Die ultimative Kurzanleitung für Notion für Unternehmen

Wir erleichtern dir die ersten Schritte mit Notion für Unternehmen. So kannst du Anpassungen vornehmen und profitierst von mehr Kontrolle über Bereiche wie Administration, Sicherheit und Bereitstellung. Dir steht eine Vielzahl von Funktionen für den Workspace deines Unternehmens zur Auswahl. Wir empfehlen daher, dich zunächst mit den verfügbaren Optionen vertraut zu machen.

In dieser Anleitung werden einige der wichtigsten Funktionen erörtert, die im Enterprise Plan verfügbar sind, sowie Best Practices zum Erstellen eines übersichtlichen, produktiven und sicheren Notion-Workspaces, der den Anforderungen deines Unternehmens gerecht wird.

Es gibt vier Benutzertypen in Notion Enterprise, die jeweils über unterschiedliche Berechtigungsstufen verfügen. Am besten teilst du Benutzerkonten basierend auf der beabsichtigten Nutzung zu:

• Workspace-Besitzer/-innen haben Vollzugriff auf alle Workspace-Einstellungen und verfügen über erweiterte Berechtigungen, beispielsweise die Möglichkeit, neue Mitglieder hinzuzufügen.In jedem Workspace muss mindestens eine Person Besitzer/-in sein.

• Die Rolle des Mitgliedschafts-Admins ist speziell für die Mitgliederverwaltung für Workspaces im Enterprise Plan entwickelt worden und ermöglicht Workspace-Besitzer/-innen die Delegation dieser Aufgabe.Oft wird der Zugriff der Mitglieder auf den richtigen Workspace und die relevanten Gruppen von Mitgliedern des IT-Teams, Product Ops oder anderen Chiefs of Staff mit funktionalen Rollen sichergestellt.

• Mitglieder sind kostenpflichtige Benutzer/-innen mit Vollzugriff auf den Workspace, einschließlich eines privaten Bereichs im Workspace.Dies ist die Standardrolle beim Beitritt zu einem Workspace. Sie ist für die meisten Personen in deinem Unternehmen ausreichend.Alle Mitglieder dürfen Seiten anzeigen, erstellen und teilen. Diese Rolle bietet eine gute Möglichkeit, Notion effektiv zu nutzen, ohne zusätzliche Admin-Rechte zu erteilen.

• Gäste sind kostenlose Benutzer/-innen, deren Zugriff jedoch auf bestimmte Seiten beschränkt ist. Außerdem verfügen sie nicht über einen privaten Bereich im Workspace.Ein Gast-Zugriff ist für externe Personen vorgesehen. SSO und SCIM werden für Gäste nicht unterstützt.

Notion bietet enorme Flexibilität bei der Zuweisung von Benutzertypen. Da die Unternehmen unserer Kundinnen und Kunden wachsen, empfehlen wir generell, die Zahl der Workspace-Besitzer/-innen mit Vollzugriff auf sämtliche Workspace-Einstellungen (wie „Auditprotokolle“, „Inhaltssuche“ und „Identität und Bereitstellung“) auf ein kleineres Admin-Team zu beschränken.

Teamspaces ermöglichen einen optimierten Zugriff auf Informationen. Sie bilden einen gesonderten Bereich des Workspaces deines Unternehmens, der an die Anforderungen eines bestimmten Teams oder Projekts angepasst werden kann.

Die meisten Organisationen richten einen gemeinsamen Teamspace für alle Mitglieder sowie individuelle Teamspaces für die einzelnen Abteilungen ein (z. B. Produkt-, Entwicklungs-, Marketing- und Customer-Success-Abteilung). Benutzer/-innen können zu bestimmten Teamspaces hinzugefügt werden, wodurch sich der Umfang der offen zugänglichen Informationen einschränken lässt.

Teamspaces erstellen

Um einen Teamspace in Notion zu erstellen, kannst du auf + neben Teamspaces in der Seitenleiste klicken oder auf den Button Neuer Teamspace, der sich unter „Einstellungen“ > „Teamspaces“ befindet.

