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Workspaces: Überblick

Workspaces: Einführung – Hero
In diesem Artikel

Notion basiert auf Workspaces. Workspaces sind der Ort, an dem du deine Daten organisierst und deine Vorhaben umsetzt – alleine, im Team oder mit dem gesamten Unternehmen. Du kannst sie erweitern, bearbeiten und ganz an deine Bedürfnisse anpassen. 🏠

Zu den FAQs

Die Notion-App ist in zwei Bereiche unterteilt: die Seitenleiste und den Editor.

Seitenleiste

  • Die erweiterbare Seitenleiste von Notion dient der Navigation.

  • Alle von dir erstellten Seiten und Datenbanken werden hier aufgeführt.

  • Die Seitenleiste enthält mehrere Abschnitte, die du neu anordnen und anpassen kannst.

  • Du kannst Seiten ineinander verschachteln, um unendlich viele Organisationsebenen zu schaffen.

  • Außerdem findest du hier deine Einstellungen, den Papierkorb und weitere Werkzeuge.

Erfahre mehr über deine Seitenleiste in diesem Artikel →

Editor

  • Im Editor findest du deine Inhalte.

  • Oben befinden sich die Steuermenüs (wir werden diese noch im Detail durchgehen). Ansonsten ist der Editor von Notion wie eine leere Leinwand, auf der du schreiben, planen, Ideen sammeln und vieles mehr machen kannst.

  • Du wirst feststellen, dass die Menüs oben ausgeblendet werden, sobald du etwas eingibst. So kannst du dich noch besser konzentrieren.

Steuerung

Die Steuerung befindet sich oben in der Seitenleiste und enthält diverse Schlüsselfunktionen:

Abschnitte in der Seitenleiste

Deine Seitenleiste enthält verschiedene Bereiche, in denen du die Inhalte deines Workspaces organisieren kannst:

  • Teamspace: Dieser Bereich ist für Benutzer/-innen mit kostenpflichtigen Plänen verfügbar, um die verschiedenen Teams oder Gruppen zu verwalten, die in Notion arbeiten. Weitere Infos zu Teamspaces →

  • Geteilt: Dieser Bereiche enthält Seiten, auf die du und andere Personen in deinem Workspace Zugriff haben.

  • Privat: Dieser Bereich enthält Seiten, auf die nur du Zugriff hast.

  • Favoriten: Dieser Abschnitt enthält Seiten, die du als Favoriten markiert hast, damit du einfacher darauf zugreifen kannst.

Du kannst deine Seitenleistenbereiche neu anordnen und anpassen. Erfahre hier, wie das geht →

Tipp:

  • Klicke auf den Namen eines Seitenleistenabschnitts — Teamspaces, Geteilt oder Privat — um ihn auszublenden. Damit bleibt deine Seitenleiste übersichtlich.

  • Klicke und ziehe die Abschnitte deiner Seitenleiste, um sie neu anzuordnen.

Hinweis: Wenn du eine Seite in den Bereich Privat in deiner Seitenleiste ziehst, verlieren alle außer dir den Zugriff.

Favoriten

In den Favoriten kannst du bequem auf deine wichtigsten Seiten zugreifen. Dieser Abschnitt wird in deiner Seitenleiste angezeigt, sobald du deine erste Seite zu den Favoriten hinzugefügt hast.

Um eine Seite zu deinen Favoriten hinzuzufügen, rufe sie auf und klicke dann oben auf ⭐. Die Seite erscheint in der Seitenleiste unter Favoriten.

Um eine Seite aus den Favoriten zu entfernen, öffne sie und klicke oben erneut auf ⭐. Du kannst aber auch den Mauszeiger in der Seitenleiste über die Seite bewegen und auf ••• klicken. Dann erscheint die Option Aus Favoriten entfernen.

Tipp: Favoriten sind eine bequeme Möglichkeit, Projektseiten zu speichern. Denn je nach Bedarf kannst sie problemlos hinzufügen und wieder entfernen.

Einstellungen, Vorlagen und Papierkorb

  • Mit den Einstellungen kannst du Notion nach Belieben anpassen. Weitere Informationen zu den Einstellungen findest du hier →

  • Mit Vorlagen wird unsere Vorlagenauswahl geöffnet, in der du eine neue Seite mit hilfreichen vorerstellten Inhalten starten kannst, um deine Ziele schneller zu erreichen.

  • Im Papierkorb findest du alle Seiten, die du gelöscht hast. Per Drag-and-Drop kannst du Seiten ganz einfach hierher verschieben. Wenn du den Papierkorb anklickst, kannst du diese Seiten außerdem durchsuchen, anzeigen und wiederherstellen.

Neue Seite erstellen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine neue Seite in Notion hinzuzufügen.

  • Klicke 📝 oben auf deiner linken Seitenleiste.

