Teile Aufgaben in überschaubare Schritte mit untergeordneten Aufgaben und Abhängigkeiten auf
Untergeordnete Aufgaben und Abhängigkeiten zeigen, wie alle Teile deiner Aufgaben und Projekte miteinander zusammenhängen. Du kannst Aufgaben einteilen, einzelne Schritte an deine Teammitglieder vergeben und alles erkennen, was deinen Fortschritt hemmt.
- So verwendest du untergeordnete Aufgaben in deiner Aufgaben-Datenbank
- So verwendest du Abhängigkeiten in der Zeitleistenansicht
- Untergeordnete Aufgaben und Abhängigkeiten erleichtern die Koordination der Arbeit deines Teams.
- Möglichkeiten zur Anzeige von untergeordneten Aufgaben und Abhängigkeiten auf einer Seite
- Du kannst die Unterelemente der Datenbank auf viele verschiedene Arten verwenden
Wenn du ein vielbeschäftigtes Team leitest, kann deine Aufgaben-Datenbank chaotisch werden. Manche Aufgaben sind schnell und einfach zu erledigen, während andere einen viel größeren Umfang haben und viele Schritte erfordern. All diese Aufgaben nebeneinander zu haben, kann verwirrend sein und es ist schwer, Fortschritte zu machen, wenn du nicht weißt, was als Nächstes kommt.
Wenn du mehr als 50 Zeilen in deiner Aufgaben-Datenbank hast, können dir untergeordnete Aufgaben und Abhängigkeiten dabei helfen, ein klareres Bild davon zu bekommen, was genau zu tun ist, indem du große Aufgaben in kleinere Schritte unterteilst.
Es ist einfacher, die Schritte zur Erledigung einer Aufgabe festzulegen, die Arbeitslast unter den Teammitgliedern aufzuteilen, indem du spezifische Aufgaben zuteilst, und zu definieren, was passieren muss, damit eine Aufgabe als „erledigt“ markiert werden kann.
Du wirst schnell jene Aufgaben ausmachen können, die deinen Fortschritt hemmen und zuerst erledigt werden müssen, bevor es weitergehen kann.
Untergeordnete Aufgaben und Abhängigkeiten werden mithilfe von Notions Verknüpfungseigenschaften erstellt. In dieser Anleitung erklären wir, wie du schnell loslegen kannst und untergeordnete Aufgaben sowie Abhängigkeiten für das Aufgaben-Management nutzen kannst.
Was sind Verknüpfungseigenschaften?
So verwendest du untergeordnete Aufgaben in deiner Aufgaben-Datenbank
Das Veröffentlichen von Inhalten wie z. B. einem Blogbeitrag mag sich wie eine einfache Aufgabe anhören, aber wie Marketingteams wissen, sind viele Schritte damit verbunden, von der anfänglichen Recherche und Gliederung bis zum Verfassen und Überprüfen. Wahrscheinlich müssen zwei oder mehr Teammitglieder daran mitarbeiten und auch nach der Veröffentlichung deines Beitrags hast du noch eine Menge Aufgaben, um ihn zu verbreiten und zu bewerben.
Nehmen wir an, du fügst deiner Datenbank eine Aufgabe mit dem Namen „Veröffentliche den Blogbeitrag "Zehn Wege, KI im Marketing einzusetzen" hinzu. Du kannst dies zu einer übergeordneten Aufgabe in deiner Datenbank machen und dann untergeordnete Aufgaben erstellen, um das Thema zu recherchieren, den Beitrag zu skizzieren, den Entwurf zu schreiben, ihn zur Korrektur einzureichen, zu überprüfen und zu veröffentlichen.
Einige dieser Aufgaben könnten wiederum eigene, untergeordnete Aufgaben haben. Die Veröffentlichung des Beitrags kann zum Beispiel eine abschließende Überprüfung und einen SEO-Check, die Formatierung, das Hinzufügen von Bildern, Schreiben einer Meta-Beschreibung und Hochladen in dein CMS umfassen.
So erstellst du eine Unterelement-Eigenschaft in deiner Aufgaben-Datenbank
Klicke auf das
...
-Menü oben rechts in der Datenbank und wähleUnterelemente
.Im Fenster
Unterelemente
erstellst du eine selbstreferenzierende Eigenschaft. Du kannst die Eigenschaften in „Untergeordnete Aufgaben“ und „Übergeordnete Aufgaben“ umbenennen.Wähle
Erstellen
.
Jetzt siehst du zwei neue Eigenschaften in der Datenbank, eine für „Übergeordnete Aufgaben“ und eine für „Untergeordnete Aufgaben“.
Jede Aufgabe in deiner Datenbank kann untergeordnete Aufgaben haben, die wiederum in kleinere untergeordnete Aufgaben unterteilt werden können.
Um untergeordnete Aufgaben zu einem beliebigen Objekt in der Datenbank hinzuzufügen, fahre mit dem Mauszeiger darüber, klicke auf die erscheinende Dropdown-Liste und füge so viele untergeordnete Aufgaben hinzu, wie du benötigst. Untergeordnete Aufgabe können sowohl in der Tabellen- als auch in der Zeitleistenansicht angezeigt werden.
So verwendest du Abhängigkeiten in der Zeitleistenansicht
Verwende Abhängigkeiten, um eine Aufgabe als abhängig von einer anderen zu kennzeichnen.
