Utiliza los gráficos para visualizar los datos y seguir el progreso directamente en Notion

Con el espacio de trabajo conectado de Notion, puedes acabar tus proyectos de forma más rápida y sin tener que cambiar de contexto. Ahora bien, sin poder verlas de forma visual, la gestión de grandes cantidades de tareas puede resultar engorrosa. Los gráficos llevan tu gestión de proyectos al siguiente nivel, ayudándote a controlar el progreso del proyecto, detectar tendencias y tomar decisiones.

Con los gráficos de Notion puedes:

• Visualiza tu proyecto en tiempo real: Olvídate de tener herramientas separadas o del tedioso copiar y pegar. Los gráficos que añadas desde bases de datos Notion se actualizarán automáticamente cada vez que se produzca un cambio en los datos o tareas subyacentes.

• Toma decisiones más informadas: Mirar cientos de tareas en una base de datos puede ser abrumador. Los gráficos te permiten detectar fácilmente tendencias, controlar el progreso y tomar decisiones para avanzar más rápidamente que si no contases con ellos.

• Libérate de las herramientas de análisis complejas: Todos adoramos a los compañeros que se dedican a analizar datos, pero preferiríamos no tener que necesitarlos para absolutamente todo. Con los gráficos, visualizar información nunca ha sido tan fácil. En unos pocos clics, y con la interfaz de usuario que ya conoces (¡y que, con suerte, adoras!)

En esta guía, veremos cómo hacer un gráfico y cómo puedes utilizarlos para mejorar la gestión de tus proyectos en Notion.

Los gráficos funcionan como cualquier otra vista de base de datos. Esto significa que puedes ver los mismos datos de varias formas y alternar entre ellas según tus necesidades. Para crear una vista, solo tienes que ir al botón + de tu base de datos y seleccionar «Gráfico». En la vista de gráfico, puedes filtrar los datos y personalizar el gráfico para crear una imagen perfecta del progreso de tu proyecto.

Los gráficos de Notion tienen 4 opciones de diseño, cada una de ellas con una finalidad única:

• Gráficos de anillo para una distribución simple: Los gráficos de anillo son una opción sencilla para visualizar la distribución de tareas entre diferentes categorías o miembros del equipo, proporcionando una visión clara de la asignación de recursos. Por ejemplo, podrías utilizar uno para analizar y equilibrar la carga de tareas de tu equipo de desarrolladores en un sprint determinado.

• Gráficos de barras horizontales y verticales para la categorización multidimensional: Los gráficos de barras te permiten ver los elementos de la base de datos con subgrupos, ayudándote a comparar rápidamente dos categorías, como el estado y el tipo de tarea. Podrías utilizar uno de ellos para comprender el progreso de los OKR por equipo e identificar un cuello de botella en tu modelo operativo.

• Gráficos de líneas para ver el progreso a lo largo del tiempo: Los gráficos de líneas son los mejores para seguir el progreso de las tareas a lo largo del tiempo, e incluso pueden utilizarse para comparar subgrupos. Por ejemplo, el número de artículos publicados cada semana en un trimestre determinado, desglosado por canal; o el número de tareas completadas a lo largo del tiempo por desarrollador.

Como ya hemos dicho, también podrás ordenar y filtrar los datos del gráfico, añadir etiquetas a los ejes y a los datos, e incluso personalizar la paleta de colores. Más información en el siguiente vídeo:

Ahora que ya conoces los conceptos básicos, vamos a ver cómo te ayudan los gráficos a trabajar en la vida real.

Los gráficos son vistas de la base de datos, así que puedes crearlos en cualquier parte de Notion. Para ello, ve a la página en la que quieres que aparezca la vista y escribe /gráfico. Entonces se te pedirá que vincules una base de datos existente. Hazlo varias veces y podrás crear un panel de control que te permita visualizar datos de varias bases de datos, o de la misma base de datos (¡y de formas diferentes!) en un único lugar.

Lo bueno del espacio de trabajo conectado de Notion es que, a diferencia de un gráfico creado a partir de datos estáticos en una hoja de cálculo, los paneles de control son registros vivos del trabajo de tu equipo y se actualizan en tiempo real. Puedes utilízalos tanto para una base de datos como para varias. Quizás quieras:

• Centralizar los sistemas de seguimiento dispersos: Si tienes equipos trabajando en distintos registros de proyectos (como las tareas de desarrollo y el calendario de campañas de marketing), plantéate crear un panel de control para visualizar el estado de ambos proyectos simultáneamente.