  • Wenn du dich in der Desktop-App befindest, verwende die Tastenkombination Cmd/Strg + N.

  • Wenn du ein Mobilgerät benutzt, tippe unten auf deinem Bildschirm auf 📝.

Hover-Optionen

Wenn du mit dem Mauszeiger über eine Seite in der Seitenleiste fährst, erscheint ein +, mit dem du eine Unterseite hinzufügen kannst. Über das ••• -Icon kannst du die folgenden Aktionen auf die Seite anwenden: LöschenDuplizierenLink kopierenUmbenennen und Verschieben nach.

Pfadnavigation

  • Du behältst immer im Blick, wo du dich in deiner Seitenstruktur gerade befindest. Hier erfährst du, wie sich die aktuell angezeigte Seite in die übrigen Seiten einfügt.

  • Du kannst auf eine beliebige Seite in dieser Pfadnavigation klicken, um sofort zu ihr zu springen. Manchmal wird dies mit einem ... abgekürzt— klicke es an, um alle Seiten dazwischen zu sehen.

Mitarbeiter/-innen

  • Du kannst die Profilfotos aller anderen Personen sehen, die Zugriff auf die Seite haben, auf der du dich befindest. Wenn du den Mauszeiger über eines der Fotos bewegst, wird dir die vollständige Liste einschließlich Namen und E-Mail-Adressen angezeigt.

  • Fotos in Graustufen bedeuten, dass die jeweilige Person die Seite derzeit nicht betrachtet, aber Zugriff darauf hat.

  • Arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an denselben Inhalten, sind die Fotos ständig in Bewegung – je nachdem, welcher Block von der jeweiligen Person gerade gelesen oder bearbeitet wird.

Teilen-Menü

  • Jede Zeile in diesem Menü steht für eine andere Person oder Personengruppe, mit der du die Seite teilen kannst. Über die Dropdown-Menüs rechts kannst du die Zugriffsberechtigungen einzelner Personen einstellen. Mehr über Berechtigungen erfährst du hier →

  • Mit Link kopieren kopierst du die URL der aktuellen Seite in die Zwischenablage, um sie an andere Personen weiterzugeben. Die Seite kann jedoch trotzdem nur von Personen mit Seitenzugriff aufgerufen werden.

  • Über Einladen kannst du Personen aus dem Workspace und von außerhalb über ihre E-Mail-Adresse zu einer Seite einladen. Weitere Informationen zum Thema Teilen findest du hier →

•••-Menü

Dieses Menü enthält viele Optionen, unter anderem:

  • Seite sperren: Wenn du eine Seite sperrst, kann sie nicht mehr bearbeitet werden. So verhinderst du, dass wichtige Seiten versehentlich verändert werden.

  • Datenbank sperren: Diese Option ist nur für ganzseitige Datenbanken verfügbar. Aktivierst du diese Option, können andere Personen weiterhin Daten eingeben, aber keine Ansichten oder Eigenschaften mehr ändern.

  • Seite anpassen: Hier kannst du Rückverweise und Seitenkommentare ein- und ausblenden.

  • Verschieben nach: Dieser Befehl öffnet ein Menü, aus dem du andere Workspaces oder Seiten auswählen kannst, in die die aktuelle Seite dann verschoben wird.

  • Updates und Analysen: Erfahre, welche Änderungen an einer Seite vorgenommen wurden, wie oft die Seite aufgerufen wurde, wer die Seite erstellt hat und mehr.

  • Versionsverlauf: Rufe ältere Versionen der Seite aus den letzten Tagen (abhängig vom Plan) auf.

  • Seiten wiederherstellen: Öffnet den Papierkorb, sodass du bereits gelöschte Seiten wiederherstellen oder endgültig entfernen kannst.

  • Importieren oder synchronisieren von: Du kannst Dokumente und Daten aus diversen anderen Apps (Evernote, Trello, Google Docs etc.) in die Seite einfügen.

  • Exportieren: Lade die ganze Seite als Datei auf deinen Computer herunter. Datenbanken werden dabei als CSV-Dateien, alle anderen Seitentypen im Markdown-Format gespeichert. Seiten und Datenbanken können außerdem als PDF- und HTML-Dateien gespeichert werden.

Hilfe und Support

  • Klicke auf  unten rechts in Notion → •••Weitere Hilfe.

  • Hilfe und Dokumentation: Führt dich zum Hilfe-Center, in dem du dich gerade befindest 🤓

  • Nachricht an den Support senden: Hier kannst du unserem Support eine Nachricht aus der App schicken.

  • Vertrieb kontaktieren: Bist du bereit für ein Upgrade auf Plus, Business oder Enterprise? Dann freuen wir uns über deine Nachricht!

  • Tastaturkürzel: Hier findest du alle Tastatur- und Markdown-Kürzel.

  • Neue Funktionen: Versionshinweise zu neuen Funktionen und Vorschauen zu kommenden Funktionen.

