Las mejores maneras de usar tablas simples en tus páginas de Notion (y cuándo no usarlas)

Las tablas simples te permiten hacer lo que mejor se te da: pensar. Una base de datos con tantas funciones puede ser como un taladro cuando, en algunos casos, lo que hace falta es un simple destornillador.

Las tablas simples te permiten crear columnas y filas, mostrar texto importante, añadir encabezados… y ya. Eso es todo. Porque a veces, eso es todo cuanto necesitas.

Aquí te mostraremos algunos casos de uso para tablas simples y hablaremos de los escenarios en los que sería más útil usar una base de datos.

Las tablas simples enriquecen tus notas y documentos, haciéndolos más fáciles de leer. Te permiten mostrar un texto sin formato de manera visual para transmitir tus ideas a los lectores (o a tu futuro yo) con claridad y eficacia. Al igual que los bloques destacados dirigen la atención hacia el texto y las viñetas se utilizan para analizar la información, las tablas simples son ideales para recopilar y organizar datos relacionados.

Para añadir una tabla simple a tu página:

1. Escribe /tabla y selecciona la primera opción.

2. Arrastra hacia afuera para añadir columnas adicionales o hacia abajo para añadir filas adicionales.

Una vez hayas creado tu tabla simple, solo tienes que hacer clic en las celdas y usar la tecla tabulador para pasar de un campo a otro horizontalmente mientras añades contenido.

Cuando quieras sintetizar información en un formato fácil de leer, prueba con las tablas simples. En estos casos, las bases de datos pueden resultar abrumadoras para el lector y las capas de profundidad de su estructura no aportan ningún beneficio. Por ejemplo, si estás informando de las métricas en una reunión, puedes utilizar una tabla simple para centrarte en los datos que tienes a mano.

• Etiqueta la información con encabezados: Usa el menú Opciones para activar los encabezados de fila y de columna y distinguirlos visualmente mediante un fondo de color y texto de encabezado en negrita.

• Muestra la información junto con otros bloques: Cuando sea necesario el contexto de lo que hay dentro de una tabla simple, arrástralo y suéltalo junto a cualquier otro tipo de bloque en Notion.

Del mismo modo, es posible que desees utilizar tablas simples en la documentación del equipo para enfatizar los datos clave. Puede ser más fácil de digerir para el lector que otros bloques básicos, especialmente cuando se relacionan varios elementos de información relacionada.

Por ejemplo, en el caso de los informes de datos, podrías considerar incluir definiciones de datos para métricas importantes. Aquí puedes hacer lo mismo para añadir una tabla simple: activa la opción de encabezado de columna y empieza a añadir contenido. Las tablas simples para la documentación no tienen por qué quedarse estancadas. A continuación, enumeramos algunas características que te ayudarán a que tu trabajo siga siendo dinámico.

• Añade e inserta filas y columnas: si en algún momento necesitas insertar contenido, como una nueva definición, utiliza los controladores de fila y columna para añadirlo arriba, abajo, a la derecha o a la izquierda.

• Maximiza el espacio en la página: usa la opción ←→ para ajustar tu base de datos al ancho de la página o de la columna y dirigir aún más la atención del lector hacia la información. Esto es especialmente útil para restablecer el ancho de toda la tabla después de añadir una columna.

En estos dos casos de uso solo tratamos de mostrar y comunicar información, sin la necesidad de organizar, etiquetar ni calcular nada más. Así es como podemos pensar en las tablas simples en general: solo texto, nada de cosas extravagantes.

Además de enriquecer los documentos y las notas, las tablas simples pueden servir para idear antes de comprometerse con una estructura de base de datos completa. Son la mejor opción si quieres flexibilidad para iterar en un debate o lluvia de ideas y preparan el terreno para convertir fácilmente la información en una base de datos más adelante.