Weitere Informationen darüber, wie Workspace-Besitzer/-innen Teamspaces einrichten können, findest du in dieser Anleitung.

Teamspace-Mitglieder hinzufügen und verwalten

Grundsätzlich werden Workspace-Mitgliedern neue Teamspaces nicht angezeigt, aber ihnen lassen sich ohne großen Aufwand Mitglieder hinzufügen. In den Teamspace-Einstellungen kannst du unter „Mitglieder“ nach vorhandenen Workspace-Mitgliedern oder Gruppen suchen oder Mitglieder manuell per E-Mail hinzufügen.

Sobald ein Mitglied zu einem Teamspace hinzugefügt wurde, kannst du ihm wahlweise eine Rolle als Teamspace-Mitglied oder Teamspace-Besitzer/-in zuweisen, um ihm zusätzliche Berechtigungen zu gewähren.

Teamspace-spezifische Einstellungen

Jeder Teamspace hat eigene Einstellungen (gesondert von den Workspace-Einstellungen),sodass du detailliertere Optionen für alle deine Bereiche festlegen kannst.

Für Organisationen, die auf den Schutz der Informationen in ihren Workspaces bedacht sind, empfiehlt es sich, die folgenden Einstellungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den jeweiligen Anforderungen entsprechen:

• Disable public page sharing — dictates whether a page can be published to the web.

• Disable guests — limits sharing of current teamspace to workspace members only.

• Disable export — turns off the ability for users to export pages from this teamspace.

Als Workspace-Besitzer/-in kannst du die Notion-Instanz deiner Organisation einfach in Abstimmung auf die Anforderungen deines Unternehmens aufbauen.Einstellungen ist der Bereich, in dem du Details wie Zugriff und Mitgliedschaft, Berechtigungen, Plan- und Abrechnungsinformationen sowie Sicherheitseinstellungen verwalten kannst.

Bevor du in Notion loslegst, solltest du dich mit den Einstellungen vertraut machen, die für deinen Workspace verfügbar sind. Zunächst erläutern wir in dieser Anleitung einige Grundlagen. Im weiteren Verlauf gehen wir näher auf die einzelnen Bereiche ein.

Dieser Bereich dient vielen Unternehmen als Ausgangspunkt, da du hier einige der wichtigsten Grundeinstellungen festlegen kannst, die sich intern und extern auswirken.

• Name— set the name of your company’s workspace. This is often just your company name (we set ours to read Notion), but can be customized to what fits best.

• Icon — upload an image (usually your company logo) for your workspace.

• Workspace Domain — create a personalized domain for your workspace. This domain is used for two reasons:

  • Im Web veröffentlichte Seiten werden über diese Domain ([domain].notion.site) freigegeben.

  • Alle mit einer zulässigen E-Mail-Domain können dem Workspace mithilfe dieser Domain beitreten (www.notion.so/[domain]).

• Allowed Email Domains — add your workspace’s allowed email domains. Any users with email addresses that belong to the domain(s) listed here can automatically join your workspace. For most organizations, this is their company email domain (i.e., acmeinc.com). To get started, there needs to be at least one confirmed member with the domain before it can be added.

Weitere Informationen findest du weiter unten im Abschnitt Zulässige E-Mail-Domains .

Über die allgemeinen Teamspace-Einstellungen kannst du die Einstellungen vorgeben, die für den gesamten Bereich gelten.

• Default teamspaces — choose the teamspaces that all new and current workspace members automatically join.

• Limit teamspace creation — toggle this setting on to only allow workspace owners the ability to create teamspaces.

• Manage all teamspaces — this section is where you can manage all teamspaces and their respective settings. See members, security settings, and access levels by teamspace.

Hier können Workspace-Besitzer/-innen und Mitgliedschafts-Admins Mitglieder, Gruppen und Gäste im Workspace anzeigen und verwalten.

• Manage members and access — make sure all members in your workspace have the right level of access and that they are in the correct teamspaces.

• Set up permissions groups — these allow you to easily manage page permissions and teamspace access in bulk, rather than on an individual member basis.

