Automatizaciones de base de datos

Las automatizaciones de bases de datos son secuencias de acciones que ocurren cada vez que se efectúa un cambio específico en una base de datos. Las automatizaciones constan tanto de activadores,(los eventos que hacen que la automatización inicie) como de acciones (los efectos de la automatización). Las automatizaciones de base datos sirven para ahorrarte tiempo y facilitar tu trabajo. Pueden ser muy básicas o más complejas, según tus necesidades.

Las automatizaciones de bases de datos se pueden usar para muchas cosas, entre ellas:

• Asignar una tarea a una persona específica cuando cambia su estado

• Enviar una notificación de Slack a un canal cuando se agrega una página a una base de datos.

Para crear una automatización de una base de datos:

1. Haz clic en ⚡ en la parte superior de una base de datos → Nueva automatización.

2. Ponle un nombre a la automatización de la base de datos si quieres.

3. Agrega los activadores. Descubre más sobre los distintos tipos de activadores a continuación a continuación →

4. Agregar acciones. Descubre más sobre los distintos tipos de acciones a continuación →

5. Selecciona Guardar.

Las automatizaciones pueden incluir uno o múltiples activadores. Cuando configures una automatización, podrás decidir si la automatización se lleva a cabo Cuando uno de los activadores se realiza o Cuando todos se realizan.

Puedes elegir entre dos tipos de activadores Página agregada o Propiedad editada.

Si eliges un activador Propiedad editada, puedes señalar cuáles propiedades de tu base de datos activarán la automatización.

Para propiedades de nombre, persona, número, texto, selección y relación puedes elegir cuál tipo de ediciones de esta propiedad activará una automatización. Por ejemplo, tienes una lista de contactos en una base de datos en Notion y estás configurando una automatización en la que el disparador es un número de teléfono que empieza por los dígitos 732, y la acción es que el estado donde vive esta persona se fija como Jersey.

También puedes tener más de una condición para tu activador; es decir, dos o más cosas tienen que ser ciertas para que la automatización se lleve a cabo.

Las automatizaciones pueden generar una o varias acciones. Puedes elegir entre una variedad de acciones:

• Editar propiedad editará las propiedades de las páginas de la base de datos en la que te encuentras actualmente.

• Agregar página a agregará una página a una base de datos de tu elección y editará las propiedades de esa página.

• Editar páginas en editará páginas y propiedades en una base de datos de tu elección.

• Enviar notificación a enviará una notificación a personas específicas en tu espacio de trabajo de Notion. Tu destinatario puede incluir hasta 20 personas en tu espacio de trabajo o personas que estén asociadas con una determinada propiedad Persona en tu base de datos. Si quieres, puedes agregar un mensaje para acompañar la notificación.

• Enviar notificación de Slack a… enviará una notificación al canal de Slack que quieras.

Si eliges un activador Editar propiedad puedes señalar cómo quieres que estas propiedades se actualicen.

Para propiedades de selección múltiple, personas y de relación, puedes agregar o borrar valores individuales en vez de agregar o borrar todos los valores a la vez. Por ejemplo, si tienes una base de datos de tareas donde el nombre de la tarea contiene la palabra “blog”, tu nombre se agregará a la propiedad de personas, incluso si a esta tarea ya fueron asignadas otras personas.

Para ver y administrar todas las automatizaciones de una base de datos:

1. Haz clic en ⚡ en la parte superior de una base de datos.

   • Este ⚡ solo aparecerá si tienes las automatizaciones activadas.

2. Coloca el cursor sobre la automatización y haz clic en •••.

3. Selecciona Editar, Pausar o Eliminar.