Disponibilidad, bloqueo y zonas horarias

En las versiones web y de escritorio, puedes indicar y compartir tu disponibilidad de forma rápida directo desde Notion Calendar para facilitar la programación de reuniones con otras personas.

Para compartir tu disponibilidad con otra persona:

1. Selecciona Compartir disponibilidad en el panel contextual derecho o usa el atajo de teclado S.

2. Selecciona los horarios deseados en el calendario.

3. En el panel contextual derecho, desactiva Enlace de un solo uso para mantener tus enlaces de disponibilidad y programación activos para más reservaciones, siempre que tengas uno o más horarios libres. Esto significa que varias personas pueden usar el mismo enlace de programación para reservar tiempo contigo.

4. Si tienes varios calendarios en Notion Calendar, asegúrate de crear la disponibilidad para el calendario correcto. Puedes cambiar tu calendario haciendo clic en el nombre de tu calendario debajo de Enlace de un solo uso.

5. Por defecto, Evitar conflictos estará activado. En tal caso, tu disponibilidad se actualizará para no entrar en conflicto con eventos en los que aparezcas como Ocupado, como una reunión o tiempo de enfoque. Desactiva esta opción si no quieres que el calendario prevea conflictos.

6. Si la opción Evitar conflictos está activada, por debajo del botón de activación, podrás seleccionar los calendarios para los que quieras que Notion Calendar evite conflictos. Supongamos que quieres seleccionar tu calendario de trabajo y tu calendario personal para que tu disponibilidad refleje los eventos de ambos.

7. Ingresa el nombre del evento que quieres programar en uno de estos horarios, además de la duración, la zona horaria del invitado y los detalles de la videoconferencia.

8. En tu disponibilidad, selecciona Crear. Se agregarán reservas en el calendario en tus fechas y horarios disponibles para que puedas mantener ese horario disponible para tus invitados.

Para agregar horarios disponibles, borrar horarios existentes o editar información relacionada con tu disponibilidad, selecciona una reserva existente para esa disponibilidad. Luego, en el panel contextual derecho, selecciona ✏️.

A medida que indiques tu disponibilidad y brindes detalles del evento que estás programando, en la parte superior del panel contextual derecho se llenará un mensaje de forma automática. Después de presionar Crear en tu disponibilidad, podrás seleccionar ••• → Copiar fragmento para guardar el mensaje en el portapapeles. Puedes pegarlo y enviarlo a tus invitados por correo electrónico o mensaje de texto, entre otras opciones.

Después de presionar Crear en tu disponibilidad, podrás seleccionar ••• → Copiar enlace de programación para enviárselo a alguien al instante. Cuando tus invitados visiten el enlace, verán tu disponibilidad. Así podrán elegir el horario que más les convenga. Tu reunión con esa persona aparecerá de forma automática en tu calendario.

Si Evitar conflictos está activada, tu disponibilidad se actualizará en función de los nuevos conflictos que vayan surgiendo en tu agenda. Siempre que algunas de tus reservas permanezcan disponibles, podrás usar el mismo enlace de programación para varias reservaciones.

Si permitiste la creación de múltiples reservas al momento de compartir tu disponibilidad, las personas que hayan programado tiempo contigo a través de tu enlace de programación podrán acceder a la descripción del evento en su calendario y hacer clic en el enlace de Reprogramar o cancelar este evento. Pueden seleccionar una nueva hora de reunión o cancelar la reunión por completo. También tienen la opción de informar un motivo para la reprogramación o cancelación. Ningún cambio en el evento se verá reflejado en los calendarios de los participantes.

Por cuestiones de seguridad, cada vez que se use un enlace para reprogramar o cancelar una reunión, se generará un nuevo enlace en la descripción del evento.

¿Tienes una consulta con un médico y no quieres que un compañero de equipo programe una reunión en ese horario? La función de bloqueo de Notion Calendar te permite bloquear eventos en todos tus calendarios. Por ejemplo, Notion Calendar puede bloquear una parte de tu calendario de trabajo debido a un evento que tengas programado en tu calendario personal. Así, los demás sabrán que no estarás disponible en ese horario sin tener que ver tu agenda personal. Puedes bloquear eventos individuales o bloquear automáticamente calendarios completos.

Desde el escritorio o la web:

1. Haz clic con el botón derecho en un evento y selecciona Bloquear en el calendario.

2. Elige el calendario en el que quieras crear un bloqueo.

3. Para bloquear un evento individual, selecciona Este evento. De lo contrario, puedes elegir Todos los eventos de {nombre del calendario} para configurar el bloqueo automático. Por ejemplo, si buscas bloquear una parte de tu calendario de trabajo debido a un evento que está en tu calendario personal, puedes sincronizar ambos de forma que, a partir de ese momento, todos los horarios de los eventos de tu calendario personal aparezcan bloqueados en el de trabajo.

4. Elige Incluir detalles del evento del calendario original o, simplemente, marca Mostrar como ocupado. Si eliges la opción de bloqueo automático, este ajuste se aplicará a todos los bloqueos de ahora en adelante.

Puedes borrar los bloqueos de la misma forma en la que los creaste. Haz clic con el botón derecho en un evento y desmarca el calendario en el que está el bloqueo. Puedes desbloquear eventos individuales o desactivar el bloqueo automático al reanudar todos los eventos.

Quizás busques desactivar el bloqueo automático de un calendario al que ya no tienes acceso. Estamos mejorando esta experiencia. Mientras tanto, nos puedes escribir a team@makenotion.com.

En Notion Calendar, las zonas horarias son ciudadanas de primera clase. Tienes la opción de agregar varias zonas horarias a tu calendario, ponerles etiquetas personalizadas y hasta viajar por un tiempo a una zona determinada.

En tu calendario, los eventos se muestran en tu zona horaria principal. Esta aparece directo a la izquierda de tu calendario.

Todas las zonas horarias nuevas que se muestren en tu calendario serán secundarias. Para agregar una zona horaria, selecciona el signo + que figura al lado de tu zona horaria principal. Búscala en la lista. Esta zona horaria aparecerá al lado de las demás.

Si estás en un dispositivo móvil, selecciona la zona horaria a la izquierda de tu calendario y, luego, toca en Agregar zona horaria.

Si quieres que tu calendario muestre más de cuatro zonas horarias en total, sigue estas instrucciones →

Haz clic con el botón derecho en una zona horaria. Luego sigue estos pasos:

1. Selecciona Cambiar para reemplazarla por otra zona horaria.

2. Selecciona Cambiar nombre para darle otro nombre a la zona horaria.

3. Selecciona Establecer como zona horaria principal. Así, esta zona horaria será la más cercana a tu calendario; las demás se desplazarán a la izquierda.

4. Selecciona Borrar zona horaria de la lista.

En la versión de escritorio, puedes seleccionar y arrastrar tus zonas horarias para reordenarlas. La zona horaria que figura más a la derecha será la principal.

Usa el atajo de teclado Z para viajar a una zona horaria nueva. Esta zona será, por un tiempo, la principal. Puedes agregarla a tu calendario de forma permanente si haces clic con el botón derecho y seleccionas Agregar como zona horaria principal o Agregar como zona horaria secundaria.

Si quieres modificar zonas horarias en Notion Calendar en versión móvil, elige una zona horaria y luego toca en Establecer como zona horaria secundaria, Establecer como zona horaria principal, Agregar zona horaria o Borrar zona horaria.