• Monitor guest access — review any guests that currently have access to your company’s workspace, and revoke access if necessary.

• View and manage users who have recently left the workspace — view the log of members that left the workspace in the last 30 days. To prevent data loss, you can transfer ownership of those users’ private pages to another member (i.e., to their manager).

• Manage workspace and guest requests — members can request new people to be added as members or guests into your workspace. Workspace owners and membership admins can approve or decline these requests here. You can find more information about guest invite requests here.

Hier findest du Tarif- und Abrechnungsinformationen für deinen Workspace, um die Verwaltung der Abrechnung in Notion zu erleichtern.

• Kund/-innen, welche die automatische Abrechnung nutzen, können hier ihren Tarif und ihre Abrechnungsintervalle (monatlich oder jährlich) ändern.

• Kund/-innen mit vierteljährlicher Abrechnung durch das Vertriebsteam können sich bei Fragen zu ihrer Lizenz für Enterprise an ihr zuständiges Account-Management-Team wenden.

Learn more about your workspace security settings in our guide here.

Identität und Bereitstellung

Verifiziere deine Domain, verwalte Workspaces, die deiner Domain angehören und konfiguriere SAML SSO und SCIM im Tab Identität und Bereitstellung . Weitere Informationen findest du weiter unten im Abschnitt Benutzer/-innen in Notion verwalten .

Inhaltssuche

Du kannst die Inhalte deines Workspaces filtern und durchsuchen. Die Berechtigungen kannst du auf den Seiten nach Bedarf verwalten. Weitere Informationen findest du weiter unten im Abschnitt Inhaltssuche.

Verbindungen

Mit der Notion-API kannst du andere Software-Tools mit deinem Workspace verbinden, um noch vielfältigere Funktionen zu nutzen. Im Enterprise Plan stehen zusätzliche Einstellungen zum Verwalten dieser Verbindungen zur Verfügung. Workspace-Besitzer/-innen können dadurch festlegen, wer Verbindungen installieren darf:

• No restrictions — all workspace members can install connections in the workspace

• Only from approved list — workspace members can only install connections that are pre-approved by a workspace owner

To learn more about managing connections in your workspace, please refer to our Help Center article here.

Auditprotokolle

Bietet einen Überblick über eine Vielzahl von Ereignissen, die im Workspace aufgetreten sind. Weitere Informationen findest du weiter unten im Abschnitt Auditprotokoll.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Benutzer/-innen in Notion zu verwalten, abhängig von den Präferenzen und Anforderungen deines Unternehmens.

Die SAML SSO von Notion basiert auf dem SAML-2.0-Standard und verbindet deinen Identitätsanbieter (Identity Provider, IDP) und deine(n) Workspace(s), um die Anmeldung einfacher und sicherer zu gestalten. Notion unterstützt offizielle Konfigurationen für SAML SSO mit Azure, Google, Gusto, Okta, OneLogin und Rippling.

Führe die folgenden Schritte aus, um SAML SSO mit Notion zu verwenden:

• Verify domain(s) — to use advanced security features, you must verify ownership of your email domain. This is an automated process that involves adding a TXT record onto your domain’s DNS to verify your ownership of it.

• Enable SAML SSO — this will toggle the feature on and complete the configuration. For more information on completing the SAML SSO configuration, please refer to our IDP-specific guides.

• Change default login method — once SAML SSO is enabled for the first time, the default login method will be set to Any method, meaning that users have the option of logging in via SAML or their normal login method. By setting this to Only SAML SSO, this enforces SAML as the login method for your workspace.

• Link additional workspaces (optional) — if you have more than one workspace you’d like to configure with SSO, you can do so by reaching out to team@makenotion.com.

Nach der ordnungsgemäßen Konfiguration müssen alle Mitglieder, die sich bei deinen Workspaces anmelden, die verifizierte Domain verwenden und über deinen Identitätsanbieter authentifiziert werden. Workspace-Besitzer/-innen im Enterprise Plan können dies mit einer alternativer Anmeldemethode umgehen, falls ein IDP-/SAML-SSO-Fehler auftritt.