• Tener una visión exhaustiva de un trabajo importante: Del mismo modo, quizás quieras crear un panel de control para ver distintos segmentos de la misma base de datos. Algo así como un panel de control de OKR que resalte el estado de los diferentes proyectos, la progresión de los resultados clave y las tareas completadas a lo largo del tiempo.

• Visualizar el progreso del equipo en todos los proyectos: Como responsable de equipo, podrías crear un panel de control para conocer el rendimiento individual, independientemente del estado de los proyectos. Aquí podrías ver las tareas asignadas a cada uno de tus informes, los proyectos generales en los que está cada miembro del equipo, y mucho más.

Veamos, ¿cómo puedes utilizar los gráficos (¡y los paneles de control!) para mejorar tu trabajo? Imaginemos tres tipos diferentes de proyectos que solemos ver en Notion.

Los gráficos ayudan a visualizar los OKR, facilitando el seguimiento del progreso, mejorando la toma de decisiones y la responsabilidad. Al analizar las tendencias y comunicar los objetivos de forma clara, los equipos pueden seguir siendo ágiles y mantener informada a la dirección sin crear una carga adicional con informes.

Puedes plantearte crear un gráfico de barras del estado de los OKR por equipo para identificar y mitigar riesgos potenciales. Asimismo, un gráfico de líneas del progreso de los resultados clave a lo largo del tiempo puede ser útil para identificar qué equipos mantienen el ritmo y cuáles pueden estar decayendo.

Los gráficos ofrecen una visión estratégica de la hoja de ruta de tu producto. Así, tu equipo puede asignar los recursos de forma eficaz y priorizar correctamente las funciones. Al visualizar las próximas funciones y sus plazos, puedes asegurarte de que tu equipo sigue por el buen camino y cumple los hitos clave. En definitiva, lograrás un proceso de desarrollo más ágil y eficaz.

Si gestionas tu calendario de contenidos en Notion, podrás utilizar gráficos para ver a simple vista qué contenidos están en curso y cuáles están publicados.

Puedes utilizar un gráfico de líneas para hacer un seguimiento de la programación y publicación de contenidos. Así conseguirás que el calendario de publicaciones sea coherente. Esto te ayudará a identificar retrasos o incoherencias en el flujo de trabajo.

Paralelamente, puedes visualizar la distribución de contenidos etiquetando las piezas según su canal en un gráfico de barras. De este modo te aseguras de que cada segmento de audiencia recibe la cantidad adecuada de contenido y podrías refactorizar los planes para asegurarte de que se responde a todas las necesidades de tu audiencia.

En esta guía encontrarás la información necesaria para empezar. No obstante, existen infinitas posibilidades a la hora de utilizar los gráficos, sobre todo si los combinas con otras funciones de gestión de proyectos de Notion. Aquí encontrarás algunas opciones más avanzadas para utilizar gráficos en tu espacio de trabajo:

• Convierte bases de datos sincronizadas en un gráfico:Las bases de datos sincronizadas extraen información de herramientas como Jira, Asana y GitHub y la introducen en tu espacio de trabajo de Notion para que puedas visualizar tareas de terceros en forma de base de datos de Notion. Plantéate convertir estas bases de datos sincronizadas en gráficos para que el responsable del proyecto pueda ver a simple vista lo que ocurre en todas las herramientas.

• Visualiza las etiquetas de contenido generadas por IA: Con el autocompletado de IA, puedes generar etiquetas para cada fila de tu base de datos a partir del contenido de la página en cuestión de segundos. ¿Por qué no utilizas gráficos para visualizar esas etiquetas? Así podrás recorrer rápidamente grandes conjuntos de datos y te costará muy poco trabajo auditar y etiquetar tus datos desde el principio.

• Inserta gráficos de diferentes fuentes de datos en tu panel de control: Puedes insertar gráficos de fuentes de datos externas como Tableau, Mixpanel o Google Analytics en Notion. Añádelos junto a los gráficos que utilizas en el seguimiento de proyectos para obtener una visión completa del rendimiento de tu equipo, todo ello sin salir de la app de Notion.

Si se utilizan con cabeza, los gráficos pueden ser un complemento muy potente para tu espacio de trabajo en Notion, ya que mejorarán tu capacidad para gestionar proyectos y visualizar datos. Utilízalos para obtener información más clara y agilizar tu flujo de trabajo. Mientras tanto, si no sabes por dónde empezar, echa un vistazo a las siguientes plantillas.