Datenbanken: Einführung

Es gibt drei Dinge, die Notion-Datenbanken so besonders machen:

1. Jeder Eintrag ist eine eigene Seite: Jeder Eintrag, den du in deine Datenbank eingibst, ist eine Notion-Seite. Öffne ein Datenbankelement, um weitere Informationen in Form von Text, Bildern usw. hinzuzufügen, wie du es bei jeder anderen Notion-Seite tun würden!

2. Eigenschaften können angepasst werden: Füge Eigenschaften hinzu, um jedes Datenbankelement zu kontextualisieren und mit Infos wie Datum oder Status und weiteren Links auszustatten. Hier findest du weitere Informationen zu Datenbankeigenschaften →

3. Man kann zwischen mehreren Ansichten hin- und herschalten: Deine Daten sind nicht nur auf eine Tabelle beschränkt. Visualisiere Informationen in einer Datenbank als Liste, Kalender, Diagramm und mehr — je nachdem, welche Darstellung dir gerade am meisten hilft. Weitere Informationen zu Ansichten, Filtern und Sortierungen findest du hier →

Ganzseitige Datenbanken enthalten immer dieselben Menüpunkte und Optionen. Hier geben wir dir einen kurzen Überblick.

1. Ansichten: Hier kannst du die verschiedenen Ansichten der Datenbank bearbeiten und zwischen ihnen hin- und herspringen. Je nach Bildschirmgröße musst du möglicherweise das Dropdown-Menü neben der aktuellen Ansicht öffnen, um die anderen Ansichten zu finden.

2. Neue Ansicht hinzufügen: Ergänze deine Datenbank um eine neue Ansicht mit eigenem Layout und eigenen Filter- und Sortiereinstellungen. Je nach Bildschirmgröße musst du möglicherweise das Dropdown-Menü neben deiner aktuellen Ansicht öffnen und Ansicht hinzufügen auswählen.

3. Filtermenü: Wende Filter auf Grundlage bestimmter Eigenschaften an. Wenn du einen Filter auf eine Datenbank anwendest, kannst du ihn zunächst nur selbst sehen. Du kannst ihn aber auch speichern und mit deinem gesamten Team teilen.

4. Sortierung: Du kannst deine Daten anhand von bestimmten Eigenschaften sortieren. Wie Filter sind Sortierungen standardmäßig nur für dich sichtbar, aber du kannst sie auch für dein gesamtes Team sichtbar machen.

5. Datenbanksuche: Gib ein beliebiges Wort ein, egal ob es sich im Namen eines Datenbankeintrags oder in einer Eigenschaft befindet, und deine Datenbank zeigt nur noch Elemente an, die deiner Suchanfrage entsprechen.

6. •••-Menü: Oben rechts in deiner Datenbank findest du dieses Menü, mit dem du Ansichtslayout, Gruppierung, Eigenschaften und vieles mehr bearbeiten kannst.

7. Erstelle eine neue Datenbankseite: Klicke auf diese Schaltfläche, um deiner Datenbank eine neue Seite hinzuzufügen. Abhängig von deiner Bildschirmgröße kann dies als + oder Neu angezeigt werden. Öffne das Dropdown-Menü neben dieser Schaltfläche, um auf alle von dir konfigurierten Datenbankvorlagen zuzugreifen und sie zu bearbeiten.

Um eine Datenbank in Notion zu erstellen, öffne eine neue oder bestehende Notion-Seite, gib / und danach die Art der Datenbankansicht ein, mit der du beginnen möchtest, wie z. B. Tabelle oder Board.

Wenn du eine Datenbank erstellst, kannst du von vorne beginnen oder Daten aus einem anderen Teil deines Workspaces abrufen.

• Wenn du dieselben Eigenschaften oder eine vorhandene Ansicht einer Datenbank verwenden möchtest, empfehlen wir, eine vorhandene Datenquelle auszuwählen. Suche nach einer vorhandenen Datenbank, und wähle dann diejenige aus, die du verwenden möchtest.

• Wenn die Informationen, die du der Datenbank hinzufügen möchtest, nirgendwo anders in deinem Workspace vorhanden sind, empfehlen wir, eine neue Datenquelle zu erstellen.

Ganzseitige Datenbanken

• Ganzseitige Datenbanken werden in der Seitenleiste wie jede andere Seite dargestellt.

• Du kannst eine ganzseitige Datenbank sperren, sodass andere Personen keine Eigenschaften und Werte ändern können, indem du oben in deiner Datenbank ••• auswählst und auf Datenbank sperren klickst.