Nehmen wir an, du möchtest eine neue Funktion veröffentlichen. Die Reihenfolge, in der du die Aufgaben erledigst, ist wichtig, denn du kannst erst mit der Veröffentlichung von Anleitungen und E-Mail-Inhalten beginnen, wenn du die Benutzeroberfläche fertiggestellt hast.
Du könntest Abhängigkeiten in einer Zeitleistenansicht verwenden, um Aufgaben zu markieren, die erledigt werden müssen, bevor die nächste in Angriff genommen werden kann. Dies funktioniert ähnlich wie die Unterelemente und ist eine weitere Möglichkeit, deine Arbeit visuell zu vernetzen.
So fügst du Abhängigkeiten in der Zeitleistenansicht hinzu:
Gehe auf das
...
-Menü und klicke aufAbhängigkeiten
.Wenn in der Datenbank keine Verknüpfung existiert, wirst du aufgefordert, eine zu erstellen. Als Standard wird es eine Selbstverknüpfung mit dem Titel
Abhängigkeiten
sein.Du kannst dann wählen, ob Abhängigkeiten nach übergeordneter oder untergeordneter Aufgabe angezeigt werden sollen.
Klicke auf
Neue Verknüpfung erstellen
Wenn du den Mauszeiger über ein beliebiges Objekt in deiner Zeitleiste bewegst, erscheint auf der rechten Seite ein Pfeil. Du kannst auf den Pfeil klicken und ihn ziehen, um eine Aufgabe mit einer anderen zu verbinden und so eine Abhängigkeit zu schaffen, die nur in der Zeitleistenansicht angezeigt wird.
Untergeordnete Aufgaben und Abhängigkeiten erleichtern die Koordination der Arbeit deines Teams.
Wenn du ein schnell arbeitendes Team leitest, ist es eine große Herausforderung, Prioritäten zu setzen und die Arbeit aller zu verfolgen. Mit untergeordneten Aufgaben und Abhängigkeiten kannst du die tägliche Arbeit deines Teams jonglieren und gleichzeitig Fortschritte auf dem Weg zu größeren Zielen machen.
Hierbei helfen dir untergeordnete Aufgaben und Abhängigkeiten:
Teile Aufgaben in untergeordnete Aufgaben auf – Viele Aufgaben in deiner Aufgaben-Datenbank sind zu umfassend, um sie mit einem Schritt zu erledigen. Stattdessen sind mehrere Schritte von mehr als einem Teammitglied nötig. Diese Aufgaben in kleinere Einzelschritte zu unterteilen, macht es einfacher, darzustellen, was wann erledigt werden muss – und das dann auch zu schaffen.
Hilf Teammitgliedern bei der Zusammenarbeit, um Aufgaben zu erledigen – Sobald du eine Aufgabe in einzelne, untergeordnete Aufgaben aufgeteilt hast, kannst du diese kleineren Aufgaben an verschiedene Teammitglieder delegieren oder zuteilen. Das hilft deinem Team bei der Zusammenzuarbeit, da alle einen Beitrag zum Erreichen des Ziels leisten können.
Identifiziere Hindernisse, die deinen Fortschritt aufhalten – Manchmal kommt der Fortschritt ins Stocken, weil du auf eine bestimmte Aufgabe warten musst. Abhängigkeiten machen es offensichtlich, wenn dies geschieht, sodass du die Erledigung dieser Aufgabe priorisieren kannst, um dann weiter machen zu können.
Möglichkeiten zur Anzeige von untergeordneten Aufgaben und Abhängigkeiten auf einer Seite
Wenn du eine Seite in einer Datenbank öffnest, kannst du Unterelemente und Abhängigkeiten als Verknüpfung oben auf der Seite sehen.
Alternativ kannst du die Unterelemente als Seitenabschnitt anzeigen lassen, damit du beim Öffnen einer Aufgabe sofort siehst, was die untergeordneten Aufgaben sind. Im Bereich der Unterelemente kannst du auf das Optionsmenü ...
klicken und die entsprechenden Eigenschaften auswählen, die du anzeigen möchtest (Status, Verantwortlich, Fälligkeit usw.). Wenn untergeordnete Aufgaben als separater Seitenabschnitt angezeigt werden, ist es auch einfacher, neue Aufgaben auf der Seite hinzuzufügen.
Du kannst die Unterelemente der Datenbank auf viele verschiedene Arten verwenden
Sub-tasks and dependencies are primarily designed with task and project management in mind.
Du kannst diese Eigenschaften jedoch für alles nutzen, was du benötigst.
Hier ein Beispiel:
Unterteile deine OKRs in Mini-Ziele – Erstelle ein Unterelement als Eigenschaft in der OKR-Datenbank deines Unternehmens und benenne es in „Unterziele“ oder „Mini-Ziele“ um. Dann kannst du kleinere Ziele hinzufügen, die zusammen deine übergreifenden monatlichen, vierteljährlichen oder jährlichen Ziele ergeben.
Erstelle übergeordnete Teams und untergeordnete Teams in einem Organigramm – Mithilfe der Eigenschaft eines Unterelements kannst du eine Organigramm-Datenbank erstellen, in der du sehen kannst, wie jede größere Abteilung in kleinere Teams unterteilt ist.
Erfasse monatliche und wöchentliche Aktualisierungen in deiner Docs-Datenbank – Monatliche Aktualisierungsdokumente können zu übergeordneten Elementen werden, wobei jede wöchentliche Aktualisierung ein Unterelement für den jeweiligen Monat ist.
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