Die meisten unserer Unternehmenskund/-innen nutzen zwar einen Identitätsanbieter (Identity Provider, IDP) zur Bereitstellung neuer Benutzer/-innen, doch es gibt es viele Möglichkeiten, neue Benutzerkonten zu deinem Workspace hinzuzufügen:

Manuell per E-Mail

Workspace-Besitzer/-innen und Mitgliedschafts-Admins können dem Workspace per E-Mail unter Einstellungen > Mitglieder ein neues Mitglied hinzufügen.

Zulässige E-Mail-Domains

Alle Benutzer/-innen, die sich mit einer unter „Zulässige E-Mail-Domains“ aufgeführten Domain bei Notion anmelden, können dem Workspace als Mitglied hinzugefügt werden. Die dafür anfallenden zusätzlichen Kosten werden deiner Enterprise Plan Lizenz hinzugefügt.

Just-in-Time-Bereitstellung (JIT)

Notion unterstützt bei Verwendung von SAML SSO die Just-in-Time-Bereitstellung. Wenn die automatische Kontoerstellung unter Einstellungen > Identität und Bereitstellungaktiviert ist, erhalten alle Mitglieder, die sich zum ersten Mal über deine SAML SSO-Verbindung bei Notion anmelden, ein neues Mitgliedskonto, das anhand des Namens und der E-Mail-Adresse in der SAML-Antwort generiert wird.

Einladungslink

Unter Einstellungen > Mitglieder findest du eine Option zum Aktivieren eines Einladungslinks.Nach der Aktivierung kannst du diesen Link teilen und alle, die ihn aufrufen, können deinem Workspace automatisch beitreten, ohne dass du ihre E-Mail-Adressen manuell eingeben musst.

SCIM-API

Notion has a SCIM API which can be used to provision, manage, and de-provision members and groups. Workspace owners can find the required API key by going to Settings & members > Identity & provisioning > SCIM Configuration and clicking to view the token.

Please see our SCIM documentation for the latest information on how you can interact with Notion’s SCIM API. Notion supports official SCIM applications with Azure, Google, Gusto, Okta, OneLogin, and Rippling.

Wenn du SCIM für mehrere Workspaces einrichtest, kannst du einen IDP-Mandanten für die SSO-Einrichtung nutzen. Allerdings benötigst du für jeden Workspace eine eigene Anwendung, da die API-Schlüssel für SCIM nur auf Workspace-Ebene funktionieren.

Wenn die Bereitstellung eines Mitglieds aufgehoben werden muss, solltest du die betreffende Person auch aus dem Workspace entfernen und ihre Inhalte an ein anderes Mitglied übertragen.

Manuell über den Tab „Mitglieder“

Workspace-Besitzer/-innen und Mitgliedschafts-Admins können unter Einstellungen > Mitglieder Mitglieder aus dem Workspace entfernen.Sitzungen für diese Mitglieder werden umgehend beendet. Sie können einem Workspace nicht selbst wieder beitreten, stattdessen müssen sie manuell oder über SCIM wieder hinzugefügt werden.

Automatisch über SCIM

SAML SSO selbst sieht keine automatische Aufhebung der Bereitstellung von Benutzer/-innen vor. Du musst dazu unsere SCIM-API in Verbindung mit deinem Identitätsanbieter verwenden, um die Aufhebung der Bereitstellung anzufordern.

In unserer SCIM-Dokumentation findest du aktuelle Informationen darüber, wie du mit der SCIM-API von Notion interagieren kannst.

Benutzerinhalte übertragen

Wenn ein Mitglied einen Workspace verlässt, wird es unter Einstellungen > Mitglieder auf der Tab Kürzlich ausgestiegen angezeigt. Von hier aus kannst du die privaten Seiten an andere Mitglieder übertragen.

Diese Seiten werden in einem Dokument zusammengefasst, das sich nun in der linken Seitenleiste im Bereich Privat des neu ausgewählten Mitglieds befindet.