  • Stellenangebote: Offene Stellen bei Notion – wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Ein Workspace funktioniert etwas anders, wenn du ihn mit einem Team nutzt, als wenn du ihn nur alleine nutzt:

  • In persönlichen Workspaces sind neu erstellte Seiten standardmäßig privat, es sei denn, sie werden explizit geteilt.

  • Die Seitenleistenorganisation unter dem Bereich Teamspace ist auch für alle Mitglieder sichtbar. Die Seitenanordnung ist für alle gleich. Einzelne Personen können aber verschiedene Seiten öffnen und schließen, ohne dass dadurch die Ansicht der anderen Beteiligten beeinflusst wird.

  • Im Plus, Business und Enterprise Plan gibt es Mitglieder und Admins mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen. Weitere Informationen zu den Themen Teilen und Berechtigungen findest du hier →


FAQs

Kann ich zwischen Workspaces hin und her wechseln, die zu verschiedenen E-Mail-Adressen gehören?

Um Workspaces von einer anderen E-Mail-Adresse hinzuzufügen, öffne in Notion oben links die Workspace-Auswahl, klicke auf Weiteres Konto hinzufügen und befolge zur Anmeldung in deinem anderen Konto dann die angegebenen Schritte.Mehr dazu hier →

Über „Workspace beitreten oder erstellen“ kann ich nur Workspaces erstellen. Wie trete ich einem Workspace bei?

Über den Button Workspace beitreten oder erstellen kannst du nur dann einem Workspace beitreten, wenn für diesen die Einstellung Zulässige E-Mail-Domains aktiviert ist. So können Benutzer/-innen dem Workspace mit deiner E-Mail-Domain automatisch beitreten.

Um einem Workspace beitreten zu können, fordere bei den zuständigen Admins eine Einladung an.

Um Workspaces von einer anderen E-Mail-Adresse hinzuzufügen, öffne in Notion oben links die Workspace-Auswahl, klicke auf Weiteres Konto hinzufügen und befolge zur Anmeldung in deinem anderen Konto dann die angegebenen Schritte.Mehr dazu hier →

Die Seitenleiste enthält keine Abschnitte. Wie lassen sich diese aktivieren?

Die Seitenleistenabschnitte spiegeln die Freigabeeinstellungen deines Kontos wider. Gehören deinem Workspace mehrere Personen an, erscheint in der Seitenleiste ein Teamspaces -Abschnitt für deine gemeinsame Arbeit mit diesen Personen. Der Abschnitt Privat dienst dabei für deine persönlichen Seiten, die nur für dich sichtbar sind.

Decken die Gebühren sämtliche Workspaces im Plus Plan ab?

Unsere kostenpflichtigen Pläne beziehen sich immer nur auf einen Workspace und nicht auf das komplette Konto. Workspaces sind voneinander abgegrenzt, so dass man ihre Inhalte nicht miteinander verknüpfen kann.

Deshalb solltest du immer möglichst wenige Workspaces verwenden und für organisatorische Zwecke stattdessen die Hauptseiten in der Seitenleiste nutzen.

Wie übertrage ich alle Notion-Inhalte in einen anderen Workspace?

Hinweis: Verschobene Inhalte werden in den neuen Workspace dupliziert. Dabei kann es gelegentlich zu Fehlern kommen. Weitere Informationen findest du hier.

Um deine Inhalte von einem Workspace in einen anderen zu verschieben, der mit demselben Konto verbunden ist, klicke auf ••• neben jeder der Top-Level-Seiten in deiner Seitenleiste (alternativ: Rechtsklick) und wähle dann Verschieben nach. Unten im Verschiebemenü findest du ein Dropdown-Menü, mit dem du einen anderen Workspace auswählen kannst.

Wenn du Seiten der obersten Hierarchieebene verschiebst, werden auch alle Unterseiten verschoben. Diese erscheinen dann unter Privat, können aber an jeden beliebigen Ort bewegt werden.

Was passiert, wenn ich etwas dauerhaft lösche? Kann ich es wiederherstellen?

Wenn du versehentlich eine Seite, einen Workspace oder sogar dein Benutzerkonto gelöscht hast, können wir dir helfen. Missgeschicke können jedem mal passieren 😅. Klicke in der Desktopversion einfach unten links auf das ? (in der Mobilversion findest du das Symbol in der Seitenleiste). Oder schreibe eine E-Mail an team@makenotion.com.

In unserer Datenbank legen wir Sicherheitskopien ab. So können wir bei Bedarf Snapshots deiner Inhalte aus den letzten 30 Tage wiederherstellen.

Wie melde ich mich aus einem Notion-Konto ab?

Klicke ganz oben links in der Seitenleiste auf den Workspace-Namen. Scrolle nach unten bis zur Option Abmelden neben deiner E-Mail-Adresse.


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