Automatizaciones de base de datos

Las automatizaciones de bases de datos son secuencias de acciones que ocurren cada vez que se efectúa un cambio específico en una base de datos. Las automatizaciones constan tanto de activadores,(los eventos que hacen que la automatización inicie) como de acciones (los efectos de la automatización). Las automatizaciones de base datos sirven para ahorrarte tiempo y facilitar tu trabajo. Pueden ser muy básicas o más complejas, según tus necesidades.

Las automatizaciones de bases de datos se pueden usar para muchas cosas, entre ellas:

• Asignar una tarea a una persona específica cuando cambia su estado

• Enviar una notificación de Slack a un canal cuando se agrega una página a una base de datos.

• Las automatizaciones de bases de datos están disponibles en planes pago en todas las plataformas.

• Los usuarios de planes pagos que tienen acceso completo a la base de datos pueden crear, editar o eliminar las automatizaciones de la base de datos.

• Sin embargo, solo el creador de una automatización de Slack puede editarla.

• Los usuarios del plan gratuito pueden crear automatizaciones de notificaciones de Slack, pero no otro tipo de automatizaciones.

• Los usuarios del plan gratuito pueden usar las automatizaciones existentes en las plantillas, pero no podrán editarlas.

Para crear una automatización de una base de datos:

1. Haz clic en ⚡ en la parte superior de una base de datos y → Nueva automatización.

2. Ponle un nombre a la automatización de la base de datos si quieres.

3. Selecciona Nuevo activador para crear un activador. A continuación, selecciona Agregar activador para crear más activadores. Descubre más sobre los distintos tipos de activadores a continuación →

4. Selecciona Nueva acción para crear un activador. A continuación, selecciona Agregar acción para crear más activadores. Descubre más sobre los distintos tipos de acciones a continuación →

5. Selecciona Crear.

Las automatizaciones pueden incluir uno o múltiples activadores. Cuando configures una automatización, podrás decidir si la automatización se lleva a cabo Cuando uno de los activadores se realiza o Cuando todos se realizan.

Puedes elegir entre dos tipos de activadores Página agregada o Propiedad editada.

Si eliges un activador Propiedad editada, puedes señalar cuáles propiedades de tu base de datos activarán la automatización.

Para propiedades de nombre, persona, número, texto, selección y relación puedes elegir cuál tipo de ediciones de esta propiedad activará una automatización. Por ejemplo, tienes una lista de contactos en una base de datos en Notion y estás configurando una automatización en la que el disparador es un número de teléfono que empieza por los dígitos 732, y la acción es que el estado donde vive esta persona se fija como Jersey.

También puedes tener más de una condición para tu activador; es decir, dos o más cosas tienen que ser ciertas para que la automatización se lleve a cabo.

Las automatizaciones pueden generar una o varias acciones. Puedes elegir entre una variedad de acciones:

• Editar propiedad editará las propiedades de las páginas de la base de datos en la que te encuentras actualmente. Para propiedades de selección múltiple, personas y de relación, puedes agregar o borrar valores individuales en vez de agregar o borrar todos los valores a la vez. Por ejemplo, si tienes una base de datos de tareas donde el nombre de la tarea contiene la palabra “blog”, tu nombre se agregará a la propiedad de personas, incluso si a esta tarea ya fueron asignadas otras personas.

• Agregar página a agregará una página a una base de datos de tu elección y editará las propiedades de esa página.

• Editar páginas en editará páginas y propiedades en una base de datos de tu elección.

• Enviar notificación a enviará una notificación a personas específicas en tu espacio de trabajo de Notion. Tu destinatario puede incluir hasta 20 personas en tu espacio de trabajo o personas que estén asociadas con una determinada propiedad Persona en tu base de datos. Si quieres, puedes agregar un mensaje para acompañar la notificación.

• Enviar correo electrónico a enviará un correo electrónico desde tu cuenta de Gmail a uno o más destinatarios. Descubre más sobre esto a continuación.

• Enviar webhook enviará una solicitud HTTP POST a la URL especificada. Descubre más en este artículo →

• Enviar notificación de Slack a enviará una notificación al canal de Slack que desees. Descubre más sobre la integración de Notion con Slack aquí →

• Definir variables te permitirá crear una variable personalizada utilizando menciones y fórmulas. Luego podrás usar esta variable en otras acciones de automatizaciones de bases de datos. Descubre más sobre esto a continuación.

La acción Enviar correo electrónico a dentro de una automatización de base de datos enviará un correo electrónico desde tu cuenta de Gmail a una o más direcciones de correo electrónico cuando se ejecute un activador. Esto es útil si quieres enviar un correo electrónico a alguien para recordarle que complete una tarea atrasada o para informar a tu equipo sobre el estado de todos tus proyectos pendientes.

Para configurar una automatización para enviar un correo electrónico:

1. Haz clic en ⚡ en la parte superior de una base de datos y, a continuación, selecciona Nueva automatización o una automatización existente.

2. Selecciona Nueva acción o Agregar acción → Enviar correo electrónico a....

3. Si tu cuenta de Notion ya está vinculada a una cuenta de Gmail, verás tu dirección de correo electrónico junto a Enviar correo electrónico desde. Si quieres usar otra cuenta de Gmail para esta automatización, haz clic en tu dirección de correo electrónico → Agregar cuenta de Gmail.

4. Puedes configurar varias partes de tu correo electrónico:

   • Para: esto podría ser una propiedad de una persona (como Quien activó o Creador de la página), una persona en tu espacio de trabajo o una dirección de correo electrónico específica. Esta dirección de correo electrónico puede ser externa, no es necesario que pertenezca a alguien en tu espacio de trabajo o de tu organización.

