Formularios

Con formularios resulta más fácil recopilar información de otras personas, aun cuando no forman parte de tu espacio de trabajo en Notion o no usan Notion. Todos los miembros de Notion, sin importar el plan que tengan, pueden crear y usar formularios.

Los formularios están conectados a bases de datos. Esto significa que cada pregunta de tu formulario está conectada con una propiedad en tu base de datos. De esta manera, tu formulario convive junto con las respuestas que se van dando y puedes utilizar la información recopilada de la misma forma que usas la información de otros tipos de bases de datos.

Para crear un nuevo formulario:

1. En una página, usa el comando de barra /form.

2. Selecciona Formulario en el menú que aparece.

Cuando crees un nuevo formulario se creará de manera automática una propiedad Persona que responde para capturar el nombre y apellido de la persona que responde. Además, en la configuración de compartir formulario -> puedes permitir que quienes respondan, mantengan el anonimato.

Si ya estás usando una base de datos para recopilar información de distintas personas, agregar un formulario a esta base de datos es muy fácil. Para crear vistas a partir de una base de datos existente:

1. En una base de datos, selecciona + junto a las vistas existentes. Dependiendo del tamaño de la pantalla, es posible que tengas que abrir el menú desplegable junto a la vista actual y seleccionar Agregar una vista.

2. En el menú que aparece, selecciona Formulario.

3. Selecciona Crear {#} preguntas para continuar.

Crea una propiedad Creado por en la base de datos si quieres capturar los nombres de las personas que rellenan el formulario. Además, en la configuración de compartir formulario -> puedes permitir que quienes respondan, mantengan el anonimato.

Después de crear un formulario, te llevarán a la herramienta para crear formularios, que se ve así:

El creador de formularios te permite decidir cómo se verá tu formulario y cómo funcionará cuando lo compartas para que otros lo completen. Para personalizar tu formulario:

1. Ponle un título y eventualmente una descripción.

2. Coloca el cursor sobre el título del formulario para agregar un Ícono de formulario o una Portada de formulario.

3. Haz clic en las preguntas del formulario para editarlas. Por defecto, todos los cambios que hagas en el formulario se sincronizarán con los nombres de tus propiedades de la base datos. Por ejemplo, si creas una nueva pregunta que dice “¿Qué hora prefieres?”, se creará una nueva propiedad con el mismo nombre en la base de datos. Si cambias una pregunta en el formulario de "Color favorito" a "¿Cuál es tu color favorito?" el nombre de la propiedad de la base de datos "Color favorito" cambiará a "¿Cuál es tu color favorito?".

4. Para agregar más preguntas al formulario, selecciona + debajo de la última pregunta.

5. Coloca el cursor sobre cada pregunta de la base de datos •••. Desde aquí, podrás:

   • Configurar la pregunta como Respuesta obligatoria. Esto significa que, para poder enviar el formulario, hay que contestar la pregunta.

   • Agregar una Descripción a la pregunta para que quede más claro qué estás preguntando.

   • Permitir Respuestas largas para preguntas relacionadas con propiedades de texto.

   • Cambiar el tipo de pregunta, que es el equivalente al tipo de propiedad. Por ejemplo, este podría ser un tipo de pregunta o propiedad de Opción múltiple si deseas hacer una pregunta de sí o no. Puede ser un tipo de pregunta o propiedad Fecha si estás preguntando por la disponibilidad o la fecha de nacimiento de alguien.

   • Desactivar Sincronizar con el nombre de la propiedad si quieres que las preguntas del formulario se vean de forma distinta que los nombres de las propiedades en la base de datos. Supongamos que en tu formulario quieres preguntar "¿Cuál es tu color favorito?", pero quieres que las respuestas se recopilen en una propiedad con un nombre más sencillo, como "Color favorito".

   • Duplicar pregunta o Eliminar pregunta.

6. Haz clic en ••• en la parte superior del editor de formularios → Personalizar formulario. Desde aquí, puedes ajustar la experiencia de las personas encuestadas, como el Color y el Texto del botón de envío de respuestas, así como el Título de pantalla de confirmación y el Cuerpo de pantalla la confirmación.

7. Después de terminar de configurar el formulario, selecciona Vista previa en la parte superior para ver cómo se verá el formulario cuando lo compartas con otras personas.

Para compartir el formulario:

1. Selecciona Compartir formulario en la parte superior de la herramienta para crear formularios.

2. Selecciona Quién puede rellenar y elige una de las siguientes opciones:

   • Cualquier persona en {tu espacio de trabajo} con el enlace, lo que significa que cualquier miembro del espacio de trabajo puede completar el formulario si dispone del enlace. Los invitados solo pueden completar el formulario si tienen acceso a la base de datos a la que está conectado dicho formulario.

   • Toda persona en internet que tenga el enlace, es decir, quienes no formen parte de tu espacio de trabajo en Notion y quienes no usen Notion podrán rellenar el formulario siempre que tengan el enlace.

   • Sin acceso; selecciona esta opción si quieres cerrar el formulario y dejar de recibir respuestas.

3. Si optaste por compartir el formulario con cualquier persona en la web que tenga el enlace y cuentas con un plan de pago de Notion, podrás activar o desactivar el logotipo de Notion si quieres o no que el logotipo de Notion aparezca en el formulario.

4. Activa o desactiva las Respuestas anónimas dependiendo de si quieres o no que se registre el nombre de la persona cuando complete el formulario. Las personas que respondan a los formularios disponibles para Cualquier persona en la web con el enlace serán automáticamente anónimas.

   • En los formularios que se creen desde cero, esta información se capturará en la propiedad Persona que responde, que se crea de forma automática en la base de datos.

   • En los formularios creados a partir de una base de datos existente, puedes crear una propiedad Creado por en la base de datos para capturar esta información.

5. Si copias el enlace al formulario en la parte superior del menú, podrás compartirlo al instante.

Puedes rellenar un formulario tanto en dispositivo de escritorio como en un dispositivo móvil, siempre que tengas el enlace y cuentes con los permisos correspondientes. Cabe recordar que algunos formularios solo se pueden rellenar si tienes sesión abierta en el espacio de trabajo de Notion donde se creó el formulario en cuestión.

Para obtener una copia de las respuestas brindadas en el formulario, tendrás que abrir sesión en tu cuenta de Notion o crear una nueva. Solo podrás editar las respuestas en el formulario si cuentas con acceso Puede editar a la base de datos, o Puede editar a la página de la base de datos donde se almacenan las respuestas.

Por defecto, las respuestas de los formularios se guardan en una Vista de tabla de la base de datos llamada Respuestas. Las preguntas de los formularios aparecerán como propiedades de bases de datos.

Puedes crear automatizaciones en tu formulario para que se puedan realizar acciones específicas cuando llegue una respuesta o cuando una pregunta se responda de manera determinada. Entre otras cosas, puedes enviar actualizaciones de estado a quien responde y enviarle notificaciones a través de Slack.

Para ello:

1. Abre la herramienta para crear formularios.

2. Selecciona ••• en la parte superior → Automatizaciones.

3. Agrega uno o más activadores para la automatización.

4. Agrega una o más acciones para la automatización.

Encontrarás más información sobre automatizaciones aquí →

Si quieres denunciar contenido inapropiado en un formulario, envía un correo electrónico a team@makenotion.com con un enlace al formulario en cuestión. Si puedes, cuéntanos por qué estás reportando el formulario.