• Um eine ganzseitige Datenbank in eine Inline-Datenbank umzuwandeln, ziehst du die Datenbank einfach auf eine andere Seite in der Seitenleiste. Dabei wird sie in eine Unterseite umgewandelt. Navigiere dann zu der Seite und wähle ⋮⋮ → In Inline umwandeln aus.

Inline-Datenbanken

• Steuerelemente und Menüs für deine Inline-Datenbank werden ausgeblendet, bis du den Mauszeiger darüber bewegst.

• Du kannst eine Inline-Datenbank zu einer ganzseitigen Datenbank erweitern, indem du oben ⤡ anklickst.

• Du kannst eine Inline-Datenbank in eine ganzseitige Datenbank umwandeln, indem du auf ⋮⋮ klickst und sie als Top-Level-Seite in die Seitenleiste ziehst.

• Du kannst den Link löschen, duplizieren, verschieben oder in deine Inline-Datenbank kopieren, indem du auf ⋮⋮-Menü klickst, das der Seite erscheint, wenn du mit der Maus über den Link fährst.

• In deiner Seitenleiste wird deine Inline-Datenbank als Unterseite der Seite angezeigt, in der sie sich befindet.

Du kannst eine Kopie einer Datenbank erstellen.

Für Inline-Datenbanken:

1. Bewege den Mauszeiger über die Datenbank und wähle dann ⋮⋮ aus.

2. Wähle Duplizieren aus. Du kannst entweder Mit Daten duplizieren oder Ohne Daten duplizieren, falls du das Datenbank-Setup zum Einrichten anderer Seiten verwenden möchtest.

Für ganze Seiten:

1. Klicke auf den Button ••• oben rechts.

2. Wähle Duplizieren aus. Du kannst entweder Mit Daten duplizieren oder Ohne Daten duplizieren, falls du das Datenbank-Setup zum Einrichten anderer Seiten verwenden möchtest.

Jedes Element in deiner Datenbank, sei es eine Zeile in einer Tabelle oder eine Karte auf einem Board oder Kalender, ist eine eigene Notion-Seite, die du wie jede andere Seite erstellen, formatieren und mit Inhalten füllen kannst.

So fügst du Datenbankelemente hinzu:

• Für alle Datenbanken: Klicke oben rechts auf den blauen Button Neu.

• Für Tabellen, Listen oder Boards: Klicke unten auf + Neu, um ein neues Element hinzuzufügen.

• Für einen Kalender: Klicke auf das +, das erscheint, wenn du den Mauszeiger über einen beliebigen Tag bewegst. Nun wird ein neues Ereignis an diesem Tag erstellt.

• Für eine Galerie: Klicke auf den Button + Neu in der leeren Karte am unteren Rand deiner Galerie, um direkt dort einen neuen Rahmen hinzuzufügen.

So öffnest du Datenbankelemente als Seiten:

• Bewege den Mauszeiger in der Tabellenansicht über die erste Spalte und klicke auf den daraufhin angezeigten Button ÖFFNEN.

• In Listen klickst du einfach auf den Namen des Eintrags.

• In Boards, Kalendern und Galerien kannst du die Karte an einer beliebigen Stelle anklicken.

• Die Seiten werden immer in einer Vorschau geöffnet. Klicke oben links auf ⤡ , um eine Seite ganzseitig darzustellen.

• Auf dieser Seite findest du oben alle Datenbankeigenschaften. Jede Zeile steht für eine Eigenschaft mit Name, Typ und Wert. Klicke einen Wert an, um ihn zu bearbeiten.

  • Klicke das ⋮⋮-Icon an, das links neben den einzelnen Eigenschaften erscheint, wenn du mit dem Mauszeiger darüberfährst. Nun kannst du sie nach oben oder unten ziehen, den Eigenschaftstyp ändern, sie umbenennen, duplizieren oder löschen.

• Unterhalb deiner Eigenschaften befindet sich ein freier Seitenabschnitt. Hier kannst du beliebige Inhaltsblöcke wie Unterseiten oder Inline-Datenbanken einfügen.

• Da Datenbankeinträge Seiten sind, werden auch alle anderen Inhaltstypen, die du in die Datenbank ziehst (wie Listenpunkte oder To-do-Elemente) automatisch in Seiten konvertiert.

Klicke mit der rechten Maustaste auf ein Element, um eine Liste von Aktionen aufzurufen. Dazu gehören:

• Löschen: Löscht das Element aus deiner Datenbank.

• Duplizieren: Erstellt eine exakte Kopie des Elements.

