Importa proyectos de Asana para disfrutar de una experiencia de trabajo conectada

Migra tus proyectos y tareas de Asana a Notion en tan solo unos clics. Luego, conecta tus wikis, notas y documentos para que todo lo que necesitas esté disponible en un solo lugar.

10 min de lectura
Asana hero
Import Projects & Tasks from Asana with our importer tool.
En esta guía
  • Importa tu información de Asana a Notion
  • Trasladar la funcionalidad de Asana a Notion
  • Explora los proyectos y tareas
  • Vistas, filtros y etiquetas
  • Cómo recrear funciones adicionales de Asana en Notion
  • El espacio de trabajo conectado de Notion abarca mucho más que la gestión de proyectos
  • Obtén información detallada sobre el estado del proyecto
  • Planifica y trabaja en tus páginas de proyecto
  • Conecta todos los aspectos de tu trabajo
  • Trabaja más rápido y expande tus ideas con la IA de Notion

Con las herramientas especializadas en gestión de proyectos, como Asana, los equipos se ven forzados a seguir un proceso rígido. Puesto que se necesitan herramientas adicionales para completar el trabajo, tienen que estar pasando constantemente de una app a otra.

En cambio, en Notion puedes crear un potente software de gestión de proyectos que se integrará a la perfección con tus documentos, notas y bases de conocimiento, añadiendo la magia de la IA en el proceso.

Dile adiós a lo de saltar entre distintas herramientas. Notion reúne todo el flujo de trabajo del proyecto, desde la primera idea hasta la ejecución. Sabrás quién hace qué y cuándo, y tendrás la documentación y los conocimientos necesarios para saber el cómo y el porqué de cada tarea. También cuentas con la ayuda de la IA de Notion para redactar informes, encontrar elementos de acción, resumir tareas y documentos, escribir actualizaciones y mucho más.

En esta guía, aprenderás a:

  • Importar tus proyectos y tareas de Asana a Notion en tan solo unos clics

  • Trasladar la funcionalidad de Asana a Notion

  • Crear un sistema de gestión de proyectos personalizable y basado en IA que se conecte con el resto de tu trabajo

Importa tu información de Asana a Notion

Nuestro importador de Asana permite migrar tus proyectos y tareas a Notion de una forma cómoda y directa sin perder nada de tu trabajo.

Para empezar:

  1. Dirígete a Importar en la barra lateral y selecciona Asana.

  2. Inicia sesión en tu cuenta de Asana y concede el permiso correspondiente.

  3. Elige las bases de datos de Asana que quieres importar y haz clic en Importar.

¿Te interesa sincronizar datos con Notion y Asana?

Las bases de datos sincronizadas son otra forma de conectar Asana con Notion. No tienen nada que ver con la importación.

  • Es preferible utilizar las bases de datos sincronizadas si piensas usar tanto Asana como Notion en tu trabajo. Las bases de datos sincronizadas son unidireccionales, es decir, los cambios en los datos deberán producirse en Asana para que las actualizaciones aparezcan en Notion.

  • La importación es mejor si piensas usar principalmente Notion en tu trabajo. Los datos se duplicarán en Notion y no se sincronizarán con Asana.

    • Para importar desde Asana, sigue los pasos de este artículo.

Las sincronizaciones son continuas, pero unidireccionales. Dicho de otra forma: los cambios en los datos deberán producirse primero en la plataforma original y las actualizaciones aparecerán luego en Notion.

Todos los campos asociados a tus proyectos y tareas, como plazos, responsables, archivos adjuntos, etc., migrarán a Notion como propiedades de base de datos.

Tus equipos de Asana se convertirán en espacios de equipo en Notion: subsecciones del espacio de trabajo de tu empresa que albergan el contenido de cada equipo.

Si tu organización es pequeña, es posible que desees mantener todos los proyectos y tareas en un espacio de equipo genérico. Las empresas más grandes pueden crear un espacio de equipo para toda la organización donde guardar documentos y notas de reunión, y espacios de equipo específicos para cada departamento, como marketing, ventas, producto, etc. Cada equipo podrá tener sus propias bases de datos de proyectos y tareas en su espacio de equipo.

