Teilen und Berechtigungen

Seiten und Datenbanken können in Notion auf unterschiedliche Weise geteilt werden – sowohl innerhalb als auch außerhalb deines Workspaces. Hier findest du einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten, deine Inhalte zu teilen.

Wähle oben auf einer Seite Teilen, um das Teilen-Menü zu öffnen. Hier kannst du:

• Jemanden zu der Seite einladen.

• Sehen und ändern, wer Zugriff auf die Seite hat und welche Berechtigungsstufe diese Personen haben.

• Den Link der Seite kopieren, um sie mit anderen zu teilen.

• Klicke auf den Tab Veröffentlichen, um eine Seite im Internet zu veröffentlichen. Hier erfährst du mehr →

Du kannst den allgemeinen Zugriff auf deine Seite verwalten, indem du oben auf einer Seite auf Teilen klickst und den allgemeinen Zugriff konfigurierst. Hier kannst du auswählen, mit wem du deine Seite teilen möchtest. Du hast folgende Optionen:

• Nur eingeladene Personen: Das bedeutet, dass nur du und von dir eingeladene Personen auf deine Seite zugreifen können.

• Alle Personen in {deinem Workspace} mit Link: Dies bedeutet, dass andere Mitglieder des Workspaces auf deine Seite zugreifen können, wenn sie den Link haben.

• Alle Personen in {deinem Workspace}: Dies bedeutet, dass andere Mitglieder des Workspaces über die Suche oder den Link auf deine Seite zugreifen können.

Teamspaces sind spezielle Bereiche für jedes Team innerhalb deiner Organisation oder Firma. Jeder Teamspace hat eigene Mitglieder und Berechtigungsstufen, die von den Teamspace-Admins konfiguriert werden können. Weitere Informationen zur Aufnahme von Mitgliedern und zur Zuweisung von Berechtigungen in Teamspaces findest du hier →

Es gibt zwei Möglichkeiten, Notion-Seiten mit jedem Teamspace zu teilen, in dem du Mitglied bist:

• Bewege die Maus über den Namen eines Teamspace in deiner Seitenleiste und erstelle eine neue Seite innerhalb dieses Teamspace, indem du auf das angezeigte + klickst.

• Ziehe in deiner Seitenleiste eine Seite in einen Teamspace.

Manchmal möchtest du eine Seite vielleicht nur mit ausgewählten Workspace-Mitgliedern teilen — z. B. ein Besprechungsdokument für Gespräche mit dem Management oder Notizen für ein kleines Projektteam. Eine Seite mit bestimmten Personen teilen:

1. Wähle Teilen oben auf einer beliebigen Seite.

2. Suche die Namen der Mitglieder/Gruppen in deinem Workspace, mit denen du die Seite teilen möchtest, und wähle sie aus. Du kannst auch Personen, die bisher nicht in deinem Workspace sind, als Gäste einladen, indem du ihre E-Mail-Adresse eingibst.

3. Öffne das Dropdown-Menü neben den Namen der Personen, die du einladen möchtest und wähle eine Berechtigungsstufe aus.

4. Wähle Einladen.

Wenn du eine Seite mit bestimmten Workspace-Mitgliedern teilst, erscheint die Seite im Abschnitt Geteilt in deiner Seitenleiste. Mehr über die Abschnitte der Seitenleiste erfährst du hier →

Gäste sind Personen, die nicht Teil deines Notion-Workspaces sind. Das können Auftragnehmer/-innen oder Kund/-innen sein, mit denen du zusammenarbeitest. Mehr zum Thema Gäste erfährst du hier →

Sobald du jemanden als Gast auf deine Seite eingeladen hast, erhält die Person eine E-Mail mit einem Link zu dieser Seite. Um auf deine Seite zugreifen zu können, benötigt dein Gast ein eigenes Notion-Konto.

Siehst du andere Leute auf einer Seite, mit denen du sie nicht teilen wolltest? Möchtest du eine Seite auf „privat“ stellen? Es gibt einige Möglichkeiten, wie du das Teilen deiner Seiten mit anderen verhindern kannst:

• Ziehe in deiner Seitenleiste eine Seite in deinen privaten Bereich, sodass nur du sie sehen kannst.

• Klicke auf Teilen oben rechts auf einer Seite. Öffne dann das Dropdown-Menü neben einem Workspace, einer Gruppe oder Personen, die derzeit Zugriff haben, und wähle Entfernen aus.

Du kannst jeder Person, Gruppe oder jedem Teamspace, mit der/dem du eine Seite teilst, eine andere Berechtigungsstufe zuweisen. Dies trägt dazu bei, dass private Informationen privat bleiben und es gibt dir eine detaillierte und präzise Kontrolle über deine Arbeit.

Hier die verschiedenen Berechtigungsstufen in Notion:

• Vollzugriff: Personen, die Vollzugriff auf eine Seite haben, können alle darin enthaltenen Inhalte bearbeiten und die Seite mit allen Personen teilen, mit denen sie sie teilen möchten.

• Kann bearbeiten: Wähle diese Berechtigungsstufe für Personen, die den Inhalt der Seite bearbeiten können sollen, aber die Seite nicht mit anderen teilen dürfen.

