paramètrent les accès pour décider qui peut créer ou modifier du contenu, et qui peut seulement le commenter ou le consulter. Cela permet à la fois de protéger les données sensibles (Upflow est certifié SOC 2) et de mieux répartir le travail par équipe.
Notion permet d'organiser, de structurer et de distribuer des informations opérationnelles.
Head of Operations
Écrire… avec un E comme Ensemble
Alors que la documentation a souvent mauvaise réputation, Notion permet de créer des documents agréables à lire. Bâtir un wiki n’a jamais été aussi facile, avec les blocs de texte à déplacer, les options de présentation ou les différentes de bases de données. Les raccourcis clavier facilitent aussi la tâche. Enfin, la barre de recherche permet de trouver rapidement une information.
Le glossaire d’Upflow en est un excellent exemple. Accessible à tous, ce tableau rassemble les définitions des termes utilisés en interne ou propres aux différentes activités. Par exemple, lorsqu’un employé entend un acronyme qu’il ne connaît pas, il crée une entrée et mentionne celui qui l’a utilisé pour qu’il l’explique. Les différentes colonnes permettent d’ajouter des détails, comme l’équipe concernée, le rédacteur et la date de la dernière mise à jour. La documentation interne est ainsi élaborée de manière collaborative et dynamique.
Collaborer… avec un C comme Commentaire
Cette culture de l’écrit qui caractérise Upflow permet à l’entreprise de passer plus rapidement des idées aux actions. Les commentaires favorisent les échanges. Les documents créés de manière collaborative sont un moyen d’éviter un grand nombre de réunions, ou de mieux préparer celles qui restent indispensables. Cela se traduit par des gains de temps et de productivité considérables, puisque le travail effectué en amont permet de faire émerger des informations exploitables, opérationnelles.
Notion permet une communication efficace et uniforme, aussi bien en interne qu’en externe.
Head of Operations
Communiquer… avec un C comme Clarté
Dans un souci constant d’amélioration, Upflow reprend tous les incidents rencontrés dans une base de données. Ce processus, nommé Root Cause Analysis (ou RCA), s’appuie sur un modèle spécifiquement créé qui décrit la situation, les risques, les actions pour résoudre le problème et les mesures préventives à adopter. Upflow dispose ainsi d’un historique complet et structuré des incidents.
Ces informations ne sont pas uniquement utilisées en interne. Elles peuvent être reprises telles que présentées sur Notion et adressées aux clients par e‑mail. Dans les cas plus complexes, les éléments importants sont rassemblés sur une page spécifique. Celle-ci est complétée suite aux commentaires des différentes parties concernées, puis illustrée par des graphiques ou des captures d’écran. Une fois prête, cette page est partagée avec les clients pour leur donner une vue d’ensemble claire de la situation.