Imaginemos la planificación de unas jornadas para tu equipo. Durante esos días habrá muchas sesiones diferentes, ponentes, etc. A la larga, este será un buen caso de uso para una base de datos, pero a la hora de poner el lápiz sobre el papel, lo mejor será una tabla simple y aquí te explicamos por qué:

• Colabora con comentarios integrados: Puesto que las tablas simples solo almacenan texto sin formato, todas las herramientas de colaboración de Notion, como los comentarios integrados, funcionarán de la forma prevista. Puedes mencionar a los miembros del equipo y hablar directamente con ellos en tu página principal.

• Arrastra y suelta filas y columnas según sea necesario: Gracias a la estructura de texto flexible podrás mover fácilmente las columnas como mejor os parezca a ti y a tu equipo. Para la planificación de unas jornadas, podrás organizar las sesiones en orden después de haber llevado a cabo una lluvia de ideas.

• Elimina las filas que ya no sean necesarias: Los planes cambian y, en el mundo de las startups, cambian muy rápido. Elimina fácilmente el contenido de una fila utilizando el controlador de fila.

Considera las tablas simples como numerosas notas post-it en el despacho de tu casa: informativas y llamativas para resaltar pequeños fragmentos de información, pero sin espacio para expandirlos. Las tablas simples son a las notas post-it lo que las bases de datos serían a las agendas con viñetas y los planificadores encuadernados. Usa las bases de datos para tus proyectos y tareas o como repositorios para grandes conjuntos de notas y documentos.

Si bien las tablas simples permiten visualizar rápidamente la información, deberías considerar la posibilidad de convertirlas en una base de datos si necesitas filtrar u ordenar dicha información. Para hacerlo, usa la opción Convertir en base de datos en el menú de la tabla.

En el caso de nuestro ejemplo de planificación de unas jornadas, puedes pensar en convertir tu tabla en una base de datos una vez que todas las partes hayan aprobado el horario y lo tengas todo listo; podrás usar páginas en una base de datos para planificar las sesiones. Esto te ofrecerá un montón de funciones adicionales como, por ejemplo:

• Añadir propiedades de fecha para mapear el día en un cronograma: Las bases de datos pueden tener varias vistas, es decir, que puedes mostrarlas de diferentes maneras, incluso en un cronograma o calendario.

• Abrir filas en una página completa para añadir notas del ponente y otros detalles: A diferencia de las tablas simples, las filas de la base de datos pueden abrirse en nuevas páginas de Notion, donde puedes guardar información importante relacionada con el tema de la fila.

• Añadir propiedades adicionales para la gestión de tareas: Los eventos tienen ponentes, asignaciones de sala y mucho más. Añade propiedades para realizar un seguimiento de estos detalles.

• Ordenar y filtrar eventos: Una vez tus propiedades estén en su lugar, filtra según la persona asignada u ordena por fecha y hora.

En términos generales, las bases de datos se diferencian porque te permiten abrir cada entrada como su propia página, añadir etiquetas funcionales (fechas, personas, URL, etc.), crear relaciones, rollups y fórmulas y mostrar datos en diferentes vistas (listas, cronogramas, calendarios, tableros y galerías).

Tenemos un montón de recursos que explican los casos de uso de las bases de datos, pero, en general, es una buena idea omitir la tabla simple por completo cuando sea necesario apuntar múltiples detalles categóricos de cada artículo, como un CRM de ventas.

Si deseas crear integraciones, por ejemplo, con Slack o cualquier herramienta de terceros sin código, las bases de datos son la mejor opción desde el principio. En el caso del CRM, aquí puedes ver un ejemplo de integración que añade automáticamente filas a tu base de datos cuando tu equipo crea un nuevo contacto en Salesforce. Aunque no incluiremos detalles adicionales sobre estas características aquí, queremos que quede claro que son la opción más exhaustiva.

Cuanto mayor sea el sistema de herramientas, más probable será que parezca una base de datos. Hasta entonces, empieza de forma rápida y elegante con tablas simples, y en caso de que solo estés buscando producir un documento bonito, las tablas simples siempre estarán en tu caja de herramientas.