     • Selecciona CC/CCO junto al campo Para para poder incluir a otras personas en CC o CCO.

   • Asunto: ingresa un asunto para tu correo electrónico. Selecciona @ en el campo Asunto si deseas que tu asunto contenga una propiedad de tu página de activación, una hora o fecha, una persona o grupo en tu espacio de trabajo o un enlace a una página en tu espacio de trabajo. Selecciona ∑ en el campo Asunto si deseas crear una fórmula para tu asunto.

   • Mensaje: ingresa un mensaje para tu correo electrónico. Selecciona @ en el campo Mensaje si quieres que tu mensaje contenga una propiedad de tu página de activación, una fecha u hora, una persona o grupo de tu espacio de trabajo o un enlace a una página en tu espacio de trabajo. Selecciona ∑ en el campo Mensaje si quieres crear una fórmula para el mensaje.

   • Enviar con nombre visible: este nombre visible opcional aparecerá junto a tu correo electrónico cuando el destinatario lo reciba. Selecciona @ en el campo del nombre visible si quieres que tu nombre contenga una propiedad de tu página de activación, una fecha u hora, una persona o grupo de tu espacio de trabajo o un enlace a una página en tu espacio de trabajo. Selecciona ∑ en el campo del nombre visible si quieres crear una fórmula para el nombre.

     

   • Enviar respuestas a: si deseas que las respuestas a tu correo electrónico se envíen a una dirección de correo electrónico distinta de la que usaste para enviarlo, puedes usar esta configuración opcional para enviar la respuesta a una propiedad de persona o a una persona en tu espacio de trabajo.

Puedes definir una variable personalizada con menciones y fórmulas. Luego podrás usar esta variable en otras acciones de automatizaciones de bases de datos. Para definir una variable:

1. Haz clic en ⚡ en la parte superior de una base de datos y, a continuación, selecciona Nueva automatización o una automatización existente.

2. Selecciona Nueva acción o Agregar acción → Definir variables.

3. Haz clic en Variable 1 para darle un nombre a la variable, editar la fórmula o duplicarla. También puedes seleccionar Agregar variable.

4. Selecciona @ o ∑ en el campo de variables para definir tus variables.

5. Puedes usar estas variables en acciones de automatización adicionales.

Veamos un ejemplo de cuándo y cómo crearías una variable personalizada. Imaginemos que quieres configurar una automatización en la que, cuando una tarea principal se marca como finalizada, todas sus subtareas se marcan automáticamente como finalizadas.

1. Haz clic en ⚡ en la parte superior de una base de datos y, a continuación, selecciona Nueva automatización o una automatización existente.

2. Configura el activador como Estado establecido como Completado.

3. Selecciona Nueva acción o Agregar acción → Definir variables.

4. Selecciona ∑ en el campo debajo de Variable 1.

5. En la ventana que aparece, selecciona Trigger page de la lista de propiedades a la izquierda.

6. Pon un punto justo después de Trigger page en la fórmula, de modo que la fórmula diga Trigger page.. Una vez hecho esto, verás las propiedades de la página de activación en la lista de propiedades a la izquierda.

7. Selecciona Sub-item. Ahora la fórmula debería ser Trigger page.Sub-item.

8. Guarda la fórmula. Ahora, tu variable personalizada se define por los subítems de la página que activa la automatización o, dicho de otro modo, la página que se marca como completa.

9. Ahora, en la configuración de automatizaciones de bases de datos, selecciona Agregar acción.

10. Selecciona Editar páginas en….

11. Abre el menú desplegable Seleccionar base de datos y elige Variable 1. Esto significa que la automatización editará las páginas asociadas a la variable 1 o, dicho de otro modo, los subítems asociados a la página que se marque como completa.

12. Abre el menú desplegable Editar una propiedad y selecciona Estado.

13. Abre el menú desplegable Seleccionar y elige Completado.

14. Selecciona Guardar.

La próxima vez que marques como completo un ítem principal que tiene subítems, verás que los estados de todos los subítems cambian a "completado".

Puedes usar menciones y fórmulas en las acciones de tus botones de bases de datos para que tus automatizaciones funcionen mejor para ti. Por ejemplo:

• Quizá quieras mencionar la fecha en el nombre de una nueva página creada en tu base de datos.

• Quizá quieras configurar una automatización de base de datos para enviar una notificación a alguien que mencione una página específica.

• Quizá quieras enviar automáticamente un mensaje a alguien cuando haya resuelto un ticket y usar una fórmula en ese mensaje que calcule el tiempo que llevó completar el ticket.

Para incluir una mención o fórmula en una acción de una automatización de bases de datos:

1. Haz clic en ⚡ en la parte superior de una base de datos y, a continuación, selecciona Nueva automatización o una automatización existente.

2. Selecciona Nueva acción o Agregar acción. Busca la acción que quieras y selecciónala.

3. Cuando configures la acción de la automatización, selecciona @ en el campo si deseas mencionar una fecha, persona, página o propiedad de la página de activación en tu base de datos. Selecciona ∑ en el campo si deseas crear una fórmula.

4. Selecciona Guardar una vez que hayas terminado.

Para ver y gestionar todas las automatizaciones existentes de una base de datos:

1. Haz clic en ⚡ en la parte superior de una base de datos.

2. Coloca el cursor sobre la automatización y haz clic en •••.

3. Selecciona Editar, Pausar o Eliminar.