Vistas, filtros y órdenes

Hay seis formas distintas de visualizar el contenido de una base de datos. Te ofrecemos una descripción general de cada diseño:

• Tabla: las tablas te permiten ver las páginas de bases de datos como filas. Cada propiedad es representada por una columna.

• Tablero: esta vista agrupa los elementos por propiedad. Por ejemplo, puedes usar un tablero Kanban para mover tareas de un estado a otro conforme los avances registradas para cada una.

• Cronograma: usa tu base de datos para trazar hitos en un cronograma y así puedas ver cuándo están marcados y cuánto tardarán en ser alcanzados.

• Calendario: la vista de calendario muestra los elementos en función de su propiedad de fecha.

• Lista: las listas son una forma muy limpia y minimalista de representar los elementos de tu base de datos.

• Galería: esta vista resulta muy práctica para destacar imágenes en tu portada. Puedes editar la galería para mostrar imágenes contenidas en la propiedad de contenido multimedia; en caso contrario, la galería mostrará todos los contenidos que se encuentran en la página de la base de datos.

• Gráfico: esta vista representa los elementos de la base de datos en un gráfico de barra, de línea o de anillo. Así te resultará más fácil analizar la información y elaborar reportes.

Cuando creas una base de datos por primera vez, tendrás que elegir el diseño de la vista predeterminada. Una vez hecho esto, podrás crear una nueva vista seleccionando + junto a tus vistas actuales. Dependiendo del tamaño de la pantalla, es posible que tengas que abrir el menú desplegable junto a la vista actual y seleccionar Agregar una vista.

También puedes brindar más información a los demás agregando una descripción a la vista. Para ello:

1. Selecciona una vista → Editar vista.

2. Selecciona ⓘ junto al nombre de tu vista y, luego, escribe tu descripción.

3. Al pasar el cursor sobre ella, podrás ver la descripción.

Puedes reordenar tus vistas arrastrándolas. Si tienes muchas vistas, puedes seleccionar {#} más... junto a ellas para poder hacerlo.

En la barra lateral, las vistas se muestran como elementos anidados dentro de cualquier base de datos de página completa. Puedes identificar que son vistas porque tendrán un • a su izquierda. Haz clic en cualquier vista de la barra lateral para acceder directamente a ella.

Cuando estés en una vista determinada, puedes hacer clic en su nombre para renombrarla, duplicarla, eliminarla, copiar su enlace o editar sus componentes. También podrás editar los componentes de vista haciendo clic en ••• en la parte superior derecha de la base de datos.

Cada vista de la base de datos tiene varios componentes que puedes personalizar:

• Diseño: permite definir cómo se va a organizar visualmente tu base de datos.

• Propiedades: muestra u oculta propiedades de la base de datos para cada vista.

• Filtros: agrega criterios basados en valores de propiedades para mostrar u ocultar datos.

• Órdenes: ordena por una propiedad para modificar el orden en el que se muestran las páginas.

• Grupos: agrupa los datos según los valores de una propiedad.

Puedes copiar un enlace de anclaje a esta vista específica de la base de datos para compartirla donde quieras.

1. Haz clic en el ícono ••• en la esquina superior derecha de la tabla.

2. Haz clic en Copiar enlace a la vista de {vista}y se copiará la URL al portapapeles para que puedas pegarla.

Dentro de cada vista, puedes elegir cómo deseas que se abran las páginas de la base de datos. Hay tres opciones:

• Ventana lateral: abre páginas en el lado derecho de la base de datos. El resto de la vista de la base de datos sigue siendo interactiva a la izquierda.

• Ventana central: abre páginas en un modal centrado.

• Página completa: abrir páginas como páginas completas directamente.

1. Para cambiar la configuración por vista, haz clic en el ícono ••• en la parte superior derecha de tu base de datos y abre el menú Diseño.

2. Desplázate hacia abajo y cambia Abrir páginas en configuración.

Notion facilita el filtrado de las bases de datos para que solo se muestren los elementos que cumplan los criterios especificados, es decir, aquellos que tengan (o no) determinadas propiedades. ¡La complejidad de estos filtros la decides tú!

Para filtrar las entradas visibles en una vista de base de datos:

1. Haz clic en Filtrar en la parte superior de la Base de datos.

2. En el menú desplegable que aparece, elige la propiedad según la que quieres filtrar.

3. Este filtro ahora se mostrará en la parte superior de tu base de datos. Haz clic en el ícono de filtro para ver y editar todos los filtros que se aplicaron a tu base de datos.

4. Agrega otro filtro haciendo clic en el ícono de filtro. ¡Puedes tener tantos filtros como gustes!

Puedes crear vistas de base de datos más específicas y combinar operadores lógicos Y y O usando grupos de filtros. Pueden agruparse hasta en tres niveles de profundidad. Funciona así:

1. Haz clic en el ícono de filtro en la parte superior de tu base de datos → Agregar filtro avanzado.

2. Aparecerá un nuevo menú. En él puedes elegir las propiedades por las que te gustaría filtrar, además de personalizar los operadores lógicos Y y O del filtro avanzado.

3. En el ejemplo siguiente, estamos filtrando la vista de tabla de nuestro roadmap para que todas las entradas tengan que cumplir los criterios que incluyen la lógica AND y OR.

Puedes ordenar la base de datos de manera que los elementos se muestren según sus propiedades por orden ascendente o descendente.

Por ejemplo, puedes ordenarlos por prioridad, por la fecha de la última edición o alfabéticamente.

1. Haz clic en ⇅ en la parte superior de la base de datos.

2. En el menú desplegable que aparece, elige la propiedad por la que quieres ordenar.

3. Este orden ahora se mostrará en la parte superior de tu base de datos. Haz clic para editarla.

4. Puedes agregar tantos órdenes como quieras o eliminarlos haciendo clic en el ícono X situado a su derecha.

5. Cambia el orden en el que se aplican los distintos órdenes arrastrándolos hacia arriba o hacia abajo mediante el ícono ⋮⋮.

Puedes agrupar la base de datos en la tabla según diferentes propiedades para visualizarlas de formas distintas.

1. Haz clic en el menú ••• y busca Agrupar. Puedes agrupar por casi cualquier tipo de propiedad.

2. Ahora la base de datos se agrupará según los valores de esa propiedad. En cada grupo, el 👁️ del lado izquierdo permite ocultar grupos en un abrir y cerrar de ojos. Así puedes concentrarte en tus prioridades.

3. Puedes ordenar tus grupos de bases de datos seleccionando Ordenar y después, eligir entre ordenar de manera manual o de las distintas formas brindadas (por orden alfabético, ascendente y más).

4. Al activar Ocultar grupos vacíos, impides que se vean los grupos vacíos.

Puedes buscar contenido específico en tu base de datos.

1. Haz clic en 🔎en la esquina superior derecha y escribe las palabras que quieras buscar en los títulos de páginas o en las propiedades.

2. Verás cambiar la base de datos en tiempo real para mostrar solo los ítems que se ajusten a ese criterio.

Si tiene una base de datos grande, tal vez sea tedioso seguir avanzando entre propiedades para comparar sus datos.

En su lugar, puedes inmovilizar una columna, lo que hará que permanezca visible en el lado izquierdo sin importar a qué parte de la base de datos te desplaces.

1. Para inmovilizar una columna, haz clic en el nombre de la columna y haz clic en Fijar hasta esta columna.

2. Para desbloquear una columna, haz clic en el nombre de la columna y haz clic en Desbloquear columna.