Agregar miembros, administradores, invitados y grupos

Hay varias formas en las que los usuarios pueden interactuar con un espacio de trabajo de Notion:

• Miembros: personas de tu empresa u organización que pueden crear y editar páginas de Notion, pero no pueden cambiar ninguna configuración. Son tus compañeros o personas con las que trabajas en una gran parte de tu espacio de trabajo.

• Invitados: personas externas a su empresa u organización que pueden ser invitadas a páginas individuales de Notion, pero no a un espacio de trabajo completo. Estas son personas que no forman parte de tu equipo con las que puedes querer trabajar en páginas específicas.

• Propietarios de espacios de trabajo: administradores que pueden gestionar la configuración del espacio de trabajo, eliminar un espacio de trabajo y gestionar a otros propietarios de espacios de trabajo, administradores, miembros e invitados.

• Administradores de membresía (solo plan Empresa): personas que pueden agregar o borrar miembros de espacios de trabajo o grupos. No tienen acceso a la configuración del espacio de trabajo.

Los miembros son personas de tu empresa u organización. Pueden ser colegas de la misma organización o personas que leen, editan y comentan muchas de las mismas páginas en un espacio de trabajo.

Para gestionar a los miembros de tu espacio de trabajo, dirígete a Configuración y miembros → Personas o Miembros (según el plan que tengas). Aquí encontrarás lo siguiente:

• Una lista de los miembros activos de su espacio de trabajo.

• A qué espacios de equipo y grupos pertenecen.

• El rol de cada miembro en el espacio de trabajo.

Por correo electrónico

1. Dirígete a Configuración y miembros → Personas o Miembros (según el plan que tengas).

2. Ve a la pestaña Miembros.

3. Selecciona Agregar miembros y escribe la dirección de correo electrónico de la persona que desea añadir. Si no tienes permisos para invitar, tendrás la opción de solicitar que se agregue un miembro.

4. Selecciona si deseas agregarlos como propietario del espacio de trabajo, administrador de membresía o miembro en el menú desplegable y, luego, presiona Invitar.

5. Recibirán un correo electrónico con un enlace para iniciar sesión y unirse al espacio de trabajo.

Usar un enlace

1. Dirígete a Configuración y miembros → Personas o Miembros (según el plan que tengas).

2. Ve a la pestaña Miembros.

3. Selecciona Copiar enlace para copiar el enlace secreto a tu portapapeles y compártelo con cualquier persona a la que quieras invitar a trabajar contigo.

4. Cuando un usuario invitado hace clic en el enlace secreto, podrá unirse a tu espacio de trabajo automáticamente como miembro de pago, sin que tengas que añadir su dirección de correo electrónico manualmente.

5. Si no deseas poder invitar personas a tu espacio de trabajo con un enlace, desactiva la opción junto a Invitar enlace.

1. Dirígete a Configuración y miembros → Personas o Miembros (según el plan que tengas).

2. Ve a la pestaña Miembros.

3. Selecciona el menú desplegable para el rol de un miembro y, luego, escoge Propietario del espacio de trabajo, Administrador de miembros o Miembros.

1. Dirígete a Configuración y miembros → Personas o Miembros (según el plan que tengas).

2. Ve a la pestaña Miembros.

3. Según el plan que tengas:

   • Selecciona el menú desplegable para el rol de un miembro y, luego, escoger Eliminar del espacio de trabajo.

   • Haz clic en ••• junto a un miembro y selecciona Eliminar del espacio de trabajo.

Los propietarios del espacio de trabajo también pueden eliminar a otros propietarios del espacio de trabajo.

Si en tu empresa se usa Notion, puedes facilitar el acceso automático de cualquier persona a tu espacio de trabajo como miembro cuando se registre con su correo electrónico del trabajo.

1. Ve a Configuración y miembros → Configuración.

2. En Dominios de correo electrónico permitidos, ingresa cualquier dominio de correo electrónico al que desees otorgar acceso automáticamente, como el dominio de correo electrónico de tu empresa. En este campo, puedes agregar varios dominios permitidos, pero solo podrás agregar dominios a los que pertenezcan las cuentas de los miembros del espacio de trabajo.

A partir de ese momento, cualquiera que inicie sesión en Notion con un correo electrónico que tenga uno de estos dominios, verá la opción de unirse al espacio de trabajo durante el proceso de incorporación. Si el usuario se une a tu espacio de trabajo, se volverá un miembro de este y se te facturará debidamente.

Los invitados son personas externas a tu empresa u organización a las que invitas a tu espacio de trabajo página por página. Por ejemplo, los invitados podrían ser:

• Personas que tienen un dominio de correo electrónico de organización diferente.

• Trabajadores externos o becarios que están trabajando con la empresa de forma temporal.

• Clientes a los que quieras que te den su opinión sobre tu trabajo

• Amigos, familiares o mentores que quieras que contribuyan o revisen tu trabajo

Los invitados tienen las mismas capacidades que los miembros, excepto:

• No se les puede otorgar acceso a todo el espacio de trabajo. Deben recibir una invitación a páginas individuales para ver esas páginas y sus subpáginas.