• Link kopieren: Kopiert den Link zum Element in die Zwischenablage.

• Umbenennen: Ändert den Titel der Seite direkt in der Zeile, ohne die Seite zu öffnen.

• Verschieben nach: Verschiebt die Zeile in einen anderen Workspace oder auf eine andere Seite (wo sie dann als Unterseite erscheint).

• Eigenschaft bearbeiten: Öffnet ein Menü mit den Tabelleneigenschaften. Wenn du eine davon anklickst, kannst du ihr einen neuen Wert zuweisen.

In Notion-Datenbanken findest du ganz oben mehrere Elemente:

1. Eigenschaften enthält Informationen zur aufgerufenen Seite wie etwa Projektverantwortung, Fristen, Tags und vieles mehr.

2. Kommentare enthalten den Schriftwechsel zwischen dir und deinem Team. Mithilfe von Kommentaren kannst du andere markieren, Fragen stellen, Rückmeldungen geben und vieles mehr.

3. Rückverweise geben alle Seiten an, die auf die aktuelle Seite verlinken. So kannst du problemlos zwischen ihnen hin- und herspringen.

Wie alles in Notion kannst du auch diese Elemente konfigurieren. Und das geht so:

1. Klicke auf einer Notion-Seite in einer Datenbank oben rechts auf das •••-Icon und dann auf Seite anpassen.

Für Eigenschaften kannst du dieses Menü verwenden. Dort kannst du auswählen, welche Eigenschaftsfelder auf welche Weise oben angezeigt werden. Dabei hast du jeweils die folgenden Auswahlmöglichkeiten:

• Immer anzeigen: Hier verändert sich nichts und das Eigenschaftsfeld wird weiterhin angezeigt.

• Verbergen, wenn leer: Das Eigenschaftsfeld verschwindet vom oberen Seitenrand, wenn es keinen Wert enthält.

• Immer verbergen: Das Eigenschaftsfeld am oberen Seitenrand wird ausgeblendet.

Das Menü Seite anpassen kannst du auch aufrufen, indem du neben einer beliebigen Eigenschaft in der Liste oben auf deiner Datenbankseite auf das ⋮⋮-Icon klickst. Du kannst das ⋮⋮-Icon auch nach oben oder unten verschieben, um die Anzeigereihenfolge der Eigenschaften auf deiner Seite zu verändern.

Bei Rückverweisen hast du die folgenden Auswahlmöglichkeiten:

• Erweitert: So werden dir alle Seiten angezeigt, die auf die aktuell aufgerufene Seite verweisen.

• In Popover anzeigen: Wenn du nicht alle Seiten anzeigen möchtest, kannst du auch nur die Anzahl der Rückverweise einblenden. Per Mausklick kannst du aber ein Popup mit sämtlichen Seiten öffnen.

• Aus: Bei dieser Einstellung werden alle Rückverweise verborgen.

Für Kommentare hast du die folgenden Anzeigemöglichkeiten:

• Erweitert: So kannst du oben auf der Seite die komplette Konversation anzeigen.

• Aus: Für mehr Übersichtlichkeit kannst du alle Kommentare ausblenden.

Wenn du Datenbanken in einem gemeinsamen Workspace nutzt, kann Notion versehentliche Änderungen verhindern.

Klicke oben in einer Datenbank auf Teilen, um die Berechtigungsstufen aller Benutzer/-innen anzuzeigen und zu verwalten. Weitere Informationen zum Thema Teilen und Berechtigungen findest du hier →

Die Berechtigungsstufe Kann Inhalt bearbeiten ist nur bei Datenbankseiten verfügbar und beinhaltet die folgenden Berechtigungen:

• Datenbankseiten erstellen, bearbeiten und entfernen.

• Seiteneigenschaften bearbeiten.

Das ist mit der Berechtigungsstufe Kann Inhalt bearbeitennicht möglich:

• Datenbank-Eigenschaften oder -Ansichten hinzufügen, bearbeiten oder entfernen.

• Filter- und Sortiereinstellungen ändern

• Sperren oder Entsperren von Datenbank.

Diese Option findest du in deinem Notion-Fenster oben rechts in dem Menü •••. Wenn du sie aktivierst, kann niemand mehr die Eigenschaften und Ansichten deiner Datenbank ändern. Die Bearbeitung der darin enthaltenen Daten ist aber weiterhin möglich.

Personen mit Bearbeitungszugriff können die Sperre jederzeit ein- und ausschalten. Das verhindert, dass Datenbanken, deren Struktur von vielen Personen geändert werden kann, versehentlich bearbeitet werden.