Asana teams become teamspaces in Notion

Learn how to use teamspaces here.

Trasladar la funcionalidad de Asana a Notion

Notion ofrece casi todas las funciones que puedes encontrar en Asana... ¡y más! Si echas en falta alguna función que no esté incluida, los bloques de contenido sin código de Notion pueden ayudarte a recrearla.

A continuación, te mostramos algunos ejemplos sobre cómo adaptar tus flujos de trabajo de Asana a Notion.

Explora los proyectos y tareas

Tus proyectos y tareas de Asana se importarán en Notion como bases de datos especializadas denominadas Proyectos y Tareas. Estas dos bases de datos se crean específicamente para la gestión de proyectos y tienen numerosas propiedades útiles que te ayudarán a organizar la carga de trabajo.

Los proyectos y las tareas están conectados. Así, cuando añades nuevas tareas, puedes vincularlas a su correspondiente proyecto. También puedes ver esas tareas en tu base de datos de proyectos, ordenar las tareas por proyecto, visualizar el porcentaje de progreso de cada proyecto y mucho más.

Todo esto se consigue gracias a una propiedad de Relación. Las áreas independientes de proyectos y tareas están sincronizadas entre sí.

Cualquier subtarea o dependencia que tengas en Asana también se asignará a tus proyectos y tareas de Notion. Esto te permitirá gestionar las tareas de forma más detallada, dividir las más grandes en pasos más pequeños y entender si una tarea está bloqueando a otra.

Vistas, filtros y etiquetas

En Asana, puedes ver proyectos y tareas en formato de tabla, lista, tablero o calendario. En Notion, tienes todas estas opciones además de una vista de galería, en la que los elementos se muestran como una tarjeta con una imagen de portada.

Los proyectos y las tareas contienen varias vistas. También puedes añadir una nueva vista de base de datos personalizada haciendo clic en el símbolo +, que se encuentra al lado de las vistas existentes de la base de datos.

Cualquiera de estas vistas puede filtrarse para mostrar subconjuntos de información. Para filtrar tus bases de datos de proyectos y tareas, haz clic en «Filtrar» y elige la propiedad por la que quieras filtrar. Podrías obtener vistas filtradas para ver todos los proyectos que están actualmente «En curso» o las tareas que tienes asignadas.

Usa el menú Ordenar para reorganizar los elementos de la base de datos; por ejemplo, para ordenar las tareas por fecha de entrega. Además, puedes hacer clic en el menú de opciones ... para agrupar los elementos según diferentes características, y así agrupar las tareas por su proyecto relacionado.

All about databases

Learn more about using databases in Notion here.

Cómo recrear funciones adicionales de Asana en Notion

Aquí tienes algunas maneras de recrear ciertas funciones de Asana que no están integradas en Notion.

  • Revisiones de tareas y comentarios: Asana te permite solicitar aprobación y aprobar activos y tareas. Si tu tarea o proyecto requiere aprobación, usa la propiedad Persona para etiquetar a quien tenga que dar su visto bueno o añade una propiedad de Estado adicional para indicar si la tarea o proyecto han sido aprobados. También puedes crear una subtarea para recibir comentarios, que se convertirá en un elemento independiente en tu base de datos.

  • Formularios: No se pueden crear formularios de forma nativa en Notion. No obstante, es posible insertar un Typeform en una página de Notion o integrar Typeform en Notion para sincronizar automáticamente las respuestas de la encuesta con una base de datos de Notion.