Enterprise workspace owners have additional settings that can help add more granularity and control over how their managed users work in Notion. Find these settings under Settings & members > Identity & provisioning > User Management.

Settings for managing users accounts

Admins have access to multiple important settings that help manage and control user accounts in Notion.

• Allow users to change account information — set if users can change their preferred name, email address, and profile photo.

• External workspace access — control if managed users are able to join workspaces that are not owned by your organization.

• Prevent managed users support access — control which users can allow Notion support to remote login for troubleshooting. For more information on what Notion support can view, look at our terms of service.

• Session Duration — set how long a user can be logged in before they will be required to re-authenticate. This includes all devices a user is logged in on.

• Log out all users — force all users to log out immediately.

• Reset passwords for all users — force all users to reset their passwords.

Dashboard of managed users

Click the View dashboard button to get an overview of all users in your verified domain. There, you’ll find information about each user, like their name, email address, workspaces, last activity date, and two-step authentication status.

Within each specific user account in this dashboard, workspace owners can perform the following actions:

• Suspend users

• Delete users

• Change user's name and email address

  • Note: The new email must belong to the verified domain

• Log out users

• Reset passwords

• Remove user from external workspaces

Sobald du eine Domain verifiziert hast, kannst du in Notion nicht nur SAML SSO konfigurieren, sondern auch Workspaces kontrollieren und verwalten, die deiner verifizierten Domain angehören.Klicke dazu unter Einstellungen > Identität und Bereitstellung > Domainverwaltung auf Workspaces durchsuchen.

Sobald eine Domain verifiziert ist, wird jedes Mal, wenn ein neuer Workspace unter Verwendung der verifizierten Domain erstellt wird, eine E-Mail-Benachrichtigung an die Workspace-Besitzer/-innen gesendet. Sie werden darüber informiert, dass der betreffende Workspace für die Domainverwaltung infrage kommt. So werden Unklarheiten für künftige Benutzer/-innen vermieden.

Um die mithilfe deiner verifizierten Domain erstellten Workspaces zu kontrollieren, kannst du die Berechtigungen dafür, wer Workspaces erstellen darf, unter Identität und Bereitstellung > Domainverwaltung > Workspace-Erstellung anpassen und „Nur Workspace-Besitzer/-innen“ auswählen.

Klicke auf den Button Workspaces durchsuchen, um alle Notion-Workspace anzuzeigen, die deiner verifizierten Domain angehören. Daraufhin werden dir Tabs für persönliche Workspaces und Workspaces für mehrere Mitglieder angezeigt. Die folgenden Informationen werden jeweils in den Ansichten für die Workspaces aufgeführt:

• Workspace-Name

• Tarifoptionen

• Anzahl der Mitglieder

• Workspace-Besitzer/-innen

• Zeitpunkt der Erstellung

• Erstellt von

Die verfügbaren Aktionen werden ganz rechts angezeigt.

In der Workspace-Ansicht werden im Tab "Einzelne Mitglieder" alle privaten Workspaces angezeigt, die mithilfe deiner verifizierten Domain erstellt wurden.

Einige Kunden möchten aus Compliance-Gründen nicht, dass arbeitsbezogene Projekte in persönlichen Workspaces einzelner Mitglieder gespeichert werden. In der Workspace-Ansicht wird neben jedem persönlichen Workspace die Option Kontoänderung anfordern angezeigt. Dies erfordert, dass die Person, der den persönlichen Workspace besitzt, eine Adresse, die nicht zum Unternehmen gehört, für das Benutzerkonto angibt, bevor sie wieder auf den Workspace zugreifen kann. Diese Option eignet sich insbesondere für Mitarbeiter/-innen, die möglicherweise einen persönlichen Workspace mit ihrer Firmen-E-Mail-Adresse erstellt haben, aber hauptsächlich über private Projekte verfügen, die sie für den persönlichen Gebrauch beibehalten möchten. Als Best Practice empfehlen wir, mit den jeweiligen Workspace-Besitzer/-innen zusammenzuarbeiten und alle arbeitsbezogenen Seiten in einen genehmigten Workspace im Enterprise Plan zu verschieben, bevor die Änderung des Kontobesitzes angefordert wird.