• No pueden crear nuevas páginas por fuera de las páginas a las que tienen acceso.

• No pueden agregarse a grupos de miembros.

• No pueden cambiar la configuración del espacio de trabajo ni la información de facturación.

• No pueden agregar nuevos miembros al espacio de trabajo.

• No pueden agregar nuevas integraciones a tu espacio de trabajo.

En cualquier página que quieras compartir con un invitado:

1. Ve a Compartir en la parte superior derecha.

2. Introduce la dirección de correo electrónico de los invitados que quieras agregar.

3. Selecciona un nivel de acceso para el invitado desde el menú desplegable y presiona Invitar.

4. Selecciona Omitir por ahora para asegurarte de agregarlos como invitados y no como miembros.

5. Recibirán un correo electrónico con un enlace a la página.

6. Si todavía no usan Notion, podrán registrarse para acceder a la página.

Permitir y aprobar las solicitudes de acceso de los invitados

Para que te resulte más fácil agregar invitados a tu espacio de trabajo, Notion también permite que personas ajenas a tu espacio de trabajo solicitar acceso a determinadas páginas de tu espacio de trabajo. Esta función está disponible y activada de forma predeterminada para todos los planes excepto el plan Enterprise.

Si tienes un plan Personal Pro, Plus o Business y quieres desactivar esta opción, sigue estos pasos:

1. Abre Configuración y miembros → Seguridad.

2. Desactiva las solicitudes de acceso a la página de quienes no sean miembros.

Los planes gratuitos no podrán desactivar esta función.

Una vez que el invitado envíe una solicitud para acceder a una página, se enviará una notificación a la bandeja de entrada de la persona que haya creado la página. Quien haya creado la página puede aprobar la solicitud y modificar el nivel de acceso para ese invitado, o puede ignorar la solicitud.

Los miembros de un espacio de trabajo pueden solicitar agregar invitados. Esta función solo está disponible en planes Enterprise, y solo los propietarios del espacio de trabajo pueden habilitarla o deshabilitarla.

Habilitar solicitudes de invitados

1. Vaya a Configuración y miembros → Seguridad.

2. No olvides activar Deshabilitar invitados para miembros y a continuación, activa Permitir a miembros que soliciten agregar invitados. Los propietarios del espacio de trabajo pueden desactivar a los invitados sin borrar a los invitados ya estén en el espacio de trabajo. Siguen contando con la opción de borrar a todos los invitados existentes si así lo desean.

Una vez activado, los miembros tendrán que mandar una solicitud antes de poder enviar una invitación. Los propietarios de espacios de trabajo están exentos y pueden seguir enviando invitaciones directamente.

Solicitud para enviar invitaciones

Si eres propietario de un espacio de trabajo, puedesenviar invitaciones directamente.

Si eres miembro:

1. Navega hasta la página a la que quieres llevar a tu invitado. Al igual que con la función normal de compartir, debes tener permisos de acceso total en la página para solicitar el envío de invitaciones.

2. Selecciona Compartir y escribe el nombre del invitado que quieres sumar.

3. Selecciona el rol que quieres que tenga el invitado.

4. Selecciona invitar.

5. Se enviará una notificación al propietario de tu espacio de trabajo sobre tu solicitud, junto con la página, el rol y el correo electrónico del invitado que solicitaste. También recibirás una confirmación de que el propietario de tu espacio de trabajo fue notificado.

Aprobar a un invitado

Las solicitudes para enviar invitaciones deben aprobarse por página, por invitado. Solo los propietarios de espacios de trabajo pueden ver y aprobar las solicitudes de invitados. Cada solicitud tendrá el correo electrónico del invitado, el miembro que la solicitó, el rol y el nombre de la página.

El propietario de un espacio de trabajo puede aprobar o rechazar una solicitud para invitar a un invitado directamente desde la notificación que recibe, o accediendo a Configuración y miembros → Miembros → Invitados y encontrando las solicitudes en la parte superior. Una vez que el propietario del espacio de trabajo responda a una solicitud, se notificará la decisión al miembro que envió la invitación.

Una vez que agregues un invitado a una página, podrás cambiar su nivel de acceso más adelante. Para cambiar el nivel de acceso de un invitado:

1. Ve a Compartir en la parte superior derecha. Verás la lista de invitados de la página en el menú desplegable.

2. Haz clic en el menú a la derecha del nombre del invitado. Elige el nivel de acceso que quieres otorgarle a un invitado entre las siguientes opciones:

   • Acceso completo: puede editar y compartir la página.

   • Puede editar: puede editar el contenido de la página, pero no puede compartirla(esta opción no está disponible para los invitados en el plan gratuito).