  • Registro del tiempo y asignación de la carga de trabajo: En Asana, puedes estimar el tiempo necesario para completar una tarea específica y realizar un seguimiento del tiempo real dedicado a dicha tarea. En Notion, te sugerimos usar la propiedad Estimaciones para estimar el tiempo necesario mediante un sistema de puntos. También puedes usar una propiedad Fórmula para calcular cuánto tiempo dedica tu equipo a las distintas tareas y proyectos. Para empezar, añade las propiedades de fecha «inicio de tarea» y «tarea completada» a tus proyectos. A continuación, crea una propiedad de fórmula y pega en ella la siguiente fórmula: dateBetween(prop("End time"), prop("Start time"), "hours")

  • Reglas y flujos de trabajo: En lugar de flujos de trabajo de Asana, crea Botones personalizados para completar varios pasos en un solo clic, como añadir una nueva tarea, asignarla a un miembro del equipo y darle un estado. Si tu equipo trabaja en sprints, lee más información sobre las automatizaciones de sprints aquí.

  • Hitos y objetivos: Puedes supervisar los hitos en Notion añadiéndolos como tareas. A continuación, crea una propiedad de casilla con el nombre Hito y selecciona las tareas correspondientes a estos hitos. Si quieres consultarlos todos, crea una vista filtrada para visualizar los hitos. Para crear objetivos y vincularlos a tus proyectos y tareas, copia las plantillas de OKR y establecimiento de objetivos que encontrarás en la galería de plantillas de tu espacio de trabajo.

  • Informes y paneles: Notion no admite informes ni paneles, pero puedes utilizar vistas filtradas para organizar la información mediante distintas propiedades. Con la propiedad Rollup en tu base de datos de proyectos, podrás ver el porcentaje de tareas completadas como una barra de progreso.

El espacio de trabajo conectado de Notion abarca mucho más que la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es solo una parte de tu espacio de trabajo de Notion. Crea lo que quieras con bloques sin código, consolida tu trabajo y consigue hacer mucho más con la IA de Notion.

Obtén información detallada sobre el estado del proyecto

El estado de tu proyecto pasará de Asana a Notion como una propiedad de selección múltiple.

Si deseas realizar un seguimiento más específico, puedes cambiarlo por una propiedad de Estado haciendo clic en la propiedad, seleccionando Editar propiedad y cambiando el tipo a Estado.

La propiedad de Estado de Notion tiene tres categorías principales: Pendiente, En curso y Listo. En cada una de ellas, puedes crear subcategorías más específicas como Pendiente de revisión o Edición. Esto te permite proporcionar a los gerentes y a los miembros del equipo una visión más concreta del progreso de cada tarea y proyecto y aporta claridad sobre lo que debe pasar a continuación.

Al usar la propiedad Estado, podrás:

  • Filtrar tu base de datos para mostrar todos los proyectos en curso: Haz clic en Filtro y selecciona la propiedad Estado. A continuación, marca la categoría En curso para ver únicamente los proyectos en curso en esta vista de base de datos.

  • Arrastrar y soltar para actualizar el estado del proyecto: Cuando estés en la vista de tablero agrupada por Estado, puedes mover tu proyecto arrastrándolo y soltándolo en la siguiente columna.

  • Crear un flujo de trabajo personalizado para cada equipo: Añade tantas subcategorías a cada grupo de Estado como necesites. Los equipos pueden tener su propio conjunto de etiquetas de Estado según el trabajo que realicen. Tu equipo de marketing, por ejemplo, puede tener etiquetas de Estado relacionadas con redactar, editar y publicar contenidos, mientras que los estados del equipo de producto podrían indicar si una función está en fase de desarrollo o lista para su lanzamiento.

Planifica y trabaja en tus páginas de proyecto

En lugar de tener una página de proyecto que esté vinculada con otras herramientas, los equipos pueden trabajar directamente dentro de la página.

Puedes añadir todo tipo de bloques a las páginas de Notion (encabezados, texto, imágenes, viñetas, listas de verificación, vídeos y mucho más), insertar contenido de otras herramientas y crear tablas y versiones enlazadas de otras bases de datos dentro de una página.

  • Estandariza tus informes y procesos de proyectos con plantillas: Para añadir una plantilla de base de datos, usa el menú desplegable al lado de Nuevo y selecciona Nueva plantilla. Nombra la plantilla como «Brief del proyecto» y personaliza la página con todos los encabezados que necesites incluir. Siempre que necesites un nuevo brief de proyecto, puedes crear una entrada en la base de datos desde esa plantilla y rellenar los datos del proyecto.