Um veraltete persönliche Workspaces zu bereinigen, die ehemaligen Mitgliedern gehört haben, kannst du die betreffenden Workspaces aus der Workspace-Ansicht unter Domain-Verwaltung löschen.

Wenn du einen Workspace löschst, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an Workspace-Besitzer/-innen gesendet, um sie über den Vorgang zu informieren und deine E-Mail-Adresse als Kontaktmöglichkeit für Rückfragen zu übermitteln. Benutzer/-innen haben die Möglichkeit, die Löschfrist einmalig um weitere 30 Tage zu verlängern.

Bei Bedarf kann ein Workspace innerhalb von 30 Tagen von Workspace-Besitzer/-innen im Enterprise Plan in der Domain-Verwaltungsansicht wiederhergestellt werden.

Folgende Inhalte können nicht wiederhergestellt werden:

• Favoriten

• Gastzugriff

• Konfigurierte Eigenschaften (Bots)

• Domains (benutzerdefinierte Notion-Domains)

Wenn der persönliche Workspace einem aktuellen Mitglied zugeordnet ist, raten wir beim Löschen des Workspace zur Vorsicht, da es sich ggf. empfiehlt, stattdessen eine Kontoänderung zu initiieren, um die angegebene E-Mail-Adresse in eine Adresse zu ändern, die nicht zum Unternehmen gehört.

In der Workspace-Ansicht werden im Tab „Mehrere Mitglieder“ alle Workspaces im Plus- oder Business Plan angezeigt, die beansprucht werden können:

• Workspaces, die mithilfe deiner verifizierten Domain erstellt wurden

• Workspaces, die über mindestens eine/-n Workspace-Besitzer/-in verfügen (dabei kann es sich um die/den Ersteller/in oder andere Besitzer/-innen handeln) und deiner verifizierten Domain angehören

• Workspaces, die nicht über den Enterprise Plan laufen

Um die Steuerung für autorisierte Workspaces zu gewährleisten, kannst du berechtigte Workspaces beanspruchen und auf den Enterprise Plan upgraden. So geht es nach einer erfolgreichen Beanspruchung weiter:

• Die Rechnung wird an den Kontakt für die Abrechnung gesendet, der beim Upgrade angegeben wurde.

• Die Person, die den Workspace beansprucht hat, wird alleinige/-r Workspace-Besitzer/-in.

• Vorherige Workspace-Besitzer/-innen werden zum Mitglied herabgestuft (weitere Rollen und Berechtigungen können bei Bedarf neu zugewiesen werden).

Abgesehen von der oder dem neuen Besitzer/-in des Workspaces ist dies für die Mitglieder nicht mit merklichen Veränderungen verbunden.

Du erhältst eine Erinnerung, beanspruchten Workspaces Mitgliedschafts-Admins zur Verwaltung von Mitgliedern und Gruppen zuzuweisen.

After claiming ownership of your workspaces and adding them to your Enterprise license, you may want to consider consolidating your users and content. Consolidating into a single, primary workspace (or small set of production workspaces) adds two primary benefits:

• Standard and secure admin controls: With all users and content in one place, it's easier to streamline admin controls and user management, instead of managing both across multiple workspaces.

• More discoverable content and collaboration: Since content will live in one workspace, it will be easier for users to find and access all of the content they need and collaborate in a single tool.

You can request a consolidation through your dedicated Account Management team. If you don’t have a dedicated Account Manager, you can reach out to our Support team at team@makenotion.com for more information.

Workspace-Besitzer/-innen im Enterprise Plan haben Zugriff auf zusätzliche Daten und Berichte, um bessere Einblicke in Inhalte und die allgemeine Workspace-Nutzung zu erhalten. Ganz gleich, ob du Daten exportieren, Ereignisse nachverfolgen und prüfen oder vorhandene Inhalte durchsuchen möchtest: Es gibt verschiedene Optionen, die dir dabei helfen.

For more information on data, reporting, and auditing, check out our guide on security & compliance here.