   • Puede editar contenido: este nivel de acceso solo está disponible para páginas de base de datos. El invitado puede crear y editar páginas dentro de la base de datos. Sin embargo, no puede cambiar la estructura de la base de datos ni sus propiedades, vistas, órdenes o filtros. Descubre más sobre las bases de datos aquí →

   • Puede comentar: puede leer y comentar, pero no editar ni compartir.

   • Puede ver: solo pueden ver el contenido y no pueden compartirlo.

   • Eliminar: quita el acceso a la página.

Para ver una lista de todos los invitados del espacio de trabajo y las páginas a las que tienen acceso, haz clic en Configuración y miembros → Personas o Miembros (según el plan que tengas) → Invitados.

• Busca tu lista de invitados en la lista de miembros del espacio de trabajo.

• A la derecha, verás a cuántas páginas se agregó al invitado. Haz clic para ver o ir a las páginas a las que tiene acceso.

• En cualquiera de estas páginas, puedes editar su nivel de acceso o eliminarlo.

Otorga a cualquier invitado la capacidad de acceder a todo el espacio de trabajo al convertirlo en miembro. En los planes pagos, se te cobrará por cada miembro adicional. Para convertir un invitado en miembro, sigue estos pasos:

1. Dirígete a Configuración y miembros → Personas o Miembros (según el plan que tengas) → Invitados.

2. Marca la casilla junto a los invitados que quieras convertir en miembros.

3. Selecciona Convertir {#} invitado(s) en miembro(s).

4. Una vez que se convierten en miembros, puedes encontrarlos en tu lista de miembros y cambiar su rol.

En los planes que no sean Enterprise, también te sugeriremos algunos invitados que podrían beneficiarse de hacerse miembros en tu espacio de trabajo. Para ver quiénes son, dirígete a Configuración y miembros → Miembros → Sugerencias. Puedes seleccionar Subir de categoría para convertir a alguien en miembro del espacio de trabajo.

Para borrar a un invitado del espacio de trabajo:

1. Dirígete a Configuración y miembros → Personas o Miembros (según el plan que tengas) → Invitados.

2. Marca la casilla junto a los invitados que quieras eliminar del espacio de trabajo.

3. Haz clic en Eliminar del espacio de trabajo.

Para borrar a un invitado de páginas específicas, deberás ir al menú Compartir en cada página y borrarlo allí.

Puedes establecer permisos variables y detallados para diferentes grupos y equipos sin necesidad de dividir al personal en espacios de trabajo diferentes. En su lugar, crea grupos dentro del mismo espacio de trabajo y concede distintos niveles de acceso a cada página. Funciona así:

Los propietarios de espacios de trabajo y los administradores de miembros pueden crear y editar grupos. Sigue estos pasos:

1. Dirígete a Configuración y miembros → Personas o Miembros (según el plan que tengas) → Grupos.

2. Selecciona Crear un grupo y escribe un nombre para tu grupo. Para configurar un ícono para el grupo, haz clic en el ícono del emoji que aparece al pasar el cursor por encima.

3. Abre tu nuevo grupo y selecciona Agregar miembros.

4. Agrega cuantos miembros quieras a cualquier grupo.

5. También puedes hacer clic en Eliminar a la derecha de cualquier miembro del grupo.

6. Selecciona ••• junto a un grupo para cambiarle el nombre, crear un espacio de equipo a partir del grupo o eliminarlo.

7. Puedes buscar el nombre o el correo electrónico de una persona para averiguar a qué grupos pertenece en cualquier momento.

Selecciona qué grupos pueden leer, comentar, editar y compartir una página. Para compartir una página con grupos, sigue estos pasos:

1. Haz clic en Compartir y, luego, Invitar. Verás todos los grupos en la parte inferior de la ventana emergente.

2. Elige un grupo y, a continuación, selecciona el tipo de acceso que te gustaría asignarle mediante el menú desplegable:

   • Acceso completo: puede editar y compartir la página.

   • Puede editar: puede editar el contenido de la página, pero no puede compartirla(esta opción solo está disponible para planes pagos).

   • Puede comentar: puede leer y comentar, pero no editar ni compartir.

   • Puede ver: puede ver el contenido, pero no compartirlo.

   • Eliminar: quita el acceso a la página.

3. Cuando se agrega un grupo, aparecerá en el menú Compartir y podrás ajustar el nivel de acceso en el menú desplegable.

   • Puedes establecer niveles de acceso diferentes para varios grupos en una misma página.

   • Los permisos para una página se aplican a todas sus subpáginas.

Los espacios de equipo son un área dedicada a cada equipo dentro de tu organización o empresa y cada uno de ellos se puede personalizar por separado. Descubre más sobre los espacios de equipo →

Para compartir un espacio de equipo con grupos de tu espacio de trabajo:

1. Pasa el cursor sobre el nombre del espacio de equipo en la barra lateral.

2. Haz clic en el botón ••• y, a continuación, dirígete a Configuración del espacio de equipo.

3. Desde aquí, podrás buscar y agregar grupos al espacio de equipo.