L’agence MetaLab gère ses projets clients de manière organisée et collaborative
MetaLab est une agence de design de produits. L’équipe travaille essentiellement à distance, aux quatre coins du globe. Elle compte parmi ses clients de grands noms comme Amazon et Tinder. Avec de nombreux projets en parallèle, il devenait difficile de s’y retrouver dans leurs documents. Aujourd’hui, tout est parfaitement organisé et accessible dans Notion.
Une page d’accueil personnalisée pour chaque projet
Les pages Notion sont hautement personnalisables, ce qui permet à MetaLab de créer une documentation adaptée aux besoins de chaque client. Pour chaque projet, MetaLab crée une page Notion dans laquelle les équipes peuvent ajouter d’autres pages connexes comme des brouillons, des prototypes ou de la recherche utilisateur. Ce système centralise les projets clients et facilite la navigation. Accéder à l’information devient un jeu d’enfant, même pour les personnes qui ne font pas partie de l'équipe.
Une nouvelle façon de réussir ses présentations clients
Dans les agences, il n’est pas rare de passer des heures à créer des présentations dans le but de communiquer aux clients l’état d’avancement des projets en cours. Malgré leur design élégant, ces présentations sont chronophages (côté agence) et difficiles à commenter dans les détails (côté client).
MetaLab a décidé de sortir des sentiers battus en faisant ses présentations clients dans Notion. Tout le monde y gagne un temps fou dans le suivi des projets, qui devient aussi plus collaboratif. Au lieu de faire des présentations hebdomadaires figées dans le marbre, MetaLab utilise Notion pour inviter ses clients dans leur espace de travail, en leur permettant de commenter tel ou tel élément de design.
« Notion favorise les échanges entre nous et le client », déclare Lee Giles, responsable du design.
Une documentation interne centralisée, pour gagner du temps et de la sérénité
Dans son ancien système de stockage (reposant sur des disques partagés), la gestion documentaire de MetaLab s’apparentait davantage à une chasse au trésor. Désormais, les informations essentielles aux employés se trouvent sur leur page d’accueil. Grâce aux outils créés dans Notion (notamment les guides de relation client et la structure de l’entreprise), chacun peut réaliser les projets de façon cohérente, et toutes les équipes sont sur la même longueur d’onde.
Un répertoire de toutes les décisions antérieures
Les équipes de design de MetaLab travaillent par sprints de 7 jours. Et lorsqu’un grand nombre de personnes travaillent en parallèle, il est difficile d’apprendre les unes des autres, ou de comprendre le contexte dans lequel s’inscrit tel ou tel sprint.
Comment une décision a-t-elle été prise ? Quelle est la logique sous-jacente ? Comment est-elle perçue ?
Au lieu de compter sur la mémoire de chacun, MetaLab utilise Notion comme référentiel d’information pour documenter tous ses processus. Chaque nouvelle décision peut ainsi être prise en connaissance de cause.