• Kann Inhalt bearbeiten: Diese Berechtigungsstufe ist nur bei Datenbank-Seiten verfügbar. Personen mit dieser Zugriffsberechtigung können Seiten in der Datenbank erstellen und bearbeiten und Eigenschaftswerte für diese Seiten bearbeiten. Sie können jedoch nicht die Struktur der Datenbank und ihre Eigenschaften, Ansichten, Sortierungen oder Filter ändern. Mehr über Datenbanken erfährst du hier →

• Kann kommentieren: Wähle diese Zugriffsberechtigung für Personen, die nur die Möglichkeit haben sollen, eine Seite zu kommentieren. Sie können den Inhalt weder bearbeiten noch teilen.

• Kann anzeigen: Personen mit dieser Zugriffsberechtigung können den Inhalt der Seite lesen, aber nicht kommentieren, bearbeiten oder teilen.

Es gibt auch verschiedene Aktionen, die Personen in einem Workspace durchführen können, je nach ihrer Rolle im Workspace. Weitere Informationen findest du in diesem Artikel →

Um die Berechtigungsstufe einer Person für eine bestimmte Seite zu ändern:

1. Wähle Teilen oben auf der Seite.

2. Öffne das Dropdown-Menü neben dem Namen einer Person, einer Gruppe oder eines Teamspace, mit der/dem die Seite geteilt wurde.

3. Wähle eine Berechtigungsstufe aus.

Wenn du eine Unterseite innerhalb einer Seite erstellst, übernimmt diese Unterseite die Berechtigungen der übergeordneten Seite. Um dies zu ändern, gehe auf eine Unterseite und aktualisiere dort die Berechtigungen.

Teamspace-Besitzer/-innen können Standardberechtigungen für Inhalte in ihrem Teamspace festlegen. Dies gilt für jede neue Seite, die im Teamspace erstellt wird. Wenn du sie ändern möchtest, musst du Änderungen auf Seitenebene vornehmen.

Notion respektiert die umfassendste Zugriffsebene, die einem/einer Nutzer/-in gewährt wird. Angenommen, du erteilst einem Mitglied A die Berechtigung Kann anzeigen für eine Seite. Dann gibst du allen in deinem Workspace Vollzugriff. Mitglied A erhält ebenfalls Vollzugriff, da es Mitglied in deinem Workspace ist.

Außerdem wird durch das Verschieben einer geteilten Seite in den Bereich Privat deiner Seitenleiste der Zugriff aller anderen auf diese Seite entfernt. Hinweis: Diese Überschreibung gilt nur für die übergeordnete Seite – die für alle Unterseiten gewährten Berechtigungen bleiben unverändert.

Wenn eine Seite so eingestellt ist, dass Alle mit Link auf sie zugreifen können, beachte bitte, dass auch Personen, die keinen direkten Link haben, in bestimmten Fällen darauf zugreifen könnten. Zu diesen Fällen zählen z. B.:

• Die Seite auf einer anderen, breiter geteilten Seite erwähnt oder von dort aus verlinkt wird.

• Die Seite eine bidirektionale Verknüpfung verwendet, die eine andere, breiter geteilte Seite verlinkt.

• Die Seite ist in einer anderen, breiter geteilten Seite eingebettet.

Wer sonst noch Zugriff auf eine Seite hat, kannst du an ihren Profilfotos in der Leiste ganz oben auf der Seite erkennen.

• Hat eine Person die Seite gerade nicht geöffnet, wird ihr Avatar ausgeblendet.

• Ist der Avatar normal sichtbar, befindet sich die Person gerade auf der Seite.

• Bewegst du den Mauszeiger über einen Avatar, werden Name und E-Mail-Adresse der Person sowie der Zeitpunkt des letzten Seitenaufrufs angezeigt.

• Klickst du einen aktiven Avatar an, springst du direkt zu dem Seitenabschnitt, der gerade von der Person bearbeitet wird.

• Arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an derselben Seite, werden ihre Avatare neben den Blöcken angezeigt, die sie sich gerade ansehen bzw. bearbeiten.

• Klicke oben rechts auf ••• und gehe dann zum Ende des eingeblendeten Menüs. Dort siehst du, wer die Seite wann zuletzt bearbeitet hat.

Wenn du eine Seite öffnest, auf die du keinen Zugriff hast, kannst du auf der Seite Kein Zugriff auswählen, um eine Anfrage zu senden. Die Ersteller/-innen bzw. Bearbeiter/-innen der Seite erhalten eine Benachrichtigung. Sie können deine Zugriffsanfrage annehmen oder ablehnen.

Wenn du Ansichts- oder Kommentarzugriff auf eine Seite hast und Bearbeitungszugriff wünschst:

1. Öffne die Seite und klicke auf Teilen.

2. Im Teilen-Tab siehst du, welche Berechtigungsstufe du derzeit hast. Öffne das Dropdown-Menü neben dieser Information.

3. Wähle Bearbeitungszugriff anfordern aus.

Diese Anfrage wird an die Person gesendet, die die Seite erstellt hat. Sie kann die Anfrage annehmen oder ignorieren. Du wirst benachrichtigt, sobald deine Anfrage angenommen wurde – versuche, die Seite zu aktualisieren, wenn du sie nicht bearbeiten kannst.

Wenn du Workspace-Besitzer/-in mit Enterprise Plan bist, kannst du das Teilen von Inhalten mit zusätzlichen Sicherheitseinstellungen steuern. Mehr über diese Funktionen erfährst du hier →

Um diese Einstellungen zu sehen, gehe in deiner Seitenleiste auf Einstellungen und klicke dann auf Sicherheit & Daten.