L’agence MetaLab gère ses projets clients de manière organisée et collaborative

MetaLab est une agence de design de produits. L’équipe travaille essentiellement à distance, aux quatre coins du globe. Elle compte parmi ses clients de grands noms comme Amazon et Tinder. Avec de nombreux projets en parallèle, il devenait difficile de s’y retrouver dans leurs documents. Aujourd’hui, tout est parfaitement organisé et accessible dans Notion.

Témoignage de

Justin Watt

Responsable des opérations et du marketing chez MetaLab

Georgia McGillivray

Directrice des opérations

Marie Gosal

Directeur du design

Lee Giles

Designer Produit

Cas d’usage
Gestion de projet
1

Une page d’accueil personnalisée pour chaque projet

Les pages Notion sont hautement personnalisables, ce qui permet à MetaLab de créer une documentation adaptée aux besoins de chaque client. Pour chaque projet, MetaLab crée une page Notion dans laquelle les équipes peuvent ajouter d’autres pages connexes comme des brouillons, des prototypes ou de la recherche utilisateur. Ce système centralise les projets clients et facilite la navigation. Accéder à l’information devient un jeu d’enfant, même pour les personnes qui ne font pas partie de l'équipe.

House
MetaLab crée une documentation projet afin de répondre aux besoins propres à chaque client.
Every time we start a project we're feeling out the client's needs and preferences. Some want more documentation or more narrative, and Notion supports that.
Marie Gosal
Marie Gosal
Directeur du design
2

Une nouvelle façon de réussir ses présentations clients

Dans les agences, il n’est pas rare de passer des heures à créer des présentations dans le but de communiquer aux clients l’état d’avancement des projets en cours. Malgré leur design élégant, ces présentations sont chronophages (côté agence) et difficiles à commenter dans les détails (côté client).

MetaLab a décidé de sortir des sentiers battus en faisant ses présentations clients dans Notion. Tout le monde y gagne un temps fou dans le suivi des projets, qui devient aussi plus collaboratif. Au lieu de faire des présentations hebdomadaires figées dans le marbre, MetaLab utilise Notion pour inviter ses clients dans leur espace de travail, en leur permettant de commenter tel ou tel élément de design.

« Notion favorise les échanges entre nous et le client », déclare Lee Giles, responsable du design.

MetaLab Weekly Update
Les informations hebdomadaires sont partagées avec les clients sous forme de pages Notion.
3

Une documentation interne centralisée, pour gagner du temps et de la sérénité

Dans son ancien système de stockage (reposant sur des disques partagés), la gestion documentaire de MetaLab s’apparentait davantage à une chasse au trésor. Désormais, les informations essentielles aux employés se trouvent sur leur page d’accueil. Grâce aux outils créés dans Notion (notamment les guides de relation client et la structure de l’entreprise), chacun peut réaliser les projets de façon cohérente, et toutes les équipes sont sur la même longueur d’onde.

Growing Books Illustration
Le wiki d’entreprise de MetaLab permet de trouver instantanément les informations essentielles.
Grâce aux multiples fonctionnalités de Notion, nous nous sommes débarrassé d’une dizaine d’autres outils.
Justin Watt
Justin Watt
Responsable des opérations et du marketing chez MetaLab
4

Un répertoire de toutes les décisions antérieures

Les équipes de design de MetaLab travaillent par sprints de 7 jours. Et lorsqu’un grand nombre de personnes travaillent en parallèle, il est difficile d’apprendre les unes des autres, ou de comprendre le contexte dans lequel s’inscrit tel ou tel sprint.

Comment une décision a-t-elle été prise ? Quelle est la logique sous-jacente ? Comment est-elle perçue ?

Au lieu de compter sur la mémoire de chacun, MetaLab utilise Notion comme référentiel d’information pour documenter tous ses processus. Chaque nouvelle décision peut ainsi être prise en connaissance de cause.

MetaLab Design Projects
Les projets de conception sont suivis et étiquetés dans une base de données Notion.
Without a tool like Notion, you run the risk of ideas not being shared and context not being captured. If you don't have those, I think you're devaluing your design efforts.
Marie Gosal
Marie Gosal
Directeur du design

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