Sigue estos tres pasos antes de introducir Notion a tu equipo
Para que tu equipo tenga éxito con Notion, tendrás que dedicar un poco de trabajo previo para que la implementación sea lo más fluida posible: piensa en vuestros casos de uso, en las herramientas que ya utilizáis y enseña a tu equipo las nociones básicas.
- 1. Reflexiona sobre cómo quieres usar Notion
- 2. Piensa en tus herramientas y averigua dónde puede encajar Notion
- 3. Enseña a tus empleados las nociones básicas para que todo vaya rodado
- Recursos de Notion para ti y para tu equipo
Cuando los equipos intentan meter sus procesos con calzador en herramientas rígidas, las cosas suelen ir mal: se pierde información, se pierde tiempo, se cometen errores o el trabajo se hace repetitivo. Cuando una herramienta es flexible, permite la personalización según las necesidades de cada equipo específico, ayudándolo a trabajar y colaborar de forma más eficiente.
Esto lo vemos constantemente en cómo los diferentes equipos de una misma empresa usan Notion, ya sea una hoja de ruta de desarrollo o un calendario de contenido de marketing. Cada espacio de trabajo es único y está completamente adaptado a las necesidades de ese equipo.
Pero antes de empezar a funcionar con Notion, los equipos más exitosos se toman el tiempo de considerar lo que Notion puede hacer por ellos. Esto les ayuda a desarrollar mejores sistemas y flujos de trabajo que coincidan con la visión que tienen en mente.
1. Reflexiona sobre cómo quieres usar Notion
Debido a la gran versatilidad de Notion, es importante definir internamente cómo queréis usarlo y alinearlo con lo que queréis conseguir con la herramienta.
Define tu objetivo al usar Notion: Tanto si Notion es nuevo para tu organización como si quieres expandirte, es importante entender por qué estás usando esta herramienta. Puede que los miembros del equipo no tengan claros los objetivos de la empresa y estés adoptando Notion para mejorar la alineación interna. Esto te preparará para el siguiente punto.
Reflexiona sobre lo que quieres conseguir con Notion: Después de establecer los objetivos, piensa en el sistema que te ayudará a lograrlos. No tiene por qué ser específico para las funciones de Notion. Simplemente puede ser algo como «crear un panel donde todos los empleados puedan ver los objetivos de la empresa por trimestre». Saber lo que quieres te ayudará a conseguirlo mejor.
Piensa en cómo lo utilizarán los miembros de tu equipo: El potencial de Notion está en la colaboración. Entender cómo se conectarán los diferentes equipos e individuos te dará una mejor idea de lo que debes desarrollar y lo que puedes conseguir. ¿Solo tu equipo usará Notion? ¿Cuántas personas? ¿Será un directorio multifuncional? Piensa en el papel de Notion no solo en tu organización como un todo, sino también en las personas que lo van a utilizar.
¿Necesitas algunas ideas? A continuación, te mostramos un ejemplo de implementación interna de Notion.
Algunas ideas para sacar el máximo provecho a Notion
2. Piensa en tus herramientas y averigua dónde puede encajar Notion
Es probable que tu empresa utilice diferentes herramientas para trabajar. Una empresa promedio usa una media de 88 herramientas. Saber qué herramientas tienes, para qué sirven y qué equipos las utilizan puede ayudarte a entender dónde puede encajar Notion.
A la hora de considerar tus recursos tecnológicos y el lugar que Notion puede ocupar, estos son algunos de los aspectos que deberías tener en cuenta:
Notion funciona mejor como un eje central para tu ecosistema de herramientas: Tu fuente de conocimiento fiable y actualizada. Úsalo para organizar los conocimientos de tu empresa, enlazar el contenido con su contexto y proporcionar un espacio específico para cada equipo para pensar, planificar y crear conectados entre sí.
Notion puede mejorar muchas de las herramientas existentes: Por ejemplo, puedes usar Slack para llamar la atención sobre un proyecto importante que creaste en Notion y, a continuación, integrar un vídeo de Loom en la parte superior de la ficha del proyecto para compartir un breve resumen del mismo.
Notion puede ser el tejido de unión entre diferentes herramientas: Las API y las integraciones de Notion te permiten reunir en Notion información que se encuentra originalmente en distintas herramientas. Esto es una ayuda para que los equipos puedan colaborar mejor, ya que todos acuden a un mismo lugar para obtener información sobre un proyecto en lugar de tener que conceder accesos o aprender a usar diferentes herramientas.
Así es como puedes pensar en dónde puede encajar Notion en tu ecosistema de herramientas.
3. Enseña a tus empleados las nociones básicas para que todo vaya rodado
Hay muchas cosas que puedes hacer en Notion, pero también puedes aprovechar un montón de funcionalidades con unos pocos conocimientos para empezar. Al dar a tus equipos un par de nociones básicas, podrás ayudarles a entender cómo sacar el máximo provecho de la herramienta.
Notion se basa en bloques. ¡Todo está en bloques! Los textos, los encabezados, las viñetas, las imágenes, los vídeos… También puedes moverlos por la página arrastrándolos y soltándolos.
Recuerda a los miembros del equipo que no hay una forma correcta de hacer las cosas. La mejor manera de usar Notion es explorar el potencial de su flexibilidad y experimentar con todas sus posibilidades.
Revisa un caso de uso común paso a paso. Aquí tienes todas nuestras plantillas. Elige una y muéstrales cómo puedes mover las tarjetas a través de un tablero de Kanban, como en este sistema de gestión de proyectos.
Haz que tu equipo complete la serie Fundamentos de Notion, que les enseñará toda la funcionalidad básica (¡y un poquito más!) que necesitan.
Así es como puedes ayudar a tus compañeros a aprender cómo funciona Notion
Recursos de Notion para ti y para tu equipo
Estamos aquí para ayudarte a que tu transición a Notion os sea fácil y os inspire con sus posibilidades.
Nuestro equipo organiza seminarios web recurrentes tanto de Primeros pasos como de Gestión básica de proyectos.
También tenemos una serie de vídeos de Fundamentos de Notion para los usuarios que prefieren aprender a su ritmo. ¿Qué vas a crear ahora?
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