  • Redacta informes de proyectos en segundos con la IA de Notion: En lugar de dedicar un tiempo valioso a redactar los briefs de proyectos, puedes pedirle a la IA de Notion que te ayude a esbozar el esquema del mismo. Pulsa la barra espaciadora para abrir la IA de Notion y pídele que te ayude a redactar el brief.

  • Inserta contenido de herramientas especializadas: Notion se puede integrar con muchas herramientas externas, como Figma, Miro, GitHub, Jira y otras. Puedes insertar contenido de estas herramientas en las páginas de proyectos para facilitar la colaboración entre departamentos en proyectos que incluyan a los equipos de diseño, desarrollo y otros.

Conecta todos los aspectos de tu trabajo

Al migrar tus proyectos y tareas a Notion, reducirás el número de herramientas que necesitas.

La propiedad Relación de Notion te permite vincular una base de datos a otra para que puedas conectar los proyectos con tareas, documentación de apoyo, notas de reunión relevantes e incluso con tus objetivos trimestrales.

Para añadir una propiedad de Relación, dirígete a Propiedades, + Añadir una nueva propiedad y selecciona Relación. A continuación, elige la base de datos que deseas vincular, por ejemplo, Tareas. Activa Mostrar en Tareas para que la relación sea visible en ambas bases de datos.

Una vez que las tareas y los proyectos estén vinculados, podrás enlazar el trabajo diario a iniciativas de mayor envergadura.

  • Asigna tareas a los proyectos correspondientes: Cada proyecto está compuesto por una serie de tareas, por lo que puedes asignar tareas a distintos miembros del equipo y asegurarte de que el trabajo diario contribuya a su progreso.

  • Motiva a tu equipo con barras de progreso visuales: Visualiza el porcentaje de progreso del proyecto como una barra o un anillo de progreso. Para hacerlo, añade una propiedad Rollup y selecciona la base de datos de «Tareas» correspondiente. A continuación, selecciona Porcentaje por grupo y Completado. Esto calculará la cantidad de tareas completadas por proyecto y mostrará el resultado en un formato visual.

  • Adjunta a los proyectos notas de reunión o documentos relevantes: Del mismo modo que puedes vincular Tareas y Proyectos, también puedes añadir más propiedades de relación para vincular documentos y notas de reunión. Esto quiere decir que podrás acceder a notas y documentos relevantes directamente desde tu página del proyecto.

Cuando las notas de las reuniones, los documentos, los proyectos y las tareas están conectados, todo el mundo tiene el contexto necesario para poder hacer su trabajo. La información más importante es fácil de encontrar y está a tan solo un clic de la página del proyecto.

Trabaja más rápido y expande tus ideas con la IA de Notion

La IA de Notion puede ayudarte a redactar, editar y crear nuevas ideas, todo sin salir de tu espacio de trabajo.

Con esta potente herramienta de IA integrada, podrás realizar un trabajo de mayor calidad en mucho menos tiempo que antes.

  • Redacta informes y documentos del proyecto en minutos: Trasforma una simple lista de ideas en un brief de proyecto completo en cuestión de minutos. A partir de ahí, puedes pedirle a la IA que extraiga elementos de acción y empezar a añadir tareas a tu lista de tareas pendientes.

  • Resume cada proyecto y tarea: Con la función de autocompletado con IA, puedes extraer automáticamente resúmenes de proyectos para obtener una síntesis de los acontecimientos relevantes de tu equipo. Nada de trabajo extra.

  • Extrae información de las tareas: Usa una indicación de IA personalizada en tu base de datos de tareas para identificar los bloqueos o riesgos señalados en la página y ve siempre un paso por delante.

  • Lluvia de ideas para nuevas funciones: Si necesitas inspiración, la IA de Notion te puede ayudar como una mente pensante más para generar un sinfín de ideas de funciones para tu producto.

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